Código : SEP DRF/PO/18

Transcripción

1 Página 1 de: 10 Recepción y Registro de Información de la Venta de Certificados y Kardex, así como el Otorgamiento de Servicios en las Coordinaciones Regionales de Desarrollo TIEMPO PROMEDIO DEL PROCEDIMIENTO 2 horas FECHA DE ELABORACIÓN 20 DE FEBRERO DEL 2012 FECHA DE REVISIÓN Septiembre 2015 ELABORÓ C. Elia Luna Morales Directora de Recursos Financieros VALIDÓ C. Ángel Roberto Ceballos Campos Oficial Mayor REVISÓ Mónica Vega Hernández Directora de Desarrollo Administrativo y Capacitación AUTORIZÓ Patricia Gabriela Vázquez del Mercado Herrera Secretaria de Educación Pública 1

2 Página 2 de: 10 I. ÍNDICE Contenido I. ÍNDICE... 2 II. ALCANCE Y OBJETIVO... 3 III. NORMAS Y POLITICAS DE OPERACIÓN... 4 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO... 5 V. DIAGRAMA DE FLUJO... 6 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO... 7 VII. LISTA DE FORMATOS VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN... 9 IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA

3 Página 3 de: 10 II. ALCANCE Y OBJETIVO ALCANCE Recepcionar y registrar la venta mensual de los formatos correspondientes a Certificados, Kardex y Diplomas técnicos que este departamento entrega a las responsables de las 19 Educativo (CORDE), para conformar el reporte que se envía a la Secretaría de Finanzas y Administración. OBJETIVO Recabar e integrar de manera mensual la comprobación del otorgamiento de Certificados, Kardex y Diplomas técnicos, presentada por cada una de las 19 Coordinaciones Regionales de Desarrollo Educativo (CORDE) 3

4 Página 4 de: 10 III. NORMAS Y POLITICAS DE OPERACIÓN NORMAS Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, (vigente). Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento, (vigente). Ley de Egresos de la Federación, (vigente) Ley de Ingresos para el Estado de Puebla, (vigente) Ley de Egresos para el Estado de Puebla, (vigente) Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, (vigente). POLITICAS DE OPERACIÓN Entrega de la comprobación durante los últimos tres días del mes correspondiente. Realizar trámites de lunes a viernes de 9:00 a 14:00 horas. 4

5 Página 5 de: 10 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO Recursos humanos Materiales Maquinaria Información - Analista de Servicios Financieros y Papelería, Listados, Formas Valoradas -Equipo de Cómputo -Impresora - Registro General de Venta de Kardex y Certificados - Responsable de Formas Valoradas de las 19 CORDES. Papelería, concentrados, reportes por fecha, comprobantes fiscales. -Equipo de Cómputo -Impresora -Copiadora -Reporte Mensual de Ventas de Formas Valoradas. 5

6 Página 6 de: 10 V. DIAGRAMA DE FLUJO 6

7 Página 7 de: 10 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de etapas 1 Etapa de recepción 2 Etapa de verificación Actividad Responsable Formato 1.- Se recibe concentrado y reporte mensual de venta (kardex, certificados y diplomas), reporte por fechas, existencias y registro de formatos cancelados (fisicamente) Revisión y comparación de la información tanto impresa como digital con las cifras finales del mes anterior. Analista de Formas Valoradas Analistas F.V. Formato de Reporte de Ventas N/A 3 Etapa de devolución 4 Etapa de registro 3.- En caso de que la comprobación presente errores, se devuelve el archivo a la Corde correspondiente para su regularización y posteriormente sea remitida nuevamente al DSFE. 4. Una vez concentrada la comprobación de manera correcta, se registra en un archivo (Excel) indicando los folios Responsable de F.V de cada Coordinación Analistas F.V. N/A N/A 5 Etapa de Notificación 5. Se envía a la Dirección de Recursos Financieros, los reportes con un oficio, (digital e impreso) Analistas F.V. N/A Fin del Procedimiento 7

8 Página 8 de: 10 VII. LISTA DE FORMATOS. Formato Tiempo de retención Responsable de conservarlo Código de registro Formato de Reporte de Ventas 1 a 2 meses N/A 8

9 Página 9 de: 10 VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Número de revisión Fecha de Actualización Descripción del cambio 1 Septiembre 2014 Se revisa y actualiza de acuerdo a la nueva estructura y al reglamento interior de la Secretaría de Educación Pública. 2 Septiembre 2015 Se revisa y actualiza de acuerdo a la nueva estructura y al reglamento interior de la Secretaría de Educación Pública. 9

10 Página 10 de: 10 IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA SALIDA DEL PROCEDIMIENTO La información recabada es integrada mediante los reportes entregados al Departamento de Servicios Financieros y por cada una de las Coordinaciones de Estado, obteniendo un control de manera mensual sobre la venta de formas valoradas y finalmente enviando los reportes a la Secretaria de Finanzas y Administración para su cotejo. INDICADORES DE MEDIDA Salida del procedimiento Porcentaje de Coincidencias en Datos de Ventas de Formas Valoradas Formula Datos de Venta de Departamento de Servicios Financieros y Datos de Venta de Secretaria de Finanzas Indicadores de medida 95% X. GLOSARIO DSFE: Departamento de Servicios Financieros y CORDE: Coordinación Regional de Desarrollo Educativo 10