MANUALES DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE UNA EMPRESA

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1 MANUALES DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE UNA EMPRESA Las políticas en una compañía son los fines, principios y objetivos trazados y definidos desde los órganos directivos, las cuales son imprescindibles porque sobre ellas se estructura la misión, objetivos, visión, estrategias, política de calidad, y metas, entre las principales. Las políticas deben ser claras, ya que son la forma en la que funcionará la empresa, luego deben ser comunicadas, socializadas, entendidas y llevadas a la práctica por todos los miembros que componen la compañía. Lo que se plasme en ellas debe tener como base un estudio previo, no caben suposiciones de lo que podría ser. Las políticas deben ser únicas ya que cada empresa posee la suya propia, pero además deben ser flexibles, se debe revisar al menos cada año o cada vez que se realicen cambios significativos en procesos, tipos de dirección, tendencias del mercado, u otras que pueden afectar; esto quiere decir, que están en constante transformación y los ajustes siempre serán posibles. Existen diferentes tipos de políticas y jerarquías entre ellas, encontramos por ejemplo, políticas de producción en donde se encuentran políticas de: inventario, reposición de equipos, control de calidad, control de producción; en compras también se pueden crear políticas. Cuando se crea una empresa se debe tener en cuenta crear su misión, visión y los valores que la caracterizan, a continuación se explicará cada uno de los componentes principales de una política. Misión En la misión definimos los propósitos a los que nos comprometemos, debe quedar redactado cuál es el fin o razón de ser de la compañía, cómo estamos en el presente, qué nos hace competitivos o especiales y a quién(es) beneficiará(n) la compra de nuestros productos y servicios. Ejemplo de Misión del SENA: El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) se encarga de cumplir la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando la Formación Profesional Integral gratuita, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país. Fines o razones: Cumplir la función del Estado de invertir en desarrollo social y técnico. Ejecutando la formación Profesional Integral gratuita (lo que nos diferencia de los demás). Para desarrollar actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país.

2 Clientes o beneficiarios: Trabajadores y personas que quieran ingresar a la formación que el SENA ofrece. Visión La visión de una compañía es la forma en que se ve en un futuro, debe ser creada preferiblemente teniendo en cuenta todos los actores de la compañía, para hacerlo, debe tener presente que sea alcanzable, tener lenguaje claro para que todos puedan aprenderla, la ética y la filosofía de la compañía debe quedar reflejada en ella. Cada uno de los actores de la compañía puede construir desde sus posibilidades parte del crecimiento de la empresa y tener un sentido de pertenencia y empoderamiento hacia la misma, esto motivará al empleado en el fortalecimiento de su razón de ser en la compañía. Ejemplo de Visión en el SENA: El SENA será una organización de conocimiento para todos los colombianos, innovando permanentemente en sus estrategias y metodologías de aprendizaje, en total acuerdo con las tendencias y cambios tecnológicos y las necesidades del sector empresarial y de los trabajadores, impactando positivamente la productividad, la competitividad, la equidad y el desarrollo del país. Estrategias La estrategia es el camino a seguir para lograr un objetivo concreto, debe ser planteado desde los órganos gerenciales, además es un proceso que se puede normalizar para permitir tomar las mejores decisiones en cada momento. Por qué es necesario plantear estrategias? Nos permiten tener objetivos claros En las estrategias son útiles los DOFA ya que nos permiten visualizar: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas, esto nos da una visión completa de nuestro proceso. Teniendo en cuenta nuestro DOFA, se puede establecer criterios para fijar límites y alcances del proyecto. Teniendo claro los objetivos, la estrategia debe establecer responsables, tiempos y recursos para lograrlos. Al tener estos insumos disponibles, se puede exigir resultados los cuales deben ser verificados a través de un seguimiento en cada una de las etapas o momentos establecidos desde la planeación.

3 Por lo anteriormente expuesto, el diseño de una estrategia necesita: Objetivo claro, alcanzable, concreto en un lenguaje claro y comprensible para todos los que intervienen. Línea de tiempo dado en días, semanas, meses, años. Responsables en donde se establece quién responde y sobre qué debe hacerlo. Asignación de recursos físicos, tecnológicos, humanos, económicos, etc. Plantear indicadores de gestión, resultados entregables y/o verificables y un plan de acción. Tener presente oportunidades del mercado: estudio sobre lo que el cliente necesita. Valores propios de la empresa: dan valor agregado en donde se puede tener en cuenta el servicio al cliente antes y después de la venta, allí se puede establecer los principios éticos y corporativos (políticas de calidad), otro aspecto importante a tener en cuenta y que toma auge hoy en día, es la inversión social y el impacto ambiental. Según Antún Callaba y Juan Pablo Ojeda en su artículo Benchmarking de procesos logísticos escrito en la Revista INGENIERÍA Investigación y Tecnología página 63. México (2006), en el caso particular de la logística, la estructura que se debe tener en cuenta para hacer una Planeación Estratégica en los Procesos Logísticos involucra 10 áreas clave: 1. Servicio al cliente. 2. Diseño del canal. 3. Estrategia de la Red. 4. Diseño y operaciones de almacenes. 5. Gestión de transporte. 6. Gestión de materiales. 7. Sistemas de Información. 8. Políticas y procedimientos. 9. Instalaciones y equipo. 10. Gestión de organización y cambio.

4 Manuales de políticas y procedimientos de la compañía Los manuales en una compañía permiten determinar normas, políticas, procesos de todo tipo importantes para la compañía, que permiten ser usados y estar disponibles en cualquier momento para verificar qué hacer en algún caso o para que un proceso se encuentre documentado. Deben ser revisados cada determinado tiempo y cada vez que se presenten cambios en procesos o políticas de la compañía, incluso, estas revisiones es importante dejarlas escritas en los manuales. Es normal encontrar entre los manuales y procedimientos, lo pertinente a la política de la compañía, las operaciones importantes o que desde la gerencia se consideren necesarias formalizar y documentar, las normas y reglamentos internos, en muchos casos cuando se requiere certificación en calidad ISO 9001 o afines, debe ser manejada de esta manera, puesto que uno de los requisitos para la certificación es la documentación de procesos, formatos y políticas de la compañía. Todo debe ser controlado y normalizado. Procedimiento Es la descripción del paso a paso sobre los lineamientos o formas a seguir de una tarea, sea esta operativa o administrativa, debe estar documentada desde el momento en que inicia hasta su finalización. La descripción de cada procedimiento presenta las secuencias de todas las operaciones realizadas, se pueden diseñar por áreas, departamentos o actividades afines o también por los recursos que gestiona. Cuando la empresa es grande se pueden dividir los procesos en diversas áreas o grupos de procesos que al interior presentan subprocesos específicos, estos se pueden clasificar de diversas formas, pero los más convencionales pueden ser: Los Procesos Estratégicos son aquellos que se encargan de desarrollar las estrategias y objetivos de la compañía, presentando innovaciones, estando atentos de lo que sucede en el mercado para cambiar, mejorar, crear, diseñar o rediseñar, también se puede encargar de planear el presupuesto.

5 Los Procesos Clave, Operativos o Misionales son los procesos propios de la razón de ser de la empresa. Los Procesos de apoyo se encargan de hacer el soporte que permite a los procesos clave mantenerse activos, vemos por ejemplo el departamento de personal, talento humano, compras, servicio al cliente incluidos dentro de estos procesos, sin los cuales los procesos Misionales serían imposibles de realizar. Los Procesos Críticos son aquellos que pueden afectar en gran medida que los procesos clave se vean amenazados en cuanto a cambios en la calidad de los productos o servicios, detención de los procesos productivos, daños en propiedad, equipos o personas por ejemplo. La siguiente figura es un ejemplo del mapa de procesos del SENA Gestión de Mercados Logística y Tecnologías de la Información en donde se puede visualizar tres grandes procesos en el mapa:

6 Proceso Subproceso 1. Procesos estratégicos. 01. Identificación de necesidades 02. Planeación 03. Medición, análisis y mejora 2. Procesos misionales 01. Diseño y desarrollo curricular 02. Gestión y alistamiento de la Formación Profesional Integral (F.P.I.) 03. Ejecución y seguimiento de la F.P.I 13. Emprendimiento 14. Normalización de Competencias Laborales 3. Procesos de apoyo 01. Servicio al cliente 02. Gestión del talento humano 03. Gestión Financiera 04. Contratación administrativa 05. Gestión de la Infraestructura 06. Gestión Documental

7 En seguida se muestra con una descripción gráfica, el subproceso número 5 Gestión y alistamiento de la Formación Profesional Integral.

8 Es necesario describir de forma detallada también el proceso en una matriz como la que se presenta a continuación. Actividad Explicación de la Actividad Responsable Registro 1. Inicio 2. Modalidad Se especifican las modalidades existentes en el proceso de formación Coordinador académico 3. Determinar requerimientos y necesidades para desarrollar acciones de formación Después de realizar la reunión con los instructores asignados a la formación, el instructor hace la solicitud de materiales y la pasa a la coordinación administrativa antes del inicio del curso, previamente autorizados por coordinación académica. La programación de aulas para FP presencial, se registra a través de gestión de centro con la aplicación SIGAC en el momento que cada curso es registrado en el sistema. Y en la formación virtual se diligencia el formato F13-05 Programación de aulas virtual Coordinador de grupo Coordinador Académico Instructores F01-10 Solicitudes de elementos F08-05 programación Aulas F01-10 Solicitudes de elementos F13-05 Programación de aulas virtual El instructor elaborará guías de aprendizaje e instrumentos de evaluación 4. Asignar recurso físico y humano. Según los cursos establecidos en el plan operativo, el coordinador académico asigna los instructores quien lidera la apertura de curso. Coordinador académico F07-05 Programación de instructores F12-05 Programación de Instructores virtual

9 5. Realizar control operativo inicial Antes de iniciar el curso se controla, la disponibilidad de recursos físicos y humanos para iniciar la acción de formación. Coordinador académico Instructores F09-05 Caracterización de cursos a la medida y complementarios 6. Están disponibles todos los recursos? Si: Ejecutar la acción de formación No: Tomar las acciones necesarias y decidir si se debe aplazar la formación o bajo qué condiciones se desarrollará. 7. Fin Bibliografía La programación de la Gestión, Programación y Plan Estratégico 3TmuNlq_OOv7-HXi6a2pQ#Estrategia Enciclopedia de la Secretaria. EDITORIAL OCEANO Código documento: Revisado el 28 de marzo de 2012 Manuales de políticas y procedimientos de una empresa Enciclopedia del Management Versión española de la edición original de Lester R. Bittel y Jackson E. Ramsey Handbook for Professional Managers, publicada por Mc-Graw Hill, Inc., Nueva York, EE.UU./(c) 1985 Edición original Mc-Graw Hill, Inc./(c) 2008 EDITORIAL OCEANO. Revisado el 28 de marzo de Código documento: 39171

10 Dirección de la producción Enciclopedia del Management Versión española de la edición original de Lester R. Bittel y Jackson E. Ramsey Handbook for Professional Managers, publicada por Mc-Graw Hill, Inc., Nueva York, EE.UU./(c) 1985 Edición original Mc-Graw Hill, Inc./(c) 2008 EDITORIAL OCEANO Revisado el 28 de marzo de 2012 Código documento: Webgrafía