MANUAL DE USO SISTEMA DE CITAS. Este manual de uso tiene como fin brindar paso a paso, como deberá agendar una cita mediante nuestra página WEB.

Transcripción

1 MANUAL DE USO SISTEMA DE CITAS Este manual de uso tiene como fin brindar paso a paso, como deberá agendar una cita mediante nuestra página WEB.

2 Introducción Este manual de uso tiene como objetivo principal, brindarles a las personas usuarias del Fondo Nacional de Becas una guía paso a paso para el ingreso al sistema y obtener una cita según sus necesidades y requerimientos. Para una mejor comprensión y correcto uso del módulo el documento está divido para las diferentes personas usuarias que utilizan los servicios de la institución: Centros Educativos (Comités de Becas, Directores) Padres, madres y encargados de estudiantes Estudiantes en general Esto de acuerdo al trámite que se desea realizar ya sea citas para solicitudes nuevas, solicitudes de becas especiales y reservación de citas para prórroga de estudiantes de universidad y educación abierta. 1

3 Contenido Ingreso a la página web... 3 Entrega de formularios Centro educativo:... 3 Solicitante/ Padre de Familia:... 4 Prórroga para Post secundaria (universidad)... 4 Prórroga Inicial Prórroga Interanual Prórroga para Educación Abierta Prórroga Inicial Prórroga Interanual Consulta de cita previa Ingreso cita previa Centro Educativo Ingreso cita previa solicitante/padre de familia (becas especiales) Cita de Prórroga Postsecundaria (Universidad) y Educación Abierta Consulta de Cita Previa Recomendaciones Avisos

4 Ingreso a la página web Se debe ingresar a la pagina en el botón reservar cita. 1. Al ingresar al link de citas, se mostrará la siguiente imagen: 2. Como se muestra, el módulo consta de cuatro apartados, donde se debe seleccionar la opción, que corresponde al trámite por el cual usted requiere de una cita, estos apartados son : Entrega de formularios: Centro Educativo: 3

5 Esta es exclusiva para redes de colaboración y Centros Educativos avalados por el MEP. La capacidad de cada usuario para entregar solicitudes al mes será de 30 casos. Las citas no son transferibles. Solicitante/ Padre de Familia: Esta opción es solamente para: padre, madre, encargado legal o solicitante; con el fin de reservar UN espacio para entrega de formulario de becas en los productos: madres adolescentes, riesgo social, necesidades educativas especiales, estudiantes indígenas, educación abierta y universidad. Se les recuerda que estos casos serán atendidos de manera individual y personal. Las citas no son transferibles. Prórroga para postsecundaria (universidad). Prórroga Inicial: Es un trámite exclusivo para la continuidad de la beca de los estudiantes universitarios aprobada en el año anterior, con el fin de actualizar la matrícula al inicio de cada año. Se le recuerda que estos casos serán atendidos de manera individual. Las citas no son transferibles. Prórroga Interanual: Esta opción es dirigida a estudiantes activos de universidad que realizaron la prórroga en el primer y segundo período según corresponda. Se les recuerda que estos casos serán atendidos de manera individual. Las citas no son transferibles. Prórroga para educación abierta. Prórroga Inicial: 4

6 Es exclusiva para la continuidad de los estudiantes con beca de educación abierta aprobada en el año anterior, con el fin de actualizar la matrícula al inicio de cada año. Se le recuerda que estos casos serán atendidos de manera individual. Las citas no son transferibles. Prórroga Interanual: Exclusivamente para estudiantes activos de educación abierta que realizaron la prórroga inicial según corresponde. Se le recuerda que estos casos serán atendidos de manera individual. Las citas no son transferibles. Consulta de cita previa: En este apartado usted puede consultar su cita programada, así mismo realizar la solicitud de la cancelación. Se le indica que para esta opción de solicitud de cancelación de cita es indispensable el código de seguridad otorgado al momento de solicitar la cita. Ingreso cita previa Centro Educativo. Punto 1, en este apartado, se le solicita digitar lo siguiente: 1. Documentos: Es el tipo de documento con el cual usted hace referencia de su identificación, nacional o extranjero. 5

7 2. Número de cédula: Con el cual usted reservará la cita. Debe digitar de acuerdo al siguiente ejemplo: ; por lo tanto no debe utilizar cualquier otro tipo de caracteres; en caso de los extranjeros, deberá ingresar su número de identificación completo. 3. Código de escuela: Como es un apartado exclusivo para Centro Educativo, se requiere que ingrese el código único con el que realiza trámites ante FONABE como por ejemplo: Para continuar usted deberá seleccionar el botón de color azul que indica siguiente, ubicado en la esquina inferior derecha. Punto 2, en este apartado, se le solicita digitar y verificar lo siguiente: 6

8 5. Nombre y apellidos: En el caso de las personas nacionales, el sistema generará automáticamente el nombre y los apellidos por lo que no deberá digitarlo. 6. En el caso de las personas extranjeras, deben verificar que su nombre y apellidos sean correctos según su identificación. 7. Centro: Se debe corroborar que el nombre del Centro Educativo sea correcto según el código que usted digitó. 8. Teléfono: Debe brindar un número telefónico, en cual usted pueda ser localizado, asimismo este número no debe de ser digitado con guiones o caracteres, como ejemplo: Deberá indicar un correo electrónico (preferiblemente institucional) en el cual se le estará notificando su cita. 10. Repita Validar el correo electrónico. 11. Solicitudes: Se debe digitar con número la cantidad de expedientes a presentar, tiene una capacidad máxima de 30 por usuario. 12. Para continuar usted deberá seleccionar el botón de color azul que indica siguiente, ubicado en la esquina inferior derecha. Punto 3, en este apartado, se le solicita digitar y verificar la siguiente información: 7

9 13. En este apartado, se requiere seleccionar el mes, día y rango horario que se encuentre disponible. 14. Se observará, al lado del recuadro horario, las citas que se seleccionó. 15. Para continuar deberá seleccionar el botón de color azul que indica siguiente, ubicado en la esquina inferior derecha. 16. En este apartado se verificará su cita y datos y seleccionará el botón de color azul, que indica guardar mismo que se encuentra en la esquina inferior derecha como se muestra a continuación: 17. El sistema le generará un mensaje en el cual le indicará si desea guardar la cita. 8

10 Punto 4, 18. En este apartado se tiene la opción de imprimir el comprobante de su cita, como muestra de que concluyó todo el proceso de reservación, o en su defecto si la cita fue obtenida por medio de un telefóno celular guardar la imagen del comprobante. Ingreso cita previa solicitante/padre de familia (becas especiales). Punto 1, página uno, en este apartado, se le solicita digitar lo siguiente: 9

11 1. Documentos: Es el tipo de documento con el cual usted hace referencia de su identificación, nacional o extranjero. 2. Número de cédula: Debe digitar de acuerdo al siguiente ejemplo: ; por lo tanto no debe utilizar cualquier otro tipo de caracteres; en caso de los extranjeros, deberá ingresar su número de identificación completo. En caso de las personas extranjeras, deberá ingresar su número de identificación completo. 3. Para continuar usted deberá seleccionar el botón de color azul que indica siguiente, ubicado en la esquina inferior derecha. Punto 2, en este apartado, se le solicita digitar y verificar lo siguiente: 4. Nombre y apellidos: En el caso de las personas nacionales, el sistema generará automáticamente el nombre y los apellidos por lo que no deberá digitarlo. 5. En el caso de las personas extranjeras, deben verificar que su nombre y apellidos sean correctos según su identificación. 10

12 6. Producto: Debe seleccionar el tipo de beca que usted desea presentar en FONABE. 7. Teléfono: Debe brindar un número telefónico, en cual usted pueda ser localizado, asi mismo este número no debe de ser digitado con caracteres, como por ejemplo: Deberá indicar un correo electrónico en el cual se le estará notificando su cita. 9. Repita Validar el correo electrónico nuevamente. 10. Para continuar usted deberá seleccionar el botón de color azul que indica siguiente, ubicado en la esquina inferior derecha. Punto 3, 1. En este apartado, se le solicita seleccionar el mes, día y rango horario que se encuentre disponible. 2. Se observará que al lado del recuadro horario, las citas que usted seleccionó. 3. El rango de horario que se seleccione establece que será atendido en el intervalo elegido. Por ejemplo si se selecciona 7:00am no necesariamente 11

13 será atendido de primero sino que entre las 7:00am y 8:00am se le estará atendiendo. 4. Para continuar usted deberá seleccionar el botón de color azul que indica siguiente, ubicado en la esquina inferior derecha. 5. En este apartado usted verificará su cita y datos y seleccionará el botón de color azul, que indica guardar mismo que se encuentra en la esquina inferior derecha. Punto 4, 12

14 6. En este apartado se verificará su cita y datos y seleccionará el botón de color azul, que indica guardar mismo que se encuentra en la esquina inferior derecha. 7. El sistema le generará un mensaje en el cual le indicará si desea guardar la cita. Punto 5, 8. En este apartado se tiene la opción de imprimir el comprobante de su cita, como muestra de que concluyó todo el proceso de reservación, o en su defecto si la cita fue obtenida por medio de un telefóno celular guardar la imagen del comprobante. 13

15 Cita de Prórroga Postsecundaria (Universidad) y Educación Abierta. Deberá seleccionar el apartado que le corresponde y seguir los siguientes pasos: 1. Documentos: Tipo de documento con el cual usted hace referencia de su identificación, nacional o extranjero. 2. Nombre y apellidos: En el caso de las personas nacionales, el sistema generará automáticamente el nombre y los apellidos por lo que no deberá digitarlo. 14

16 3. En el caso de las personas extranjeras, deben verificar que su nombre y apellidos sean correctos según su identificación. 4. Ciclo: Período que se encuentra cursando en la universidad (I, II, II, Cuatrimestre) 5. Teléfono: Brindar un número telefónico, en cual usted pueda ser localizado, asimismo este número no debe de ser digitado con caracteres, como por ejemplo: Deberá indicar un correo electrónico en el cual se le estara notificando su cita. 7. Repita Validar el correo electrónico. 8. Para continuar usted deberá seleccionar el botón de color azul que indica siguiente, ubicado en la esquina inferior derecha. 15

17 9. En este apartado, se le solicita seleccionar el mes, día y rango horario que se encuentre disponible. 10. Se observará que al lado del recuadro horario, las citas que usted seleccionó. 11. El rango de horario que se seleccione establece que será atendido en el intervalo elegido. Por ejemplo si se selecciona 7:00am no necesariamente será atendido de primero sino que entre las 7:00am y 8:00am se les recibirá la solicitud de beca. 12. Para continuar usted deberá seleccionar el botón de color azul que indica siguiente, ubicado en la esquina inferior derecha. 13. Posteriormente se verificará su cita y datos y seleccionará el botón de color azul, que indica guardar mismo que se encuentra en la esquina inferior derecha. 14. El sistema le generará un mensaje en el cual le indicará si desea guardar la cita. 16

18 15. En este apartado opción de imprimir el comprobante de su cita, como muestra de que concluyó todo el proceso de reservación, o en su defecto si la cita fue obtenida por medio de un teléfono celular guardar la imagen del comprobante. Consulta de Cita Previa. 1. Documento: Deberá seleccionar, el tipo de documento. 2. Cédula: Ingresar el número de identificación que utilizó para reservar la cita. 17

19 3. El sistema le desplegará una pantalla donde usted verificará; su información, el detalle de la cita y le habilitará la opción de cancelar su cita. 4. Para solicitar la cancelación de una cita, usted deberá ingresar el código de reservación de la cita que se generó al momento de reservar la cita, tal y como se muestra en el ejemplo a continuación: 18

20 5. Se selecciona el motivo por el cual esta solicitando la cancelación. 19

21 Debe de considerar que cuando se cancela una cita, esta no será reprogramada, el comprobante de reservción queda sin efecto y para volver a optar por una cita deberá solicitar según próxima apertura de citas de FONABE. Recomendaciones. 19. Para una mejor navegabilidad, se les indica que preferiblemente se utilice el Navegador Google Chrome. 20. Cuando se encuentre reservando una cita, y el sistema le indique que ya no hay espacios disponibles en la selección solicitada, debe de marcar la opción sí, para continuar con la reservación de la cita para otra fecha y hora. 21. Cuando se solicita una cita en el apartado Solicitante / Padre de familia, solamente le habilitará un espacio por usuario, ya que este trámite es personal. 22. Se les recuerda que los correos electrónicos que se aportarán en el sistema de Citas, deben ser cuentas activas; ya que se les estará enviando cualquier tipo de notificación por este medio. 23. Deberá conservar su comprobante de cita, para cualquier trámite en FONABE con respecto a la cita otorgada o en su defecto si la cita fue obtenida por medio de un telefóno celular guardar la imagen del comprobante. 20

22 Avisos: 1. Se le indica que debe presentarse 15 minutos antes de su cita, de lo contrario el sistema automáticamente cancelará su cita. 2. Debe presentar el comprobante de Reservación de Cita para ser atendido. 3. Las citas NO son transferibles a otras instituciones o personas. 4. Debe presentar su documento de identificación, ya que para el ingreso a la institución su cita se verificará de forma electrónica. 5. La cita será atendida en la hora solicitada. 6. Se le recuerda a los padres de familia que el trámite para becas de primaria y preescolar, es exclusivo de los Centros Educativos donde se encuentran matriculados sus hijos; por lo que solamente un miembro del Comité de Becas con previa autorización del Director del Centro Educativo puede realizar el trámite, previa cita. 7. Cuando la persona que reservó la cita no pertenece al Comité de Becas o no pueda presentarse a la cita, el Director del Centro Educativo deberá de confeccionar un oficio (preferiblemente membretado) donde autorice al representante institucional a realizar dicho trámite. Es importante indicar que el oficio deberá venir, firmado y sellado por el Director del Centro Educativo con copia del documento de identidad (esto aplica UNICAMENTE si un grupo de padres de familia coordina con el Director o Encargado del Centro Educativo para la consecución de una cita-deben contar con una autorización escrita por parte del Centro Educativo). 8. La adjudicación del beneficio queda sujeto a contenido presupuestario. 9. Durante el período de la cita el director del centro educativo/ encargado de becas/ miembro del comité de becas/, padre o encargado del 21

23 estudiante o solicitante deberá permanecer en las instalaciones de FONABE, por si se requiere información adicional. 10. La apertura de citas es bimensual. 11. El sistema de citas desplegara un aviso en el momento en el cual ya no se disponga de espacios disponibles. 22