Guía técnica de uso del sistema Ipomex
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- María del Carmen Campos Río
- hace 7 años
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1 Guía técnica de uso del sistema Ipomex
2 Introducción El Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem) considera relevante facilitar sus procesos sustantivos, mediante el aprovechamiento de las tecnologías de la información y comunicación, a través de internet. En este sentido y con el fin de proveer una herramienta que permita a los sujetos obligados a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios publicar aquello correspondiente a la Información Pública de Oficio (IPO) referida en los artículos 12, 13, 14 y 15 de la citada legislación, de una forma ágil y sencilla, el Infoem diseñó el Sistema de Información Pública de Oficio Mexiquense (Ipomex). Una de las ventajas del Ipomex radica en la homologación y estandarización de la información que los sujetos obligados deben publicar en sus sitios electrónicos, con la incorporación y conjugación de documentos electrónicos e imágenes.
3 Acceso al sistema Ipomex El acceso al sistema Ipomex puede efectuarse desde cualquier navegador de internet (Explorer, Netscape, Firefox, Chrome o Safari). Sólo es necesario digitar la dirección electrónica tras lo cual aparece la siguiente pantalla (imagen 1): Imagen 1 Después de ingresar la clave de usuario y contraseña, el titular de la Unidad de Información debe gestionar y dar de alta a todos los usuarios correspondientes a los servidores públicos habilitados (véase la sección Agregar usuarios ). El Infoem es responsable de entregar la clave de usuario y contraseña. Para ello, cada Unidad de Información deberá remitir un oficio a este órgano garante, que habrá de responderlo con la información respectiva en un plazo máximo de 3 días hábiles.
4 Menú principal Una vez ingresada la clave de usuario y contraseña, el sistema Ipomex despliega el siguiente menú principal (imagen 2): Imagen 2 En la sección central de la pantalla, aparecen los rubros correspondientes a las fracciones de cada artículo de la Ley de Transparencia local referente a la IPO. En la parte superior, se ubican 4 pestañas, que pertenecen a configuración de la dependencia, órganos colegiados, agregar usuario y editar usuarios.
5 Configuración de la dependencia En esta sección, se proporciona información general relacionada con el sujeto obligado, como aparece a continuación (imagen 3): Imagen 3 Es importante señalar que el campo toponimia alude al logotipo que se desea que aparezca en la pantalla principal que observarán los usuarios finales; es decir, la sociedad en general; de igual manera, es posible seleccionar el estilo de color de dicha pantalla.
6 Notificaciones de actualización Cuando un servidor público habilitado envía una actualización del contenido de las fracciones que son su responsabilidad, aparece un mensaje en color rojo, que significa que dicha actualización se encuentra pendiente de autorización por la Unidad de Información, a fin de proceder a su publicación. Para observar tal actualización, es necesario dar clic en el rubro con el mensaje en color rojo y cambiar la pantalla al detalle de la fracción seleccionada, como se muestra en la imagen 4:
7 Imagen 4 Como se aprecia en la imagen anterior, la sección sombreada corresponde a las últimas actualizaciones enviadas por los servidores públicos habilitados, cuando no han sido validadas por la Unidad de Información. En tal apartado, es posible editar los detalles de la descripción y acceder al archivo de soporte respectivo.
8 Asignación de usuarios y roles En la parte superior del menú principal de la pantalla del perfil de la Unidad de Información, se encuentran las opciones agregar usuarios y editar usuarios (imagen 2). A través de la primera opción, el titular de la Unidad de Información da de alta a los servidores públicos habilitados, así como a otros usuarios autorizados para ingresar al sistema Ipomex. Solamente debe registrar algunos campos importantes para su control (imagen 5), como se ilustra a continuación: Imagen 5
9 Como se observa en la imagen anterior, este apartado también resulta útil para dar de alta a los usuarios nuevos; además, permite asignar roles de acceso y de actualización para cada fracción. Es recomendable que, antes de asignar roles y definir qué usuario actualizará determinadas fracciones, la Unidad de Información elabore una matriz de responsabilidades, en función de la IPO que debe publicar. Los campos correspondientes a las claves de usuario y contraseña son propuestos por la Unidad de Información, con la formulación de cadenas alfanuméricas. En los demás campos, deben registrarse el nombre completo y el correo electrónico institucional de cada servidor público dado de alta, además del perfil, que alude a los siguientes tipos de acceso: Administrador: se encarga de ingresar a todos los módulos del sistema, así como dar de alta, eliminar o modificar cualquier registro. Se recomienda que dicho perfil sólo corresponda al titular de la Unidad de Información, quien tiene la responsabilidad de la administración total del sistema. Capturista: Se encarga de registrar, editar y eliminar información relativa a las fracciones de los artículos que se muestran para su publicación (imagen 2). Se recomienda que dicho perfil corresponda a los servidores públicos habilitados. Actualizador: Se encarga de actualizar la información ya registrada; por lo que, en dicho perfil, no es posible agregar ni eliminar registros. Visualizador: Se encarga de leer la información registrada; por lo tanto, no puede registrar, modificar ni eliminar registros. Aprobador: Se encarga de la aprobación y validación de la información registrada por los servidores públicos habilitados; así, cuando el titular de la Unidad de Información aprueba cierto registro, éste puede publicarse en la página electrónica de transparencia.
10 Por otro lado, la sección de permisos contribuye a determinar, de acuerdo con el rol o perfil seleccionado, la modalidad de acceso a los módulos del sistema. De este modo, pueden existir diversas combinaciones por cada rol asignado: Borrar registros: El usuario puede suprimir registros de los cuales tiene sólo acceso, según el rol o perfil seleccionado. Actualizar registros: El usuario puede editar, modificar y actualizar cierto registro, con la opción de practicar modificaciones en los movimientos efectuados. Esta modalidad es útil para crear los perfiles de los servidores públicos habilitados. Crear usuarios: El usuario administrador puede transferir la responsabilidad a otro usuario, para que proceda a dar de alta a quienes vayan a operar el sistema. Esta modalidad se recomienda para el titular de la Unidad de Información, puesto que puede crear las cuentas de los servidores públicos habilitados y asignar sus permisos de actualización. Editar usuarios: El usuario puede editar el perfil de otros y modificar sus accesos. Esta modalidad se recomienda para los responsables de las Unidades de Información, cuando deseen modificar el acceso a las cuentas de los servidores públicos habilitados. Como se advierte en la imagen precedente, el sistema despliega las fracciones que corresponde publicar; así, el responsable de la Unidad de Información debe seleccionar, para cada servidor público habilitado, de acuerdo con sus funciones, los rubros respectivos. En consecuencia, varias fracciones pueden asignarse a un mismo servidor público habilitado.
11 Actualización de la información por el servidor público habilitado En primer lugar, es importante contar con la clave de usuario y contraseña, que es provista por el responsable de la Unidad de Información de cada sujeto obligado. El uso de esta información queda bajo la responsabilidad del propio servidor público habilitado. Imagen 6 En caso de que existan problemas con la clave de usuario y contraseña, será necesario reportarlo de inmediato al responsable de la Unidad de Información, quien determinará la posible causa del problema y, en caso necesario, deberá comunicarse con el Infoem.
12 Tras ingresar la clave de usuario y contraseña, el sistema despliega la siguiente pantalla (imagen 7): Imagen 7 En ella, se enlistan las fracciones que el servidor público habilitado debe actualizar periódicamente, conforme a los lineamientos establecidos sobre la materia por el Infoem y al ejercicio de sus atribuciones. Las citadas fracciones son previamente seleccionadas y asignadas por el responsable de la Unidad de Información. Cada fracción corresponde a una parte del total de la información contenida en los artículos 12, 13, 14 y 15 de la Ley de Transparencia local, que debe publicarse, de manera permanente y actualizada, en la página electrónica de cada sujeto obligado. Al elegir cada fracción, el sistema muestra un conjunto de formatos electrónicos, que deben ser llenados y enviados a la Unidad de Información, la cual revisará y aprobará o rechazará su publicación.
13 Los formatos que aparecen en cada fracción son copias de aquéllos publicados en el libro VII de los Lineamientos generales en materia de transparencia y acceso a la información pública del Estado de México y Municipios. Es importante resaltar que ningún campo puede quedar en blanco, debido a que el sistema impide ir al siguiente nivel si se provee información errónea o se detecta información faltante. Para realizar la actualización a las fracciones, se debe proceder de la siguiente manera: 1.- En el menú principal del perfil del servidor público habilitado, elegir la fracción por actualizar, como se muestra en la imagen 8: Imagen Posteriormente, ingresar a la pestaña agregar nuevo registro, que dará paso a la siguiente pantalla (imagen 9):
14 Imagen 9 Como se advierte en la imagen precedente, existen campos que deben llenarse en su totalidad, como se explicó anteriormente. Asimismo, es indispensable cargar los documentos fuente que confieren soporte a la fracción actualizada. Al concluir la captura, dar clic en el botón enviar, para acceder a la pantalla que se muestra a continuación (imagen 10):
15 Imagen 10 Como se observa en la imagen 10, la actualización más reciente aparece en un tono sombreado y muestra el contexto de la información registrada. Ésta también puede ser vista por el responsable de la Unidad de Información, para su revisión, aprobación y publicación. Si existen errores, es posible eliminar el registro. Para ello, es necesario marcar la casilla que se encuentra a la izquierda de la entrada de información respectiva y dar clic en el botón eliminar registro. Si se selecciona la casilla que se encuentra en los encabezados, se suprimen todos los registros. Dicho procedimiento debe repetirse para cada una de las fracciones, siguiendo los pasos antes descritos.
16 Aprobación de las actualizaciones enviadas por los servidores públicos habilitados para su publicación Primeramente, el responsable de la Unidad de Información ingresa al sistema con el perfil de Unidad de Información, como se muestra a continuación (imagen 11): Imagen 11
17 Como se percibe en la imagen precedente, el sistema envía mensajes por cada fracción, cuando el servidor público habilitado ha efectuado actualizaciones y éstas no han sido revisadas. Al ingresar a la fracción con un registro nuevo, se visualiza la siguiente pantalla (imagen 12): Imagen 12 El renglón sombreado se refiere al nuevo registro enviado por el servidor público habilitado, el cual puede revisarse totalmente al dar clic en la información de los campos, para observar lo siguiente (imagen 13):
18 Imagen 13 Para aprobar el registro y proceder a su publicación, una vez revisado, el titular de la Unidad de Información marca el registro desde el tablero y selecciona activar registro, botón que aparece en el menú superior, como se muestra en la imagen 14: Paso 2 Paso 1
19 Imagen 14 De inmediato, la información se puede consultar en la página electrónica del sujeto obligado, como se muestra en la siguiente pantalla (imagen 15): Imagen 15
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