FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES

Transcripción

1 FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL 1. Denominación de la serie Expedientes contables de gastos 2. Unidad productora Servicio de Gestión Económica 3. Objeto de la gestión administrativa Gestión contable de los gastos que se producen en todas las unidades administrativas y de servicios de la Universidad, en función del presupuesto anual. 4. Años que abarca la serie Tipo de soporte Papel Electrónico. Existe aplicación informática Docuconta, implantada en plan piloto en 1997, aunque no en todas las unidades de gasto. 6. Volumen de la serie Aproximadamente 100 cajas anuales. 7. Documentos que integran la serie - Documento de reserva de crédito (RC) - Documento de autorización de gasto (A) - Documento de disposición de gasto (D) - Documento de obligación (O) - Documento de pago (P) - Documento de autorización, disposición y obligación (ADO -antiguo ADOP-) - Documento de autorización y disposición (AD) - Documento de obligación y pago (OP, hasta 1995) - Documentos de caja fija (ADO-J) Pueden ser tanto de ejercicio corriente, ejercicio cerrado o ejercicio posterior, y van acompañados de la documentación justificativa del gasto. 8. Ordenación Ordenación numérica secuencial de expedientes 1

2 9. Legislación - Ley Orgánica 11/1983, de 25 de agosto, de Reforma Universitaria. - Ley 53/1984, de 26 de diciemebre, de Incompatibilidad del personal al servicio de las Administraciones Públicas. - Ley 13/1995, de 18 de mayo, de Contratos de las Administraciones Públicas. - Ley 9/1990, de 8 de noviembre, reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid. - Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General Presupuestaria. - Orden de 6 de mayo de 1994, del Ministerio de Economía y Hacienda, por la que se aprueba el Plan General de Contabilidad Pública. - Orden de 27 de diciembre de 1995, del Ministerio de Economía y Hacienda, sobre procedimientos para el pago de obligaciones de la Administración General del Estado. - Orden de 1 de febrero de 1996, del Ministerio de Economía y Hacienda, por la que se aprueba la Instrucción de Contabilidad para la Administración General del Estado - Orden de 1 de febrero de 1996, del Ministerio de Economía y Hacienda, por la que se aprueba la Instrucción Operatoria Contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado. - Orden de 1 de febrero de 1996, del Ministerio de Economía y Hacienda, por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado. - Orden del 1 de febrero de 1996, del Ministerio de Economía y Hacienda, por la que se aprueba la Instrucción de Contabilidad para la Administración Institucional del Estado. - Ley 14/1996, de 23 de diciembre, de Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid para Procedimiento administrativo Los jefes de Servicio solicitan, en el caso de concursos y en función de la cantidad de dinero, la autorización del gasto (documento A) al Gerente o Rector (en este caso, si el gasto supera los 25 millones o se aplica sobre el Capítulo I -personal- del presupuesto). Existe la posibilidad de haber reservado el crédito previamente, mediante el documento RC. Una vez conseguida la autorización, se elabora el documento de disposición que especifica a quién se adjudicará el gasto. Si este dato se conoce en el momento de solicitar la autorización, se cumplimenta directamente el documento AD. El documento O se emite una vez ha llegado la factura y el responsable de la unidad da el visto bueno al servicio o suministro recibido, o, en su caso, las actas de recepción. En caso de que falte alguno de estos documentos puede emitirse el O, pero no así el documento P. Mediante el documento P, o propuesta de pago, el Gerente autoriza que se haga el pago. Desde el año 96 no existe este documento contable, sino que es simplemente una relación de pagos. Hasta el año 95 inclusive, existían documentos OP, de obligación y pago a un tiempo. Cuando se tiene la autorización, el proveedor, la factura y el conforme, se cumplimenta directamente el documento ADO. Los documentos contables de caja fija se aplican sobre gastos del capítulo II (la cantidad máxima es el 7% de este capítulo del presupuesto). A fin de mes, el administrador de la caja fija hace un documento contable por todos los gastos justificados, junto con otro documento contable por el que pide que se reponga el dinero a su caja. Una copia de estos documentos se incluye en los expedientes de contratación, cuando se trata de servicios de compra, suministros o servicios que sean de gestión de recursos (no figuran entre los expedientes de contratación los contratos de compra de libros, prestaciones de servicios, becas o gastos de investigación que no sean compras de inmovilizados). 2

3 Los documentos contables de gasto pueden ser del ejercicio corriente (correspondiente al año fiscal en curso), ejercicio cerrado (cuando las obligaciones de un ejercicio fiscal se pagan al año siguiente), y ejercicio posterior (en años siguientes al de los documentos AD y RC). La información de gastos se encuentra sintetizada, junto con el conjunto de la actividad económica de la Universidad, en la Cuenta Anual más información complementaria y relación de modificaciones que la Universidad ha remitido hasta el año 1995 al Tribunal de Cuentas del Estado (según la legislación, dentro de los tres primeros meses del año debía remitirse a la Intervención General del Estado), y a partir del año 1996 debe remitirse a la Intervención General de la Comunidad de Madrid y a la Dirección General de Universidades, quienes a su vez deben remitirla al Tribunal de Cuentas en un anexo separado. 11. Ubicación de la serie Servicio de Gestión Económica 12. Series antecedentes o relacionadas Expedientes de gestión económica Expedientes de elaboración del presupuesto Expedientes de modificación del presupuesto Documentos de liquidación y cierre del presupuesto Expedientes de gestión extrapresupuestaria Expedientes de auditoría Expedientes de contratación 13. Documentos recapitulativos Cuenta anual, con información complementaria y relación de modificaciones. 14. Documentos duplicados Expedientes de contratación (en parte), y en otros expedientes de contratos llevados por otras unidades distintas a la Unidad de Contratación. 15. Propuesta de evaluación que se presenta a la Comisión Período de permanencia en los archivos de gestión: 1 ejercicio fiscal. Valor administrativo-fiscal: 6 ejercicios fiscales, desde la fecha de remisión de la Cuenta Anual al órgano competente Valor histórico: inexistente. 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta a la Comisión Libre X Restringido (mientras tenga valor administrativo-fiscal: 6 años) 17. Propuesta de resolución que se presenta a la Comisión X Eliminación Muestreo 3

4 Conservación permanente Conservación parcial El Archivo General propone a la Comisión la eliminación total de esta serie una vez agotado su valor administrativo-fiscal, por cuanto la información recapitulativa de la gestión del gasto incluida en la Cuenta Anual remitida a la Intervención General de la Comunidad de Madrid y a la Dirección General de Universidades (con anterioridad al año 1996 al Tribunal de Cuentas del Estado), más la información complementaria y la relación de modificaciones, justifica la eliminación completa de esta serie. 18. Observaciones B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 19. Resolución de evaluación Período de permanencia en los archivos de gestión: 1 ejercicio fiscal. Valor administrativo-fiscal: 6 ejercicios fiscales, desde la fecha de remisión de la Cuenta Anual al órgano competente Valor histórico: inexistente. 20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios Libre X Restringido (mientras tenga valor administrativo-fiscal: 6 años) 21. Resolución de disposición final X Eliminación Muestreo Conservación permanente Conservación parcial La Comisión dictamina la eliminación total de esta serie una vez agotado su valor administrativo-fiscal, por cuanto la información recapitulativa de la gestión del gasto incluida en la Cuenta Anual remitida a la Intervención General de la Comunidad de Madrid y a la Dirección General de Universidades (con anterioridad al año 1996 al Tribunal de Cuentas del Estado), más la información complementaria y la relación de modificaciones, justifica la eliminación completa de esta serie. 22. Observaciones La Comisión acuerda aceptar las propuestas formuladas por el Archivo General. C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente 7/ Sesión 23 de mayo de 1997 (2/97) 25. Asistentes 4

5 Presidente: Luciano Parejo, quien delega en el Vicepresidente de la Comisión Vicepresidente: Joaquim Llansó, que actúa como Presidente Vocales: Antonio Rodríguez de las Heras, Enrique Villalba, Rosa Barbeitos, José Furones, José Ramón Cruz Excusa su presencia el vocal Alberto Palomar, quien previamente ha hecho llegar sus observaciones sobre el expediente al Vicepresidente de la Comisión. Invitada: María José Aguado (Jefe del Servicio de Gestión Académica). 26. Fecha del dictamen de la Comisión 23 mayo Firmas 28. Fecha de aprobación por la Comisión de Gobierno 5

6 D. DATOS COMPLEMENTARIOS 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente del órgano competente 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones 6

7 UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN Serie: Expedientes Contables de Gastos ANEXO 7

8 INDICE - Documento A más anexo - Documento O más anexos - Documento ADO más anexo - Documento AD - Documento RC más anexo - Documento ADO-J más anexos - Documento P más anexo