SIIGO CONTADOR. Definición de Documentos. Cartilla I

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1 SIIGO CONTADOR Definición de Documentos Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Documentos? 3. Cuál es la ruta para definir Documentos? 4. Cuál es la funcionalidad de cada uno de los documentos? 5. Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de definir documentos? 6. Recomendaciones Generales al Definir Documentos

3 Presentación Este documento explica de una manera sencilla los parámetros a diligenciar al momento de definir los documentos, esta información se debe crear en cada una de las empresas que se tengan instaladas de acuerdo a las necesidades del usuario.

4 DEFINICION DE DOCUMENTOS Qué son Documentos? Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa; dependiendo de las necesidades de la empresa. Cuál es la ruta para definir Documentos? La ruta para definir documentos es: Contador Control de Comprobantes Parámetros de Documentos - Definición de Documentos Allí el sistema despliega una ventana con todos los documentos que maneja SIIGO, cada uno de ellos identificado con una letra que indica el Tipo de documento y su correspondiente nombre. SIIGO Contador cuenta varios tipos de documentos contables.

5 Cuál es la funcionalidad de cada uno de los documentos? La funcionalidad de cada tipo de documento se explica a continuación: A Ajustes x Inf: Permite contabilizar los ajustes por inflación y demás partidas ajustables por inflación. Además este tipo de documento permite contabilizar los ajustes por diferencia en cambio cuando la empresa maneja moneda extranjera. C Nota Crédito: Registra las notas crédito bancarias y las devoluciones de factura de venta cuando se realizan en diferente periodo contable. D Nota Debito: Registra las notas debito bancarias y las devoluciones de factura de compra cuando se realizan en diferente periodo contable. F Factura de Venta: Documento contable que permite registrar la venta de productos y/o servicios; afectando la correspondiente carga tributaria y ventas G Comprobante de Egreso: Permite contabilizar los diferentes pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores. J Nota de Devolución: Permite contabilizar las devoluciones de la factura de venta contabilizadas dentro del mismo periodo contable. L Otros: Permite registrar contablemente los demás conceptos que no aparecen en este listado de documentos. Ejemplo: Consignaciones, Parafiscales, Provisiones, Depreciaciones, Amortizaciones, Cierre de año, Saldos iníciales, etc. N Nota Interna: Contabiliza las notas internas de contabilidad.

6 P Registro de Compras: Documento contable que permite registrar las compras de inventarios, servicios y activos fijos; afectando la correspondiente carga tributaria y compras. R Recibo de Caja: Contabiliza el ingreso de dinero por cancelación de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por parte de los clientes. U- Devolución de Compras: Permite contabilizar las devoluciones de mercancías registradas en la factura de compra dentro del mismo periodo contable. Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de definir documentos? La definición de documentos consiste en el establecimiento de los parámetros bajo los cuales se utilizarán cada uno de los documentos que requiere una empresa para sus registros contables. Importante: Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta: Tipos de documento Numeración En todos los documentos existen campos genéricos que aplican de la misma forma para todos los tipos de documentos, pero también existen otros campos que son específicos para cada documento. a. Campos Genéricos: Estos son campos que aplican o tienen la misma funcionalidad en todos los Tipos de Documentos, estos son:

7 Tipo: Se debe seleccionar la letra que identifique el documento que se requiere definir Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripción: Corresponde a una abreviatura que identifique la funcionalidad o el proceso al que aplicara ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se requiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes. Documento Activo: Esta opción permite inhabilitar el documento, para que no pueda ser elaborado al momento de ingresar por el modulo de contador Control de Comprobantes Entrada de Comprobantes. Desea Modificar Descripciones de las Secuencias: Permite en el momento de elaborar un documento modificar las descripciones de cada registro. Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems. Redondea Cifras: Seleccionar la casilla si se requiere que en los registros se aproxime al peso.

8 Importante: Esta opción tiene efecto cero en el SIIGO Contador debido a que el sistema la utiliza para realizar estos cálculos por el modulo de Elaboración de Documentos. b. Campos Específicos Los siguientes campos que se habilitan solamente para uno o algunos documentos, dependiendo de su objetivo o finalidad, los documentos que tienen campos específicos son: 1. Factura de Venta (Tipo F): Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente que le practiquen. Cuenta ICA: Anticipo: Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA. Para el PUC comercial la cuenta sugerida es Cuenta ICA: Retenido: Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que practique, en la facturación no tiene efecto. Para el PUC comercial, la cuenta sugerida es

9 Cuenta Retención IVA: Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA. Para el PUC comercial, la cuenta sugerida es Importante: Al seleccionar cada una de las cuentas contables en los anteriores campos, el sistema genera el siguiente mensaje aclarativo: Cuenta Tarifa Diferencial Reteiva: Cuenta Contable en la cual se contabilizara la retención del impuesto de IVA en ventas

10 Cargos y Descuentos: Dentro de la estructura de los documentos se pueden definir tres cargos y tres descuentos. En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la retención en la fuente que le practiquen, este descuento va obligatoriamente en la tercera casilla de descuento. En la columna de cargos se pueden definir como mayor valor de la venta fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Generado. Nro Resolución: Corresponde al número de autorización para la facturación expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), Prefijo - Nro Inicial Nro final: Datos expedidos por la DIAN con la numeración autorizada Fecha Autorización: Fecha en la cual fue autorizada su facturación. 2. Otros (Tipo L) y Nota Interna (Tipo N):

11 Solicita marca para Base Gravable: Si se marca esta opción al momento de elaborar el documento y llamar la cuenta contable con su correspondiente valor el sistema genera una pantalla confirmando si ese valor hace base para el cálculo de IVA 3. Compra (Tipo P): Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente que se practique. IVA a Reg. Simplif. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará el IVA a régimen simplificado. Para el PUC comercial, la cuenta es 2408??0000. ICA Retenido. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368??0000. Cta. Retención IVA. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA. Para el PUC comercial, la cuenta es 2367??0000.

12 Importante: Al seleccionar cada una de las cuentas contables en los anteriores campos, el sistema genera el siguiente mensaje informativo: Cuenta Tarifa Diferencial Reteiva: Campo en el cual se debe incluir la cuenta que se utilizara para contabilizar el valor resultante cuando se aplique la Tarifa Diferencial de Reteiva asignado en el Catalogo de Terceros. Cuenta Reteiva Beneficio DIAN: Campo en el cual se debe ingresar la cuenta contable del Reteiva que se desea utilizar.

13 Cargos y Descuentos: Dentro de la estructura de los documentos se pueden definir tres cargos y tres descuentos. En la columna de descuentos se pueden definir tres cuentas contables incluyendo la de retención en la fuente que se practique, este descuento va obligatoriamente en la tercera casilla de descuento. En la columna de cargos se pueden definir tres cuentas contables como mayor valor de la compra como son: fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Descontable. Recomendaciones Generales al Definir Documentos La Factura de Venta (Tipo F) y la Nota De Devolución (Tipo J), deben tener los mismos parámetros establecidos. La Factura de Compra (Tipo P) y la Devolución en Compras (Tipo U), deben tener los mismos parámetros establecidos. Se sugiere a los usuarios NO REINICIAR EL CONSECUTIVO DE LOS DOCUMENTOS CADA AÑO; ESTO CON EL FIN DE EVITAR INCONSISTENCIAS EN LA INFORMACION ya que el sistema trabaja un único consecutivo. Esto Aplica para todos los documentos en SIIGO.