El Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración

Transcripción

1 ACUERDO MINISTERIAL No El Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración CONSIDERANDO: Que, el artículo 201 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control faculta a las entidades y organismos del sector público, establecer fondos fijos de caja chica, en dinero efectivo, para la atención de pagos urgentes de valor reducido; Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 3410, de 2 de diciembre de 2002, publicado en el Registro Oficial No. 5, de 22 de enero del 2003, se expidió el texto unificado de la principal legislación secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, el cual se establece el Título II que contiene las disposiciones generales para la administración y manejo de caja chica, en las instituciones del sector público; Que la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control en su artículo 9 dispone que cada entidad u organismo del sector público deberá diseñar y establecer procedimientos de administración financiera acorde a sus necesidades particulares; Que, es necesario que el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración cuente con instructivos y procedimientos internos actualizados que permitan una correcta administración, aplicación y control de sus fondos; En ejercicio de las atribuciones que le confieren el numeral 6 del artículo 179 de la Constitución Política del Ecuador y los artículos 17 y 20 del Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva. ACUERDA: EXPEDIR EL SIGUIENTE INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO E INTEGRACIÓN Art. 1.- AMBITO DE APLICACIÓN: Se sujetarán a lo determinado en el presente instructivo, las diferentes Unidades Administrativas del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, las Subsecretarías Regionales y las Oficinas Regionales a las que se asignen fondos fijos de caja chica y a los funcionarios responsables de su administración y manejo. 1

2 Art. 2.- OBJETIVO: El fondo fijo de caja chica tiene como finalidad pagar obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido. Art. 3.- PROGRAMACIÓN Y APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA: En función de las necesidades de las Unidades Administrativas que lo soliciten y la disponibilidad presupuestaria, el Director General de Gestión Financiera autorizará la creación y el incremento de los fondos fijos de caja chica mediante instrucción dirigida a la Dirección de Contabilidad. En las Subsecretarías Regionales y en las Oficinas Regionales, serán los Subsecretarios Regionales y los Directores Regionales, respectivamente, quienes autoricen la creación, incremento del fondo fijo de caja chica y los gastos con cargo al mismo. El valor de la reposición se realizará con aplicación del Fondo Rotativo asignado. Art. 4.- LIMITES: Se establece la apertura de los fondos fijos de caja chica con los siguientes límites: - Para el Despacho del Ministro, hasta cuatrocientos dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US$ 400,oo); - Para la Dirección General de Documentación y Archivo y la Dirección de Bienes y Servicios Organizacionales, hasta doscientos cincuenta dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US$ 250,oo) a cada una de estas; y, - Para el resto de Unidades Administrativas en general, hasta ciento cincuenta dólares de los Estados Unidos de América (US$150,oo). Art. 5.- CUANTÍA DE LOS DESEMBOLSOS: El valor máximo para cada gasto o desembolso con aplicación al fondo fijo de caja chica, no superará los siguientes límites: - Para el Despacho del Ministro, la Dirección General de Documentación y Archivo y la Dirección de Bienes y Servicios Organizacionales, podrán hacer desembolsos hasta por cincuenta dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US$ 50,oo); y, - Para el resto de Unidades Administrativas en general, hasta por treinta dólares de los Estados Unidos de América (US$30,oo). Art. 6.- UTILIZACIÓN DEL FONDO: 2

3 El fondo fijo de caja chica, se puede utilizar para la adquisición en efectivo de bienes, servicios y otros pagos que no tienen el carácter de previsibles y que no pueden pagarse regularmente con cheques tales como: - Adquisición y arreglo de cerraduras y seguridades; - Copias de llaves; - Adquisición de registros oficiales; - Adquisición de mapas, planos, etc.; - Adquisición de repuesto y accesorios, reparación de llantas para los vehículos oficiales, que por su valor y cantidad no sean susceptibles de adquirir a través de la Dirección de Bienes y Servicios Organizacionales; - Adquisición de suministros o materiales de menor cuantía que por su naturaleza no puedan mantenerse en stock o en caso de que no exista disponibilidad de aquellos; - Adquisición de repuestos y reparaciones pequeñas para instalaciones de agua, energía eléctrica, teléfono, plomería y albañilería de los inmuebles del Ministerio; - Pago de documentos, formularios o solicitudes oficiales; - Pago de derechos notariales, del Registro de la Propiedad, fiscales, municipales, bancarios y otros similares; - Pago de fletes que no sean susceptibles de envío por correo o valija aérea; - Pago de transporte interno dentro de la ciudad en casos excepcionales para aquellos funcionarios que no ganan Gastos de Transporte en los roles de pago y que deban tramitar ocasionalmente, documentos oficiales; - Pago de fotocopias de planos y otras que por sus características especiales y técnicas no puedan realizarse en las fotocopiadoras del Ministerio o de sus dependencias en el país. De igual forma, el pago de fotocopias de documentos oficiales realizadas por funcionarios o empleados a quienes se les haya asignado alguna gestión en otra entidad o institución dentro de la ciudad o que se encuentren en comisión de servicios en cualquier ciudad del país; - El fondo fijo de caja chica asignado al Despacho del Ministro podrá utilizarse para cubrir además de los gastos señalados anteriormente, en la compra de café, té, aguas aromáticas, azúcar y aguas minerales, 3

4 requeridos en las reuniones de trabajo o para atender a los visitantes oficiales; y, - Los gastos incurridos en la compra de café, té, aguas aromáticas, azúcar y aguas minerales que se realicen para la Sala VIP del Aeropuerto Mariscal Sucre, se harán con cargo al fondo fijo de caja chica de la Dirección General de Ceremonial del Estado y Protocolo, siempre y cuando dicha Sala VIP esté a cargo de un funcionario del Ministerio. Art. 7.- PROHIBICIONES: No podrá utilizarse el fondo fijo de caja chica en: - Adquisición de muebles o enseres de oficina que por su naturaleza constituyen Activos Fijos, tales como: cafeteras, ventiladores, escritorios, máquinas y equipos de oficina, etc.; - Compra de suministros y materiales de uso permanente o corriente, que deben ser adquiridos por la Dirección de Bienes y Servicios Organizacionales; - Pago de servicios personales, que habitualmente deben cancelarse mediante roles de pago; - Gastos personales de los servidores; - Anticipos de viáticos y subsistencias; y, - Cambio de cheques, préstamos de dinero u otros desembolsos no estipulados en estas disposiciones. Art. 8.- DE LOS FORMULARIOS, REGISTROS Y DOCUMENTOS DE RESPALDO: Para efectos de justificación de los gastos o desembolsos y reposición del fondo fijo de caja chica se utilizarán los siguientes formularios: a) Vale de Caja Chica, que será impreso y numerados consecutivamente, iniciándose el primero de enero con el No. 01 y concluyéndose el 31 de diciembre de cada año; contendrá además los correspondientes valores en números y en letras; el concepto del gasto, la fecha y las firmas de responsabilidad del funcionario que autoriza el egreso y del responsable del manejo y custodia del fondo; b) Resumen de Caja Chica; y, c) Las facturas, notas de venta, tiquetes emitidos por máquinas registradoras que prueban el gasto efectuado, se adjuntarán a cada Vale de Caja Chica y 4

5 deberán contener los requisitos establecidos por el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención y demás disposiciones legales que en materia tributaria rigen sobre el particular. Art. 9.- REPOSICION: Para el correcto manejo del fondo fijo de caja chica, la reposición deberá realizarse hasta el 22 de cada mes. Para la reposición del fondo, el Jefe de la Unidad Administrativa correspondiente, deberá presentar la respectiva solicitud a la Dirección General de Gestión Financiera juntamente con el Resumen de Caja Chica, al que se adjuntarán todos los Vales de Caja Chica numerados, Las facturas, notas de venta, tiquetes emitidos por máquinas registradoras, Comprobantes de Retención y demás documentos que justifiquen los egresos. La solicitud deberá ser suscrita por el Jefe de la Unidad Administrativa y autorizada por el titular de la Dirección General de Gestión Financiera. Una vez efectuada la verificación de la legalidad, veracidad y propiedad de los gastos y cumplidos los requisitos establecidos en este artículo, la Dirección General de Gestión Financiera, a través de la Dirección de Contabilidad, tramitará y registrará la reposición del fondo fijo de caja chica. Art AUTORIZACION: Según corresponda, el Jefe de cada Unidad Administrativa, los Subsecretarios Regionales y los Directores Regionales, autorizarán el gasto con cargo al fondo fijo de caja chica, de acuerdo a este instructivo. Art DESIGNACIÓN DE LA CUSTODIA, MANEJO Y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA: La designación de la persona para la custodia y manejo del fondo de caja chica, la realizará la autoridad de cada Unidad Administrativa, en las Subsecretarías Regionales, el Subsecretario Regional y en las Oficinas Regionales, el Director Regional. En caso de rotación o traslado del funcionario encargado de la custodia, manejo y control del fondo fijo de caja chica a otra Unidad Administrativa del Ministerio, es obligación del Jefe de la Unidad Administrativa comunicar el particular a la Dirección General de Gestión Financiera, con la finalidad de liquidar el fondo a nombre de dicho funcionario y crear un nuevo a nombre del custodio entrante. Art RESPONSABILIDAD DEL CUSTODIO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA: El custodio del fondo de caja chica, cada vez que realice un desembolso autorizado mediante el respectivo Vale de Caja Chica, hará firmar a la persona que recibe el dinero en la casilla correspondiente. 5

6 El custodio deberá verificar que cada factura, notas de venta, tiquetes emitidos por máquinas registradoras, cumplan con las disposiciones previstas en la Ley de Régimen Tributario Interno y demás leyes y reglamentaciones pertinentes y será el encargado de elaborar los Comprobantes de Retención. En el Vale de Caja Chica se detallará pormenorizadamente el concepto de la adquisición o del egreso y deberá ser legalizado con las firmas de la persona que autoriza el egreso y del responsable del fondo. Los facturas y/o comprobantes no tendrán valor cuando estuvieren mutilados o alterados con tachones enmendaduras o borrones no testados. El custodio del fondo será responsable pecuniaria y administrativamente de la recepción, control, custodia y reposición de los recursos destinados a dicho propósito, para lo cual deberá presentar la respectiva caución por el valor del fondo a nombre de la Institución como garantía de su correcto manejo y uso. Art CONTROL Y ARQUEOS SORPRESIVOS: La Dirección General de Gestión Financiera y la Auditoria Interna serán las encargadas de controlar el cumplimiento de las disposiciones del presente instructivo. Para el efecto, realizarán, en forma continua, arqueos y verificaciones sorpresivas de los valores entregados por concepto de fondo fijo de caja chica. De encontrarse desviaciones, se levantará el acta respectiva en la que constarán las novedades, lo que conllevará a establecer acciones correctivas, una vez determinada la responsabilidad. Art DEROGATORIA: Derogase el Acuerdo Ministerial No , de 4 de abril de Art VIGENCIA: El presente instructivo entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial y de su ejecución, encárguese a la Dirección General de Gestión Financiera y a la Auditoria Interna, COMUNÍQUESE.- Quito, 22 de marzo de 2007 Rafael Paredes Proaño MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO E INTEGRACIÓN, ENC. 6

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