CONTROL DE GASTOS (SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD)

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1 Página 1 de 13 CONTROL DE GASTOS (SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD) ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Lic. Margarita Salomé Hernández Compras y Logística Ing. Dora María Arias Lugardo Coordinador de Calidad Ing. Omar Velasco Báez Gerente General

2 Página 2 de OBJETIVO Definir los conceptos y niveles de gastos autorizados para el personal y proporcionar a los empleados de la empresa las normas que rigen estos gastos para facilitar su administración y control. 2.0 CAMPO DE APLICACION Este procedimiento aplica a todos los empleados de GMF Mexican Fiber s, S.A. de C.V. que por cuestiones de trabajo tengas que incurrir en algún gasto. 3.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3.1 ISO-9001:2008 Requisitos del Sistema de Gestión de Calidad. 3.2 MGC-01 Manual de Gestión de la Calidad. 3.3 GMF-PN-01 Control de los Documentos. 4.0 RESPONSABILIDADES 4.1 Es responsabilidad de la Jefa de Compras y Logística: Dar a conocer este procedimiento, así como sus modificaciones. Cumplir y hacer cumplir a su personal la política de gastos. Rechazar aquellos conceptos que están fuera de este documento o explicar dentro del reporte de gastos, con claridad, la razón de la desviación. Mantener el saldo de su cuenta de anticipos para gastos al corriente y rembolsar en un lapso no mayor de dos días los gastos comprobados. La administración general de la caja chica. 4.2 Es responsabilidad del Gerente General la autorización de este documento. 4.3 Es responsabilidad del personal que incurra en gastos:

3 Página 3 de 13 El debido cumplimiento de este procedimiento. No tener más de dos anticipos sin comprobar o un anticipo de más de 5 días como saldo. El saldo a favor de la compañía tendrá que ser pagado por el empleado antes del día 5 de cada mes de lo contrario le serán rebajados de su próximo pago de nómina. Si el monto a pagar excede al pago nominal del empleado, este pago se podrá realizar en 2 eventos quincenales y/o mensuales. Soportar sus gastos con comprobantes que reúnan los requisitos fiscales establecidos por la Secretaría de Administración Tributaría y que se mencionan en el 7.6 de este documento. Planear y analizar la frecuencia de sus salidas y/o viajes con el propósito de mantener éstos a un mínimo indispensable. Reunir varios asuntos en un mismo evento o resolver los asuntos por otro medio (teléfono, fax, correo electrónico, etc.), que ayuden a reducir la frecuencia de salidas y/o viajes. 5.0 TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES 5.1 GASTOS. Son egresos económicos utilizados para la adquisición de un bien o servicio, derivado de la operación normal de la organización. 5.2 PROMOCIÓN DE NEGOCIOS. Cuando se requiera alguna atención con el personal externo tales como clientes, socios, autoridades, deberá especificarse al reverso del comprobante (con lápiz) el nombre de la persona, compañía que representa y motivo de la atención prestada. Las atenciones al personal externo requerirán autorización expresa del Gerente General quien a su vez lo reportará al Contador para su registro en la bitácora de viajes. Las invitaciones entre el personal de la compañía no se consideran gastos de promoción de negocios y por lo mismo no están autorizadas. 5.3 CAJA CHICA. Es un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos menores, exclusivamente para fines de la empresa. Este fondo no podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores que exceden los límites establecidos en el presente documento. 5.5 PEAJE. Es el pago que se efectúa como derecho para poder circular por un camino.

4 Página 4 de PROCEDIMIENTO 6.1 CAJA CHICA AUTORIZACIÓN Se autorizan compras y/o pagos en efectivo hasta un máximo de CUATRO MIL DOSCIENTOS PESOS (4, MXP) SIN IVA en una sola compra y/o pago de servicio. Únicamente el personal GMF Mexican Fiber s, S.A. de C.V. podrá solicitar un vale al encargado de caja chica. No está permitido que el encargado(a) de caja chica emita vales para préstamos personales y/o cambio de cheques SANCIONES El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente documento por parte del encargada de la caja chica y/o quién hace uso de los fondos, dará lugar a las sanciones disciplinarias que las Autoridades Superiores establezcan, así como otras sanciones legales aplicables AUTORIZACIÓN La Jefa de Compras deberá llevar el formato GMF-FL-07 Relación de Gastos de Caja Chica, el cual es autorizado por el Gerente General para el registro y control de los movimientos de los cheques expedidos, cobrados, cambiados y de las transferencias realizadas, así como de los gastos en efectivo, comprobando con factura el gasto que salió de caja chica. En lugares donde no les puedan facturar, favor de pedir una nota de remisión con sello de la empresa. El formato de registro GMF-FL-07 Relación de Gastos de Caja Chica deberá ser llenado con letra clara y debe tenerse el cuidado de detallar todos los documentos que integran cada comprobación, en orden cronológico de fechas.

5 Página 5 de 13 El empleado que solicite dinero en efectivo (GMF-FL-08 Vale provisional de caja ) tiene la obligación de tramitar el comprobante fiscal correspondiente para comprobar el dinero recibido. Los movimientos diarios de la caja chica (ingresos y egresos) deben ser procesados oportunamente, con la finalidad de que en cualquier momento se muestre el saldo correcto y con ello realizar las programaciones correspondientes LIQUIDACIÓN DE DEUDAS Y/O VALES Los empleados que soliciten dinero en efectivo de la caja chica, están obligados a comprobar el gasto y/o liquidar su deuda dentro de las veinticuatro horas siguientes al recibo del efectivo, adjuntando las facturas correspondientes y observando los siguientes aspectos: a) El monto del vale debe liquidarse en un término de veinticuatro horas y no se autorizará un segundo vale sin antes haberse liquidado el primero. b) Al liquidar el vale, se debe(n) presentar la(s) factura(s) correspondiente(s) a nombre de la empresa, el valor del gasto en números y letras y comprobar los gastos efectuados describiendo el concepto del gasto, tal y como se menciona en el 7.6 de este procedimiento. c) A todo vale deberá acompañarse con un comprobante fiscal (factura). d) Cuando la administración autorice compra de alimentos para reuniones oficiales, se adjuntará el listado de participantes con firmas incluidas y el Contador lo registrará en la bitácora de viajes. El día 30 de cada mes se debe realizar la comprobación del fondo asignado, en la que incluirá el saldo y los vales pendientes de liquidar. Para el día 30 no deberá tener ningún vale pendiente por comprobar REINTEGRO DE LA CAJA CHICA El día 30 de cada mes, la Jefa de Compras y Logística informará al Gerente General el saldo en la cuenta.

6 Página 6 de 13 La Jefa de Compras y Logística solicitará el reintegro del fondo cuando se haya utilizado el 50% como mínimo y máximo 80%. El Gerente General y el Contador revisarán en forma previa la comprobación presentada, así como la documentación de soporte adjunta, previo a su reintegro por la Jefa de Compras y Logística. El reintegro de comprobaciones parciales se solicitará en el formato GMF-FL-07 Relación de Gastos de Caja Chica, conteniendo como mínimo la siguiente información: a) Deberá existir un control correlativo interno de comprobaciones, por lo que cada formulario tendrá un número de orden secuencial, el cual se colocará en la parte superior derecha. b) El período, se completará con las fechas inicial y final de la comprobación, así mismo las fechas de los documentos que se comprueban deben corresponder al periodo indicado, para delimitar la comprobación. c) Los comprobantes deben foliarse o numerarse (CON LAPIZ) del No. 1 en adelante en forma independiente, para cada comprobación o solicitud de reintegro. d) Anotar (CON LAPIZ) correlativamente del número uno (1) hasta el último comprobante de la comprobación en el cuadro de detalles. Se anotará la fecha del documento que ampara el gasto. e) Se registrará el número de factura que ampara el gasto, nombre de la empresa, tipo de gasto y el valor total de la factura. f) Fondo asignado: se anotará el monto total asignado. g) Reposición de fondos en trámite: se anotará el número de las comprobaciones que se encuentran en trámite y su valor total. h) Cantidad solicitada de la reposición: se completará con el número de la presente comprobación y su valor. i) Firma de la Jefa de Compras y Logística y Vo.Bo. del Gerente General y/o en su caso del Contador CONSIDERACIONES ESPECIALES

7 Página 7 de 13 El monto de la caja chica autorizada es de 10,000 MXP. Es requisito indispensable que se realicen 2 cortes de caja chica al mes, uno al día 15 y el otro al día 30 de cada mes, teniendo como límite para enviar y/o presentar los comprobantes de los gastos el segundo día hábil posterior. La Jefa de Compras y Logística debe enviar al Contador y al Gerente General el formato GMF-FL-07 Relación de Gastos de Caja Chica en forma electrónica y, posteriormente, deberá entregarle las facturas que soporten los gastos realizados. No pagar facturas mayores a CUATRO MIS DOSCIENTOS PESOS (4, MXP) SIN IVA en efectivo; de ser así, NO SE LES REEMBOLSARÁ DICHO PAGO. Pagar siempre que se pueda con cheque de la empresa, de no poder ser así pagar en efectivo siempre tomando en cuenta el punto anterior. En caso de que se requiera realizar un pago en efectivo mayor a CUATRO MIL DOSCIENTOS PESOS (4, MXP) SIN IVA se deberá solicitar la autorización del Contador antes de realizar dicho pago. La caja chica debe ser utilizada únicamente para gastos exclusivos de la empresa y no debe ser utilizada para cubrir gastos que no reúnan los requisitos fiscales correspondientes ni para cubrir gastos personales. Todas las anotaciones que se hagan a las facturas deberán ser con lápiz por lo que no se aceptarán facturas que tengan anotaciones con tinta de bolígrafo, pluma o plumón. Ningún empleado podrá autorizar sus propios gastos. 6.2 GASTOS DE REPRESENTACIÓN Y/O COMIDAS Se refiere a los diversos gastos realizados por el personal en atención a clientes AUTORIZACIÓN El personal deberá elaborar un plan de trabajo, en donde se especifique el día, el motivo y el monto estimado que requerirá para sus gastos.

8 Página 8 de 13 En caso de una invitación a un cliente estratégico se requerirá de autorización del Gerente General quien a su vez le informará al contralor para su registro en la bitácora de viajes. Las invitaciones entre el personal no están permitidas y por lo mismo no están autorizadas, por lo que el personal local deberá cubrir sus gastos de comida SANCIONES El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente procedimiento por parte de los empleados, dará lugar a las sanciones disciplinarias que las Autoridades Superiores establezcan, así como otras sanciones legales aplicables. Los gastos de comidas de representación no autorizadas previamente no serán rembolsadas bajo ningún motivo o circunstancia COMPROBANTES Todos los gastos erogados en servicio de la empresa deberán estar fiscalmente amparados ya que de no cumplir este requisito no serán deducibles. Por tanto, se deberá solicitar el máximo de documentación fiscal posible. Todos los comprobantes y/o facturas deberán cumplir con los requisitos fiscales mencionados en el punto 7.6 de este documento. 6.3 TRANSPORTACIÓN PEAJES Después de realizar el plan de trabajo, el empleado deberá calcular el costo de los peajes y deberá solicitarlo a la Jefa de Compras y Logística; una vez que haya regresado de la visita deberá entregar a la Jefa de Compras y Logística los comprobantes de pago VALES DE GASOLINA

9 Página 9 de 13 Los consumos de gasolina deberán ser cubiertos con vales de gasolina. En la empresa se utilizan vales de gasolina, por lo que el solicitante deberá registrarse en el formato GMF-FL- 07 Relación de Gastos de Caja Chica. El personal que se encuentre de viaje deberá pagar el consumo de gasolina del vehículo con la tarjeta empresarial y solicitar la factura correspondiente. En caso de que la gasolinera no acepte tarjetas de débito se deberá buscar una gasolinera alterna y evitar en el futuro volver a cargar en esa gasolinera. 7.4 REQUISITOS PARA LAS FACTURAS Al hacer efectivo el pago por bienes y/o servicios, debe exigirse factura legalmente autorizada a nombre de la empresa. Los requisitos para las facturas que establece el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación son: I. El nombre impreso, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida. Sí se tiene más de un local o establecimiento, se debe señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes. II. Contener impreso el número de folio. III. Lugar y fecha de expedición. IV. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida. V. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. VI. Valor unitario consignado en número e importe total señalado en número o en letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse desglosado por tasa de impuesto, en su caso. VII. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. VIII. Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.

10 Página 10 de 13 IX. Cuando se trate de enajenación de ganado, la reproducción del hierro de marcar de dicho ganado siempre que se trate de aquel que deba ser marcado. X. Vigencia. Los comprobantes podrán ser utilizados en un plazo máximo de dos años, contados a partir de su fecha de impresión, este plazo se puede prorrogar cuando se cubran los requisitos que señale la autoridad fiscal de acuerdo a reglas de carácter general que al efecto se expidan. Transcurrido dicho plazo, se considerará que el comprobante queda sin efectos para las deducciones o acreditamientos previstos en las leyes fiscales. Respecto a la vigencia de dos años de los comprobantes y de conformidad con la regla II de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2009, se puede optar por considerar sólo el mes y año como fecha de impresión y la vigencia se calcula a partir del primer día del mes que se imprima en el comprobante y la numeración de los comprobantes continuará siendo consecutiva, incluyendo la de los comprobantes cancelados al término de su vigencia. XI. Señalar en forma expresa si el pago se hace en una exhibición. XII. El concepto de la factura deberá estar relacionado con el giro u objeto social del negocio. También debe contener los siguientes requisitos establecidos en la regla II de la Resolución Miscelánea para 2009 publicada en el Diario Oficial de la Federación el día 29 de abril de a. La cédula de identificación fiscal la cual en el caso de personas físicas podrá o no contener la CURP, reproducida en 2.75 cm. por 5 cm. con una resolución de 133 líneas/ 1200 dpi. Sobre la impresión de la cédula, no podrá efectuarse anotación alguna que impida su lectura. b. La leyenda: "la reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales", con letra no menor de 3 puntos. c. El Registro Federal de Contribuyentes y nombre del impresor, así como la fecha en que se incluyó la autorización correspondiente en la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, con letra no menor de 3 puntos. d. El número de aprobación asignado por el Sistema de Integral de comprobantes fiscales.

11 Página 11 de 13 e. En el caso de personas físicas que tributen conforme al Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales, así como en el Régimen Intermedio; además, debe imprimir la leyenda Efectos fiscales al pago de conformidad con lo señalado en la fracción III del Art.133 de la Ley del Impuesto sobre la Renta. En caso de que sean emitidos por personas morales del Régimen Simplificado, los comprobantes deberán llevar además la leyenda: Contribuyente del Régimen de Transparencia. 7.0 DISTRIBUCIÓN Este documento se distribuye en forma electrónica a: Omar Velasco de Lara Omar Velasco Báez Dora María Arias Lugardo Ulises Hernández Vázquez Gilberto Marcial Domínguez Margarita Salomé Hernández Andrés Méndez Carrera 8.0 BIBLIOGRAFÍA No aplica debido a que no se utilizo ningún libro de consulta.

12 Página 12 de FORMATOS Y ANEXOS 9.1 GMF-FL-07 RELACIÓN DE GASTOS DE CAJA CHICA

13 Página 13 de GMF-FL-08 VALES PROVISIONAL DE CAJA FIN DEL DOCUMENTO