Procedimientos Generales. Procedimiento de Atención a Eventos y Coordinación de Multimedios Realizó: José Ignacio Juárez Sánchez

Transcripción

1 MPG-A/FCE/BUAP/ OBJETIVO: PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A EVENTOS Y ADMINISTRACIÓN DEL AUDITORIO 1.1 Describir las actividades a desarrollar por el Responsable del Auditorio de la FCE. 2. ALCANCE: 1/5 2.1 Este procedimiento debe ser aplicado por la Dirección, la Secretaría Administrativa, por los usuarios y solicitantes, así como por el Responsable del Auditorio y el personal a su cargo. 2.2 Este procedimiento cubre los siguientes servicios de uso del auditorio de la FCE: Eventos académicos: tales como cursos, conferencias, videoconferencias, congresos, reuniones del personal académico, presentación de informes, exámenes de titulación ó de grado, etc. Eventos culturales tales como: Proyección de películas, obras de teatro, concursos, conferencias, conciertos, exposiciones, etc. Así como otros eventos afines a los propósitos y objetivos de esta Unidad Académica y de la BUAP. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: Auditorio: Espacio físico destinado a actividades universitarias, tales como actos académicos, congresos, seminarios, debates, conferencias, cursos de docencia regulares y actividades de evaluación que por el número de estudiantes o sus características requieran de esta infraestructura, exposiciones, actividades culturales, estudiantiles y otros eventos propios universitarios. BUAP: Son las siglas de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla CU: Ciudad Universitaria 4. ACTIVIDADES 4.1. General MPL-E/FCE/BUAP/.09

2 MPG-A/FCE/BUAP/.09 2/5 La autorización de uso del auditorio implica la disponibilidad de uso de los equipos de audio y video con que se encuentra equipado dicho espacio, con las siguientes consideraciones: a) Los usuarios están obligados a conocer y cumplir el Reglamento correspondiente. b) El espacio está disponible para atender requerimientos de grupos grandes o de aprovechar el uso de la tecnología disponible en el auditorio. c) La reservación de uso de los espacios para eventos de carácter académico o cultural de la FCE, se gestiona con el Responsable del Auditorio de manera verbal o vía correo electrónico con una semana hábil de antelación (*En verano la solicitud de uso se solicitará con tres días hábiles de anticipación) d) Podrá usarse en días laborables y en horario de servicio (9 am a 5 pm). en caso contrario, deberá obtenerse la autorización del Secretario Administrativo, para su posible programación. e) El usuario debe respetar el horario reservado para el uso del auditorio, por lo que tendrá que incluir en el mismo los tiempos de preparación requeridos y deberá realizar la entrega del mismo (desocupación), con 15 minutos de anticipación a la hora de término fijada. f) La capacidad del auditorio es para 100 personas. g) Está prohibido el consumo de alimentos y bebidas en el auditorio, salvo que se cuente con la Autorización correspondiente por parte de la Dirección. h) No se autorizarán, y en su caso, se suspenderán, aquellos eventos que no se apeguen a lo señalado en la solicitud y/o que pongan en riesgo el prestigio de la FCE y/o de la BUAP (ver Reglamento XYZ). i) Sin detrimento de lo que establece la normativa vigente para el uso de los recursos multimedia de la FCE, en caso de negligencia o abuso, la institución, instancia o persona responsable de la actividad deberá responder por los daños y repararlos. j) Las contingencias de salud y/o seguridad se comunicarán y canalizarán al Departamento de Protección Universitaria (DPU) al *111, si bien en primera instancia el Responsable del Auditorio pudiera proveer primeros auxilios básicos o convocar a la brigada correspondiente. 4.2 Eventos. El auditorio de la FCE es un espacio destinado al desarrollo de actividades universitarias, tales como actos académicos, congresos, seminarios, exámenes de titulación ó de grado, exposiciones, debates, conferencias, cursos de docencia regulares, actividades culturales tales como proyección de películas, obras de teatro, concursos, conferencias, conciertos y actividades que por el número de asistentes o sus características requieran de esta infraestructura. Tales usos pueden ser solicitados por miembros de la comunidad de la FCE o por otras unidades académicas e instancias de la BUAP, así como por terceros. MPL-E/FCE/BUAP/.09

3 MPG-A/FCE/BUAP/ Uso para Eventos Internos. 3/5 Se denomina así a aquellos eventos propios de la FCE, y la reservación del espacio se solicitará de manera verbal o vía correo electrónico directamente al Responsable del Auditorio, quien decidirá su procedencia y en su caso, su programación Eventos Externos Se podrá conceder el uso del auditorio a otras instancias para actividades relacionadas con los fines y propósitos de la FCE, cuya solicitud se planteará anticipadamente ante la Dirección y/o Secretaría Administrativa de la FCE, la cual resolverá la petición en razón del interés y la conveniencia institucional, la disponibilidad del inmueble y según los términos definidos en el Reglamento correspondiente. Para eventos externos, el interesado deberá solicitar por escrito (mediante oficio en formato libre) la reservación del auditorio, señalando los detalles del evento: Una descripción breve del evento tipo de evento, tema y objetivo del mismo-, lugar, fecha, horario, duración, número de asistentes esperados, equipos y recursos audiovisuales requeridos, el Responsable y en su caso, la persona encargada de coordinar el evento. Los eventos externos a la FCE que son parte de la BUAP se gestionan ante la Secretaría Administrativa, en tanto que los eventos externos a la FCE y a la BUAP se deben tramitar ante la Dirección de la FCE. Entre los solicitantes externos a la FCE que son parte de la BUAP se consideran, por ejemplo: a) Rectoría b) Vicerrectorías c) CUA d) Consejos o Asociaciones de Estudiantes de la BUAP e) Organizaciones Universitarias Para el caso de solicitantes externos a la FCE y a la BUAP, el interesado deberá incluir además en su solicitud, los datos de la empresa o institución responsable del evento, su ubicación en dicha organización, firma y sello de autorización del representante o administrador de la organización que solicita el auditorio. 4.3 Control de equipos: Resguardo, operación e inventario. MPL-E/FCE/BUAP/.09

4 MPG-A/FCE/BUAP/.09 4/5 a) Es responsabilidad del Coordinador de Multimedios resguardar los equipos del auditorio en las áreas designadas para este efecto y en condiciones apropiadas. b) No se permite el uso de dispositivos USB en los equipos c) Los equipos del auditorio serán operados por el Responsable de Multimedios o quien éste designe expresamente y por escrito. d) El Responsable del Auditorio debe contar con el inventario actualizado de las existencias de equipos del área a su cargo, y realizar los inventarios que le sean solicitados por la Secretaría Administrativa, por el área de patrimonio de la FCE y por el área de patrimonio de la BUAP Préstamo de los equipos. Procederá con la autorización del Responsable del Auditorio y/o Secretario Administrativo y/o de la FCE, considerando lo siguiente: a) Se pueden prestar micrófonos, cables, control remoto (del video proyector) b) Los préstamos y usos referidos no implican la autorización de salida del equipo fuera del auditorio. c) El acceso a los cables de alimentación y accesorios de los equipos se debe solicitar al Responsable del Auditorio, como responsable de su resguardo. 4.4 Control de documentos y registros: Se encuentran bajo resgurado del Responsable del Auditorio: a) La bitácora del auditorio: Se genera en formato electrónico y se encuentra disponible en la página web de la FCE dicha agenda se imprime por el Responsable del Auditorio al final de cada semana con los eventos a desarrollar la semana siguiente, se encuentra disponible para su consulta los días lunes. Los cambios a las actividades programadas deben contar con la autorización de la Dirección y/o de la Secretaría Administrativa. b) Los manuales de usuario de los equipos tanto impresos como en formato electrónico. c) Los discos de instalación de equipo de cómputo y periféricos. d) Las fichas de control de equipos (la generación, mantenimiento, actualización). La parte descriptiva se generará por tipo de equipos, en tanto que la bitácora de los mismos se hará por cada equipo existente. e) Los registros se conservan disponibles por 5 años a partir de su fecha de generación; en archivo vivo los del año en curso y en archivo muerto los de los 4 años restantes. El acceso a estos documentos se debe solicitar al Responsable del Auditorio. MPL-E/FCE/BUAP/.09

5 MPG-A/FCE/BUAP/.09 5/5 5. RESPONSABILIDADES 5.1 De la Secretaría Administrativa: Autorización de la prestación de servicios para eventos externos a la FCE que son de la BUAP. 5.2 Es facultad del Responsable del Auditorio: a) Programar el uso del auditorio, con respecto a los horarios de utilización de conformidad con los servicios y actividades que desarrolle la Universidad en el campo académico, estudiantil o administrativo, teniendo como prioridad los requerimientos del espacio por parte de la Dirección. b) Conceder o negar los permisos necesarios para el uso del auditorio, en respuesta a la solicitud de las instancias interesadas por parte de la FCE. c) Llevar un registro de las reservaciones y del uso del auditorio, en el cual se anotará la actividad, así como el nombre y cargo/autorización del usuario responsable. d) Suspender, previo aviso a la Secretaría Académica, el uso del auditorio en aquellos eventos que no correspondan a lo solicitado y/o impliquen un riesgo en el prestigio de la FCE. 5.3 De los Organizadores y usuarios: a) Responsable-Organizador del Evento: que se haga buen uso de las instalaciones y recursos (espacio, equipos y mobiliario). Asume la responsabilidad por daños a equipos e instalaciones. Es responsable de solicitar ante el Coordinador de Multimedios de la FCE los servicios correspondientes de la FCE. b) Los es de otras Unidades Académicas de la BUAP pueden delegar a un Responsable de evento. c) Para el caso de cursos, los maestros asumen la responsabilidad de que los usuarios guarden el debido orden: evitar el consumo de alimentos, no fumar, no tirar basura, guardar disciplina. 6. REFERENCIAS 6.1 Manuales de usuario de los equipos 6.2 Bitácora de eventos del auditorio 7. ANEXOS 7.1 Agendas (programación de actividades) 7.2 Bitácora general de actividades del auditorio (formato electrónico) 7.2 Formato de ficha de control de equipos 7.4 Hoja de control de prestación de servicios MPL-E/FCE/BUAP/.09