Desarrollo de proyectos

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1 Desarrollo de proyectos

2 DESARROLLO DE PROYECTOS 1 Sesión No. 1 Nombre: Gestión de proyectos Objetivo: Durante la sesión el participante identificará las principales características de la definición y dirección de proyectos así como los estándares internacionales vigentes. Contextualización Qué es la administración de proyectos? La administración de proyectos es la metodología a seguir para la realización de un proyecto planeado, tiene como objetivo el cumplimiento de todos las metas planteadas y lograr la obtención de los mejores resultados posibles y la mayor satisfacción para los ejecutantes del proyecto, como de los beneficiados del plan realizado. La administración de proyectos es importante hoy en día, ya que existen organismos privados a nivel nacional e internacional que se encargan de evaluar y certificar los procesos de la administración de los proyectos, es por eso que en la actualidad es indispensable que los directores de proyectos y las organizaciones cuenten preferentemente con certificaciones para la realización de estos trabajos, ya que al contar con dichas certificaciones, los ejecutantes del proyecto y los beneficiados de los mismos tendrán una mayor satisfacción que los que no cuentan con este tipo de certificaciones.

3 DESARROLLO DE PROYECTOS 2 Introducción al Tema El desarrollo e implementación de proyectos viene inmerso en la administración o gestión de proyectos, es por eso que es primordial tener en cuenta las etapas de las que se compone, ya que en cada etapa se definen las actividades a realizar y los recursos humanos necesarios para la ejecución y culminación de los proyectos. Dentro de estas sesiones encontraremos desde las definiciones que comúnmente se le da a lo que es un proyecto, lo que significa la dirección del mismo y lo que implica, los estándares internacionales que respaldan la gestión de proyecto, las fases, los procesos para la administración, entre otros temas. Como puedes apreciar en la imagen de las etapas de la administración de proyectos, dentro de la etapa 1 podemos entender que es donde se atacan los objetivos que exige el proyecto, también es la etapa en la que se selecciona al director y se integra el equipo de trabajo. En la etapa 2 es donde se definen los roles y responsabilidades; determinando también la partida presupuestal para la ejecución del proyecto y se evalúan los planes de riesgos. En la etapa 3 y 4 se atienden y se da seguimiento a los procesos de control de acuerdo a las herramientas existentes, como son reportes de obra, bitácoras, minutas de avance y acuerdos, etc. En la etapa 5 se realiza el cierre del proyecto y entrega del mismo con un acta de cero inconformidades.

4 DESARROLLO DE PROYECTOS 3 Explicación Definición de proyecto Proyecto podría definirse como el conjunto de las actividades que desarrolla una persona o una entidad para alcanzar un determinado objetivo. Estas actividades se interrelacionan y coordinadamente son desarrolladas. Partiendo de dicha definición podemos destacar que uno de los proyectos más importantes que benefician a toda una población de un país, por ejemplo, cuando son aprobados los proyectos de ley. Lo habitual es que el objetivo perseguido por el proyecto deba ser cumplido, alcanzando objetivos específicos, siempre y cuando se apruebe y respete un presupuesto y se cumpla con las calidades establecidas previamente, así como se ejecute y termine en un lapso de tiempo previamente definido: de lo contrario, se dirá que el proyecto ha fracasado. Un proyecto puede ser simplemente un plan o una idea, al menos en la vida cotidiana. Cuando se habla de proyectos en un entorno con mayor formalidad o en un ámbito profesional, es común que se distingan diversas etapas en su desarrollo: primero surge una idea que lleva a una oportunidad, luego se diseña el proyecto de acuerdo a esa idea valorando las estrategias y opciones y finalmente se ejecuta el plan. Tras la precisión del proyecto llega la hora de evaluar los resultados según se cumplan o no los objetivos fijados. En este sentido, existen dos tipos de proyectos que frecuentemente son desarrollados. En primer plano se encuentran los que son desplegados en las empresas, que principalmente desean la obtención de objetivos muy definidos y como pauta general el mejorar los rendimientos financieros de la empresa. En segundo plano, se encuentran los proyectos realizados por los estudiantes en general y principalmente los universitarios, que desean conseguir su titulación pertinente, demostrando de esta manera que han adquirido los conocimientos y habilidades necesarias para el desempeño de su profesión.

5 DESARROLLO DE PROYECTOS 4 Debido a que los proyectos se pueden clasificar de diversas maneras, sobresalen dos principales categorías. En primer término se encuentran los que se denominan Proyectos Productivos, que esencialmente son relacionados a las empresas que buscan generar beneficios económicos. En segundo término se encuentran los Proyectos Sociales, que fundamentalmente apuntan a mejorar la calidad de vida de la gente. Destacan dos clases de proyectos en el marco de tiempo, los primeros obedecen a los esquemas de contrataciones públicas que cuentan con características de fecha de Inicio y duración y los segundos son los que aplican para los grandes proyectos industriales denominados paradas de planta, cuyas características son fecha de inicio y fecha final. Se dice que el proyecto ha finalizado cuando se obtiene el resultado deseado y se puede decir que un proyecto ha colapsado, cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles. La definición más tradicional es: "es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Un ejemplo de proyecto estudiantil es: Mi proyecto para este año es mejorar mi nivel de inglés y un ejemplo de un proyecto de vida es: Tengo un proyecto de vida junto a mi esposa que voy a defender a capa y espada.

6 DESARROLLO DE PROYECTOS 5 Concepto de dirección de proyectos La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Dirigir un proyecto se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los procesos de la dirección de proyectos. Los procesos se encuentran agrupados de manera lógica y se encuentran conformados en 5 grupos de procesos: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre El director del proyecto es la persona responsable de alcanzar los objetivos de éste y dirigirlo, que por lo general implica: Identificar requisitos, Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar

7 DESARROLLO DE PROYECTOS 6 Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según se planifica y efectúa el proyecto, Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con: el alcance, la calidad, tiempo, costos, el cronograma, el presupuesto, los recursos y el riesgo. El director del proyecto debe estar concentrado en las actividades que tienden a modificarse durante el desarrollo del proyecto, ya que estas modificaciones impactan directamente a éstos. Un posible cambio en las actividades del proyecto pueden favorecer a la organización del director o pueden perjudicar al proyecto mismo Por ejemplo, un adelanto en el cronograma de actividades implica aumentar el presupuesto, a fin de añadir recursos adicionales para completar la misma cantidad de trabajo en menos tiempo, esto beneficia a la organización, ya que obtiene mayores ganancias, pero si no es posible aumentar el presupuesto se puede reducir el alcance de las actividades o la calidad de las mismas, ocasionando entregar un producto en menos tiempo por el mismo presupuesto. Cambiar los requisitos del proyecto puede generar riesgos adicionales. El equipo del proyecto debe ser capaz de evaluar la situación y equilibrar las demandas a fin de entregar un proyecto exitoso. Dada la posibilidad de sufrir cambios, el plan para la dirección del proyecto es repetitivo y su elaboración es gradual a lo largo del ciclo de vida del mismo. La elaboración gradual implica mejorar y detallar constantemente un plan, a medida que se cuenta con información más específica y con estimados más precisos. La elaboración gradual permite a un equipo de dirección del proyecto dirigirlo con un mayor nivel de detalle a medida que éste avanza.

8 DESARROLLO DE PROYECTOS 7 Estándares internacionales En los últimos años se ha agilizado el procedimiento de normalización vinculados con los sistemas de gestión empresarial en un entorno económico caracterizado por el marcado proceso de globalización e integración económica de los mercados. La estandarización o normalización se puede definir de forma genérica como la actividad encaminada a poner orden en aplicaciones repetitivas que se desarrollan en el ámbito de la industria, la tecnología, la ciencia y la economía. Existen muchas clasificaciones de las normas y estándares, pero por ahora solo nos referiremos a las normas que establecen la implantación de un sistema de gestión, lo que se conoce por un estándar de sistema de gestión (en inglés, Management System Standard). Un sistema de gestión es definido como el conjunto relacionado de elementos (métodos, procedimientos, instrucciones, etcétera), con los que las organizaciones planifican, ejecutan y controlan determinadas actividades relacionadas con los objetivos que desean alcanzar. Un sistema de gestión es una guía o un mapa que nos explica cómo es la gestión de las empresas; un mapa que nos indica cuál es la estructura orgánica de la empresa, cuáles son sus procesos y sus procedimientos respecto al ámbito al que se referencia el estándar (calidad, medioambiente, prevención de riesgos laborales, innovación, etcétera) y quién es el responsable de dichos procesos y procedimientos. Los sistemas de gestión se basan principalmente en los principios básicos de la sistematización y formalización de tareas. Las normas o estándares internacionales que aplican directamente a los sistemas de gestión, únicamente establecen las pautas para implantar los diferentes sistemas de gestión en las organizaciones, por lo que no son normas que referencian el cumplimiento de un objetivo o un resultado determinado, es

9 DESARROLLO DE PROYECTOS 8 decir, no son normas de resultados o desempeño, sino que son normas que establecen la necesidad de sistematizar y formalizar, en una serie de procedimientos, toda una serie de procesos empresariales relativos a los diferentes ámbitos de la gestión empresarial. Existen organizaciones internacionales que se dedican a la aprobación y certificación de normas, que desarrollan actividades relacionadas con la elaboración de las mismas, las principales organizaciones dedicadas a la normalización son: ISO (International Organization for Standarization) y CEN (Comité Europeo de Normalización). Derivado de lo mencionado anteriormente, respecto a los organismos internacionales de normalización y de acuerdo a lo recomendado por el PMI (Project Management Institute), organismo que asocia a los profesionales que se dedican a la gestión de proyectos de todo el mundo y que su objetivo primordial es difundir las mejores prácticas de la planificación de proyectos y ser un punto de encuentro e intercambio de experiencias para los profesionales de esta área a través de la organización de seminarios y congresos, basándose en un programa bajo la norma ISO 9001 para la certificación en gestión de proyectos. El PMI (Project Management Institute) que es el organismo que asocia a los profesionales que se dedican a la gestión de proyectos de todo el mundo y que su objetivo primordial es difundir las mejores prácticas de la planificación de proyectos y ser un punto de encuentro e intercambio de experiencias para los profesionales, recomienda la utilización, realización y organización de seminarios y congresos, basándose en un programa bajo la norma ISO 9001 para la certificación en gestión de proyectos. Por lo que las normas ISO son la base de todos los organismos dedicados a la gestión de proyectos. Derivado de la definición que tenemos de la gestión de proyectos que es la "aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para proyectar las actividades, de tal manera que satisfagan los requerimientos del proyecto y de acuerdo a lo que recomienda el PMI en la guía del PMBOK

10 DESARROLLO DE PROYECTOS 9 (Project Management Body of Knowledge), la gestión de proyectos se deberá reflejar en: La norma ISO 10006, que es una norma de calidad titulada Gestión de la Calidad, Directrices para la calidad en la gestión de proyectos, y tiene como objetivo servir de guía en aspectos relativos a elementos, conceptos y prácticas de sistemas de calidad que pueden implementarse en la gestión de proyectos o que pueden mejorar la calidad de la gestión de proyectos. El estándar ANSI/PMI que es aprobado por la ANSI (Instituto Nacional Estadounidense de Estándares) como un estándar nacional norteamericano.

11 DESARROLLO DE PROYECTOS 10 Conclusión Para concluir, podemos partir con una simple y breve definición de lo que es proyecto, en el que podemos englobar al conjunto de actividades realizadas por las personas o una organización para alcanzar una meta. Partiendo de la breve definición anterior es importante y fundamental recalcar, que la meta a conseguir debido a lo proyectado se deba cumplir. Para poder cumplir con una meta específica, es necesario avanzar paso a paso, planteando y alcanzando objetivos que se derivan del mismo proyecto, respetando y cumpliendo en tiempo y forma la terminación de lo proyectado y evitando realizar cambios imprevistos que puedan causar algún tipo de pérdida y credibilidad a la persona o a la organización. No con esto quiero decir que se debe evitar la realización de cambios a lo proyectado, lo que hay que conseguir al realizar estos, es no arriesgar lo ya obtenido con lo que se ha proyectado. Se pueden tener cambios positivos y negativos aunque estos últimos hay que evitarlos al máximo. Ya que tenemos la definición de lo que es un proyecto y de los pros y contras que se pueden asociar al mismo en el desarrollo, ahora bien, es importante tener en mente de qué manera se va a dirigir el proyecto, esto es, la necesidad de una correcta dirección del proyecto. La dirección de proyectos se deberá realizar bajo la aplicación de estrictos conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. No podemos dejar en el olvido que para poder planear, desarrollar y culminar con un proyecto, es importante cumplir con una metodología determinada, asentada en lo que mencionan las normas o estándares internacionales, pues hoy en día la mayoría de las organizaciones públicas y privadas a nivel internacional se encuentran certificadas en calidad, procesos, gestión de proyectos, etc. y que además estas organizaciones exigen que los presentadores y desarrolladores de proyectos acaten y sigan las normas en las que están certificadas.

12 DESARROLLO DE PROYECTOS 11 Para aprender más Maestro, J.A. y García, J. (2009) Introducción a la Gestión de Proyectos y Conceptos Básicos. Universidad Antonio de Nebrija. Alcaraz Soria, J. (s.f.) Gestión de Proyectos. Centro de Investigación operativa. Norma Nacional Americana (2004) Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. Guía del PMBOK. Leer: Guía del PMBOK Qué es un proyecto?...pág. 5 Qué es la dirección de proyectos?...pág. 8 S.A. (2011) La Administración de Proyectos Temas Conceptuales. Video de YouTube. Mata Hernández, C.A: (2012) Administración de Proyectos PMBOK. Video de YouTube.

13 DESARROLLO DE PROYECTOS 12 Chávez Castillo, A. (2013) Definición de proyecto. Video obtenido de: P1xRenQn6AH8 Chávez Castillo, A. (2013) Definición de dirección de proyectos. Video obtenido de: P1xRenQn6AH8

14 DESARROLLO DE PROYECTOS 13 Actividades de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de aplicar y profundizar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión deberás desarrollar un cuadro comparativo de los estándares internacionales donde se resalten las características, ventajas, desventajas y campo de aplicación, dicha actividad será de apoyo para la fundamentación de tu proyecto final de la asignatura. Puedes realizarlo en cualquier procesador de texto, al final tendrás que guardarlo en formato PDF para subirlo a la plataforma de la asignatura. Recuerda que esta actividad te ayudará a entender y apropiarte del concepto de la dirección de proyectos, lo cual te facilitará el estudio del desarrollo e implementación de proyectos.

15 DESARROLLO DE PROYECTOS 14 Bibliografía Norma Nacional Americana (2004) Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. Guía del PMBOK. Disponible en Heras, I. y CAsadesús, M. (2006) Los Estándares Internacionales de Sistemas de Gestión. Boletín Económico de ICE No Estándares y Herramientas Informáticas para Gestión de Proyectos Project Management Institute, Inc.