MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE MATERIALES DE ALMACÉN A LAS ÁREAS DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL
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- José Antonio Coronel Villanueva
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1 +- PARA LA ENTREGA DE MATERIALES DE ALMACÉN A LAS ÁREAS DEL DISTRITO FEDERAL AGOSTO 2009 Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 1
2 Í N D I C E CONTENIDO PÁGINA I.- Introducción 3 II.- Marco Jurídico 4 III.- Políticas y lineamientos 6 IV.- Descripción del procedimiento 8 V.- Diagrama de flujo 12 VI.- Descripción del formato 14 Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 2
3 I.-INTRODUCCIÓN A efecto de obtener la estandarización en el proceso de salida del material de almacén que solicitan las diversas áreas del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, se propone el presente Manual de Procedimientos, en cuyo desarrollo se propone un nuevo formato para la salida de materiales del almacén denominado Vale de Salida de Almacén, que viene a sustituir al anterior propuesto en el Manual de Procedimientos de la Coordinación Administrativa del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, aprobado mediante Acuerdo 30-23/2009, de fecha 30 de abril de No obstante, cabe señalar, que la requisición del formato Vale de Salida de Almacén utilizado para la entrega de materiales del almacén que solicitan las diversas áreas del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, requiere lineamientos y políticas para obtener un mayor control de las entregas; asimismo, se modificó, otorgándole la clave CJ-CA-40, lo que permitirá, a su vez, una mayor transparencia en el manejo del presupuesto asignado. Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 3
4 II.-MARCO JURÍDICO 1.- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos: -Artículo 122, Apartado C, Base Cuarta, fracción II, -Artículo Estatuto de Gobierno del Distrito Federal: -Artículo Ley Orgánica del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal: -Artículo 1, -Artículo 195, -Artículo 200, párrafo primero. 4.- Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal: -Artículo 1, -Artículo 4, -Artículo 6, -Artículo 8, -Artículo 10, fracciones XIX, XXV y XXIX, -Artículos Acuerdos del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal: -Acuerdo 32-28/2004 del 16 de junio de 2004, -Acuerdo 36-48/2004 del 13 de octubre de 2004, -Acuerdo 15-09/2005 del 23 de febrero de 2005, Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 4
5 -Acuerdo 16-09/2005 del 23 de febrero de 2005, -Acuerdo 15-11/2005 del 2 de marzo de 2005, -Acuerdo 6-12/2007 del 14 de marzo de 2007, -Acuerdo 30-23/2009 del 21 de abril de Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 5
6 III.-POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS a) De la Autorización La Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, es la única instancia facultada para autorizar la entrega de materiales a las áreas solicitantes. Las áreas deberán designar a la persona o las personas autorizadas para firmar de recibido los vales de salida cuando estos sean surtidos. Los vales de salida (requisiciones de material) deberán ser firmados únicamente por el titular del área solicitante. De lo contrario no se autorizarán y serán devueltas para que la firme el titular del área solicitante. b) De la requisición del formato No se surtirán requisiciones de material cuando el formato de solicitud contenga tachaduras o enmendaduras en su llenado. El formato CJ-CA-40 Vale de Salida de Almacén deberá ser elaborado en tres tantos, original (almacén) y tres copias. El formato CJ-CA-40 deberá ser requisitado utilizando el Catálogo de Artículos que se encuentra en el módulo de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales ubicado en la parte lateral izquierda de la página de la Intranet del Consejo. Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 6
7 La información que el titular del área requiera en relación al acumulado del material que se ha recibido, se deberá solicitar a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y se tomará del Sistema de Control de Almacén. c) De la solicitud y entrega de material La Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales dará el número de folio consecutivo a cada uno de los vales de salida de almacén presentados para surtido de material a las áreas que lo soliciten. El titular del área que solicita el material de oficina, deberá enviar un comunicado a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales con el nombre (s) y firma (s) de la persona o personas responsables de la solicitud y recepción del material. Por cuestiones de seguridad y de control interno, deberá acudir personal del área solicitante, al inmueble que ocupa el almacén, a recoger el material solicitado. La entrega de material deberá permitir a las áreas contar con los insumos suficientes que les posibiliten desempeñar adecuadamente sus labores, destacando que durante el primer trimestre de cada ejercicio fiscal sólo se podrán surtir cantidades mínimas, debido a que no se cuenta con suficiencia presupuestal en este periodo. Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 7
8 IV.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 8
9 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Coordinación Administrativa. CLASIFICACIÓN CJDF/CA/MP 08 SISTEMA: Abastecimientos. FECHA PÁGINA PROCEDIMIENTO: Entrega de materiales de almacén de 3 OBJETIVO: Llevar el control y registro de los materiales de almacén que se entregan a las áreas del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal. No. Área Descripción de la Actividad Documentos de apoyo 1 Áreas del Consejo de Entrega formato (s) CJ-CA-40 en original y Formato CJ-CA-40 la Judicatura del tres copias a la Dirección de Recursos Catálogo de Artículos Distrito Federal Materiales y Servicios Generales de la Coordinación Administrativa (área de Almacenes e Inventarios) para su autorización, previa consulta en Internet del Catálogo de Artículos. 2 Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales (Jefatura de Unidad Departamental de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios) Recibe formato CJ-CA-40, revisa en el Sistema de Control de Almacén las existencias. En caso de contar con el material folia, acusa de recibo en copia 1 y turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales para autorización y saca fotocopia para su control. Formato CJ-CA-40, O y 3 C Sistema de Control de Almacén Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 9
10 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Coordinación Administrativa. CLASIFICACIÓN CJDF/CA/MP 08 SISTEMA: Abastecimientos. FECHA PÁGINA PROCEDIMIENTO: Entrega de materiales de almacén de 3 No. Área Descripción de la Actividad Documentos de apoyo 3 Turna copia dos del Formato CJ-CA-40 a la Formato CJ-CA-40, C Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, para su control. 4 Turna copia tres del Formato CJ-CA-40 al Almacén junto con el original. 5 Almacén Recibe formato (s) CJ-CA-40 en original y copia, verifica que se apegue al instructivo de llenado y procede a entregar el material solicitado, avisando a las áreas requirentes. 6 Responsable de la Recibe aviso, acude al Almacén con su copia solicitud del material sellada por la Jefatura de Unidad del área requirente Departamental de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios, recibe material y revisa que esté correcto. -Si se proporciona todo el material, firma de recibido y retira el material. -Si no proporciona todo el material, pregunta cuando se contará con el material faltante y programa nueva visita. Formato CJ-CA-40, O y C Formato CJ-CA-40, C Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 10
11 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Coordinación Administrativa. CLASIFICACIÓN CJDF/CA/MP 08 SISTEMA: Abastecimientos. FECHA PÁGINA PROCEDIMIENTO: Entrega de materiales de almacén de 3 No. Área Descripción de la Actividad Documentos de apoyo 7 Entrega material al responsable de la Almacén Formato CJ-CA-40, O y C solicitud del material, firma de entregado y recaba firma de recibido en original y copia del Formato. 8 Turna copia firmada de recibido a la Jefatura de Unidad Departamental de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios, para su archivo y conserva original. Formato CJ-CA-40, O y C FIN DE PROCEDIMIENTO Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 11
12 V.- DIAGRAMA DE FLUJO Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 12
13 CLASIFICACIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA: Coordinación Administrativa. CJDF/CA/MP 08 SISTEMA: Abastecimientos. FECHA PÁGINA PROCEDIMIENTO:.Entrega de materiales de Almacén de 1 ÁREAS DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE ADQUISICIONES, ALMACENES E INVENTARIOS ALMACÉN RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL MATERIAL DEL ÁREA REQUIRENTE INICIO Entrega formato CJ- CA-40, en original y tres copias, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales para su autorización. Formato CJ-CA-40 Catálogo de Artículos Recibe FORMATO CJ-CA-40, revisa en Sistema de Control de Almacén, folia, acusa de recibido y turna para autorización. Forma CJ- CA-40, O y 3 C Catálogo de Artículos Turna copia dos del Formato CJ-CA-40 a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales para su control. 3 Recibe formato (s) CJ-CA-40, en original y copia, verifica que se apegue al Instructivo de Llenado y entrega material solicitado, avisando a las áreas Formato CJ- CA-40, O y C Firma de recibido y retira el material Recibe aviso, acude al Almacén con copia sellada por la Jefatura de Unidad Departamental de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios, recibe material y revisa que esté correcto Si se proporcio na todo el material No se proporci ona todo el material Formato CJ- CA-40, O y C Pregunta cuando se contará con el material faltante y programa nueva visita. Formato CJ-CA- 40,,C 7 Turna copia tres del Formato CJ-CA-40 al Almacén, junto con el original. 4 Formato, CJ-CA-40, C Entrega material al responsable de la solicitud del material, firma de entregado y recaba firma de recibido en original y copia del Formato. Formato CJ- CA-40, O y C 8 Turna copia firmada de recibido a la Jefatura de Unidad Departamental de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios archiva y conserva original. FIN Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 13
14 VI.- DESCRIPCIÓN DEL FORMATO Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 14
15 COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES REQUISICIÓN DE MATERIAL Datos del área Nombre del solicitante: Puesto: Área: Mes Día Año Fecha: Datos del almácen DRMSG Folio número: Fecha en que recibió solicitud: Fecha que entregó material: Número de control interno: Mes Día Año Mes Día Año Fecha Mes Día Año CANTIDAD PARTIDA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO UNIDAD SOLICITADA SURTIDA NO HAY EXISTENCIAS OBSERVACIONES AUTORIZÓ: ENTREGÓ: RECIBIÓ: Director de Recursos Materiales y Servicios Generales Responsable de almácen Nombre: Nombre: Nombre: Favor de NO hacer anotaciones extras en el formato Hoja de DRMSG~01 Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 15
16 COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES REQUISICIÓN DE MATERIAL Datos del área Nombre del solicitante: Puesto: Área: Mes Día Año (1) (2) (3) Fecha: (4) Datos del almácen DRMSG Folio número: Fecha en que recibió solicitud: Fecha que entregó material: Número de control interno: (8) (5) (6) Mes Día Año (7) Mes Día Año Fecha (9) Mes Día Año CANTIDAD PARTIDA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO UNIDAD SOLICITADA SURTIDA NO HAY EXISTENCIAS OBSERVACIONES (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) AUTORIZÓ: ENTREGÓ: RECIBIÓ: Director de Recursos Materiales y Servicios Generales Responsable de almácen Nombre: (18) Nombre: (19) Nombre: (20) Favor de NO hacer anotaciones extras en el formato Hoja de (21) DRMSG~01 Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 16
17 DESCRIPCIÓN DEL FORMATO Nombre del formato: VALE DE SALIDA DE ALMACÉN Número de formato: Objetivo del formato: Número de tantos del formato: Distribución: CJ-CA-40 Garantizar que el control de surtido de material del Almacén a las diferentes áreas que integran el Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, se efectúen en forma transparente y cumpliendo con las normas establecidas en la materia. Original y tres copias. Original: para Almacén Copia 1: para control del área solicitante. Copia 2: para control de la Dirección Recursos Materiales y Servicios Generales. Copia 3: Consecutivo. Jefatura de Unidad Departamental de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios. Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 17
18 DESCRIPCIÓN DE LLENADO No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR (1).- Nombre del solicitante: Nombre del titular del área que solicita el material. (2).- Puesto: Denominación del puesto que desempeña el solicitante. (3).- Área: El área en la que está adscrito el solicitante. (4).- Fecha: La fecha de elaboración del formato (solicitud). (5).- Folio número: Número consecutivo con sello foliador por parte de la Jefatura de Unidad Departamental de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios. (6).- Fecha en que recibió solicitud: (7).- Fecha que entregó material: (8).- Número de control interno: Mes, día y año de recepción de solicitud de material en el Almacén. Mes, día y año de entrega del Almacén al área solicitante. El número consecutivo de control interno de la Jefatura de Unidad Departamental de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios. Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 18
19 (9).- Fecha: Mes, día y año en el que se recibió la solicitud, para firma de autorización en la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. (10).- Partida: La partida presupuestal del clasificador por objeto del gasto que corresponda a cada material que se está solicitando. (11).- Código: Número de clave del producto solicitado. (12).- Descripción del artículo: Nombre genérico del artículo de acuerdo con el Catálogo de artículos. (13).- Unidad: La unidad de medida del artículo requerido. (14).- Solicitada: Cantidad solicitada del artículo. (sólo con número) (15).- Surtida: Cantidad de artículos que fueron entregados. (16).- No hay existencias: Se llenará con una X sólo en caso de que el artículo solicitado no se encuentre disponible en ese momento. (17).- Observaciones: Precisiones relacionadas con la entrega del material. Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 19
20 (18).- Autorizó: Nombre y firma del titular del área de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. (19).- Entregó: Nombre y firma del responsable del almacén. (20).- Recibió: Nombre y firma de la persona autorizada por el área solicitante para recibir el material. (21).- Hoja de. Número de hojas consecutivas que contiene la requisición. Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 20
21 Elaborado: Validado: C.P. Javier Haro de Alba Coordinador Administrativo Lic. Javier A. Escalera Leandro Director Ejecutivo de Planeación Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 21
22 México, D.F. a 12 de agosto de Autoriza: El Consejo de la Judicatura del Distrito Federal Mag. Edgar Elías Azar Presidente Mag. Lic. Rafael Crespo Dávila Consejero Lic. Luis Manuel Márquez Lugo Consejero Lic. Luz del Carmen Guinea Ruvalcaba Consejero Dr. Israel Alvarado Martínez Consejero Lic. Rafael Santa Ana Solano Consejero Manual de Procedimientos para la Entrega de Materiales de Almacén. Coord. Adminiva. (Agosto 2009) 22
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