PROYECTO DE VIDEO CONFERENCIA HD

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1 PROYECTO DE VIDEO CONFERENCIA HD FUNDACIÓN INTEGRA Términos de Referencia Staff de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Página 1 de 12

2 INDICE 1 OBJETIVO DEL PROYECTO OBJETIVO ESPECIFICO DEFINICIONES SITUACIÓN ACTUAL DESCRIPCION INFRAESTRUCTURA COMPONENETES SALA MULTIMEDIA CARACTERISTICAS DE LA RED INTEGRA REQUERIMIENTOS DESCRIPCIÓN CARACTERÍSTICAS DESPACHO DE EQUIPOS EQUIPAMIENTO PLAZOS CONSIDERACIONES GENERALES MULTAS PROPUESTAS PROPUESTA ECONÓMICA SERVICIO DE VIDEOCONFERENCIA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ANEXOS ACEPTACIÓN DE LAS BASES DE LICITACIÓN OFERTA ECONÓMICA Staff de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Página 2 de 12

3 1 OBJETIVO DEL PROYECTO El presente Proyecto tiene por objetivo que Fundación Integra pueda disponer de un sistema de Video Conferencia que permita mejorar la comunicación visual, verbal y auditiva entre Casa Central, anexo Dirección de Personas, Staff TICS y las oficinas regionales a lo largo de Chile, aprovechando recursos de equipamiento y telecomunicaciones ya instalados. Además, mediante la implementación de una red de video conferencia con características de audio y video de alta definición, se pretende estandarizar a nivel nacional la calidad de dichos servicios 2 OBJETIVO ESPECIFICO Fundación Integra necesita disponer de un servicio sustancialmente mejor al servicio actual de videoconferencia, utilizando en la medida de lo posible los equipos ya disponibles como: televisores LCD instalados en las regiones e infraestructura en salas multimedia. Por otra parte, el proyecto deberá hacer uso de la recién instalada plataforma de telecomunicaciones, con canales especialmente contratados para videoconferencia y redes certificadas, de modo de lograr una comunicación fluida, además de disponibilizar material audio visual en la intranet. 3 DEFINICIONES Bases: Son todos los documentos que conforman las bases administrativas, técnicas y económicas de la presente licitación. Oficinas: Son las dependencias administrativas de la Fundación Integra, las cuales incluyen Casa Central, Anexo Dirección de Personas, Staff TIC s y oficinas regionales. El listado de las direcciones de las Oficinas se encuentra en el Anexo 1. Kit Video Conferencia: Cámara 1080p30X720p60 de alta definición, lentes con Zoom, conexiones digitales de entrada Salida HDMI, RGB para conectar notebook e integrarlo y micrófono. Debe alcanzar una calidad DVD con un canal de 512 mbps, escalable en el tiempo en el caso de subir los canales de ancho de banda a 1024 mbps para Video Conferencia. Carro de desplazamiento: Carro para el traslado de KIT de video conferencia dentro de una oficina. Red INTEGRA: Todos los servicios, infraestructura y funcionalidades de comunicaciones, tanto de voz, datos e imágenes, especificados en estas bases. Staff de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Página 3 de 12

4 La Empresa: Institución o entidad que en virtud del Contrato contrae la obligación de prestar los servicios de Video conferencia HD para la implementación en la red de INTEGRA. Usuario: Personal de Fundación integra que hace uso de sistemas y recursos implementados por Staff TICs y/o sus proveedores. Horario Crítico: Es el lapso de 13 horas al día, de 7:30 a 20:30 hrs, los días no feriados, de lunes a sábado. Punto de Video Conferencia: punto de la red ubicado en alguna de las Oficinas, en el que La Empresa provee el servicio de videoconferencia, incluyendo todos los equipos, licencias, conexiones, soporte, servicios, etc., para que Fundación Integra utilice dicho servicio. Fundación Integra proveerá exclusivamente el canal de telecomunicaciones de 512kbps con la calidad de servicio apropiada, la alimentación eléctrica y el mobiliario básico. Sala Multimedia: 17 salas distribuidas en 16 oficinas regionales y Casa Central, destinadas para la conexión de Video Conferencia, en su infraestructura contiene un punto de datos, un televisor LCD con puerto VGA, un proyector, un PC, el equipamiento es conectado a la electricidad mediante un alargador con enchufes normales, en el que La Empresa provee todos los medios necesarios para conectar un equipo de Video Conferencia, destinado a suministrar comunicaciones de video voz y datos a los Usuarios. El Contrato: Es el contrato de servicios de Video conferencia que será suscrito entre la empresa y Fundación Integra para proveer los servicios materia de la presente licitación. SLA: Son los acuerdos de niveles de servicio (Service Level Agreements), que la empresa se obliga a respetar durante la ejecución del Contrato. Staff de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Página 4 de 12

5 4 SITUACIÓN ACTUAL 4.1 DESCRIPCION La situación actual del servicio de video conferencia en Fundación Integra considera una solución de servicios WEBCONFERENCE, suministrada por un proveedor y servidores externos, Sobre una interfaz web se crean salas virtuales en las cuales las oficinas regionales se conectan mediante un link suministrado por el administrador de la plataforma, sobre una red de datos segmentada como canal único para el trafico de información de 512 KBPS. Actualmente Se cuenta con 16 oficinas con recursos de Sala multimedia, además de Casa Central, Logrando la conexión máxima de 20 terminales, según el contrato de arriendo de servicios de dicha plataforma. 4.2 INFRAESTRUCTURA Las oficinas cuentan con una sala dedicada para el desarrollo de las video conferencias denominados Salas Multimedia con equipamiento exclusivo para WebConference. 4.3 COMPONENETES SALA MULTIMEDIA. 1 proyector 1 PC conectado a la red. 1 WebCam 1 teclado inalámbrico. 1 micrófono de uso exclusivo para WebConfenence, con característica dual, parlante y micrófono integrado anti acoplamiento. 1 punto de datos. 1 subwofer Zapatilla con enchufes normales. 1 televisores LCD de 32 y 42 1 Configuraciones y características del equipamiento en Anexo 2. 1 En el caso de Casa Central se cuenta con un equipo de 52 Staff de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Página 5 de 12

6 4.4 CARACTERISTICAS DE LA RED INTEGRA La red atiende integradamente las necesidades de telecomunicaciones de los 27 establecimientos principales utilizados por Fundación Integra (Casa Central, Oficinas Regionales, Oficinas Provinciales y otras). En el caso de las video conferencias la comunicación será permanente entre Casa Central y Oficinas Regionales. Acceso a Internet: se provee un servicio de acceso dedicado a Internet, cuyas velocidades mínimas garantizadas son: Velocidad Nacional: 100Mbps de velocidad garantizada hasta los puntos de interconexión. Velocidad Internacional: 10Mbps de velocidad garantizada hasta los puntos de interconexión. Video Conferencia: Fundación Integra dispone de un canal de comunicaciones para Video Conferencia, en Casa Central, anexo Dirección de Personas, Staff TICs y Oficinas Regionales, de 512kbps. 5 REQUERIMIENTOS 5.1 DESCRIPCIÓN Fundación Integra, requiere de una red de video conferencia de alta definición, la cual permita comunicación visual, verbal y auditiva a distancia y en tiempo real para las Oficinas indicadas en el Anexo 1, con equipos de primera línea y plena vigencia en el mercado, de forma amigable y de fácil operación para los usuarios. 5.2 CARACTERÍSTICAS La solución ofrecida debe contar con las siguientes características: Generación de Video conferencias multipuntos iniciadas desde cualquier Oficina del Anexo 1 y que permita sostener tantas videoconferencias independientes como lo definan los usuarios. Capacidad de MCU de a lo menos 25 puntos con posibilidad de ampliarse. Generación de Video conferencias o video llamadas punto a punto de un establecimiento a otro. Permitir la interacción de visual, verbal y auditiva de calidad en los distintos puntos del país. Dispositivos con tecnología en el ahorro de ancho de banda. Video Center: Con características de grabación, almacenamiento, búsqueda tipo interfaz Youtube y generación de streaming a 200 terminales en alta demanda tanto de Oficinas como de Jardines Infantiles, con resolución mínima de 800x600 (ítem separado en Oferta Económica, incrementado cada 200 terminales). Staff de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Página 6 de 12

7 Capacidad de transmitir Presentaciones Powerpoint, planillas Excel, documentos, y aplicaciones web y escritorio, para capacitaciones a distancia. Servicio de Videoconferencia de escritorio (Desktop VC) para 10 PC conectados a la Red INTEGRA, con capacidad de integrarse a la MCU. Operación sencilla e intuitiva del equipamiento con una interfaz de usuario amigable. Capacitación a usuarios. Servicio de Administración y Soporte de primer y segundo nivel. Incluye mesa de ayuda con seguimiento de reportes. Capacidad de almacenar y de una fácil búsqueda video conferencias ya desarrolladas con interfaz de tipo Youtube. Deseable Integración de Active Directory. Carro de desplazamiento, para permitir conectar los equipos de Videoconferencia a cualquier punto de la red, dentro de Casa Central. Entrega de diagramas de conexión de todas las Salas Multimedia. SLAs: El servicio y en cada uno de los Puntos de Videoconferencia debe tener un up-time mínimo de 99% del tiempo, a nivel mensual, en Horario Crítico. El tiempo máximo de reposición de fallas es de 4 horas. Si se superan los tiempos máximos de reposición, se considera el día completo indisponible. Si en un día hay 6 o más horas indisponibles, se considerará todo el día como indisponible. Si dentro de un mes hay 6 o más días indisponibles, se considera todo el mes como indisponible. 5.3 DESPACHO DE EQUIPOS El despacho de equipos debe estar incluido en la propuesta. Capacidad de MCU de a lo menos 25 puntos con posibilidad de ampliarse. Los equipos deben ser instalados, configurados y probados por la empresa como parte del servicio. Direcciones de oficinas Anexo 1. Staff de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Página 7 de 12

8 5.4 EQUIPAMIENTO Equipamiento Casa Central 1 Kit de video conferencia. 1 MCU: para un mínimo de 25 puntos, con características mínimas de Grabación, respaldo y Streaming que permita Video Conferencias Multipunto. 1 Video Center: Con características de grabación, almacenamiento, búsqueda tipo interfaz Youtube y generación de streaming a 200 terminales en alta demanda.(cotizar servicio, ítem separado en Oferta Económica cada 200 terminales). 1 Kit de Video Conferencia. 1 pantalla LCD 36 pulgadas. 1 carro de desplazamiento. Equipamiento Oficinas Regionales 16 Kits de Video Conferencia. 1 Pantallas LCD de pantalla LCD 36 para la V región. Equipamiento Anexo Staff TICs y Personas 2 Kits de Video Conferencia. Tabla total de equipamiento Kit Video conferencia MCU Video Center Carro LCD 36" Casa Central D. Personas Staff TICs Regiones Total PLAZOS Una vez suscrito el contrato correspondiente, la implementación del proyecto no puede durar más de 40 días hábiles. El contrato tendrá un plazo de 3 años, contados desde su suscripción. Dentro de este plazo de 3 años se incluye el período de implementación de 40 días hábiles. Staff de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Página 8 de 12

9 6 CONSIDERACIONES GENERALES Calidad Los servicios de Video conferencia HD deben ser implementados y entregados de acuerdo a las normas y estándares chilenos e internacionales aplicables y de acuerdo al principio de las buenas prácticas de ingeniería. La Empresa deberá establecer y mantener un plan de aseguramiento de calidad adecuado para el proyecto. Capacitación La empresa debe entregar capacitación y documentación en español sobre el uso de los equipos suministrados y sus funcionalidades. La capacitación debe considerar 2 niveles: Nivel técnico: a lo menos una sesión con profundidad técnica mediante video conferencia a un encargado de cada Oficina y la entrega de un juego completo de documentación de todos lo equipos instalados. Nivel general: a lo menos una charla mediante VC a los usuarios de las Oficinas. Mantenimiento La empresa debe hacerse cargo del mantenimiento preventivo y/o correctivo de los equipos. Continuidad La empresa debe tener especial consideración en asegurar que los usuarios de servicios de VD HD no sufran interrupción en los servicios poniendo a disposición soporte telefónico o en línea para la solución de incidencias. 7 MULTAS 7.1 MULTA POR INDISPONIBILIDAD Cada vez que un punto de VideoConferencia incumpla los SLAs definidos, se generará una multa equivalente a: MHPI = VMC / 100 MHPI: Multa por hora o fracción de indisponibilidad por punto de VC. VMC: Valor Mensual del contrato. Staff de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Página 9 de 12

10 7.2 MULTA POR ATRASO EN LA IMPLEMENTACION MDA = VMC / 200 MDA: Multa diaria por atraso en la implementación de cada punto de VC. VMC: Valor Mensual del contrato. 8 PROPUESTAS 8.1 PROPUESTA ECONÓMICA SERVICIO DE VIDEOCONFERENCIA Propuesta en la cual la empresa ofrece la implementación del equipamiento como servicios, garantizado su correcto funcionamiento y performance, por un plazo de tres años. Una vez concluido el contrato el 100% de equipamiento y licencias necesarias para la el funcionamiento del servicio, pasa a propiedad de Fundación Integra sin costo. 9 PRESENTACIÓN DE LA OFERTA La oferta debe tener una validez mínima de 90 días desde la fecha de su presentación. La presentación de la oferta debe ajustarse al siguiente formato, sin perjuicio de los documentos solicitados en las Bases Administrativas, incluyendo la Garantía de Seriedad de la Oferta. 1. ACEPTACIÓN DE LAS BASES DE LICITACIÓN 2. OFERTA ECONÓMICA 3. DESCRIPCIÓN DE LAS SOLUCIONES OFRECIDAS 4. DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO 5. INFORMACIÓN SOBRE LA EXPERIENCIA DEL PROPONENTE 6. INFORMACION DE DISPONIBILIDAD DE EQUIPAMIENTO DISPONIBLE 7. ANEXO CON DETALLE Y/O CATÁLOGOS DE LOS EQUIPOS 8. PLANIFICACION EN FORMATO GANTT DE LA IMPLEMENTACION EL PROYECTO 10 ANEXOS Direcciones de las oficinas Anexo 1 Especificaciones técnicas de equipamiento Salas multimedia Anexo 2 Staff de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Página 10 de 12

11 11 ACEPTACIÓN DE LAS BASES DE LICITACIÓN ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Y BASES ADMINISTRATIVAS PROYECTO DE VIDEOCONFERENCIA HD FUNDACIÓN INTEGRA DECLARACIÓN JURADA El oferente certifica que ha examinado, se ha familiarizado y acepta los presentes Términos de Referencia y Bases Administrativas, sus documentos anexos y las condiciones en donde se desarrollarán los servicios. Esta propuesta constituye una oferta a firme por un período de noventa (90) días corridos desde su fecha de presentación. El oferente acuerda que los documentos entregados en el período de licitación forman parte de su oferta, como también que dichos documentos formarán parte integrante del contrato que se genere si su propuesta es aceptada. Nombre y Firma Representante Legal Razón Social y Timbre Empresa Staff de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Página 11 de 12

12 12 OFERTA ECONÓMICA Item Unidad Precio en $ IVA incluido, reajustables cada 12 meses. Servicio Mensual VideoConferencia. Incluye todos los servicios y condiciones de estas Bases, excepto Video Center y streaming masivo. Servicio de Video Center con streaming para 200 PC de la Red Integra. Bloque adicional de 100 PCs en streaming Punto adicional de sala de VC incluyendo LCD 36, cámara, MCU, micrófono, audio,etc. Punto adicional de VC Desktop para PC, incluida MCU. $/mes máximo 34 cuotas $/mes $/mes $/mes/sala $/mes/pc El número máximo de cuotas a pagar es de 34. Se considera el contrato a 3 años con 2 meses iniciales de implementación. Nombre y Firma Representante Legal Razón Social y Timbre Empresa Staff de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Página 12 de 12