FORMULACIÓN GUIA METODOLOGICA PARA EL DISEÑO DE UN CENTRO DE SERVICIOS DE

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1 FORMULACIÓN GUIA METODOLOGICA PARA EL DISEÑO DE UN CENTRO DE SERVICIOS DE S.A Project Charter / Acta de constitución de proyecto Información del documento e historia de revisiones Versión Fecha Autor (es) Notas de revisión 1.0 7/3/2014 Grupo /03/2014 Grupo 2 Índice de contenidos 1. Introducción 1.1. Visión general del proyecto 2. Objetivo y alcance del Proyecto 2.1. Objetivos Objetivo General Objetivo Específico 2.2. Características del proyecto 2.3. Alcance del Proyecto Estructura organizacional inicial del proyecto 2.4. Productos Entregables 2.5. Calendario 2.6. Necesidad u oportunidades del negocio 2.7. Beneficios financieros del proyecto 2.8. Restricciones Confidencial Página 1 de 8

2 2.9. Supuestos INTRODUCCIÓN 1.1 Visión general del proyecto En la era de la información las empresas reconocen cada vez mas que los datos que poseen son un recurso valioso y un bien intangible que genera ventajas competitivas como lo menciona porter en su libro la ventaja competitiva de las naciones, sin embargo es poco común encontrar compañías que manejen adecuadamente la información que generan; por lo general utilizan la información parcialmente o se llenan de software y bases de datos complejas que no permiten obtener los mejores resultados. El gran avance en las tecnologías de información y comunicación ha obligado a las compañías a invertir grandes cantidades de dinero administrar la información que le permitan obtener control sobre la información que manejan pero no como procesarla adecuadamente. Así las cosas, el objetivo es la de formular el proyecto del diseño de un centro de servicios de información con base en la metodología PMI, para el área de abastecimiento de Ecopetrol, que garantice no solo el control de los datos sino que permita la toma de decisiones en todos los niveles organizacionales de la compañía. El Project Management Institute (PMI, 2004) define proyecto de la siguiente manera: Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (PMI, 2004). Este esfuerzo temporal tiene como fin darle nuevas herramientas al área de abastecimiento para la toma de decisiones y ser una compañía pionera en el país con comunicación efectivamente administrada agregándole valor a la cadena y a la compañía. Para lograr dicho objetivo utilizaremos elementos de la metodología PMI del PMBOK y de la metodología DAMA del DMBOK que constituyen la suma de conocimientos para ayudarnos a formular el proyecto basados en la definición de las entidades de información, el proceso logístico más crítico, definición de los niveles jerárquicos que deben tomar decisiones basados en la información disponible y definición de los KPI del proyecto, para lograr formular un proyecto para el diseño de un centro de servicios de información con base en la metodología PMI, para el área de abastecimiento de Ecopetrol. 2. Objetivo y alcance del proyecto 2.1 Objetivo Objetivo General Formular una guía metodológica para el diseño de un centro de servicios de información bajo el modelo PMI, para el área de abastecimiento de Ecopetrol S.A. Confidencial Página 2 de 8

3 2.1.2 Objetivos Específicos A. Definir unidades de información requerida para el centro de servicios de información del área de abastecimiento de Ecopetrol S.A, basado en metodología PMI. B. Priorizar y definir los puntos críticos de información en el área de abastecimiento de Ecopetrol S.A. C. Centralizar y controlar los datos maestros del área de abastecimiento de Ecopetrol, permitiendo la toma de decisiones en todos los niveles organizacionales, mediante reportes e indicadores de gestión. D. Establecer un flujo regulado de información (entre niveles Gerencial, Táctico y Operacional), que asegure su disponibilidad oportuna para la toma de decisiones en los procesos de planeación del área de abastecimiento de Ecopetrol Características del proyecto Conforme a la metodología PMI, dentro de las características que se encuentran en el proyecto encontramos las siguientes acciones: 1. Gobierno de datos 2. Arquitectura, análisis y diseño de datos 3. Gestión de base de datos 4. Gestión de la seguridad de datos 5. Gestión de la calidad de datos 6. Gestión de datos maestros y de referencia 7. Gestión de almacenamiento de datos e inteligencia de negocio 8. Gestión de documentos, registros y contenido 9. Gestión de meta de datos 2.3. Alcance del proyecto El alcance de este proyecto para el diseño de una guía metodología para el diseño de un centro de servicios de información bajo el modelo PMI, para el área de abastecimiento de ECOPETROL S.A., se ajusta al desarrollo de los siguientes aspectos: 1. Definición de las entidades de información aplicable al proceso de abastecimiento 2. Definición del proceso logístico para la colocación de la orden de compra, la cual se trabaja dentro del proceso logístico de abastecimiento; este proceso es el de mayor impacto dentro de los tres subprocesos de esta área. 3. Definición de los niveles jerárquicos de información Confidencial Página 3 de 8

4 4. Definición de la metodología DAMA 5. Definición de los KPi del proyecto La estructura para formular este proyecto estará basada en el desglose de las actividades necesarias para entregar el diseño de un centro de servicios de información con base en la metodología PMI y DAMA, para el área de abastecimiento de Ecopetrol. La creación del centro de servicios se origina como necesidad para controlar la perdida de información, tiempo y costo a la hora de tomar decisiones en punto más crítico del área de abastecimiento de Ecopetrol, así las cosas, el proyecto pretende generar reportes e indicadores de datos con información relevante para la compañía en los niveles estratégicos, tácticos y operativos con alto valor para una compañía robusta por su naturaleza propia. El centro de servicios de información y su competencia para centralizar la información dentro de Ecopetrol, le permitirá ser más competitiva porque incide en la formulación de estrategias y toma de decisiones que pueden generar una ventaja competitiva, suministrando datos confiables a tiempo en cualquier momento, agregando valor a toda la cadena de abastecimiento de Ecopetrol. Comentario [FJRB1]: Faltan los reportes Estructura organizacional inicial del proyecto Este proyecto se desarrollará con el desglose como guía metodológica de la estructura base para el diseño de un centro de servicios de información para el área de abastecimiento de Ecopetrol, suministrando varios elementos como la estructura de la base de datos, el gobierno de los datos y los roles de reportes e indicadores para proporcionar la entrada para el montaje del mismo. Los interesados en este proyecto son los que se definen a continuación: CLIENTE Nivel Operativo Compradores Nivel Táctico Lideres y Nivel Gerencial Jefe de Unidad y Gerentes PATROCINAD ORES La Unidad de tecnología de información La dirección Estratégica Vicepresiden cia de Estrategia y Crecimiento DIRECTOR DE PROGRAMA Vicepresiden cia de Estrategia y Crecimiento 2.4. Productos entregables DIRECTOR DE PROYECTO Líder Gestión de datos EQUIPO DE PROYECTO Y COMITÉ DE CONTROL DE CAMBIOS Líder Gestión de datos / líder de datos maestros / Líder de bienes servicios y / ingeniero de Tecnologías de información / contratistas GERENTES FUNCIONALES Líder de Tecnologías de información / líder de gestión de datos. GERENTES OPERACIONALES Líder de datos maestros / Vicepresidencia de Estrategia y Crecimiento SOCIOS DE NEGOCIO Contratitas del área de abastecimiento 1. Guía metodológica para el diseño de un centro de servicios de información bajo el modelo PMI, para el área de abastecimiento de ECOPETROL S.A. Confidencial Página 4 de 8

5 2. Estructura Reportes e indicadores para la toma de decisiones en los diferentes niveles organizacionales (Nivel Gerencial, Táctico y operacional). 3. Estructura base de datos con atributos de confiabilidad, completitud y unicidad de información. Confidencial Página 5 de 8

6 2.5. Calendario ID Paquete de trabajo actividades DIAS Aprobado por # elaboracion un flujograma con cada una de las actividades de los 8.40 Lider de Gestion de datos procesos de compras planeacion y logistica Definición de etapas clave de los procesos de compras planeacion y 2.40 lider de gestion de datos logistica 1 Definición de los documentos 4.80 Lider de datos Maestros y gerentes de area aplicables a cada una de las etapas METODOLOGICA DE PRIORIZACION DE UNIDAD DE INFORMACIÓN Definicion de Costo de los procesos de planeacion, compras y 6.00 Lider de datos Maestros y gerentes de area logistica Establecer el nivel de importancia en interrelacion con otros procesos 7.20 Lider de datos Maestros y gerentes de area de negocio(contabilidad finanzas etc) Definicion de los tiempo de los procesos de planeacion, compras y 7.20 Lider de datos Maestros y gerentes de area logistica 3.60 Lider de datos Maestros y gerentes de area Definir roles responsabilidades y documentos asociados al proceso 4.80 Lider de datos Maestros y gerentes de area Desglose en la metodologia de cadena de valor 4.80 modelo de datos 3.60 Matriz - roles vs controles 8.40 Definir las reglas de negocio asociadas a calidad 4.80 Flujograma de información 4.80 Mapa 2.40 Definir Datos Maestros - Compras Definir Datos Mestros - Logistica 9.60 Definir datos Mestros- 2 DEFINICION DE LA GOBERNABILIDAD DEL DATO Determinar datos de informacion 2.40 critica para abastecimiento Reportes Nivel Estrategico - Compras Reporte Nivel Estrategico - Logistica 6.30 Reporte Nivel Estrategico - Reportes Nivel Tactico - Compras Reporte Nivel Tactico - Logistica 6.30 Reportes Nivel Tactico - Reportes Nivel Operacional - Compras Reportes Nivel Operacional - Logistica DISEÑO DE INDICADORES Reportes Nivel Operacional - Fechas de Corte 3.60 Indicadores Nivel Estrategico - Compras Indicadores Nivel Estrategico Logistica Indicadores Nivel Estrategico - Indicadores Nivel Tactico - Compras Indicadores Nivel Tactico - Logistica 3.00 Indicadores Nivel Tactico - Indicadores Nivel Operacional - Compras Indicadores Nivel Operacional Logistica Indicadores Nivel Operacional - Fechas de Corte 3.00 Lider de Gestión de datos Confidencial Página 6 de 8

7 2.6. Necesidad u oportunidades del negocio Tener un centro de mando de información, permite centralizar la información para una buena toma de decisiones en el grupo empresarial como es el caso de Ecopetrol S.A., satisfaciendo no solo las necesidades de información de los usuarios internos asi como para sus filiales,, y demás grupos de interes generando valor a toda la cadena de abastecimiento Beneficios financieros del proyecto A. Bases para diseñar un centro de servicios de información que permita tomar decisiones en el área de abastecimiento de Ecopetrol y en todos los niveles jerárquicosorganizacionales. B. Mantener información Completa, actualizada, estandarizada y documentada, lo que reduce el funcionamiento de aplicaciones en el área abastecimiento de Ecopetrol. C. Toma de decisiones acertadas. D. Reducción de costos vs. beneficios generados a todo nivel organizacional, con el centro de servicios de información, para el área de abastecimiento de Ecopetrol S.A Restricciones Tiempo estimado para el desarrollo de las actividades corto. Cambios o definición de nuevos requerimientos. Desconocimiento de este tipo de centros de sistemas de información en Colombia. 2.9 Supuestos Los riesgos de este proyecto estarán dados en la medida en se formule claramente el proyecto a fin de dejar la entrada para el montaje del centro de servicios de información, para el área de abastecimiento de Ecopetrol S.A. El proyecto se montaría en 6 meses y la inversión retornaría en otros 7 meses después de su montaje y puesta en marcha. Aprobación del patrocinador: Confidencial Página 7 de 8

8 JAVIER GUTIERREZ PEMBERTHY 29 de Marzo de 2014 Aprobación de Project Manager: EDWIN MARTINEZ Líder Gestión de datos PM 7 de Marzo de 2014 Confidencial Página 8 de 8