Pago de Facturas. Bizagi Suite. Copyright 2014 Bizagi

Transcripción

1 Pago de Facturas Bizagi Suite

2 Pago de Facturas 1 Tabla de Contenido Pago De Facturas... 2 Elementos del proceso... 4 Llegada de Factura... 4 Recibir Factura... 4 Validar Factura... 5 Factura concuerda con OD?... 7 Productos/Servicios requieren aprobación?... 7 AprobarProductos/Servicios... 8 Productos/Servicios aprobados?... 9 Devolver Factura al Proveedor... 9 Actualizar ERP Financiero... 9 Recepción...10 Validación de datos...10 Aprobación e imputación contable de la factura...10 Devolver Factura alproveedor Elementos del proceso Justificar Rechazo Informar al Proveedor...12 Devolver Productos al Proveedor?...13 Devolver Productos...13 Participantes...15

3 Pago de Facturas 2 Pago De Facturas Versión: 1.0 Autor: Bizagi Process Modeler. A medida que su empresa crece el alto número de facturas que se deben procesar diariamente, se convierten en una tarea crítica y complicada. Los impactos generados por falta de disponibilidad o inadecuada atención son cada vez mayores haciendo que está actividad se convierta en un problema: retraso en pagos, pagos incorrectos, pérdida de descuentos, entre otras cosas. Por esto Bizagi le ofrece la solución con el proceso de Pago de Facturas.

4 Pago de Facturas 3 Pago de Facturas le ayudara a mejorar el proceso de recepción, verificación y aprobación de una factura, reduciendo tiempos de procesamiento y evitando información errónea. Objetivo El proceso de automatización del pago de factura busca reducir el tiempo de aprobación y brindar el apropiado escalamiento de la factura cuando esta necesita aprobaciones adicionales. Alcance El proceso permite: Recibir facturas y tenerlas en medio magnético. Asignar a una factura un Orden de Compra no paga. Comparar la información de la factura contra la orden que generó la compra. Rechazar o Aprobar una factura dependiendo de la información contenida en ella. Realizar escalonamiento de la factura, si esta necesita aprobación por el tipo de producto o servicio comprado. Informar al proveedor en caso que la factura tenga errores en la información Realizar la devolución de productos si estos no cumplen con los requisitos que el solicitante necesita. Enviar la información necesaria por medio de una interfaz al ERP de la compañía para realizar la imputación contable de la factura.

5 Pago de Facturas 4 Elementos del proceso Llegada de Factura Se recibe una factura, esta puede llegar por correo, , por mensajería, por fax. Recibir Factura Recibir y procesar una factura de forma manual es una labor que consume tiempo y recursos. Con Pago de Facturas puede reducir el tiempo de procesamiento desde que llega la factura. En la primera actividad se puede asociar la factura con una orden de compra no paga. La orden se puede buscar por el número de orden, fecha de la orden, nombre del proveedor, opciones de pago o términos de pago. Adicionalmente se debe incluir el número, fecha de pago, y archivo de la factura escaneada, estos datos son únicos de cada factura y solo se conocen en el momento de recepción de esta. Si la factura no está asociada a ninguna orden de compra, únicamente se debe incluir los datos mencionados anteriormente. Duración 3 Horas Al entrar 1. Asignar fecha del día Al salir Si la factura está asociada a una Orden de Compra, asignar la información de ésta a la factura y viceversa.

6 Pago de Facturas 5 Formas Validar Factura El proceso incluye la validación de la factura contra la orden de compra con el fin de evitar el pago de facturas incorrectas. Si la información de la factura concuerda con la información (productos, fechas de pagos, costos) de la orden de compra, ésta es aprobada. Si no, se rechaza y se realizan los comentarios de rechazo. Si en determinado caso la factura no está asociada a ninguna orden, se deben ingresar los datos de esta, como costo, productos, fecha de pago, proveedor. Además algunos productos y/o servicios necesitan la aprobación de la persona solicitante antes de realizar el pago. Esta solicitud viene hecha desde que se genera la solicitud de compra. Sin embargo si se necesita cambiar este requerimiento, en esta parte del proceso es posible hacerlo. Duración 5 Horas Al entrar 1. Si la factura tiene asociada una Orden de Compra, se asignan a la factura los productos de la orden. 2. Si la factura tiene asociada una Orden de Compra, se asignan a la factura los siguientes datos: Centro de Costo, datos del proveedor, costo total e información referente a descuentos.

7 Pago de Facturas 6 Al salir Si la factura fue aprobada y no se realizaron comentarios se coloca "La factura ha sido aprobada" Formas

8 Pago de Facturas 7 Factura concuerda con OD? La compuerta determina la siguiente actividad que se debe realizar: si la factura fue aprobada sigue el resto del proceso (aprobación por la persona que realizo la compra o actualización del ERP) si no, se debe pasar a la tarea de devolución a proveedor. Condiciones de la Compuerta No: Si la factura no concuerda con la Orden de Compra la persona encargada de realizar la tarea, rechaza la factura y el proceso debe seguir a la tarea de devolución de factura al proveedor. Si: Si la factura es aprobada, es decir la información es correcta y concuerda con la Orden de Compra, el siguiente paso es realizar la validación si se necesita o no la aprobación o inspección de los productos o servicios de la factura. Productos/Servicios requieren aprobación? Cuando se tiene una factura cuya información es correcta, se debe seguir con la siguiente tarea, la cual depende de si los productos o servicios que están siendo facturados necesitan o no la aprobación de la persona que los solicitó. Si es el caso, el proceso seguirá en la tarea de Aprobación de Productos o Servicios realizada por la persona que solicito la compra de lo contrario se debe realizar la actualización del ERP de la compañía. Condiciones de la Compuerta Si: Si la factura necesita la aprobación de la persona que solicitó la compra, ya sea porque el solicitante lo pidió desde un principio o porque en la tarea de Verificar Factura se realizó esta solicitud. El proceso se debe dirigir a la persona encargada de realizar esta aprobación. No: Si la factura no necesita de la aprobación, se continúa a la tarea Actualizar ERP financiero.

9 Pago de Facturas 8 AprobarProductos/Servicios Como se mencionó anteriormente si se ha indicado que los productos o servicios requieren una aprobación, el proceso de enruta a la persona que debe realizarla, al solicitante. El solicitante aprueba o rechaza los productos o servicios facturados después de realizar la respectiva inspección de los mismos. Además en el caso que sea necesaria la devolución de los productos, se debe indicar que los productos requieren cambio con la respectiva justificación. Duración 5 Horas Formas

10 Pago de Facturas 9 Productos/Servicios aprobados? Si el producto o servicio ha sido aprobado por la persona solicitante el proceso continúa en la actualización de los registros financieros en el ERP de la compañía, si no se debe informar al proveedor de los cambios que se requieren. Condiciones de la Compuerta Si: Si los productos o servicios facturados cumplen con los requerimientos, la factura es aprobada y el proceso continúa con la actualización de los registros financieros en el ERP de la compañía. No: Si los productos de la factura se deben devolver o si hay alguna información incorrecta referente a los productos, el proceso debe continuar con la devolución de la factura y/o productos al proveedor Devolver Factura al Proveedor El proceso de devolución de facturas consiste en el trámite que se debe realizar cuando los datos de una factura no concuerdan con la orden de compra. Además si es necesaria la devolución de los productos se debe realizar el envío al proveedor de ellos. Actualizar ERP Financiero El último proceso es enviar la información necesaria al ERP para realizar la imputación contable de la factura mediante una interfaz. Implementación Servicio Web

11 Pago de Facturas 10 Recepción En esta primera etapa se recibe la factura y se asigna a una Orden de Compra no paga, además se digitaliza. Todo con el fin de disminuir tiempos de procesamiento de la factura y evitar pérdidas de información. Validación de datos La parte de validación y aprobación de datos se encarga de comparar la información de la factura con la orden de compra asociada. Si la información concuerda esta es aprobada si no, es necesario devolver la factura al proveedor para que este realice las correcciones correspondientes Aprobación e imputación contable de la factura El proceso de aprobación y de imputación contable de la factura consiste en: si los productos o servicios facturados necesitan una aprobación o revisión por parte de la persona que solicito la compra el proceso lleva el caso hasta el, si no se realiza la imputación contable de la factura mediante una interfaz que se comunica con el ERP de la compañía.

12 Pago de Facturas 11 Devolver Factura alproveedor El proceso de devolución de facturas consiste en el trámite que se debe realizar cuando los datos de una factura no concuerdan con la orden de compra. Además si es necesaria la devolución de los productos se debe realizar el envío al proveedor de ellos. Elementos del proceso Justificar Rechazo Si la factura es rechazada, se debe verificar la causa del rechazo ya sea porque la información no concuerda con la orden de compra, o porque los productos y/o servicios no son satisfactorios. Esta información se debe reunir en un solo comentario para enviar al proveedor. Adicionalmente si la factura estaba asociada a una orden de compra se debe indicar que esta orden todavía no se ha facturado.

13 Pago de Facturas 12 Duración 5 horas Al salir -Se indica que la orden de pago que fue asociada a la factura a devolver todavía no ha sido pagada. Formas Informar al Proveedor Esta tarea se realiza de forma automática, enviando un correo electrónico al proveedor informando el porqué del rechazo de la factura y si hay devolución de productos las causas del rechazo.

14 Pago de Facturas 13 Script Dear <idinvoice.supplier.supplier> The invoice received on <idinvoice.receptiondate> has the following inconsistencies: <idinvoice.observations> And <idinvoice.approvalobservations> Please send back the invoice with the corrected information Devolver Productos al Proveedor? Si en pasos anteriores en el proceso se indica que los productos deben requieren un cambio, se continuar a la actividad de devolución de productos, sino el proceso termina. Condiciones de la Compuerta Si: Si en la tarea Aprobación productos/servicios se indicó que los productos requieren cambio, el proceso sigue en la tarea de Devolver Productos al Proveedor. No: Si no es necesaria la devolución de los productos, el proceso termina. Devolver Productos Los productos que se deben devolver se envían a la dirección del proveedor, con el previo aviso del porqué de la devolución.

15 Pago de Facturas 14 Forma

16 Pago de Facturas 15 Participantes Recepcionista (Rol) Asistente Financiera (Rol) Jefe Administrativo (Rol) Jefe Financiero (Rol) Tesoreria (Rol)