Módulo Ventas. Funcionalidades. elastic BUSINESS V.12.0

Transcripción

1 Módulo Ventas Funcionalidades elastic BUSINESS V.12.0

2 Funcionalidades para la pequeña y mediana empresa El Módulo Ventas de elastic BUSINESS comprende las operaciones relacionadas con la gestión comercial, abarcando todas las funciones relacionadas con el flujo de un pedido: desde la definición del cliente, elaboración de presupuestos, gestión del pedido, lanzamiento de órdenes de preparación, incorporación en albaranes y facturación del mismo. Además desde este módulo se realiza la gestión de cobros y abonos a clientes. El Módulo Ventas también permite realizar funciones como el control de riesgos, gestión de comisiones, definición de descuentos o la creación de tarifas para su posterior asociación a los clientes. elastic BUSINESS enlaza automáticamente la información extraída del Módulo Ventas con los módulos de Producción, Almacén, Compras y Finanzas, permitiendo realizar una gestión integrada y eficaz. De forma específica, el módulo de ventas abarca los siguientes aspectos: Creación de presupuesto de venta y generación de distintas versiones del mismo. Realización de pedidos y gestión de toda la información para su seguimiento. Creación de órdenes de preparación a partir de pedidos. Emisión de albaranes de clientes y creación de envíos que den de baja automáticamente el material desde una ubicación predeterminada o forzada. Generación de abonos, relacionados con sus albaranes de origen. Devolución de la mercancía al almacén si procede. Creación de facturas de clientes y generación de los recibos correspondientes para el cobro. Gestión de recibos y generación de remesas para su envío al cobro. Gestión de anticipos y agrupaciones de recibos. Generación de los asientos correspondientes a la venta para contabilidad. Contabilización en finanzas de todos los movimientos contables. Gestión de la información a través de los informes. Introducción

3 Funcionalidades De forma detallada, se recogen todas las funcionalidades que contempla cada uno de los apartados módulo de Ventas. Clientes Crear, consultar, modificar y gestionar clientes. Crear, consultar, modificar y gestionar clientes potenciales. Transformar un cliente potencial en cliente. Listar y acceder al histórico de documentos (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, recibos e histórico de precios de artículos del cliente). Importar maestros de clientes según plantilla. Crear registros nuevos, actualización masiva de datos y actualización masiva de un registro a todos los clientes. Crear grupos de empresa y facturar a una empresa del grupo Validar C.I.F. Asignar tipo de cliente precargando valores predefinidos. Insertar múltiples direcciones y múltiples personas de contacto para cada cliente (con múltiples teléfonos, s, fax, skype ). Gestionar tipologías de direcciones: fiscal, envío de mercancía y envío de facturación, con lógica de funcionamiento. Crear cartera de artículos de venta preferente para clientes. Asignar descuento general o de línea. Los de línea configurables según parámetros, siempre que los artículos hayan sido dados de alta en base a parámetros. Asignar varias tarifas, siendo una de ellas la tarifa por defecto. Asociar al cliente varios representantes y uno por defecto con su tipo de comisión. Asignar moneda por defecto e idioma al cliente. Definir descuentos por rappel y pronto pago para el cliente. Definir clientes de venta directa (cliente varios). Permite la edición de la razón social Añadir múltiples cuentas bancarias para cada cliente y, una por defecto. Definir cuentas contables y grupo de subcuentas por cliente y por empresa. Asignar formas de pago y periodos de pago al cliente por defecto. Configurar días de pago y no pago para cada cliente. Asignar tipo de venta por defecto para la generación de apunte contable. Definir uno o varios riesgos límites asociados al cliente. Bloqueo automático del cliente al superar el importe total de los riesgos límite, por propiedad. Asignar al cliente tipo de operación e I.V.A. de trabajo por defecto. Control de bloqueo y baja del cliente. Clasificar/desclasificar al cliente como ocasional o interno. Asociar el cliente a una o varias empresas. Asociar al cliente una zona y subzona. Asociar sector al cliente. Clasificación ABC del cliente. Módulo Ventas. Pág. 3

4 Asignar al cliente transportista por defecto. Adjuntar ficheros a la ficha de cliente. Imprimir ficha del cliente. Gestión y generación de no conformidades de cliente. Acceso directo a tablas de configuración. Acceso directo a indicadores asociados a clientes. Gestión de documentos Gestión y visualización de los presupuestos de clientes. Gestión y visualización de los pedidos de clientes. Gestión y visualización de los albaranes de clientes. Gestión y visualización de los facturas de clientes. Gestión y visualización de los recibos de clientes. Gestión y visualización de no conformidades de clientes. Consultar histórico de precios de los artículos vendidos. Filtrar la información por empresa y por fechas. Representantes Crear y gestionar representantes. Asignar zona y subzona al representante. Seleccionar tipo de representante y editar datos de contacto. Dar de baja representantes, con fecha de baja. Asociar varias comisiones a representantes, indicando el cliente sobre el que se va a aplicar cada una de ellas. Consultar pedidos y facturas asociadas al representante. Configurar comisiones por cliente o por familias. Comisiones fijas, o comisiones variables (directas o inversas) en función de la venta o del descuento aplicado. Consultar y gestionar comisiones. Presupuestos Consultar y acceder a los presupuestos en función de la empresa, fecha desde y el estado en el que se encuentran. Crear y gestionar presupuestos y versiones, tanto de clientes como de potenciales. Asignar presupuestos a la división comercial. Determinar el tipo de presupuesto y la fecha del mismo. Visualizar el estado de un presupuesto: en estudio, abierto, cerrado, no aceptado o anulado. Seleccionar representante y asignar una comisión fija y/o variable. Seleccionar tipo de portes y transportista. Definir forma y período de cobro asociadas al presupuesto. Visualizar detalles económicos del presupuesto. Insertar líneas de artículos y líneas editables en el presupuesto. Añadir artículos de la cartera de cliente. Elegir la tarifa a aplicar a los artículos o editar manualmente los importes. Módulo Ventas. Pág. 4

5 Inserción rápida de artículos a partir de su código. Añadir artículos al presupuesto en base a sus parámetros. Asignar agrupaciones de artículos al presupuesto. Presupuestar Partidas o kit s. Seleccionar un descuento general, de entre los que el cliente tiene asociados, o editar uno nuevo. Editar descuentos de línea asociado a cada artículo. Mover líneas de detalle para visualizarlas en un orden determinado. Seleccionar I.V.A. de cada línea. Añadir/visualizar documentos adjuntos a los artículos de las líneas del presupuesto. Acceder a la ficha de un artículo de las líneas del presupuesto. Visualizar coste teórico en la línea de detalle del presupuesto. Visualizar margen sobre ventas y margen sobre coste. Imprimir presupuestos según el repositorio definido para la empresa. Indicar si el presupuesto ha sido anulado o no aceptado con fecha y el motivo. Indicar fecha de aceptación de un presupuesto, plazo y fecha prevista de entrega. Clonar presupuestos para el mismo cliente u otro distinto. Generar pedidos a partir de una versión del presupuesto. Adjuntar ficheros al presupuesto. Pedidos Consultar y acceder a los pedidos existentes en función de la empresa, el estado en el que se encuentran y desde una fecha determinada. Crear y gestionar pedidos. Asignación de pedidos a la división comercial. Determinar el tipo de pedido y fecha del mismo. Visualizar el estado de un pedido: no expedido, expedido, anulado o bloqueado. Seleccionar representante y asignar comisión fija y/o variable. Determinar si los portes son o no facturables, el transportista y el I.V.A. asociada al transporte. Definir forma y período de cobro asociadas al pedido. Visualizar detalles económicos del pedido. Insertar líneas de artículos y líneas editables en el pedido. Añadir artículos de la cartera de cliente. Seleccionar la tarifa a aplicar a cada artículo o editar manualmente su importe. Añadir artículos al pedido en base a sus parámetros. Inserción rápida de artículos a partir de su código. Seleccionar un descuento general, de entre los que el cliente tiene asociados, o editar uno nuevo. Editar el descuento de línea asociado a cada artículo. Mover líneas de detalle para visualizarlas en un orden determinado. Seleccionar el I.V.A. de cada línea. Añadir observaciones, fecha prevista, fecha real y lugar de entrega por línea de pedido. Añadir/visualizar documentos adjuntos a los artículos de las líneas del pedido. Acceder a la ficha de un artículo de las líneas del pedido. Cambiar los parámetros de un artículo de las líneas de detalle del pedido. Consultar histórico de precios de un artículo del pedido. Visualizar coste teórico en la línea de detalle del pedido. Módulo Ventas. Pág. 5

6 Visualizar margen sobre ventas y margen sobre coste. Control de bloqueo y anulación de pedido con fecha y motivo. Indicar fecha de confirmación de un pedido, plazo y fecha prevista de entrega. Determinar manualmente la prioridad de un pedido. Acceder al presupuesto que dio lugar al pedido. Visualizar el estado de un pedido en producción a través de los puntos de control. Clonar pedidos. Generar albarán a partir del pedido. Generar albarán y la factura a partir del pedido. Generar orden de preparación de pedido. Consultar los documentos relacionados con el pedido: albaranes y facturas. Descompletar / completar líneas de pedido. Crear proforma. Imprimir pedido según el repositorio definido para la empresa. Adjuntar ficheros al pedido. Posibilidad de soportar Kits y partidas presupuestarias. Posibilidad de modificar un pedido añadido a una programación lanzada, actualizando las necesidades reales. Órdenes de preparación Consultar órdenes de preparación. Generar albarán de las líneas preparadas. Imprimir orden de preparación. Albaranes Consultar y acceder a los albaranes existentes en función de la empresa, el estado en el que se encuentran y desde una fecha determinada. Crear y gestionar albaranes. Determinar el tipo de albarán y la fecha del mismo. Visualizar el estado de un albarán: no expedido, expedido o facturado. Seleccionar el representante y asignar una comisión fija y/o variable. Determinar si los portes son o no facturables, el transportista y el I.V.A. asociado al transporte. Definir la forma y períodos de cobro asociadas al albarán. Visualizar los detalles económicos del albarán. Insertar líneas de artículos y líneas editables en el albarán. Seleccionar la tarifa a aplicar a cada artículo o editar manualmente su importe. Añadir artículos al albarán en base a sus parámetros. Inserción rápida de artículos a partir de su código. Asignar agrupaciones de artículos al albarán. Añadir pedidos al albarán, tanto completos como parciales. Seleccionar un descuento general, de entre los que el cliente tiene asociados, o editar uno nuevo. Editar el descuento de línea asociado a cada artículo. Seleccionar el I.V.A. de cada línea. Módulo Ventas. Pág. 6

7 Envíos Dar por completa una línea de pedido aunque no haya sido incluida completamente en el albarán. Liberación de la reserva del pedido y expedición de la línea. Autoselección y asignación de lotes. Configurable (Trazabilidad) Añadir/visualizar documentos adjuntos a los artículos de las líneas del albarán. Acceder a la ficha de un artículo de las líneas del albarán. Acceder al pedido del que procede un artículo del albarán. Visualizar coste teórico en la línea de detalle del albarán. Visualizar margen sobre ventas y margen sobre coste. Indicar fecha de entrega del albarán. Acceder a la factura en la que se ha incluido el albarán. Acceder al envío en el que se ha incluido el albarán. Adjuntar ficheros al albarán. Generar factura a partir del albarán. Generar factura a terceros. Empresa del grupo. Generación masiva de facturas a partir de albaranes no facturados. Un albarán una factura. Expedir albarán directamente o a través de un envío. Generar albaranes de abono. Control de devolución de mercancía a almacén si procede. Crear proforma. Crear no conformidades de cliente directamente desde el albarán o línea de detalle del albarán. Imprimir albarán según el repositorio definido para la empresa. Consultar y acceder a los envíos existentes en función de la empresa, el estado en el que se encuentran y desde una fecha determinada. Visualizar el estado de un envío: pendiente o cerrado. Crear y gestionar envíos. Editar fechas reales y previstas del envío. Forzar un almacén y subalmacén distinto del por defecto, del que se retirará la mercancía del envío. Añadir albaranes a un envío. Visualizar detalles de los albaranes que conforman el envío. Generar etiquetas para control del envío. Generar nota de carga para el envío, desglosando la mercancía por transportista. Generación e impresión masiva de notas de carga de los envíos seleccionados. Facturas Consultar y acceder a las facturas existentes en función de la empresa, el estado en el que se encuentran y desde una fecha determinada. Crear y gestionar facturas. Determinar tipo de factura y fecha de la misma. Visualizar el estado de una factura: no contabilizada o contabilizada. Seleccionar representante y asignar una comisión fija y/o variable. Determinar si los portes son o no facturables, el transportista y el I.V.A. asociado al transporte. Definir forma y período de cobro asociadas a la factura. Módulo Ventas. Pág. 7

8 Tarifas Indicar cuenta bancaria del cliente o cuenta bancaria de empresa asociada a la factura. Visualizar detalles económicos de la factura, así como los impuestos de las líneas y del transporte. Insertar líneas de artículos de servicio y líneas en blanco editables. Seleccionar tarifa a aplicar a cada artículo de servicios o editar manualmente su importe. Inserción rápida de artículos de servicio a partir de su código. Seleccionar descuento general, de entre los que el cliente tiene asociados, o editar uno nuevo. Editar descuento de línea. Editar descuentos por rappel y pronto pago. Seleccionar el I.V.A. de cada línea. Añadir/visualizar documentos adjuntos a los artículos de las líneas de factura. Acceder a la ficha de un artículo desde la línea de la factura. Imprimir factura según el repositorio definido para la empresa. Añadir/eliminar albaranes de la factura. Generar/eliminar recibos asociados a la factura. El número de recibos y sus fechas de vencimiento vendrán dadas por las condiciones de cobro de la factura. Visualizar la cantidad cobrada hasta el momento y la fecha del último cobro. Añadir recibos de anticipo a la factura. Generar masivamente recibos de facturas. Generar los apuntes contables de la factura, tanto predefinidos, como libres. Contabilización directa desde factura. Adjuntar ficheros a la factura. Generar factura electrónica en formato e-factura y UBL. Dar por cobrada una factura sin llevar una gestión de recibos. Gestionar abonos de facturas a través de serie diferenciada. Control de series en facturas. Impresión masiva de facturas. Crear y gestionar tarifas. Importar tarifas parametrizables a partir de hojas de cálculo. Asociar múltiples clientes a una tarifa. Gestión multitarifa para un mismo cliente: un cliente puede estar asociado a varias tarifas. Definir límites temporales de vigencia de una tarifa. Asignar artículos a tarifas con sus importes. Detectar visualmente los artículos que están obsoletos dentro de una tarifa y eliminarlos masivamente. Clonar tarifas ya existentes (o solo las familias que nos interesen de una tarifa), variando porcentualmente o por un valor fijo la tarifa anterior. Seleccionar moneda de la tarifa. Buscar tarifas. Duplicar tarifas modificando precios masivamente. Seleccionar tarifa como por defecto. Descuentos Módulo Ventas. Pág. 8

9 Definir descuentos por línea de artículo. Las condiciones de aplicación de los descuentos de línea están en función de los parámetros definidos en la aplicación. Definir descuentos generales, tanto fijos como variables. Definir recargos. Asignar a clientes los descuentos o los recargos definidos. Definir límites temporales entre los que se aplicará un descuento o un recargo. Definir límites de aplicación de un descuento o recargo en función del importe del presupuesto, pedido, albarán o factura. Dar de baja un descuento y la fecha en la que se dio de baja. Buscar descuentos y recargos. Recibos Consultar recibos de ventas, filtrados por empresa, fecha desde y estado de los recibos. Acceder a los recibos de la lista. Editar fechas de vencimiento y cobro del recibo. Seleccionar y modificar cuenta bancaria. Cargar gastos y comisiones al recibo. Visualizar estado del recibo: si está relacionado con una remesa, agrupación, anticipo o pagaré. Y poder acceder a los mismos. Controlar fechas de borrado y devolución, así como editar la fecha de impago. Generar recibos hijos en caso de devolución. Acceder al histórico de los estados del recibo desde su creación. Generar apuntes contables del recibo, tanto predefinidos, como libres. Fraccionar recibos. Imprimir recibos. Agrupación de recibos. Consultar agrupaciones de recibos, filtradas por empresa, fecha desde y estado de las agrupaciones. Acceder a cada una de las agrupaciones de la lista. Crear y gestionar agrupaciones de recibos. Anticipos Consultar anticipos, filtrados por empresa, fecha desde y estado de los anticipos. Acceder a cada una de los anticipos de la lista. Crear y gestionar anticipos. Crear recibos del anticipo. Asociar cada recibo del anticipo a una factura. Imprimir anticipos. Cobros Módulo Ventas. Pág. 9

10 Consultar remesas de cobro, filtradas por empresa, fecha desde y estado de las remesas. Acceder a cada una de las remesas de cobro de la lista. Crear remesas de cobro en función de la empresa y el tipo de cobro (o forma de pago). Gestionar remesas de cobro. Determinar el tipo de cobro. Visualizar el importe total, los gastos y las cantidades cobrado y devuelto. Controlar fecha de creación, de envío al banco y de validación. Seleccionar cuenta bancaria para la gestión de la remesa de cobro. Añadir/quitar recibos a la remesa de cobro. Cobrar y devolver recibos. Generar recibos hijos en caso de devolución. Controlar el estado de los recibos. Generar apuntes contables de la remesa de cobro, tanto predefinidos, como libres. Imprimir remesa de cobro. Generar cuaderno C58 yc19 según el tipo de remesa. Gestión de apuntes. Generación masiva de apuntes de facturas, recibos y cobros. Contabilización masiva de apuntes de facturas, recibos y remesas de cobros. Este documento está actualizado a 28 de Febrero de Cualquier función o módulo en desarrollo o pendiente de integración, no se contempla en este documento hasta su completa validación. Módulo Ventas. Pág. 10