CODIGO DAF VERSIÓN 01 UNIDAD: Dirección Administrativa y financiera FECHA IMPLANTACIÓN PROCESO:
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1 BAJA DE BIENES EN CASO DE INUTILIZACION U OBSOLENCIA UNIVERSIDAD MAYOR, REAL Y PONTIFICIA DE SAN FRANCISCO XAVIER DE CHUQUISACA CODIGO VERSIÓN 01 UNIDAD: Dirección Administrativa y financiera FECHA IMPLANTACIÓN PROCESO: Baja de bienes en caso de inutilización u obsolescencia 14 /Febrero/ 2014 DENOMINACIÓN Baja de bienes en caso de inutilización u obsolescencia OBJETIVO Establecer normas y procedimientos, para efectuar control y registro de los activos a ser dados de baja por la causal de inutilización u obsolescencia, sean estos de cualquier unidad universitaria o por el seguimiento periódico que realice la Activos Fijos. Los bienes dados de baja bajo esa causal deberá considerar la recuperación de las partes, accesorios y componentes que sean útiles para la entidad y/o que signifique retorno económico. ALCANCE El proceso tiene inicio con la identificación, verificación aprobación de la inutilización u obsolescencia del o los activos, que serán sujetos a baja y termina con dar de baja el bien de los registros contables, así como los de los registros de inventario y archivo de la documentación. Una vez identificado los bienes y agrupados por lotes, se hará llegar a todas las unidades de la instituciones, el detalle de partes dados de baja para que se expresen su interés en la recuperación de partes para su uso institucional. Entregadas las partes a las unidades, deberán reingresar a la unidad de activos con cargo a un Responsable de la unidad interesada para ser registrados compartes con nuevo costo. DISPOSICIÓN DE CONTROL a) Las unidades académicas y administrativas, deben informar mensualmente de la inutilización u obsolescencia que haya a la Dirección Administrativa Y Financiera. b) La división de suministros y almacenes o el administrador de la unidad, elevara un informe técnico-económico a la Dirección Administrativa Y Financiera. c) No se dará de baja, bienes de uso que forme parte del patrimonio institucional, sin la autorización de la Dirección Administrativa Financiera.
2 UNIDADES QUE INTERVIENEN Dirección administrativa y financiera. Departamento de asesoría legal. suministros y almacenes. Unidades académicas y administrativas. NORMAS DE OPERACIÓN 1. Ley Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios D.S. Nº Reglamento especifico del Administración de Bienes y Servicios de la U.S.F.X. Res. Rectoral 575/2011. FORMULARIO Y OTRAS FORMAS UTILIZADAS Formulario de Baja de Activos Fijos DESCRIPCIÓN DEL PROCESO SECUENCIA PROCESO Solicitan a la Activos Fijos la baja del bien, con el Informe Técnico, realizado por personal especializado y las especificaciones correspondientes. Emite informe de inutilización, indicando el nombre de quién se encuentra registrado el bien; sus características y valor actualizado; si el bien debe ser dado de baja; considerará la recuperación de las partes, componentes y accesorios que sean útiles para la entidad. Remitirá el Informe y los antecedentes a la dirección jurídica para su análisis y emisión del Informe Legal. RESPONSABLES Responsable del bien o jefe de la unidad 4 Valora la documentación proporcionada Dirección Jurídica Emitirá un Informe Jurídico Recomendando las acciones a 5 seguir. Dirección Jurídica Recibe el Informe Jurídico, y deriva más los antecedentes a. Solicitara la emisión de Resolución Rectoral de Baja de Bien. Remite el Informe Jurídico más los antecedentes a Secretaria General para su redacción de la Resolución Rectoral. Recibe informe jurídico más antecedentes y redacta resolución rectoral Emite la Resolución Rectoral dando de bajo el bien o bienes Secretaria general
3 11 12 Envía copia de Resolución Rectoral y de los antecedentes a la Recibe Resolución más antecedentes e Instruye la baja de bienes. Nota: Una vez identificado los bienes, se hará llegar a todas las Unidades, el detalle de los bienes dados de baja para que expresen su interés en la recuperación de partes para uso institucional. 13 Procede a la exclusión del bien de los registros contables 14 Procede con la baja de los registros de inventario. contabilidad 15 Retirara los Bienes de la Unidad para su depósito temporal
4 DIAGRAMA DE FLUJO INUTILIZACIÓN U OBSOLENCIA Responsable del bien o Jefe de la Unidad Activos Fijos Dirección Jurídica Inicio 1 Solicita baja de bien, con el Informe Técnico y las especificaciones correspondientes. Especificaciones. Informe Técnico. 2 Emite informe de inutilización Dentro del informe se indicará el nombre de quién se encuentra registrado el bien; sus características y valor actualizado; si el bien debe ser dado de baja; considerará la recuperación de las partes, componentes y accesorios que sean útiles para la entidad. 3 Remitirá el Informe y los antecedentes a la dirección jurídica para la emisión de informe legal. 4 Valora la documentación proporcionada. Recomendara las acciones a seguir. 5 Emitirá un Informe Jurídico. 6 Recibe el Informe Jurídico, y deriva más los antecedentes a. 7 Solicitara la emisión de Resolución Rectoral de Baja de Bien. Pág. Sig.
5 INUTILIZACIÓN U OBSOLENCIA Secretaria General Contabilidad Activos Fijos Pág. Ant. 8 Remite el Informe legal y los antecedentes a Secretaria General. 9 Recibe informe jurídico más antecedentes y redacta resolución rectoral 10 Emite la Resolución Rectoral dando de bajo el bien o bienes 11 Envía copia de Resolución Rectoral y de los antecedentes a la. Una vez identificado los bienes, se hará llegar a todas las Unidades, el detalle de los bienes dados de baja para que expresen su interés en la recuperación de partes para uso institucional. 12 Recibe Resolución e Instruirá la baja de bienes Procede a la exclusión del bien de los registros contables. Procede con la baja de los registros de inventario. 15 Retirara los Bienes de la unidad para su depósito temporal. FIN
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