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Alejandro Duarte Alarcón
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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE COMUNICACIÓN PARA LAS ACTIVIDADES DE LA FUNDACIÓN ICO 28 de noviembre de 2016

2 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE COMUNICACIÓN PARA LAS ACTIVIDADES DE LA FUNDACIÓN ICO 1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN El presente pliego tiene por objeto la contratación de los servicios de la Fundación ICO relacionados con la comunicación a medios (escritos, digitales, audiovisuales y de cualquier otro tipo) de las actividades que realizan las diferentes Áreas de la Fundación 1.2. La adjudicataria será la encargada de las siguientes tareas: La agencia actuará como portavoz permanente de la Fundación ICO con los medios de comunicación y será la encargada de establecer contacto con los mismos en nombre de la Fundación Creación de la estrategia de comunicación para la Fundación ICO, coordinándose con los diferentes Responsables de Área de la Fundación. En dicha estrategia deberá incluirse la específica de comunicación a través de los canales digitales de la Fundación Potenciar el desarrollo de la sala de prensa de la web de la Fundación ICO y su conocimiento entre medios de comunicación y otras instituciones. Diseño y producción de carpetas informativas para notas de prensa, comunicados, etc. de las actividades de la Fundación ICO para enviar a los medios de comunicación. Elaboración de notas de prensa y comunicados para enviar a los medios acompañados de la versión digital de los documentos de las carpetas de prensa, así como el seguimiento telefónico de los envíos realizados para comprobar su recepción y ampliar la información a los periodistas. Diseño y producción de contenidos para la web de la Fundación ICO que potencien la comunicación de sus actividades. Potenciar la actividad y presencia de la Fundación ICO tanto en aquellas redes sociales de las que ya forma parte como en aquellas que se consideren de interés para la promoción de sus actividades y de las que la Fundación no sea todavía miembro. Convocatoria y organización de ruedas de prensa y otros actos destinados a informar a los medios de comunicación de las actividades de la Fundación. Ampliar información sobre las actividades de la Fundación con la negociación de reportajes y entrevistas y supervisión de los mismos. Página 2 de 5

3 Realización del seguimiento mensual de la presencia de las actividades de la Fundación en los medios de comunicación y elaboración mensual de una Memoria de Medios (clipping de prensa). Facilitar la elaboración de informes y memorias de la Fundación ICO con la aportación de datos e información sobre la actividad de comunicación cuando así se requiera Los elementos que constituyen el servicio, así como los requerimientos específicos del mismo, se encuentran recogidos en este Pliego de Prescripciones Técnicas No obstante, y con independencia de lo indicado anteriormente, la Fundación ICO podrá modificar los trabajos a realizar ante nuevas prioridades surgidas, siempre que no se supere el presupuesto máximo del contrato especificado en el Cláusula Sexta del Pliego de Cláusulas de este procedimiento, y podrá decidir la no ejecución de alguno de los mismos, no facturándose los trabajos que no sean ejecutados. 2. PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LA EMPRESA ADJUDICATARIA Comunicación. En relación con la comunicación de las diferentes actividades de la Fundación ICO a los medios de comunicación de todo tipo (generalistas y especializados, impresos, radio, televisión, digitales...), se desarrollan las siguientes labores: La agencia actuará como portavoz permanente de la Fundación ICO con los medios de comunicación y será la encargada de establecer contacto con los mismos en nombre de la Fundación Creación de la estrategia de comunicación para la Fundación ICO, coordinándose con la Dirección y los diferentes Responsables de Área de la Fundación. Diseño y producción de carpetas informativas para notas de prensa, comunicados (recopilación de documentación y fotos, redacción de textos, etc.)... de las actividades de la Fundación ICO para enviar a los medios de comunicación. Deberá realizarse una carpeta individual para las ruedas de prensa de presentación de cada una de las exposiciones temporales del Museo ICO (para un máximo de cuatro exposiciones al año), así como para cada una de las actividades de la Fundación ICO que así lo requieran como, a título de ejemplo, la convocatoria anual de Becas China-Fundación Como referencia, la producción de carpetas de prensa para cada una de las exposiciones temporales del Museo ICO deberá adaptarse a las siguientes características: 30 unidades que contengan las siguientes piezas: Página 3 de 5

4 - Nota de prensa con portadilla personalizada según actividad. En el caso de las exposiciones, la portada recogerá la imagen diseñada por la agencia de diseño de la Fundación ICO para el resto de elementos de la muestra (folletos, banderolas, etc.). Esta imagen le será facilitada sin coste a la agencia de comunicación y no debe, por lo tanto, ser diseñada por ella. - Índice de imágenes, con imágenes en color, ficha técnica y pie de foto de cada una de ellas e indicación del sitio ftp del que descargarlas, que pertenecerá a la Fundación - La agencia de comunicación se encargará de la impresión de estos documentos y de la elaboración con ellos de las carpetas de prensa. Elaboración de notas de prensa y comunicados para enviar a los medios acompañados de la versión digital de los documentos de las carpetas de prensa, así como el seguimiento telefónico de los envíos realizados para comprobar su recepción y ampliar la información a los periodistas. Organización de ruedas de prensa y otros actos (a título de ejemplo, desayunos o almuerzos con miembros de la prensa) destinados a informar a los medios de comunicación de las actividades de la Fundación. Ampliación de información sobre las actividades de la Fundación con la negociación de reportajes y entrevistas y supervisión de los mismos. Realizará el seguimiento de la presencia de las actividades de la Fundación en los medios de comunicación y elaborará una Memoria de Medios (clipping de prensa), en soporte papel y digital, en la que queden reflejadas dichas apariciones. La agencia deberá elaborar y producir una memoria individual impresa en papel para cada una de las exposiciones temporales del Museo ICO, y una memoria general impresa en papel, de carácter anual, para el resto de las Áreas de la Fundación ICO, en la que se deberán clasificar las apariciones en medios de comunicación por Áreas: - Área de Arte (actividades no comprendidas dentro del ámbito de las exposiciones temporales). - Área de Formación. - Área de Autoempleo y emprendimiento. - Área de Estudios y Publicaciones. - Foros y debates. Además, deberá enviarse mensualmente un resumen en formato digital de las apariciones en prensa de todas las actividades de la Fundación ICO indicadas en este punto. Estas Memorias serán entregadas a los respectivos Responsables de Área. A la finalización del contrato de prestación del servicio objeto del presente procedimiento, la adjudicataria deberá entregar a Página 4 de 5

5 la Fundación ICO una base de datos en formato Excel que contenga la relación de medios de comunicación, nombre del periodista, cargo, teléfono y con los que se ha mantenido contacto durante la vigencia del contrato. Además de las campañas detalladas en este documento, la Fundación ICO puede solicitar a la agencia la realización de otras tareas que estime oportunas para la mejor difusión en los medios de comunicación de sus actividades Asesoramiento en la realización del Plan de Medios. La agencia asesorará a la Fundación ICO, y en especial al Área de Arte, en la realización de su Plan Anual de publicidad en Medios, encaminado a mejorar el grado de conocimiento de la Fundación ICO y de sus actividades entre su público objetivo, para mejorar su notoriedad y la marca institucional consiguiendo la mayor audiencia posible y la mayor eficiencia en el uso de los medios económicos disponibles para este objetivo. La adjudicataria no estará a cargo de la contratación de las inserciones publicitarias con los medios. 3. CONDICIONES TÉCNICAS. La Fundación ICO tendrá en todo momento la facultad de aprobar los elementos elaborados por la adjudicataria y requerir de la misma cuantas modificaciones estime necesarias hasta su plena satisfacción. Del mismo modo, la Fundación ICO tendrá en todo momento la facultad de modificar las especificidades, características, etc. de todos los elementos especificados en este Pliego de Prescripciones Técnicas, ajustándose a las necesidades, demanda y criterios de la Fundación ICO, siempre dentro del precio ofertado por la empresa que resulte adjudicataria. Esta cláusula es ampliable al resto de los servicios que preste la empresa adjudicataria. 4. MÁS INFORMACIÓN. Para cualquier información adicional sobre este Pliego de Prescripciones Técnicas deberán dirigirse a: Silvia Consuegra Rodríguez silvia.consuegra@ico.es Madrid, a 28 de noviembre de 2016 Página 5 de 5

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