Título: TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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1 En construcción Título: TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Código: MP Proceso: JURIDICO Re visión: 0 Página: 1 de 1 1. OBJETIVO Establecer y comunicar los lineamientos de Enertotal S.A. E.S.P aplicables al tratamiento de datos personales recolectados, tratados y/o registrados en nuestras bases de datos en desarrollo del objeto social de la compañía y establecer los derechos a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido. 2. ALCANCE Los principios y disposiciones contenidos en estas políticas aplicaran: A cualquier base de datos personales que se encuentren en custodia de Enertotal S.A. E.S.P. bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento. Para al tratamiento de datos personales de nuestros clientes a nivel nacional así como de nuestros proveedores y empleados o cuando sean aplicables en tratados internacionales y en relaciones contractuales. A todo el personal interno de Enertotal S.A. E.S.P que custodie y trate bases de datos que contengan datos personales. A Contratistas y personas naturales y jurídicas que presten sus servicios a Enertotal S.A. E.S.P. bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de las cuales se realice cualquier tratamiento de datos personales. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES 3.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para lelvar a cabo el tratamiento de datos personales. [1] 3.2 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 3.3 Datos Personales: Cualquier informacion vinculada o que pueda asociarse a una

2 o varias personas naturales determinadas o determinables. 3.4 Datos Públicos: Son considerados datos publicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesion u oficio, y a su calidad de comerciante o de servidor publico. Por su naturaleza, los datos publicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos publicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ehecutoriadas que no esten sometidas a reserva. 3.5 Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o etnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosoficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido politico o que garanticen los derechos y garantias de partidos politicos de oposición, asi como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos. [2] 3.6 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 3.7 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. 3.8 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objetio de tratamiento. 3.9 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recoleccion, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 4. CONTENIDO DEL MANUAL Las reglas contenidas en esta política dan cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013, en cuanto al tratamiento y protección de los datos personales de nuestros clientes y proveedores en concordancia con el derecho a la información. 4.1 El Tratamiento y Protección de los Datos Personales en Enertotal S.A. E.S.P. estarán sometidos a las siguientes reglas fundamentales: Los datos no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular salvo mandato legal o judicial que suplan el consentimiento del titular, dicho consentimiento será obtenido mediante el documento Autorización Tratamiento de Datos Personales F , donde se establecerá la finalidad del tratamiento acorde con la Constitución y la Ley. Los datos personales recolectados deben ser veraces, completos, exactos, comprobables comprensibles y actualizados de acuerdo a las solicitudes de los usuarios. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados incompletos o que

3 induzcan a error. En el tratamiento de los datos personales Enertotal S.A. E.S.P garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen. Los datos personales que recolecte o trate Enertotal S.A. E.S.P serán usados por la compañía solo en el ámbito y finalidad y autorización concedida por el titular del dato. Los datos personales bajo custodia de Enertotal S.A. E.S.P no podrán estar disponibles en Internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la Ley y los principios que gobiernan la materia. Enertotal S.A. E.S.P agotada la finalidad para la cual recolectó y/o trato el dato personal cesará su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes para tal fin. En calidad de responsable o de encargado del tratamiento de los datos personales, según sea el caso, Enertotal S.A. E.S.P. adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales, con el fin de evitar la adulteración, perdida, fuga, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento. Enertotal S.A. E.S.P y todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar el suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley y en los términos de la misma. Enertotal S.A. E.S.P no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliaciones sindicales, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y datos de salud salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de la Ley en los cuales no se requiera del consentimiento. Los datos personales contenidos en la base de datos cuyo tratamiento está relacionado con la prestación del servicio de energía eléctrica y/o con cobros que sean permitidos realizar a través de la factura, tendrá como finalidad: La lectura de contadores, así como las actividades de atención de emergencias, normalizaciones y/u otros servicios técnicos solicitados por el usuario. La facturación y recaudo. Realizar la gestión de cobro. El envío de información sobre productos y servicios de la empresa, tales como promociones, campañas publicitarias, eventos, concursos, ofertas, publicaciones entre otros.

4 La realización de encuestas, estudios e investigación de mercado y En general, todo lo necesario para la debida prestación del servicio de energía eléctrica de conformidad con las Leyes 142 y 143 de Los terceros que en proceso de contratación, alianza o acuerdos con Enertotal S.A. E.S.P., accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados y/o de terceros relacionados con la empresa, adoptarán estas políticas, así como las medidas de seguridad que le sean indicadas por la empresa según el tipo de dato personal tratado. Enertotal S.A. E.S.P. solo recolectará los datos personales de sus proveedores y empleados de éstos, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar y que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten. Enertotal S.A. E.S.P. regulará el tratamiento que se le deba dar a los datos personales de personas en proceso de selección con terceros, mediante el contrato, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso. Enertotal S.A. E.S.P. almacenará los datos de las personas que hayan participado en procesos de selección, en carpetas identificadas, que serán accedidas y tratadas solo por el Área de Gestión Humana y con la finalidad de administrar la relación con estas personas. Enertotal S.A. E.S.P. regulará el tratamiento de los datos personales de los empleados mediante el Reglamento Interno de Trabajo. Terminada la relación laboral, Enertotal S.A. E.S.P procederá a almacenar los datos personales impresos obtenidos durante el desarrollo de la relación laboral en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, y el archivo digital en base de datos de Enertotal S.A. E.S.P., administrado por el área de Gestión Humana, con el fin de cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que existió. Al terminar la relación laboral el empleado deberá firmar la Autorización de Tratamiento de Datos Personales F , si permite que se brinde información sobre el tiempo laborado, las funciones realizadas y su causal de terminación del contrato que sea solicitada por otras empresas en que este participando en procesos de selección. Se podrán realizar transferencias internacionales de datos por Enertotal S.A. E.S.P cuando el cliente, proveedor o empleado haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia. Según el Formato Autorización Tratamiento de Datos Personales F Derechos de los Titulares de los Datos El titular tiene derecho a: Otorgar su autorización para tratar sus datos personales.

5 Obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, de la ubicación de las bases de datos que contienen los datos y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos. Actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación. Modificar los datos personales que resulten inexactos, incompletos o inexistentes. Cancelar los mismos o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento aplicado por Enertotal S.A. E.S.P. sea contrario a la norma, salvo en aquellos casos contemplados con excepciones o exigidos por la Ley y/o que sean necesarios en un marco contractual específico. Oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o a la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Enertotal S.A. E.S.P, quien dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes. El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. 4.3 No se Requiere la Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales. De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos: Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales o por orden judicial; Cuando se trate de datos públicos; En casos de emergencia médica o sanitaria; Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas; Bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo; Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia; Bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales;

6 Bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 del 2008 y Bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de Deberes de Enertotal S.A. E.S.P Garantizar al titular de datos personales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data. Solicitar y conservar copia de la respectiva Autorización del Tratamiento de Datos Personales F por el titular. Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten de acuerdo a la autorización otorgada. Conservar los datos personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento. Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Dar respuesta a las solicitudes de actualización, rectificación, o supresión de datos dentro de los (5) días hábiles contados a partir del recibo. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en estas políticas y en la ley. Incluir en los procedimientos internos para la atención de PQR's las políticas y actividades para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamos en trámite" en la forma en que se regula, respecto a aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los titulares. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. Informar a solicitud del titular de los datos personales sobre el uso dado a los mismos. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente sobre la materia.

7 Aplicar las medidas de seguridad a los datos personales de los clientes, proveedores o clientes. Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las bases de datos que contengan datos personales. Adoptar procedimientos de respaldo de las bases de datos de contienen datos personales. Auditar de forma periódica el cumplimiento de estas políticas por parte de los destinatarios de las mismas. Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales. Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos que contengan datos personales contenidos en los sistemas de información. Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases de datos que contengan datos personales. 4.5 Prohibiciones y Sanciones Se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia del incumplimiento de las políticas aquí establecidas: Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización. Se prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del cliente, proveedor o empleado. Se prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo tratamiento de datos debe efectuarse de acuerdo a los derechos de estos establecidos en la Constitución Política en armonía con el Código de Infancia y Adolescencia. El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados será considerado falta grave y podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar. El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores será considerado como causa grave para dar por terminado el contrato o convenio sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar. En los contratos con estos se pactará una clausula relacionada con las sanciones o multas por parte de las autoridades competentes y como consecuencia de obras imprudentes y negligentes del proveedor. 4.6 Roles y Responsabilidades en el Cumplimiento de la Protección de Datos Personales Las responsabilidades en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de

8 Enertotal S.A. E.S.P, están en cabeza de todos sus empleados. En consecuencia en cada área que manejen actividades y procesos que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de las presentes políticas, dada su condición de custodio de la información. En caso de duda respecto al tratamiento de datos personales se debe acudir al área jurídica para que indique la directriz a seguir según el caso o al área de Tecnología si la duda es relacionada con la seguridad de la información. La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de los datos personales deberá ser comunicada de manera inmediata a la Dirección Jurídica con el fin de tomar las medidas tendientes a defender la compañía y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación consignadas en el Titulo IV, Capitulo 3 de la Ley 1581 de Cuando las autoridades de estado soliciten el acceso y/o entrega de datos personales contenidos en cualquiera de nuestras bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de la información relacionada con la finalidad de la solicitud y se documentará la entrega de la información verificando que esta cumpla con los atributos de autenticidad, confiabilidad e integridad y advirtiendo el deber de protección y seguridad que aplican a los datos personales entregados. 5. ANEXOS 5.1 F Autorización Tratamiento de Datos Personales. [1] Fuente: Ley 1581 de 2012, Art. 3 [2] Fuente: Ley 1581 de 2012, Art. 5 Elaborado Por Auxiliar de Calidad Aprobado Por Gerente General Revisado Por Director Juridico Fecha Emisión Fecha Rev. - Act. F Junio 2 de 2011 Versión 0 Leidy Diana Tovar , 14:11:03