DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Transcripción

1 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

2 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Es el Departamento responsable de proporcionar apoyo administrativo a las unidades de la Empresa, en las áreas de: limpieza de edificios, oficinas, complejo habitacional, transporte, archivo general, servicios de mensajería, suministro de materiales, reproducción de documentos y planta telefónica. Para lo cual debe: 1. Coordinar los servicios generales de transporte de personal, archivo, conserjería, mensajería, suministro de materiales y reproducción de documentos. 2. Elaborar y llevar controles del consumo de combustible, energía eléctrica, servicios telefónicos y otros rubros relacionados al consumo. 3. Controlar el tiraje de documentos en fotocopiado. 4. Supervisar el servicio de la planta telefónica. 5. Atender solicitudes relacionadas con los servicios administrativos presentadas por empleados y unidades de la Empresa. 6. Llevar control de las solicitudes y autorizaciones a las instalaciones de la Empresa Portuaria como: Centro Recreativo de la Playita, Complejo Habitacional, Piscina y otras bajo el control de la Empresa. 7. Coordinar eventos relacionados con las festividades organizados por la Empresa. 8. Elaborar el anteproyecto del presupuesto respecto a la prestación de los servicios administrativos. 9. Llevar control y velar por el cumplimiento de las disposiciones oficiales emitidas por la autoridad de la Empresa para el mantenimiento y mejora de la seguridad y salud laboral de su personal, así como de la aplicación de otras políticas relacionadas con otros Sistemas de Gestión autorizadas.

3 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTEGRACIÓN DE PUESTOS No. DE ORDEN NOMBRE DEL PUESTO No. DE PUESTOS 01 JEFE DE DEPARTAMENTO SUBJEFE DE DEPARTAMENTO SECRETARIA DE DEPARTAMENTO ASISTENTE ADMINISTRATIVO ASISTENTE TÉCNICO III ASISTENTE TÉCNICO I JEFE DE SECCIÓN OFICIAL ADMINISTRATIVO II OIFICIAL ADNINISTRATIVO I AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 TOTAL DE ELEMENTOS 13

4 I. UNIDAD: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: JEFE DE DEPARTAMENTO CÒDIGO: FUNCION BASICA: Planificar, coordinar, dirigir y supervisar las actividades que se realizan en el Departamento de Otros Servicios Administrativos. FUNCIONES: 1. Planificar, organizar, coordinar y supervisar el trabajo que se realiza en las diferentes secciones del Departamento a su cargo. 2. Elaborar el Plan de Trabajo del Departamento y la Programación del Presupuesto del mismo. 3. Supervisar los servicios de mensajería, conserjería y correos velando porque estos se realicen en una forma optima. 4. Dar asistencia a la Gerencia de Recursos Humanos y Administrativos en la supervisión del personal de conserjería y mensajerìa. 5. Revisar y/o autorizar solicitudes de compras y de materiales 6. Preparar oficios, providencias, circulares, actas relacionadas a las funciones del Departamento. 7. Supervisar las labores que realiza el personal del Departamento en áreas habitacionales, recreativas y deportivas. 8. Atender y resolver problemas que se presenten en el desarrollo de las actividades administrativas. 9. Participar en reuniones de trabajo con el personal del Departamento a su cargo. 10. Efectuar Evaluación del Desempeño del personal a su cargo. 11. Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 12. Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 13. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: ADMINISTRACION V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Gerencia Administrativa Ejercida a: Asistente Administrativo y Jefes de Sección del Departamento.

5 VI. VII. CÒDIGO: RELACIONES: Con la Gerencia Administrativa, con el Personal de su Departamento, y personal ejecutivo por la Relación de los Servicios, y con todos los trabajadores de la Empresa. REQUISITOS: Opción A Interna: Cuatro años como Subjefe de Departamento, o Jefe de Sección del Área Administrativa. Opción B Externa: Titulo Profesional a nivel de Licenciatura en la carrera de Administrador de Empresas o carrera afín con formación en administración pública. Experiencia: Cuatro años en funciones administrativas que incluya supervisión de personal Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Gestión del Talento Liderazgo Evaluación del Desempeño Ley de Compras y Contrataciones del Estado Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Relaciones Humanas Trabajo en Equipo Habilidades: Espacial y Abstracta Cálculos Matemáticos Capacidad de Análisis Habilidades Técnicas para el Manejo de Cómputo y Presentaciones Habilidades Conceptuales Administración del Tiempo Toma de Decisiones VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipos asignado para la realización de sus labores. Y vales de Caja Chica que refrende con su firma. Documentación e Información: La que reciba para el desarrollo de sus actividades y trámite.

6 I. UNIDAD: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: SUBJEFE DE DEPARTAMENTO CODIGO: FUNCIÒN BASICA: Trabajo que consiste en asistir al Jefe del Departamento en la coordinación, dirección y supervisión de las actividades administrativas de la Empresa. FUNCIONES: 1. Asistir a su jefe inmediato en la supervisión de las labores de consejería para el mantenimiento de las instalaciones administrativas de la Empresa. 2. Supervisar las labores de servicios del aseo y limpieza de casas, asignadas a Ejecutivos de la Empresa. 3. Participar en la elaboración del anteproyecto del presupuesto del Departamento. 4. Participar en reuniones de trabajo con su superior para evaluar el rendimiento del personal del Departamento. 5. Elaborar requerimientos de tiempo extraordinario del personal de limpieza, vehículos, reproducción y archivo. 6. Coordinar el mantenimiento y reparación de muebles, inmuebles e instalaciones. 7. Supervisar al personal de limpieza asignado a las diferentes áreas. 8. Dar apoyo administrativo por atención a los servicios los fines de semana. 9. Coordinar las labores de los encargados de conserjes, vehículos, combustibles y reproducción del material. 10. Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 11. Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 12. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe del Departamento de Servicios Administrativos. Ejercida a: Personal de Oficina y servicio. VI. RELACIONES: Con su Jefe Inmediato, el grupo de trabajo, Gerentes de Área, Jefes de Departamentos, secciones y con todo el Personal que lo amerite.

7 VII. REQUISITOS: Opción A Interna: Dos años como Asistente Administrativo Opción B Externa: Sexto semestre de una carrera a fin al puesto. CODIGO: Experiencia: Dos años en funciones administrativas que incluya supervisión de personal Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Gestión del Talento Liderazgo Evaluación del Desempeño Ley de Compras y Contrataciones del Estado Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Administración de Siges Relaciones Humanas Habilidades: Espacial y Abstracta Cálculos Matemáticos Capacidad de Análisis Habilidades Técnicas para el Manejo de Cómputo y Presentaciones Habilidades Conceptuales Administración del Tiempo Toma de Decisiones VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo que se utiliza para la realización de sus tareas. Documentación e Información: Por la documentación e información que se maneja para la realización de su labor.

8 I. UNIDAD: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: SECRETARIA DE DEPARTAMENTO CÒDIGO: FUNCION BASICA: Trabajo que consiste en realizar diversas actividades secretariales en apoyo al Departamento de Servicios Administrativos. FUNCIONES: 1. Recibir, registrar, clasificar, distribuir correspondencia y otros documentos. 2. Tomar dictados diversos y transcribirlos. 3. Organizar y ordenar el archivo de correspondencia y expedientes. 4. Mecanografiar documentos diversos tales como oficios, providencias, cuadros, informes, resoluciones, etc. 5. Atender el teléfono y público que solicita información. 6. Llevar agendas de reuniones, citas y otros asuntos del Jefe y Asistente del Departamento. 7. Asistir a su superior en reuniones de trabajo, conferencias y seminarios para dar apoyo en el área secretarial. 8. Llevar control de pagos, recibos contratos y facturas que realiza la empresa, como: energía eléctrica, servicio telefónico, combustibles y otros relacionados a la prestación de servicios administrativos. 9. Elaborar requisición de materiales y suministros por medio del sistema 10. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 11. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 12. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: ACTIVIDAD SECRETARIAL V. SUPERVISIÒN: Recibida de: Jefe y Subjefe del Departamento. Ejercida a: Ninguno VI. RELACIONES: Con su Jefe Inmediato, con los Gerentes de Áreas y con todo el personal de la Empresa en la atención y servicio que presta el Departamento

9 VII. VIII. REQUISITOS: Opción A Interna Dos años como Secretaria Sección Opción B Externa Poseer Título de Secretaria Comercial o Bilingüe Experiencia: Dos años en labores secretariales Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Redacción y ortografía Redacción de Informes Trabajo en Equipo Relaciones humanas Servicio al cliente Curso de ingles Habilidades: Comunicación Efectiva Cálculos Matemáticos Habilidad Mecanográfica Taquigrafía Técnicas de manejo de cómputo, archivo y catalogación Habilidad conceptual RESPONSABILIDADES: CÒDIGO: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado para la realización de sus labores. Documentación e Información: Por la documentación e información que reciba en el desempeño de su puesto, debe guardar debida reserva.

10 I. UNIDAD: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO CÒDIGO: FUNCION BASICA: Es un puesto técnico. El titular de este puesto da asistencia al área de Servicios Generales, en la coordinación y supervisión del personal de servicios. FUNCIONES: 1. Colaborar en la supervisión de las labores de conserjería para el mantenimiento de las instalaciones administrativas de la Empresa Portuaria Quetzal. 2. Elaborar requerimientos de tiempo extraordinario del personal de limpieza, vehículos, reproducción y archivo. 3. Coordinar el mantenimiento y reparación de muebles, inmuebles e instalaciones. 4. Supervisar al personal de limpieza asignado a las diferentes áreas de la Empresa. 5. Atender y resolver problemas que se presenten en el desarrollo de las actividades administrativas. 6. Es responsable del control del Sistema de Gestión de Seguridad y Función Laboral. 7. Ingresar datos al sistema de Recursos Humanos y llevar control de los informes de Evaluación del Desempeño. 8. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 9. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 10. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANO V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe y Asistente del Departamento de Servicios Administrativos Ejercida a: Ninguna VI. VII. RELACIONES: Con su Jefe Inmediato y grupo de trabajo del Departamento, con todo el personal de la Empresa. REQUISITOS: Opción A Interna: Dos años como Asistente Técnico III del Área Administrativa.

11 Opción B Externa: Sexto semestre de una carrera a fin al puesto. CÒDIGO: Experiencia: Cuatro años en funciones administrativas que incluya supervisión de personal Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Supervisión de Personal Liderazgo Evaluación del Desempeño Trabajo en Equipo Relaciones Humanas Servicio al Cliente Habilidades: Comunicación Efectiva Cálculos Matemáticos Técnicas de manejo de cómputo, archivo y catalogación VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado a su puesto de trabajo. Documentación e Información: Por la documentación e Información que maneje en su puesto, debe observar confidencialidad.

12 I. UNIDAD: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: ASISTENTE TÉCNICO III CÒDIGO: FUNCION BASICA: Es un puesto técnico. El titular de este puesto da asistencia al área de Servicios Generales, en la coordinación y supervisión del personal de servicios. FUNCIONES: 1. Colaborar en la supervisión de las labores de conserjería para el mantenimiento de las instalaciones administrativas de la Empresa Portuaria Quetzal. 2. Elaborar requerimientos de tiempo extraordinario del personal de limpieza, vehículos, reproducción y archivo. 3. Coordinar el mantenimiento y reparación de muebles, inmuebles e instalaciones. 4. Supervisar al personal de limpieza asignado a las diferentes áreas de la Empresa. 5. Atender y resolver problemas que se presenten en el desarrollo de las actividades administrativas. 6. Es responsable del control del Sistema de Gestión de Seguridad y Función Laboral. 7. Ingresar datos al sistema de Recursos Humanos y llevar control de los informes de Evaluación del Desempeño. 8. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 9. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 10. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe y Asistente del Departamento de Servicios Administrativos Ejercida a: Ninguna. VI. RELACIONES: Con su Jefe Inmediato y grupo de trabajo del Departamento, con todo el personal de la Empresa.

13 VII. REQUISITOS: Opción A Interna: Dos años como Asistente Técnico II del Área Administrativa. Opción B Externa: Cuarto semestre de una carrera a fin al puesto. Experiencia: Dos años en funciones administrativas Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Supervisión de Personal Liderazgo Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Curso de informática Relaciones Humanas Habilidades: Comunicación Efectiva Cálculos Matemáticos Habilidad Mecanográfica Técnicas de manejo de cómputo, archivo y catalogación CÒDIGO: VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado a su puesto de trabajo. Documentación e Información: Por la documentación e Información que maneje en su puesto, debe observar confidencialidad.

14 I. UNIDAD: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: ASISTENTE TÉCNICO I CÒDIGO: FUNCION BASICA: Es un puesto técnico. El titular de este puesto da asistencia al área de Servicios Generales, en la coordinación y supervisión del personal de servicios. FUNCIONES: 1. Colaborar en la supervisión de las labores de conserjería para el mantenimiento de las instalaciones administrativas de la Empresa Portuaria Quetzal. 2. Elaborar requerimientos de tiempo extraordinario del personal de limpieza, vehículos, reproducción y archivo. 3. Coordinar el mantenimiento y reparación de muebles, inmuebles e instalaciones. 4. Supervisar al personal de limpieza asignado a las diferentes áreas de la Empresa. 5. Atender y resolver problemas que se presenten en el desarrollo de las actividades administrativas. 6. Es responsable del control del Sistema de Gestión de Seguridad y Función Laboral. 7. Ingresar datos al sistema de Recursos Humanos y llevar control de los informes de Evaluación del Desempeño. 8. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 9. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 10. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe y Asistente del Departamento de Servicios Administrativos Ejercida a: Ninguna. VI. RELACIONES: Con su Jefe Inmediato y grupo de trabajo del Departamento, con todo el personal de la Empresa.

15 VII. REQUISITOS: Opción A Interna: Dos años como Oficial Administrativo II CÒDIGO: Opción B Externa: Tercer semestre de una carrera afín al puesto y experiencia en labores de oficina Experiencia: Dos años en labores administrativas. Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Supervisión de Personal Liderazgo Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Curso de informática Relaciones Humanas Habilidades: Comunicación Efectiva Cálculos Matemáticos Habilidad Mecanográfica Técnicas de manejo de cómputo, archivo y catalogación VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado a su puesto de trabajo. Documentación e Información: Por la documentación e Información que maneje en su puesto, debe observar confidencialidad.

16 I. UNIDAD: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: JEFE DE SECCIÒN CÒDIGO: FUNCION BASICA: El titular de este puesto se encarga de aprovisionar de combustible Diesel a la maquinaria pesada de Operaciones y los Vehículos Livianos, por reacción a diesel. FUNCIONES: 1. Despachar combustible diesel a los operadores de las máquinas de Operaciones, conforme órdenes y pedidos autorizados. 2. Proporcionar combustible diesel a los vehículos de la Empresa que funciona con este sistema. 3. Llevar control en tarjetas del combustible suministrado a cada vehículo y rendir informe mensual del consumo del mismo a su Jefe Inmediato. 4. Mantener un inventario del combustible en existencia y hacer pedidos del mismo cuando llega a un límite establecido. 5. Mantener limpio y en orden su lugar de trabajo y las bombas de combustible. 6. Informar a su Jefe Inmediato de cualquier anomalía que observe en su lugar de trabajo. 7. Tramitar el pago de combustibles a proveedores. 8. Cumplir con las medidas de seguridad establecidas para evitar siniestros, debido a imprudencia o descuido en el manejo del combustible. 9. Elaboración de reportes de combustibles y control de cuotas mensuales 10. Elaborar y despachar vales de suministros de gasolina. 11. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 12. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 13. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe y Asistente del Departamento Administrativo. Ejercida a: Ninguna.

17 CÒDIGO: VI. VII. RELACIONES: Con su Jefe Inmediato, con los operadores de las máquinas de Operaciones e Ingeniería. Con los pilotos de vehículos. REQUISITOS: Opción A Interna: Dos años como Asistente Técnico III en la Empresa. Opción B Externa: Cuarto semestre de una carrera afín al puesto y experiencia en labores de oficina Experiencia: Dos años en labores de oficina. Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Curso de informática Relaciones Humanas Manejo de sustancias inflamables Habilidades: Comunicación Cálculos Matemáticos Operar equipo de cómputo VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo que se le asigne para la realización de sus labores. Documentación e Información: Por el manejo y conservación de vales, pedidos, requisiciones que se le den para el despacho de combustible.

18 I. UNIDAD: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: OFICIAL ADMINISTRATIVO II CÒDIGO: FUNCION BASICA: El titular de este puesto se encarga de dar trámites de pagos sobre energía eléctrica y líneas telefónicas y telefonía celulares. Para lo cual debe revisar y llevar controles de los mismos. FUNCIONES: 1. Llevar control de los pagos de servicios de energía eléctrica y teléfonos de las diferentes áreas de la Empresa. 2. Elaborar cuadros estadísticos de consumo de los servicios de Energía y Teléfonos. 3. Llevar control de las asignaciones tarifarías de energía y teléfono en el computador. 4. Dar apoyo a las diferentes actividades que conforman el Departamento de Servicios Administrativos. 5. Preparar papelería y realizar trámites para el pago de telefonía celular, telefonía fija, tarjetas de Internet inalámbrico, energía eléctrica y otros. 6. Elaborar reportes de excesos de energía eléctrica y servicios telefónicos 7. Llevar estadísticas de consumo de energía eléctrica 8. Entregar facturas de telefonía fija, energía eléctrica y otros pagos. 9. Realizar el pago del impuesto de circulación de los vehículos propiedad de la empresa. 10. Coordinar con las Empresas proveedoras de servicios el control de pagos y Cantidades. 11. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 12. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 13. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: OFICINA

19 CÒDIGO: V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe inmediato del Departamento de Otros Servicios Administrativos. Ejercida a: Ninguno. VI. VII. RELACIONES: Con su Jefe Inmediato, personal de Caja, Compras y demás personal de la Empresa. REQUISITOS: Opción A Interna: Dos como Oficial Administrativo I Opción B Externa: Titulo de Nivel Medio y acreditar experiencia en trabajos de oficina. Experiencia: Dos años en trabajos de Oficina. Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Curso de informática Relaciones Humanas Habilidades: Comunicación Efectiva Cálculos Matemáticos Habilidad Mecanográfica Técnicas de manejo de cómputo, archivo y catalogación Habilidad conceptual VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo facilitado para la ejecución de sus tareas. Documentación e Información: Por la documentación e información que reciba en el desempeño de su puesto.

20 I. UNIDAD: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: OFICIAL ADMINISTRATIVO I CÒDIGO: FUNCION BASICA: Es un puesto de oficina, cuyo titular se encarga de pagos, entrega de facturas, y elaboración de reportes relacionados a los diferentes consumos de servicios. FUNCIONES: 1. Preparar formularios de Viáticos Constancia conforme a comisiones nombradas. 2. Preparar los viáticos liquidación para su trámite respectivo. 3. Llevar control de los formularios y que estos estén debidamente autorizados por la Contraloría General de Cuentas de la Nación. 4. Preparar formularios de viáticos al exterior, conforme nombramiento de comisión autorizados por Junta Directiva. 5. Trasladar los viáticos firmados y sellados para su revisión a la Auditoria, Presupuesto y Caja para pago. 6. Llevar el archivo de viáticos interior y exterior 7. Elaborar cuadros y reportes varios y auxiliares en los trabajos de oficina relacionados a la prestación de los servicios del Departamento. 8. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 9. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 10. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: OFICINA V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe inmediato del Departamento de Servicios Administrativos Ejercida a: Ninguno VI. VII. RELACIONES: Con su Jefe Inmediato en la coordinación del trabajo y con los funcionarios y empleados de la Empresa que salen a comisión oficial. REQUISITOS: Opción A Interna: Dos como Auxiliar Administrativo.

21 CÒDIGO: Opción B Externa: Titulo de Nivel Medio y acreditar experiencia en trabajos de oficina Experiencia: Dos años en trabajos de Oficina. Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Curso de informática Relaciones Humanas Técnicas de redacción Habilidades: Para manejo del equipo de cómputo Cálculos matemáticos Agudeza visual VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo proporcionado para la ejecución de las labores. Documentación e Información: Por el manejo de formularios y documentación de viáticos.

22 I. UNIDAD: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO CODIGO: (Auxiliar de Reproducción) FUNCION BASICA: Es un puesto operativo que consiste en el manejo y operación de máquina fotocopiadora, para reproducir documentos de la Empresa. FUNCIONES: 1. Reproducir documentación de diversas oficinas de la Empresa, por mimeógrafo o máquina fotocopiadora. 2. Reproducir los documentos en el número de copias solicitadas. 3. Ordenar originales y copias de las solicitudes de reproducción. 4. Encuadernar y empastar los documentos. 5. Mantener limpio y ordenado su local de trabajo. 6. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 7. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 8. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: OFICINA V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe y Asistente del Departamento de Servicios Admitivos. Ejercida a: Ninguno. VI. VII. RELACIONES: Con su Jefe Inmediato en la coordinación de su trabajo, con el personal de la empresa y usuarios de los servicios. REQUISITOS: Opción A Interna: Dos desempeñando trabajos de oficina en otra área. Opción B Externa: Acreditar experiencia en trabajos de oficina Experiencia: Dos años en trabajos de oficina.

23 Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Relaciones Humanas CODIGO: Habilidades: Para Manejo d e Equipo de Reproducción Para preparar, ordenar y fotocopiar documentos VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Ninguno. Documentación e Información: Por la documentación e información que reciba en el desempeño de sus actividades.

24 I. UNIDAD: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: OFICIAL ADMINISTRATIVO II CÒDIGO: (ENCARGADO DE REPRODUCCIÒN) FUNCION BASICA: El titular de este puesto se encarga de operar máquinas fotocopiadoras y para reproducir documentos según ordenes que reciba para el efecto. FUNCIONES: 1. Realizar fotocopiado de documentos que recibe de las distintas oficinas de la Empresa. 2. Gestionar ante las empresas proveedoras del servicio, el mantenimiento a las máquinas de reproducción 3. Mantener limpio y en orden su local de trabajo. 4. Solicitar materiales de oficina para reproducción de documentos 5. Llevar el control de los materiales utilizados y a utilizar para la reproducción de materiales. 6. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 7. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 8. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: OFICINA V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe inmediato del Departamento de Servicios Administrativos Ejercida a: Auxiliar de Reproducción. VI. VII. RELACIONES: Con su Jefe Inmediato en la coordinación del trabajo, con el personal de la Empresa y usuarios de los servicios. REQUISITOS: Opción A Dos años como Oficial Administrativo I en otra área.

25 CÒDIGO: Opción B Titulo de Nivel Medio y acreditar experiencia en trabajos de oficina Experiencia: Dos años en trabajos de Oficina. Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Relaciones Humanas Habilidades: Para manejo del equipo de reproducción Cálculos matemáticos Agudeza visual Para la manipulación de documentos Para el manejo y empastado de documentos VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo proporcionado para la ejecución de las labores. Documentación e Información: Por la documentación e información que reciba en el desempeño de sus actividades.

26 I. UNIDAD: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: OFICIAL ADMINISTRATIVO I CODIGO: (Oficina de Información) FUNCION BASICA: Es un puesto operativo que consiste en brindar información y atención personalizada a los usuarios y visitantes de Puerto Quetzal. FUNCIONES: 1. Brindar atención personalizada a los usuarios que ingresan al Área Administrativa de Puerto Quetzal. 2. Brindar información al personal del Área Administrativa. 3. Llevar el control del ingreso y egreso del personal del Área Administrativa que no tienen huella registrada en el Sistema. 4. Recibir y entregar correspondencia del Área Administrativa. 5. Llevar el control y realizar un reporte semanal de los usuarios que ingresan al Área Administrativa de Puerto Quetzal. 6. Brindar apoyo en la oficina de la Planta Telefónica. 7. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 8. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 9. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: OFICINA V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe y Asistente del Departamento de Servicios Admitivos Ejercida a: Ninguno. VI. RELACIONES: Con su Jefe Inmediato en la coordinación de su trabajo, con el personal de la empresa y usuarios de los servicios.

27 VII. REQUISITOS: Opción A Interna: Dos años como Auxiliar Administrativo en otra área. CÒDIGO Opción B Externa: Titulo de Nivel Medio y acreditar experiencia en trabajos de oficina Experiencia: Dos años en trabajos de Oficina. Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Relaciones Humanas Curso de informática Habilidades: Comunicación Agudeza Auditiva Autocontrol VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Ninguno. Documentación e Información: Por la documentación e información que reciba en el desempeño de sus actividades.

28 I. UNIDAD: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO CODIGO: (Planta Telefónica) FUNCION BASICA: Es un puesto operativo que consiste en el manejo y operación de la planta telefónica, para la recepción y traslado de llamadas. FUNCIONES: 1. Recepcionar llamadas externas e internas. 2. Trasladar llamadas a diferentes departamentos de la empresa. 3. Llevar el control de llamadas realizadas diariamente, tanto personales como laborales. 4. Brindar información especifica del directorio telefónico interno. 5. Llevar el control y realizar un reporte de las Empresas que llaman diariamente. 6. Llevar el Control del directorio de Clientes Externos de la Empresa. 7. Brindar apoyo en la oficina de Control de Clientes 8. Cumplir con las disposiciones en materia de seguridad y salud laboral o con las políticas en materia de sistemas de gestión inherentes a su área. 9. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 10. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 11. Realizar otras tareas afines al puesto ESPECIALIDAD: OFICINA V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe y Asistente del Departamento de Servicios Administrativos Ejercida a: Ninguno. VI. VII. RELACIONES: Con su Jefe Inmediato en la coordinación de su trabajo, con el personal de la empresa y usuarios de los servicios. REQUISITOS: Opción A Interna: Dos años desempeñando trabajos de oficina en otra área.

29 Opción B Externa: Acreditar experiencia en trabajos de oficina CÒDIGO Experiencia: Dos años en trabajos de oficina. Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Relaciones Humanas Curso para Recepcionistas Curso de informática Curso de ingles Habilidades: Manejo de la Planta Telefónica Comunicación Agudeza Auditiva Autocontrol Hablar Algún Idioma VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Ninguno. Documentación e Información: Por la documentación e información que reciba en el desempeño de sus actividades.