Configuración de Groups for Business para administradores

Transcripción

1 Configuración de Groups for Business para administradores En esta guía 1. Descubre cómo Google Groups for Business puede facilitar la comunicación entre los miembros del equipo 2. Selecciona la configuración recomendada para Groups for Business 3. Crea una lista de distribución con respuesta automática y otra con usuarios externos, y un buzón de correo compartido 4. Ofrece formación a tu organización Qué necesitas Una cuenta de administrador de G Suite 30 minutos

2 Qué es Groups for Business? Grupos de Google ofrece una forma eficaz de comunicarse con un grupo específico de personas tanto de la organización como ajenas a ella. Puedes permitir que los miembros del equipo creen y administren sus propios grupos y colaboren fácilmente. Groups for Business te brinda muchas más posibilidades: Crear grupos que incluyan a usuarios de fuera de la organización Permitir que los usuarios administren listas de distribución Configurar tipos de grupos especiales, como buzones de correo compartidos y foros online Y lo mejor de todo: crear grupos no tiene ningún coste. Los grupos no cuentan a la hora de calcular las licencias de usuario de G Suite.

3 La comunicación es más fácil con Groups for Business Aquí tienes algunos ejemplos de cómo utilizar Groups for Business en tu organización: Respuestas automáticas para listas de distribución Crea la dirección para que los clientes potenciales se puedan poner en contacto contigo. Puedes configurar una respuesta automática para que se les envíe cuando te escriban, por ejemplo: "Muchas gracias por su interés. Le responderemos en las próximas 24 horas". Administración de los grupos por parte del equipo Crea la dirección para administrar un evento de la empresa. Permite que los miembros del equipo añadan o eliminen asistentes de la lista de distribución; no es necesario que te pidan ayuda para hacer cada pequeño cambio. Buzones de correo colaborativos (compartidos) Utiliza una bandeja de entrada colaborativa en Equipos de proyecto y boletines asistencia@tu-dominio.com para que el equipo pueda gestionar informativos externos las solicitudes de ayuda. Cada miembro del equipo de Asistencia Con Groups for Business, puedes crear un grupo de proyecto puede responder de forma individual a los partes y marcarlos como resueltos o asignarlos a otra persona. con miembros de tu organización y también asesores externos. Crea una dirección de correo electrónico para el grupo y envía boletines informativos fácilmente o comunica las novedades a todo el equipo a la vez con un solo mensaje.

4 Localizar Groups for Business en la Consola de Administración Para empezar, ve a la página de Groups for Business de la Consola de Administración: 1. Inicia sesión en la Consola de Administración con tu dirección de correo electrónico y contraseña. 2. Haz clic en Aplicaciones y, a continuación, en G Suite. 3. Desplázate hacia abajo por la lista de servicios y haz clic en Groups for Business. Nota: Es posible que en el panel de control también veas Grupos, que proporciona listas de correo electrónico básicas. Asegúrate de que utilizas la opción Groups for Business para esta guía. Haz clic en un paso para consultarlo

5 Activar Groups for Business Groups for Business está activado de forma predeterminada, pero si necesitas activarlo manualmente, esto es lo que debes hacer: 1. En Groups for Business, haz clic en, situado en la esquina superior derecha. 2. Haz clic en Activado para todos. 3. Haz clic en Activar para todos los usuarios para confirmarlo.

6 Seleccionar la configuración recomendada 1. Haz clic en Configuración para compartir. 2. Elige la configuración recomendada siguiente. 3. Haz clic en Guardar cuando hayas terminado. Esta configuración te permite designar a administradores de grupo en tu equipo que pueden añadir y eliminar usuarios de cada grupo. Esto también implica que solo los administradores pueden añadir a usuarios externos a un grupo. Esta configuración se puede cambiar más adelante si fuera necesario.

7 Crear un grupo de distribución con una respuesta automática Ahora vamos a crear una lista de distribución con una respuesta automática. Utilizaremos el dominio Solarmora.com como ejemplo. Primero configurararás la lista de distribución info@solamora.com como grupo para que todos los miembros del equipo de Asistencia puedan responder a los clientes potenciales. Luego configurarás una respuesta automática para el grupo de manera que cualquiera que escriba a info@solarmora.com reciba el siguiente mensaje: "Muchas gracias por su interés. Nos pondremos en contacto con usted en las próximas 24 horas". Qué ocurre si ya he creado este grupo y otros en la Consola de Administración? Una vez que habilites Groups for Business, cualquier grupo creado desde la aplicación Grupos básica se migrará automáticamente. Para encontrar los grupos, ve a la Consola de Administración y haz clic en Grupos. Desde aquí podrás administrar el que te interese. Más información sobre los grupos migrados Veremos todos los pasos necesarios para hacerlo.

8 Iniciar Grupos El primer paso es abrir Grupos: 1. En la Consola de Administración de G Suite, haz clic en el menú de aplicaciones situado en la parte superior de la página. 2. Haz clic en Grupos. Si no ves la aplicación Grupos, haz clic en Más. 3. En la página Grupos, podrás: Crear y administrar grupos Leer y responder a mensajes de los grupos mediante la opción Mis debates. Los mismos mensajes también están disponibles en tu bandeja de entrada.

9 Crear un grupo de distribución Vamos a crear el grupo. En la página Grupos: 1. En la parte superior de la página, haz clic en el botón CREAR GRUPO. 2. Introduce el nombre del grupo (el nombre que los destinatarios ven en el correo electrónico, por ejemplo, "El equipo de Solarmora"), su dirección de correo electrónico (como info@solarmora.com) y una descripción (solo visible para tus usuarios). 3. A continuación, selecciona Lista de correo electrónico del menú desplegable de Tipo de grupo. Nota: El resto de ajustes de la página CREAR controlan qué usuarios de la organización pueden ver o responder a los mensajes y unirse al grupo. De forma predeterminada, son todos los usuarios de tu organización. 4. Haz clic en CREAR, en la parte superior de la página. 5. En la ventana de confirmación, haz clic en Aceptar para crear el grupo.

10 Configurar la respuesta automática para el grupo Tu grupo se incluye ahora en la sección Mis grupos de la página Grupos. 1. A la derecha, haz clic en Administrar. 2. En la lista del lateral, haz clic en Configuración y selecciona Opciones de correo electrónico. 3. Realiza los cambios siguientes y luego haz clic en Guardar. Prefijo del asunto Introduce el texto que los destinatarios de la respuesta automática verán en la línea Asunto. Podrías especificar algo como [Gracias por ponerse en contacto con nosotros.]. Pie de página del correo electrónico Desmarca todas las opciones. Estas se utilizan normalmente para listas de distribución internas o grupos con miembros externos, como los boletines informativos, no para las respuestas automáticas. Respuestas automáticas Marca la casilla Habilitar el mensaje de respuesta automática para usuarios ajenos al grupo fuera de la organización e introduce el mensaje que los destinatarios verán en el cuerpo del correo. Puedes incluir la información de tu empresa porque no hay pie de página de correo electrónico personalizado. Más información sobre las respuestas automáticas para grupos

11 Añadir a personas al grupo 1. En la página Grupos, haz clic en Administrar, debajo de tu grupo. 2. En la lista de la izquierda, haz clic en Miembros y, a continuación, en Añadir miembros directamente. 3. Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas que quieres añadir y un mensaje de bienvenida para el grupo. Nota: Las direcciones que introduzcas se deberán haber añadido ya como usuarios en la Consola de Administración. Más adelante veremos cómo añadir a usuarios ajenos a la organización. 4. En la sección Opciones de suscripción por correo electrónico, selecciona Todo el correo electrónico. 5. Haz clic en Añadir en la parte superior de la página. Ahora podrás ver a los miembros del grupo haciendo clic en Todos los miembros.

12 Probar el nuevo grupo de distribución Ahora que has creado el grupo, veamos cómo funciona. Recuerda que un grupo puede tardar hasta seis horas en activarse. Consulta la respuesta automática Envía un mensaje al grupo desde una cuenta externa al dominio y luego comprueba el mensaje de respuesta automática. Responde a un mensaje Revisa la bandeja de entrada del dominio para asegurarte de que has recibido el mensaje que enviaste desde la cuenta externa. Comprueba que puedes recibir correos electrónicos también de otros miembros del grupo. Consulta el mensaje en Grupos Para ver los mensajes directamente desde Grupos, ve a Mis grupos y haz clic en el grupo que quieras. Abre el mensaje que enviaste desde la cuenta externa y haz clic en Responder. Puedes responder desde la dirección de correo electrónico del grupo o desde la tuya personal. Más información sobre cómo editar un grupo

13 Crear un grupo que tenga usuarios externos Sigamos con el ejemplo de Solarmora.com para configurar ahora un grupo con usuarios externos. Solarmora va a organizar un evento con un equipo formado por miembros de su plantilla y asesores y voluntarios externos. El administrador del evento quiere incluir a todas las personas que trabajan en el proyecto en una lista nueva llamada planificacion-evento@solarmora.com. Con Groups for Business, puedes: Crear una lista de distribución que incluya a usuarios que tengan direcciones de correo electrónico ajenas a solarmora.com Dejar que el administrador del evento de Solarmora añada y elimine direcciones de correo electrónico en el grupo sin tu ayuda Permitir que los usuarios externos envíen respuestas desde la dirección planificacion-evento@solarmora.com

14 Actualizar la configuración para compartir de Groups for Business En primer lugar veremos cómo dejar que los miembros de tu organización añadan a usuarios externos a un grupo de distribución. Designarás a los propietarios del grupo más adelante. 3. Mantén la configuración que estableciste antes y marca estas otras dos casillas: 1. En la Consola de Administración, haz clic en Aplicaciones, G Suite y Groups for Business. 2. En la página de configuración de Groups for Business, haz clic en Configuración para compartir. 4. Haz clic en GUARDAR. Nota: Es esencial formar a los propietarios de los grupos sobre cómo administrar las listas de distribución en Groups for Business. Echa un vistazo a algunos recursos de formación que se incluyen al final de esta guía.

15 Iniciar Grupos Ahora que hemos actualizado la configuración, podemos crear el grupo para que personas ajenas a la organización puedan enviar y recibir correo electrónico de este. 1. En la Consola de Administración, haz clic en el menú de aplicaciones situado en la parte superior de la página. 2. Haz clic en Grupos. 3. En la parte superior, haz clic en CREAR GRUPO. 4. Asigna un nombre y una dirección de correo electrónico al grupo y escribe una descripción, como hiciste en la sección anterior. 5. Haz clic en CREAR para guardar el grupo.

16 Conceder acceso al grupo de distribución a usuarios externos Ahora vamos a permitir que los miembros externos del grupo accedan a los mensajes. 1. En la parte superior de la página, haz clic en Miembros y, a continuación, en el botón Administrar. 2. En el lateral, haz clic en Permisos. 3. En la lista, haz clic en Permisos básicos. 4. Comprueba que en la configuración de Ver temas y Publicar hay una marca de verificación junto a Todos los miembros del grupo. 5. Haz clic en Guardar, en en la parte superior de la página cuando hayas terminado.

17 Añadir a miembros externos al grupo 1. Vuelve a la página Grupos y haz clic en Mis grupos. 2. Haz clic en Administrar, debajo del grupo en cuestión. 3. En el lateral, debajo de Miembros, haz clic en Invitar miembros e introduce las direcciones de correo electrónico de personas ajenas a tu organización. Nota: Los usuarios externos deben ser invitados, no se pueden añadir directamente. Para añadir direcciones de usuarios internos, estos primero deben haberse añadido como usuarios a tu dominio de G Suite. 4. Haz clic en Enviar invitaciones. Para ver los miembros de un grupo en cualquier momento, haz clic en Miembros en el lateral y, a continuación, en Todos los miembros.

18 Designar a un administrador para el grupo A continuación, vas a especificar un administrador para el grupo, que podrá añadir o eliminar miembros de este. 1. En el lateral, haz clic en Mis grupos y, debajo del grupo, haz clic en Administrar. 2. En la lista de miembros, haz clic en el cuadro situado junto a la persona que quieres que sea el administrador del grupo. 3. En la parte superior, haz clic en Acciones, selecciona Añadir a la función y haz clic en Responsable. La página se actualizará y esa persona será ahora el administrador. 4. Acuerda una hora con los administradores de grupo para ayudarles a familiarizarse con Grupos. Más información sobre cómo administrar los grupos

19 Utilizar Grupos para configurar una bandeja de entrada colaborativa Los buzones de correo colaborativos pueden ayudar a tu equipo a administrar una cola de solicitudes por correo electrónico, como las de asistencia técnica de los clientes. El equipo puede responder de forma individual a las solicitudes y marcarlas como resueltas. Para configurar un buzón de correo colaborativo, tienes que crear un grupo como hiciste en pasos anteriores de esta guía. 1. Cuando crees el grupo, en el campo Seleccionar un tipo de grupo, haz clic en Bandeja de entrada colaborativa. 2. Junto a Participantes, selecciona quién puede acceder a las funciones de la bandeja de entrada colaborativa. 3. En Permisos básicos, selecciona otros ajustes. Más información y vídeo sobre cómo crear y usar buzones de correo colaborativos.

20 Formar al equipo Para ver más recursos de formación, visita el Centro de Aprendizaje de G Suite en gsuite.google.es/learning-center Visitar el Centro de Aprendizaje Hojas de referencia de Grupos Crear y administrar grupos Crear un equipo virtual mejor Preguntas frecuentes

21 Enhorabuena. Has configurado Groups for Business Ahora ya sabes cómo: Crear grupos Personalizar el acceso y la configuración Configurar una respuesta automática para un grupo Designar al administrador de un grupo Formar a tu equipo