PROCEDIMIENTO PARA EL EXAMEN DE ESTADO DE CALIDAD DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

Transcripción

1 Página 1 de 10 Revisó: Vicerrector Académico Tesorera Profesional Vicerrectoría Académica Profesional División de Servicios de Información Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Febrero 04 de 2011 Resolución No. 167 OBJETIVO Establecer las actividades que garanticen la participación de los estudiantes de la Universidad Industrial de Santander en los Exámenes de Estado de Calidad de la Educación Superior como instrumento de medición de la calidad de los programas académicos; así como, consolidar los resultados obtenidos en dicho examen. ALCANCE Comprende desde el monitoreo de la programación que publica el ICFES hasta la presentación de un informe consolidado al Consejo Académico y el Consejo Superior con los resultados obtenidos por la universidad en el Examen de Estado de Calidad de la Educación Superior. Aplica a las unidades académicas que ofrezcan programas académicos de pregrado y a los estudiantes de dichos programas que se establezca que deben presentar este examen según los criterios del ICFES. NORMATIVIDAD Ley 1324 de Julio 13 de 2009 (Por el cual se fijan parámetros y criterios para organizar el sistema de evaluación de resultados de la calidad de la educación, se dictan normas para el fomento de una cultura de la evaluación, en procura de facilitar la inspección y vigilancia del estado y se transforma el ICFES.) Decreto 3963 de Octubre 14 de 2009 del Ministerio de Educación Nacional (Por el cual se reglamenta el Examen de Estado de Calidad de la Educación superior.) Decreto 4216 de Octubre 30 de 2009 del Ministerio de Educación Nacional (Por el cual se modifica el Decreto 3963 de 2009 Por el cual se reglamenta el Examen de Estado de Calidad de la Educación superior.) Guías para cada módulo de competencias de los exámenes SABER PRO (Estas guías son publicadas en la página web del ICFES y establecen los tipos de exámenes a presentarse en cada fecha del examen). DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS SABER-PRO: Examen de Estado de Calidad de la Educación Superior, antes ECAES. SIF: Sistema de Información Financiero. Cupo: es la posibilidad que otorga el ICFES para que un estudiante presente el examen SABER-PRO, después de haber recibido el pago por parte de la universidad. Inscripción de estudiantes: Actividad que realizan los estudiantes interesados en presentar el examen SABER-PRO en la página de estudiantes de la UIS, donde confirman información personal que será utilizada en la autorización de estudiantes. Autorización de estudiantes: Actividad que realiza el Director de Escuela o Coordinador de programa en la página donde se generan las contraseñas con las que, los estudiantes que se inscribieron y pagaron el examen, podrán ejecutar el registro. Registro de estudiantes: Actividad que realizan los estudiantes en la página donde se utilizan las contraseñas que el Director de Escuela o Coordinador de programa entrega a los estudiantes y se genera la citación para la presentación del examen.

2 Página 2 de 10 CONSIDERACIONES La presentación del Examen de estado para quienes terminan programas de pregrado en las instituciones de Educación Superior es requisito para obtener el título respectivo. La Vicerrectoría Académica brinda la asesoría y acompañamiento que las Unidades Académicas requieran en la realización de las actividades con fines de presentación de este examen. Cualquier inquietud sobre actividades de este procedimiento que sean establecidas por el ICFES pueden ser consultadas a través de la línea de atención al ciudadano habilitada por dicha entidad: Las personas que no posean matrícula académica vigente o sean estudiantes en retiro voluntario, y que adicional al examen SABER-PRO tengan pendiente algún requisito de su plan de estudios, deberán solicitar readmisión y ser estudiantes activos para realizar el registro y participar del proceso. En caso de no lograr ser readmitido antes de finalizar el proceso de recaudo, el estudiante deberá presentar el examen en la próxima fecha convocada por el ICFES. Las personas que no posean matrícula académica vigente o sean estudiantes en retiro voluntario, y que sólo tengan pendiente el examen SABER-PRO para recibir su grado, podrán realizar el pago directamente en la institución bancaria dispuesta por el ICFES, después de recibir instrucciones en la Vicerrectoría Académica, donde también les entregan plazos y la clave para realizar el registro en la pagina del ICFES. El procedimiento para la presentación del examen en el exterior es establecido por el ICFES cada año, por lo cual la Universidad se acogerá a las instrucciones que sean publicadas en la página en su respectivo momento. A los estudiantes que se encuentren en ciudades o poblaciones en donde no existe sucursal de la institución bancaria dispuesta por el ICFES, ni la estructura administrativa que garantice el recaudo en caja, la Universidad les brindará la orientación a los estudiantes para que asuman de manera oportuna y efectiva esta actividad. Los documentos Recibo de pago y Citación se incluyen en el diagrama de flujo del procedimiento, pero estos registros no son controlados desde la UIS, por lo cual, no se incluyeron en el Listado Maestro de Registros.

3 Página 3 de 10 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1. Realiza el monitoreo de la publicación de la programación del SABER-PRO. 1. Monitorea la publicación de la programación por parte del ICFES para presentar el SABER-PRO. Profesional de la Vicerrectoría Académica 2. Establece y comunica a las Unidades Académicas el cronograma SABER-PRO de la Institución. Cartas notificando el cronograma SABER-PRO de la Institución. 2. Establece el cronograma de actividades para la Institución que garantice el cumplimiento de las fechas programadas por el ICFES y lo remite a todos los Directores de Escuelas y a la Subdirección Académica del IPRED para que sea enviado a todos los coordinadores de programa. Vicerrector Académico Programación y seguimiento de actividades para la presentación del SABER-PRO 3. Comunica a la División de Servicios de Información las tarifas y fechas del proceso. 3. Notifica las tarifas y las fechas del proceso al Profesional de la División de Servicios de Información encargado del módulo Saber-pro en el SIF, por medio de correo electrónico. Profesional de la Vicerrectoría Académica 4. Comunica a la Sección de Tesorería las tarifas y fechas del proceso. 4. Notifica a la Sección de Tesorería las tarifas y las fechas de las actividades que serán ejecutadas en las cajas de la Universidad. Vicerrector Académico 1

4 Página 4 de 10 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Carta notificando tarifas y fechas SABER-PRO para la Institución. 5. Establece el tipo de examen a presentar Comunicaciones confirmando tipo de examen a presentar 5. Los directores de escuela y coordinadores de programas establecen el tipo de examen que presentarán sus estudiantes, teniendo en cuenta la información publicada en la página web del ICFES y las fechas del cronograma SABER-PRO de la institución. Esta información es enviada a la Vicerrectoría Académica. Director de Escuela o Coordinador de programa 6. Realiza el Pre-registro en Internet 6. Realiza el pre-registro en Internet ( Registro/Link SABER- PRO/Link Administrador IES/Link Pre-registro), teniendo en cuenta los procedimientos establecidos por el ICFES y la información remitida por las unidades académicas. Vicerrector Académico Cada programa académico tiene un usuario y una contraseña, las cuales pueden ser consultadas en la página de internet del ICFES con la clave institucional. A los responsables de los programas académicos que presenten por primera vez el examen, se les entrega el usuario y contraseña asignada por el ICFES; en el caso contrario, los programas deben utilizar el usuario y la contraseña de los periodos anteriores. 2

5 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FORMACIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de Realiza la inscripción en la página de la UIS 8. Paga el valor del SABER-PRO 7. Realiza su inscripción en la página de la UIS, módulo Estudiantes, link Inscripción SABER-PRO como requisito previo al pago, únicamente durante las fechas de recaudo institucional. 8. Paga en las cajas de la Universidad el valor establecido por el ICFES para el examen. Estudiante Estudiante Estudiante inscrito? No Si 9. Marca el pago en el SIF 10. Entrega Recibo de pago Recibo de pago 9. Verifica que el estudiante que paga esté inscrito en la aplicación Inscripción SABER-PRO del SIF, de ser así, recibe el pago del examen, marca el pago en el SIF e imprime el recibo de pago en original y copia. De lo contrario envía al estudiante a realizar la inscripción en la página de la UIS. 10. Entrega al estudiante el original del recibo de pago con firma y sello del cajero. Cajero Cajero 11. Consolida el recaudo institucional diario Copias Recibos de pago Arqueo diario 11. Consolida las copias de los recibos de pago, el dinero correspondiente al recaudo institucional del día y verifica con el arqueo diario que genera la aplicación del SIF. Las copias de los recibos de pago y el arqueo diario son archivados en Caja. Cajero 3

6 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FORMACIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de Revisa el recaudo institucional diario 13. Se carga los estudiantes a la plataforma PRISMA 14. Genera instructivo de pago. 15. Consigna al ICFES y entrega comprobante de consignación Comprobante Consignación Copia del Arqueo diario 16. Activa y distribuye cupos 17. Consulta los cupos activados 18. Genera listado de estudiantes 12. Recibe y revisa el dinero y el arqueo del recaudo institucional diario. 13. Se carga los estudiantes a presentar las pruebas Saber Pro a la ala plataforma PRISMA del ICFES 14. Genera el instructivo de pago en la pagina del ICFES con la información del recaudo institucional diario y lo entrega al auxiliar administrativo de División Financiera. 15. Al siguiente día hábil, recibe de Tesorería el dinero correspondiente al recaudo institucional y una copia del arqueo diario. Con el instructivo de pago y el dinero del recaudo institucional, consigna al ICFES el total de cupos del recaudo institucional diario. Posteriormente entrega en la Vicerrectoría Académica el comprobante de la consignación hecha al ICFES y la copia del arqueo diario. 16. Distribuye los cupos que han sido cargados a un solo programa entre los programas que les corresponda, según la relación que obtiene del SIF y veinticuatro (24) horas después de la hora timbrada en la consignación cuando estos cupos se encuentren activos. Para esta actividad debe ingresar en link REGISTRO, link Administrador de IES. 17. Consulta y verifica que la cantidad de cupos disponibles en la página del ICFES, corresponda a los cupos pagados en el día para el programa correspondiente. 18. Genera en el SIF el listado electrónico de estudiantes que ya pagaron y que ya tienen el cupo activado en su respectivo programa y envía al ICFES Tesorera Profesional de la Vicerrectoría Académica Auxiliar administrativo de División Financiera Profesional de la Vicerrectoría Académica Director de Escuela o Coordinador de programa Director de Escuela o Coordinador de programa 4

7 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FORMACIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 7 de 10 4 Listado de estudiantes Listado de contraseñas emitidas por el Sistema del ICFES para cada estudiante. El ICFES genera las contraseñas respectivas y estas son enviadas al estudiante ICFES 19. Envía usuario y contraseña a los estudiantes 19. Envía a los estudiantes el usuario y la contraseña emitida por el sistema, según las fechas establecidas en el cronograma SABER-PRO de la institución. ICFES 20. Realiza el registro 21. Descarga e imprime la citación Citación 20. Realiza el registro con la contraseña entregada por el ICFES, teniendo en cuenta los procedimientos establecidos por el ICFES ( Registro/ Link SABER-PRO/Link Estudiantes). 21. Descarga e imprime la citación que contiene los parámetros para la presentación del examen, de acuerdo con las fechas publicadas por el ICFES. Estudiante Estudiante 22. Presentación del examen 22. Presenta el examen en las fechas definidas por el ICFES, obedeciendo los parámetros establecidos en la citación. Estudiante 5

8 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FORMACIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 8 de Consulta los resultados Reporte 1, Informe Institucional resultados generales (Resumen General) Reporte 2. Resumen resultados generales (listado estudiantes) 24. Elabora el informe de resultados Informe general de resultados de las UAA Informe para CA Informe para CSU 23. Consulta en internet los resultados del examen, en las fechas establecidas y según los reportes preestablecidos por el ICFES, de acuerdo al nivel de acceso de la instancia que los consulte. ( Resultados/Link SABER- PRO) 24. Elabora el informe general de resultados obtenidos por la Institución en el examen. Se elabora y envía un informe con información específica para ser presentada ante las unidades académicas, el Consejo Académico y el Consejo Superior Universitario. Profesional de la Vicerrectoría Académica Director de Escuela o Coordinador de programa Estudiantes Vicerrector Académico FIN

9 Página 9 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Febrero 04 de 2011 Creación del Documento Enero 27 de 2012 Abril 10 de 2013 En Normatividad se actualizó el nombre Marcos de referencia de los exámenes SABER PRO según las últimas publicaciones del ICFES. Se incluyeron las definiciones de Inscripción, autorización y registro y se utilizaron estos conceptos en las actividades del procedimiento, de tal forma que se incluyera mayor precisión en estas actividades. Ajuste de redacción en la consideración 5. Se ajusta la redacción de la actividad 2. Se incluye la actividad 4 y su correspondiente registro. Se fusionan las actividades 13 y 14, y se ajustan en la nueva actividad 14. Se incluye la actividad 13 por cambios en el procedimiento del ICFES. Se elimina en cada programa en el registro de la actividad 18. Cambio en el nombre de la actividad 20, se elimina detallado. En todo el procedimiento se reemplaza aplicación recaudo ECAES por Sistema financiero. En las actividades 5, 16, 17, 18, 22, se reemplazó el responsable y se ajustó la descripción de la actividad, en donde aparecía Unidades Académicas se reemplazó por Director de Escuela o Coordinador de Programa. En las actividades 3, 4, 6, 23 y 24 se reemplazó el responsable profesional Vicerrectoría Académica por Vicerrector Académico. Se ajusta la redacción de la actividad 23. En el objetivo del procedimiento se elimina la frase que participen en la convocatoria. En el alcance del procedimiento se elimina la frase el establecimiento de los programas que realizarán el examen y se incluye la frase el monitoreo de la programación que publica el ICFES. En normatividad se elimina la frase Marcos de referencia de los exámenes SABER PRO. y se incluye Guías para cada módulo de competencias específicas para los exámenes SABER PRO. Se incluye la definición de cupo.

10 CONTROL DE CAMBIOS Página 10 de 10 VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 03 Abril 10 de 2013 En las consideraciones, se elimina el procedimiento para Egresados-Individuales, y se incluyen nuevos lineamientos para los estudiantes que no tiene matricula vigente o están en retiro voluntario. En las consideraciones se incluye la justificación de la exclusión de dos documentos del Listado Maestro de Registros. Se elimina la consideración No.5 sobre el examen presentado como individual. Se elimina la actividad No.2 del procedimiento. Se incluye la actividad No.3 al procedimiento. Cambia el nombre en el diagrama de flujo y la descripción de la actividad No.5 del procedimiento, así como también se elimina Profesional de la Vicerrectoría Académica del responsable en esta actividad. En la actividad No.6 se elimina la frase del número de estudiantes que presentarán el examen en ese periodo en cada programa académico En la actividad No.11 se elimina la frase al final del dia. En la actividad No.15 cambia la redacción de la descripción. En la actividad No.18 se incluyó la frase Según las fechas establecidas en el cronograma SABER- PRO de la institución, En la actividad No.19 se elimina Al cuarto (4) dia hábil después de efectuado el pago en caja de la Universidad y se incluye que se deben considerar las fechas para reclamar contraseña del cronograma SABER-PRO de la institución. En la actividad No.20, se elimina en el diagrama de flujo de estudiantes y se elimina en la descripción para obtener la citación Se incluye la actividad No Noviembre 17 de 2016 Se agrega la actividad No.13 con la cual carga la lista de estudiantes a la plataforma PRISMA. Se elimina la actividad No18. En la actividad No19 cambia y es responsabilidad del ICFES. Se elimina la actividad 25 y se incluye en la actividad 24