CONTENIDO 1. INGRESO A CONTROLLER

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3 CONTENIDO 1. INGRESO A CONTROLLER 4 2. ADMISIÓN MENSAJERÍA 9 3. ADMISIÓN PARA UN ENVÍO DE CARGA ADMISIÓN GIROS CAJAS EN UN PUNTO ESQUEMA / EJEMPLO 52 3

4 INGRESO A CONTROLLER En la página de INTER RAPIDISIMO, se selecciona la opción de Intranet, identificado con el icono de la casa ubicada en la parte inferior derecha tal como se señala en la figura. Este link te llevará a la página de ingreso a la intranet. El portal de aplicaciones de la organización. 4

5 Al aparecer esta pantalla se deben digitar los datos de usuario (corresponde al nombre de su municipio. El departamento, ejemplo sanmartin.meta y clave (inicialmente corresponde al N de cédula del representante legal de la agencia); esta clave por seguridad debe ser modificada una vez realicen el ingreso, recordando que la clave es personal e intransferible. Al ingresar al SINTER, podrá visualizar todas y cada una de las herramientas dispuestas por la organización para su uso, en este caso seleccionara la herramienta Controller. Se abrirá una nueva ventana en la que se debe diligenciar Usuario y clave suministrados. Al aparecer esta pantalla se deben digitar los datos de usuario (corresponde al nombre de su municipio el departamento, ejemplo sanmartin.meta y clave (inicialmente corresponde al N de cédula del representante legal de la agencia); esta clave por seguridad debe ser 5

6 modificada una vez realicen el ingreso, recordando que la clave es personal e intransferible. Allí aparecerá la página de inicio de CONTROLLER. Bienvenidos a Controller Nuestro nuevo Sistema de Información, que apoyará y brindará respaldo en nuestras actividades diarias! PARA MODIFICAR SU CLAVE DE USUARIO DEBE: Dar clic en el recuadro de configuración: Este desplegará la siguiente pantalla. 6

7 Se da clic en seguridad y aparece el pantallazo en el cual debe modificarse la clave de acceso: Es importante que la clave de usuario sea modificada, la primera vez que ingresen a la aplicación. Esta nueva clave será la utilizada para el acceso a SINTER. Después de realizar esta actividad pueden dar inicio a sus actividades diarias. Nuestro objetivo es vender! El primer acceso a realizar será admisión dando clic en el link de admisión. Al dar clic en admisión nos desplegará las tres opciones así: 7

8 ADMISION DE MENSAJERÍA Nuestro objetivo es vender! El primer acceso a realizar será admisión dando clic en el link de admisión. Al dar clic en admisión nos desplegará las tres opciones así: En este paso se debe seleccionar, para vender mensajería, carga; se debe ingresar por el link de Mensajería; si el servicio a vender es Giros se ingresa por Giros, para establecer el saldo de caja, movimiento diario de ventas e informe de cierre de caja se debe ingresar por Caja. 8

9 ADMISIÓN MENSAJERÍA Al dar clic en mensajería, aparece el siguiente icono: Todos los usuario que manejen sistema deberán ingresar por la primera opción: Admitir Factura/ Guía Automática. En la nueva admisión diseñada el usuario Agente de agencia Agente de Punto, no debe colocar el N de Factura de venta para ingresar la admisión, se inicia con la selección de Ciudad destino, este espacio lo coloca el sistema de forma automática en el momento de grabar la factura. El sistema trae por defecto los datos de la ciudad de origen, país destino, fecha e información de la agencia (Código Nombre Dirección). Al digitar la ciudad de destino el sistema se arroja el listado de las ciudades creadas y autocompleta la búsqueda realizada. Cualquier novedad que se presente, no dude en comunicarse con la, Supervisor de Agencias , Supervisor de Puntos

10 REMITENTE Se deben diligenciar en forma completa los datos de Remitente solicitados: TIPO IDENTIFICACIÓN - IDENTIFICACIÓN - NOMBRE PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO - DIRECCIÓN - TELÉFONO TIPO DE IDENTIFICACIÓN Se da clic en este campo y selecciona el Tipo de documento según corresponda: Cédula de Ciudadanía, Cédula de Extranjería, NIT o Tarjeta de Identidad. IDENTIFICACIÓN Se debe escribir el número del documento. Este es un campo obligatorio no se puede dejar en blanco porque no permite continuar. Es un campo numérico no acepta letras ni símbolos. Luego el nombre completo del remitente separado en: Primer nombre (campo obligatorio) - Primer Apellido (campo obligatorio) - Segundo Apellido. DIRECCIÓN Se digita la dirección suministrada por el Remitente. Este es un campo obligatorio. TELÉFONO Se digita el número de teléfono de Remitente. Este es un campo obligatorio no se puede dejar en blanco porque no permite continuar. Es un campo numérico no acepta letras ni símbolos. 10

11 Se debe ingresar el correo electrónico del remitente (El correo será usado para notificarle al Cliente la entrega correcta o las novedades que se presentan con el envío). Inicialmente este campo no es obligatorio pero se debe preguntar siempre al cliente para completar la información. Si el cliente no da información debe dejar este campo en blanco. NO SE DEBE ESCRIBIR: No tiene, No registra N/A Ya que el software confirma que sea una dirección de correo electrónico válida. DESTINATARIO Se deben diligenciar los datos completos de TIPO IDENTIFICACIÓN - IDENTIFICACIÓN - NOMBRE PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO - DIRECCIÓN TELÉFONO ; teniendo en cuenta las mismas restricciones de datos de Remitente. Cuando el remitente desconoce el número de Identificación del destinatario se puede dejar en blanco. Este es un campo numérico, no se deben colocar letras ni símbolos. TIPO DE ENTREGA De acuerdo con la información suministrada por el remitente y la marcación del envío, se activa la casilla: Activar tipo de Entrega con un click sobre el cuadro que se encuentra al lado. Posterior a esto selecciona el tipo de entrega de la lista desplegable. 11

12 DATOS DE ENVÍO Pieza: Siempre debe ser 1 Total Piezas: Siempre debe ser 1 Peso: Se debe colocar el peso del envío en Kilos. *** Para envíos con peso menor o igual a 1 Kilo se coloca 1. *** Para envíos con peso entre 2 y 5 Kilos se debe seleccionar Paquete o Caja menor a 5K, para que acepte estos valores. Para el servicio de Internacional se permite incluir así: 0,5, 1.5, 2,5, en caso de que el peso sea 1,3 se redondea a la cifra cercana superior 1,5. Calcular P x V Esta opción se debe 12

13 activar solamente cuando el peso volumétrico sea mayor al que tiene el envío por báscula. Se activa dando clic en el recuadro y se colocan los datos de Alto Largo y Ancho, aparecerá el peso volumétrico del envío que será el que se liquide para su cobro. No debe pasar de 5 Kilos porque no correspondería a Servicio de Mensajería. En la mayoría de envíos de Mensajería no se utiliza peso Volumétrico, sólo el peso que da la báscula, por lo anterior este campo no se activa. TIPO ENVÍO De acuerdo con las características del Envío se selecciona el Tipo que corresponda de la lista desplegable: *** Para envíos con peso entre 2 y 5 Kilos asi como para cajas menores a 5K, se debe seleccionar Paquete pequeño, para que se pueda diligenciar correctamente los demás campos. BOLSA SEGURIDAD Se coloca el código completo de la bolsa de seguridad, con letras y números. Si no se tiene, se debe dejar en blanco. SERVICIO Se debe seleccionar el servicio a prestar; el sistema validará que el servicio este activo para cada agencia origen o destino. De acuerdo al peso del envío colocado el sistema validará y generara la lista desplegable de los servicios a seleccionar. 13

14 A continuación se selecciona el servicio Mensajería, de la lista que se despliega. *** El Servicio de Mensajería se selecciona para todos los envíos con peso Menor o Igual a 5 Kilos que no correspondan a Notificaciones, Internacional, Rapi AM o Rapi Hoy DICE CONTENER Se debe especificar el contenido del envío (documentos carta revista- catálogo, etc.) Este campo es obligatorio, ya que para seguridad de la organización y todos sus integrantes debemos garantizar que el contenido del envío es realmente el que se escribe en este campo. Es importante dejar claro que si el remitente no nos permite revisar el contenido del envío se debe escribir en observaciones que el envío no fue verificado. Así mismo y como apoyo el agente comercial, al darle clic en: Objetos Prohibida Circulación, saldrá el listado de los productos que están prohibidos enviar por Inter Rapidísimo. Valor Comercial Para los envíos de 1 y 2 kilos, carga automáticamente $5.000 Para los envíos de 3 a 5 kilos, carga automáticamente $ Si el cliente desea declarar el envío por un valor diferente debe presentar la factura por el valor a declarar y este valor se diligencia en este campo. En caso de asegurar un envío por un valor mayor a $ , se debe anexar Factura de venta; en ninguno de los casos se permite un máximo valor asegurado es de tres 3 S.M.M.L.V. De lo contrario se debe dejar el valor automático generado. 14

15 FORMA DE PAGO: Se debe seleccionar o digitar la forma en la que el cliente va a cancelar el envío CONTADO o AL COBRO, según corresponda. Al seleccionar la forma de pago contado afectará de forma inmediata su caja, generando un ingreso; si escoges la forma de pago AL COBRO, afectaras de forma automática la caja del destino. Prepago cuando pagas antes de que el servicio de mensajería se efectué, se selecciona mixto cuando una parte se paga en el lugar de destino y la otra en el lugar de origen. Es muy importante que se diligencie la forma de pago que corresponda. *** Para los envíos de Clientes Corporativos no hay Admisión de Facturas/Guías Automáticas, se Ingresa por Admisión de Factura/ Guía Manual y en todos los casos aparecerá forma de pago crédito. Excepto cuando el cliente cuente con la opción de recibir envíos por convenio. LIQUIDACIÓN De acuerdo con las tarifas establecidas, la aplicación calcula automáticamente: Valor del Transporte: Valor según tarifario Prima de Seguro Prima de Seguro = 2% del valor declarado Valor Total Servicio = Valor Transporte + Prima de Seguro 15

16 ACTIVAR TARIFA LIBRE OTROS SERVICIOS Se activa cuando el servicio es para una vereda o corregimiento. Grabar Una vez verificados todos los datos exigidos por el sistema se debe dar clic en Grabar para que el envío quede guardado y el sistema le asigne el número de Factura correspondiente. A continuación aparecerá la pantalla de impresión, nos permite ver cómo va a salir impresa la factura de venta, para este tipo de facturas se debe utilizar la papelería de facturas automáticas enviada por Inter Rapidísimo la cual es blanca por una de sus caras y al respaldo contiene el contrato de transporte actualizado. En la parte inferior Aparecen los botones de Imprimir y Cerrar IMPRIMIR Para Imprimir la Factura de Venta de Giro se da Clic en Imprimir, con lo que se desplegará la pantalla de Configuración de la Impresora: 16

17 Si todo está en orden se da clic en Imprimir (Aceptar) y se imprimirá la Factura de Venta: Con sus 4 partes PRUEBA DE ENTREGA - DESTINATARIO - CONTABILIDAD REMITENTE. Si hubo problemas con la impresión (Ej: atasco de papel) se puede dar clic nuevamente en Imprimir para imprimir la Factura hasta que la impresión sea correcta. La aplicación regresa a la ventana de impresión. Si la impresión fue correcta Se debe dar clic en el botón Cerrar para admitir una nueva Factura Automática. 17

18 ADMISIÓN PARA UN ENVÍO DE CARGA Para admitir envíos de carga, debe ingresar por la opción de mensajería. Todos los usuarios que manejen sistema deberán ingresar por la primera opción Admitir Factura / Guía Automática En la nueva admisión diseñada el usuario Agente de agencia Agente de Punto, no debe colocar el N de Factura de venta para ingresar la admisión, se inicia con la selección de Ciudad destino, este espacio lo coloca el sistema de forma automática en el momento de grabar la factura. El sistema trae por defecto los datos de la ciudad de origen, país destino, fecha e información de la agencia (Código Nombre Dirección). Al digitar la ciudad de destino el sistema se arroja el listado de las ciudades creadas y autocompleta la búsqueda realizada. 18

19 REMITENTE Se deben diligenciar en forma completa los datos de Remitente solicitados: TIPO IDENTIFICACIÓN - IDENTIFICACIÓN - NOMBRE PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO - DIRECCIÓN - TELÉFONO 19

20 TIPO DE IDENTIFICACIÓN Se da clic en este campo y selecciona el Tipo de documento según corresponda: Cédula de Ciudadanía, Cédula de Extranjería, NIT o Tarjeta de Identidad. IDENTIFICACIÓN Se debe escribir el número del documento. Este es un campo obligatorio no se puede dejar en blanco porque no permite continuar. Es un campo numérico no acepta letras ni símbolos. Luego el nombre completo del remitente separado en: Primer nombre (campo obligatorio) - Primer Apellido (campo obligatorio) - Segundo Apellido. DIRECCIÓN Se digita la dirección suministrada por el Remitente. Este es un campo obligatorio. TELÉFO NO Se digita el número de teléfono de Remitente. Este es un campo obligatorio no se puede dejar en blanco porque no permite continuar. Es un campo numérico no acepta letras ni símbolos. Se debe ingresar el correo electrónico del remitente (El correo será usado para notificarle al Cliente la entrega correcta o las novedades que se presentan con el envío). Inicialmente este campo no es obligatorio pero se debe preguntar siempre al cliente para completar la información. 20

21 Si el cliente no da información debe dejar este campo en blanco. NO SE DEBE ESCRIBIR: No tiene, No registra N/A Ya que el software confirma que sea una dirección de correo electrónico válida. DESTINATARIO Se deben diligenciar los datos completos de TIPO IDENTIFICACIÓN - IDENTIFICACIÓN - NOMBRE PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO - DIRECCIÓN TELÉFONO ; teniendo en cuenta las mismas restricciones de datos de Remitente. Cuando el remitente desconoce El número de Identificación del destinatario se puede dejar en blanco. Es un campo numérico, no colocar letras ni símbolos. TIPO DE ENTREGA De acuerdo con la información suministrada por el remitente y la marcación del envío, se activa la casilla: Activar tipo de Entrega con un click sobre el cuadro que se encuentra al lado. Posterior a esto selecciona el tipo de entrega de la lista desplegable. 21

22 DATOS DE ENVÍO Pieza: Siempre debe ser 1 Total Piezas: Siempre debe ser 1 Peso: Se debe colocar el peso del envío en Kilos. Si la báscula está configurada correctamente aparecerá el peso del envío automáticamente, de lo contrario se debe editar el peso que muestre la báscula. Para el servicio de Internacional se permite incluir así: 0,5, 1.5, 2,5, en caso de que el peso sea 1,3 se redondea a la cifra cercana superior 1,5. Calcular P x V 22

23 Esta opción se debe activar solamente cuando el peso volumétrico sea mayor al que tiene el envío por báscula. Se activa dando clic en el recuadro y se colocan los datos de Alto Largo y Ancho, aparecerá el peso volumétrico del envío que será el que se liquide para su cobro. En la mayoría de envíos de Mensajería no se utiliza peso Volumétrico, sólo el peso que da la báscula, por lo anterior este campo no se activa. TIPO ENVÍO De acuerdo con las características del Envío se selecciona el Tipo que corresponda de la lista desplegable: *** Para envíos de Carga Express y Rapi Carga se debe seleccionar de acuerdo al listado que se despliega teniendo en cuenta que su peso es mayor a 5 kilo. *** El servicio de Rapi Carga aplica únicamente para los setenta y sietes destinos autorizados y no aplica para envío de alto volumen y poco peso (ejemplo edredones grandes). BOLSA SEGURIDAD Se coloca el código completo de la bolsa de seguridad, con letras y números. Si no se tiene, se debe dejar en blanco. 23

24 SERVICIO Se debe seleccionar el servicio a prestar servicio de Carga Express-Rapi Carga (Setenta y siete destinos aprobados); el sistema validará que el servicio este activo para cada agencia origen o destino. Es importante dejar claro que si el remitente no nos permite revisar el contenido del envío, se debe escribir en observaciones que el envío no fue verificado. El servicio Rapicarga maneja una prima del 1% de seguro, liquidándose automáticamente en el sistema y un valor mínimo declarado de $ DICE CONTENER Se debe especificar el contenido del envío (documentos carta revista- catálogo, etc.) Este campo es obligatorio, ya que para seguridad de la organización y todos sus integrantes debemos garantizar que el contenido del envío es realmente el que se escribe en este campo. Es importante dejar claro que si el remitente no nos permite revisar el contenido del envío se debe escribir en observaciones que el envío no fue verificado. Así mismo al darle clic en: Objetos Prohibida Circulación, productos que están prohibidos enviar por Inter Rapidísimo saldrá el listado de los VALOR COMERCIAL Para los envíos de Carga (mayor a 5 kilos), carga automáticamente $25,000 Si el cliente desea declarar el envío por un valor diferente debe presentar la factura por el valor a declarar y este valor se diligencia en este campo. En caso de asegurar un envío por un valor mayor a $ , se debe anexar Factura de venta; en ninguno de los casos se permite un máximo valor asegurado es de tres 3 S.M.M.L.V. De lo contrario se debe dejar el valor automático generado. 24

25 FORMA DE PAGO Se debe seleccionar o digitar la forma en la que el cliente va a cancelar el envío CONTADO o AL COBRO, según corresponda. Al seleccionar la forma de pago contado afectará de forma inmediata su caja, generando un ingreso; si escoges la forma de pago AL COBRO, afectaras de forma automática la caja del destino. Es muy importante que se diligencie la forma de pago que corresponda. *** Para los envíos de Clientes Corporativos no hay Admisión de Facturas/Guías Automáticas, se Ingresa por Admisión de Factura/ Guía Manual y en todos los casos aparecerá forma de pago crédito. LIQUIDACIÓN De acuerdo con las tarifas establecidas, la aplicación calcula automáticamente: Valor del Transporte: Valor según tarifario Prima de Seguro Prima de Seguro = 2% del valor declarado Valor Total Servicio = Valor Transporte + Prima de Seguro ACTIVAR TARIFA LIBRE OTROS SERVICIOS Se activa cuando el servicio es para una vereda o corregimiento. 25

26 GRABAR Cuando se hayan diligenciado todos los datos solicitados, se verifique el Tipo de pago, el valor del envío, la forma de pago, etc. se da clic en Grabar para que el envío quede guardado y se le asigne el número de Factura correspondiente. A continuación aparecerá la pantalla de impresión Pre visualización Formato. En la parte inferior Aparecen los botones de Imprimir y Cerrar IMPRIMIR Para Imprimir la Factura de Venta se da Clic en Imprimir, con lo que se desplegará la pantalla de la Impresora: 26

27 Si todo está en orden se da clic en Imprimir (Aceptar) y se imprimirá la Factura de Venta: Con sus 4 partes PRUEBA DE ENTREGA - DESTINATARIO - CONTABILIDAD REMITENTE. A continuación aparecerá un Mensaje de Confirmación para Imprimir Rótulo. Para dicho fin Inter Rapidísimo enviara los suministros de rótulos necesarios. Se debe dar clic en Aceptar para Imprimir el rótulo del envío. *** A todos los envíos de Carga se les debe imprimir rótulo y adherirlo en la parte frontal del envío para facilitar su identificación. Aparecerá la Pantalla de Pre visualización del Formato del Rótulo 27

28 En la parte inferior Aparecen los botones de Imprimir y Cerrar Si hubo problemas con la impresión (Ej: atasco de papel) se puede dar clic nuevamente en Imprimir para imprimir la Factura y/o el Rótulo hasta que la impresión sea correcta. El Rotulo debe colocarse de modo que la pestaña de para despegar el sticker quede al lado de la impresora. La aplicación regresa a la ventana de impresión. Si la impresión fue correcta Se debe dar clic en el botón Cerrar. La aplicación cargará la pantalla de Admisión Automática de Envíos para ingresar un nuevo Envío. 28

29 ADMISIÓN GIROS Al seleccionar ADMISIÓN. En las opciones que aparecen se selecciona el módulo GIROS. Al dar Clic en GIROS, se desplegará el listado de las opciones a manejar. 29

30 ADMITIR GIRO AUTOMÁTICO Para Vender un Giro automático se selecciona 1. Admitir Giro Automático Aparece una nueva ventana en la que se deben diligenciar los datos Completos del Giro a vender. AGENCIA REMITENTE- DESTINATARIO LIQUIDACION. Por ser un Giro Automático, El número de Giro aparecerá hasta que se guarde la información y se imprima la factura. EN LA INFORMACIÓN DE AGENCIA Se carga automáticamente la Información de: LA CIUDAD ORIGEN - CÓDIGO POSTAL CÓDIGO AGENCIA ORIGEN - NOMBRE AGENCIA ORIGEN - FECHA Y EL PAÍS DESTINO (COLOMBIA). 30

31 Usted debe diligenciar la Ciudad Destino. Al escribir las primeras letras de la ciudad aparecerá la que usted busca, da clic y la selecciona para completar la información: A continuación se selecciona la Agencia o Punto hacia la cual se va a enviar el giro: El servicio debe estar habilitado en la agencia para que lo permita visualizar. Al completar esta información aparecerán los números de Teléfono y la dirección de la agencia o punto destino. 31

32 REMITENTE Se deben diligenciar en forma completa los datos de Remitente solicitados: TIPO IDENTIFICACION - IDENTIFICACION - NOMBRE PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO - TELEFONO DIRECCION OCUPACION TIPO DE IDENTIFICACIÓN Se da clic en este campo y selecciona el Tipo de documento según corresponda: Cédula de Ciudadanía, Cédula de Extranjería, NIT o Tarjeta de Identidad. IDENTIFICACIÓN Se escribe el número de documento. Este es un campo obligatorio no se puede dejar en blanco porque no permite continuar. Es un campo numérico no acepta letras ni símbolos. Luego el nombre completo del remitente separado en: Nombre (campo obligatorio) Primer Apellido (campo obligatorio) - Segundo Apellido. TELÉFONO Se digita el número de teléfono de Remitente. Este es un campo obligatorio no se puede dejar en blanco porque no permite continuar. Es un campo numérico no acepta letras ni símbolos. DIRECCIÓN Se digita la dirección suministrada por el Remitente. Este es un campo obligatorio. Se digita el correo electrónico suministrada por el Remitente. Inicialmente este campo no 32

33 es obligatorio pero se debe preguntar siempre al cliente para completar la información. Si el cliente no da información debe dejar este campo en blanco. NO SE DEBE ESCRIBIR: No tiene, No registra N.A. Ya que el software confirma que sea una dirección de correo electrónico válida. OCUPACIÓN Se selecciona la ocupación que el Remitente informe de la lista que aparece: DESTINATARIO Se diligencian los datos completo de TIPO IDENTIFICACIÓN - IDENTIFICACIÓN - NOMBRE PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO - TELÉFONO DIRECCIÓN , teniendo en cuenta las mismas restricciones de datos de Remitente. TIPO ID RECLAMA GIRO Cuando el Destinatario reclama con la cédula, este campo no se modifica 33

34 Cuando el Tipo de Documento con el que el Destinatario reclamará el Giro es diferente a Cédula de Ciudadanía, se debe seleccionar, dando clic en el recuadro y selecciona el tipo de documento con el que va a reclamar. LIQUIDACIÓN 34

35 En Valor del Giro se diligencia el Valor que El Remitente va a enviar. Automáticamente aparece el Valor del Porte que se debe cobrar. En este caso porte En Operación, para todos los Giros está predeterminado Calcular. En este Caso el Valor del porte será adicional al valor del giro En la parte derecha se puede Confirmar: Valor Total del Servicio y Total Ingreso de Caja: 35

36 DESCONTAR Se selecciona descontar sólo cuando el Remitente pide Descontar del valor informado, el porte del Giro. Al tener los datos completos se da clic en Guardar, información del Giro. para confirmar la Allí se despliega una nueva ventana en la que se pide confirmar el Valor del giro. Aparece el valor en letras y si la información es correcta se digita en números el valor: 36

37 Si el Valor en letras no corresponde, se da clic en Cancelar y se regresará a la pantalla de admisión para corregir la información. Si la información es correcta se digita en números el valor, Luego Enter o Clic en Guardar. Al realizar esta confirmación el Giro quedará grabado. A continuación aparecerá la pantalla de impresión En la parte inferior Aparecen los botones de Imprimir y Cerrar 37

38 IMPRIMIR Para Imprimir la Factura de Venta de Giro se da Clic en Imprimir, con lo que se desplegará la pantalla de Configuración de la Impresora. Si todo está en orden se da clic en Imprimir (Aceptar) y se imprimirá la Factura de Venta: Con 3 copias, las que se deben distribuir así: Original: Cliente - Copia: Contabilidad Copia: Agencia o PAS. La aplicación regresa a la ventana de impresión. Si la impresión fue correcta Se debe dar clic en el botón Cerrar para admitir un nuevo Giro Automático. Si hubo problemas con la impresión (Ej: atasco de papel) se puede dar clic nuevamente en Imprimir para imprimir nuevamente la Factura hasta que la impresión sea correcta. 38

39 PAGAR UN GIRO MANUAL Para realizar el pago de un giro automático se selecciona: Admisión En las opciones que aparecen se selecciona el módulo: Giros 39

40 Al dar Clic en GIROS, Aparecen las siguientes opciones, se debe seleccionar la opción: Pagar un Giro Automático Aparece una nueva ventana en la que se debe colocar el número del giro que se va a cancelar 40

41 y clic en el icono buscar la grilla. Si el número de giro es correcto aparecerá el giro en Si no se tiene el número del giro se podrá consultar también con el Tipo de Identificación y el Nro. de Identificación y clic en el icono buscar. 41

42 Si el Tipo de Documento y la Identificación son correctos, aparecerá el giro en la grilla, como se muestra en la pantalla. Usted debe seleccionar el giro y darle clic en PAGO AUTOMÁTICO 42

43 Aparece una nueva ventana en la que inicialmente usted debe verificar que el Destinatario y su información (Nombre, Apellido, Tipo de Documento y Nro. de documento) coincida con la persona que se acerca a reclamar el giro. Si el Destinatario está autorizado para poder cobrar el giro con un documento diferente a la cedula de ciudadanía, usted deberá verificar que exista dicha observación en el campo Observaciones del Pago. 43

44 Si la información y el tipo de documento de Destinatario están bien, usted debe continuar con la digitalización del documento. Debe dar clic en Digitalizar Cedula Aparece una nueva ventana en la que usted debe seleccionar su scanner. Y dar clic en icono Digitalizar 44

45 Selecciona únicamente el documento y da clic en aceptar Luego carga la imagen de esta manera, adicionalmente debe seleccionar la opción Guardar 45

46 Aparece esta ventana donde ya se muestran los datos del giro y la imagen del documento digitalizado previamente. El siguiente paso es seleccionar la opción Pago Automático Muestra la siguiente ventana de confirmación: Está seguro de realizar el Pago?, si usted 46

47 se encuentra seguro, entonces, dará clic en Aceptar, si no se encuentra seguro puede abandonar el proceso dando clic en Cancelar. Si tomo la opción Aceptar, se generara la pantalla donde usted podrá realizar la impresión del Comprobante de Pago. 47

48 En la parte inferior Aparecen los botones de Imprimir y Cerrar IMPRIMIR Para Imprimir el Comprobante de Pago se da Clic en Imprimir, con lo que se desplegará la pantalla de Configuración de la Impresora, Si todo está en orden se da clic en Imprimir (Aceptar) y se imprimirá el Comprobante de Pago: Con 3 copias, las que se deben distribuir así: Original: Contabilidad- Copia: Cliente Copia: Agencia o PAS La aplicación regresa a la ventana de impresión. Si la impresión fue correcta Se debe dar clic en el botón Cerrar. Si hubo problemas con la impresión (Ej: atasco de papel), se puede dar clic nuevamente en Imprimir para imprimir nuevamente el Comprobante de Pago hasta que la impresión sea correcta. 48

49 CAJAS EN UNA AGENCIA ESQUEMA / EJEMPLO Caja Principal : Es la encargada de realizar la consolidación final de los ingresos (Dinero que recibe el cajero) y/o egresos (salidas de dinero de la caja) realizados tanto dentro de la misma caja y de sus cajas auxiliares. Cajas Auxiliares (1, 2, 3, 4,5 n) : Son las encargadas de realizar y verificar los ingresos (Dinero que recibe el cajero) o egresos (salidas de dinero de la caja) efectuados únicamente dentro de su caja, los cuales mediante un cierre se deben reportar a la caja principal de la Agencia. PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE UNA CAJA AUXILIAR PASÓ 1 Como ingresar al módulo CAJA - Se da Clic en el módulo de admision y posteriormente se ingresa a caja 49

50 Se despliegan los menús de caja con que cuenta un cajero auxiliar. PASO 2 Venta de Vales Prepago Corresponde a la generación de ventas de Pin Prepago. Este servicio hace referencia a la modalidad de pago anticipado y descargue por la generación de ventas automáticas. Dar Clic en y diligenciar los datos solicitados en las grillas, junto con el número del Pin Prepago a cargar. Dar Clic en y el pin prepago digitado queda cargado a la caja Auxiliar como un ingreso, por el valor total creado. 50

51 En caso que se requiera consultar el saldo de un pin prepago, se debe buscar por el vendido el mismo. o por el número de a quien le fue Cuando aparezca en la parte de inferior, se selecciona el número de y se da Clic en mismo., para observar las compras realizadas o para consultar el saldo del Número: Corresponde al número de factura de venta con la cual ha generado consumo al pin prepago Concepto: Corresponde al nombre del tipo de servicio utilizado. Cantidad: corresponde a la cantidad de veces utilizado Valor: corresponde al valor consumido del pin prepago Fecha de Transacción: corresponde a las fechas en las que se utilizó el pin prepago Saldo Prepago: Corresponde al saldo actual del pin prepago. En caso de terminar la consulta se da clic en. 51

52 Nota Importante!! El centro de servicios asignado debe tener configurado y provisionado, el rango de Pin Prepago autorizados a vender. El valor del Pin Prepago no puede ser superior a $ PASO 3 Otras Operaciones de Caja Principal Es por donde se registran otras operaciones de la caja principal tales como Gastos Autorizados, Recaudo de Recargas, Gasto por devolución de porte de giros, u otros. Se selecciona el y posteriormente se selecciona el (Alli se debe colocar el número del giro al que se le va a generar la devolución), luego se digita el, el sitema mostrará automaticamente el valor del porte a devolver, por ultimo usted debe colocar en el campo de observaciones, el motivo por el cual se realiza 52

53 dicha devolución. Se da clic en y sale el siguiente mensaje del sistema:. Nota Importante! Estas operaciones de caja quedaran registradas en la caja, como ingresos o egresos según el caso. PASO 4 - Cerrar Caja Auxiliar Corresponde a la ventana que muestra el total de los ingresos y egresos, efectuados en una caja auxiliar, evidenciando el saldo final a reportar al cajero principal. 53

54 Dar clic en, muestra el siguiente mensaje, si usted está seguro de realizar el cierre selecciones la opción, finalmente sale el reporte del listado de las transacciones realizadas dentro de esa caja auxiliar. CONCEPTOS DE INGRESO A LA CAJA AUXILIAR CAJA AUXILIAR Admision de Venta de Giros Admision de Mensajeria Expresa Admision de Carga Express Recaudo de Recargas Venta de Pin Prepago CONCEPTOS DE EGRESO A LA Pago de Giro Gato por Devolución de Porte de Giros Nota Importante!! Este reporte se debe imprimir y se deben adjuntar los soportes contables (Copias de Contabilidad-Comprobantes de Pago-Soportes de Gastos, etc.) de las ventas o gastos realizados en esa caja. Para poder ver nuevamente el cierre se da clic en reporte y sale nuevamente el 54

55 Nuevamente sale el reporte Nota Importante! Una vez cerrada la caja, en el menú de, configurado al Cajero Principal del centro de servicios, saldrá que este dinero está listo para ser recibido. Se debe proceder de acuerdo a lo descrito dentro del procedimiento de una caja manejada por un cajero principal. PROCEDIMIENTO DE UNA CAJA MANEJADA POR UN CAJERO PRINCIPAL Se ingresa al sistema y se identifica en la parte superior derecha corresponde a la caja 0 que en este caso se llama CAJA PRINCIPAL. que PASÓ 1 Como ingresar al módulo CAJA - Se da Clic en el módulo de admision y posteriormente se ingresa a caja 55

56 Allí se despliegan los menús de caja donde encontramos: PASÓ 2 Recibir Dinero De Cajeros Auxiliares Sale la ventana donde se evidencian las cajas auxiliares que se encuentran, ya sean abiertas o cerradas de esa Agencia. Si se va a recibir dinero del cajero auxiliar a reportar, se da clic en. 56

57 Sale una ventana que solicita la confirmación de este reporte a fin de que se re confirme que se va a incluir ese dinero a la caja del cajero PRINCIPAL. Se debe imprimir el soporte de cierre de caja que debe quedar como constancia de que se entregó el dinero a la caja principal de la Agencia. Este se adjunta a los demás documentos contables. Salen 2 copias. Para evidenciar si existen cajas pendientes por cerrar, sale esta ventana vacía. Se da clic en 57

58 PASO 3 Otras Operaciones de Caja Principal Es por donde se registran otras operaciones de la caja principal tales como Gastos Autorizados, Recaudo de Recargas, Gasto por devolución de porte de giros, u otros. Se selecciona el y posteriormente se selecciona al cajero que le va a enviar el traslado.. (Alli sale el listado de cajeros que tiene el centro de servicios, en caso de no tener no podra realizar traslados) (en este caso tiene la caja 4 y la caja 5). Se coloca el valor a trasladar junto con alguna observacion adicional Se da clic en y sale el comprobante de ingreso y egreso respectivamente como soporte de la transaccion realizada. Se imprimen ambas copias. 58

59 En caso de no realizar ninguna transaccion se da clic en Nota Importante! Estas operaciones de caja quedaran registradas en la caja, como ingresos o egresos según el caso. PASO 4 Venta de Vales Prepago Corresponde a la generación de ventas de Pin Prepago. Este servicio hace referencia a la modalidad de pago anticipado y descargue por la generación de ventas automáticas. 59

60 Dar Clic en y diligenciar los datos solicitados en las grillas, junto con el número del Pin Prepago a cargar. Dar Clic en y el pin prepago digitado queda cargado a la caja Auxiliar como un ingreso, por el valor total creado. En caso que se requiera consultar el saldo de un pin prepago, se debe buscar por el vendido el mismo. o por el número de a quien le fue Cuando aparezca en la parte de inferior, se selecciona el número de y se da Clic en mismo., para observar las compras realizadas o para consultar el saldo del 60

61 Número: Corresponde al número de factura de venta con la cual ha generado consumo al pin prepago Concepto: Corresponde al nombre del tipo de servicio utilizado. Cantidad: corresponde a la cantidad de veces utilizado Valor: corresponde al valor consumido del pin prepago Fecha de Transacción: corresponde a las fechas en las que se utilizó el pin prepago Saldo Prepago: Corresponde al saldo actual del pin prepago. En caso de terminar la consulta se da clic en. PASO 5 Recolectar Dinero Enviado por Puntos Corresponde al menú donde la Agencia registra el dinero enviado por los Puntos de Atención de Servicios asociados a su centro de servicio. Sale la ventana donde se evidencian los puntos (aquellos que hayan reportado el dinero porque efectuaron el cierre de la caja o aquellos que no reportaron dinero luego del cierre de la caja), que estan asociados a la Agencia.. ID: Número que genera el sistema, para identificar cada reporte de dinero realizado por un punto. Cod Punto/Ctr Srv: Codigo del Punto de Atencion de Servicio que reporto el dinero. Punto/Ctr Srv::Nombre y dirección del Punto de Atencion de Servicio que reporto el dinero. 61

62 Fecha Recolección: Fecha en la que el Punto de Atencion de Servicio reporto el dinero y el mensajero realizó la recojida. ID: Número que genera el sistema, para identificar a cada mensajero. Nombre del Mensajero: Nombre del mensajero realiza la recolección y a quien le realizan la entrega del dinero y demas soportes en el Punto de Atencion de Servicio. Bolsa de seguridad: Número de Bolsa de Seguridad en la fue entregado el cierre del Punto de Atencion de Servicio al mensajero. Suministro Planilla Despacho Manual: Es el número de la planilla o cierre de caja que envia el Punto de Atencion de Servicio. Total Reportado: Cantidad de dinero reportado por el Punto de Atencion de Servicio. Valor Real: Cantidad de recibido al mensajero en la Agencia. Valor Diferencia: Cantidad de dinero que resulta de la diferencia entre el Total Reportado y el Valor Real. Observaciones: Espacio disponible para anotar cualquier novedad que se prensente. Guardar: Es donde se graba la el reporte del dinero realizado por el Punto de Atencion de Servicio. Registro Manual de Dinero: Es la opción por donde se debe ingresar el dinero no reportado por los puntos, es decir aquellos que aparecen en rojo. Si se va a recibir dinero de los puntos, desplace la barra hacia la parte derecha de su pantalla. A lo largo de la ventana encontrara toda la información explicada anteriormente. Para registrar el dinero enviado por un Punto de Atencion de Servicio que haya reportado el dinero, udted debe validar los siguientes Items: - Bolsa de seguridad: Campo donde aparece registrado el número de la bolsa de seguridad con la cual el punto envio el Reporte Cierre de Caja, los soportes contables (Copias de Contabilidad-Comprobantes de Pago-Soportes de Gastos, etc.) y el dinero. - Suministro Planilla Despacho Manual: Es el número de la planilla o cierre de caja que envia el Punto de Atencion de Servicio, el cual se debe registrar en este campo. 62

63 Total Reportado: Es la Cantidad de dinero reportado por el Punto de Atencion de Servicio, usted debe hacer el conteo del dinero en precencia del mensajero que efectuo la recojida con el fin de validar que este todo el dinero reportado. Valor Real: Digite la cantidad de dinero recibida, y luego de enter o tab el sistema le arrojara automaticamente la diferencia entre el valor reportado y el valor real. Valor Diferencia: Es la diferencia entre el valor reportado y el valor real, monto que puede ser mayor, menor o cero. Observaciones: en este campo usted debe reportar cualquier novedad presentada. 63

64 Al dar click aparece esta nueva ventana Donde usted podra seleccionar el Tipo Observacion (Sin Novedad ó Siniestro) Observación Pertinente. y la Y de click en. Guardar: De click en Guardar. Aperecerá la siguiente ventana Luego de click en Aceptar, y finalmente aparecera el siguiente mensaje del sistema 64

65 Click en Aceptar, y el sistema actualiza la informacion y mostrará unicamente los que aun no sean reportado en su caja. - Cuando encuentre que el valor es mayor o menor al reportado por el punto, usted debe registrar en el valor real, el valor recibido, y el sistema le mostrará en la siguiente casilla la diferencia. Al dar click en observaciones aparece esta nueva ventana, donde usted debe reportar el faltante como un siniestro, y aclarar lo sucedido. Nota Importante!! El valor de la diferencia se vera reflejado en la caja del punto que reporto el dinero como un saldo anterior en efectivo, teniendo en cuenta que el punto entrega el paquete sellado al mensajero y este lo entrega de la misma manera en la Agencia. 65

66 Y de click en. De click en Guardar. Aperecerá la siguiente ventana Luego de click en Aceptar, y finalmente aparecera el siguiente mensaje del sistema Click en Aceptar, y el sistema actualiza la informacion y mostrará unicamente los que aun 66

67 no sean reportado en su caja. Registro Manual de Dinero en Efectivo: Es la opción por donde se debe ingresar el dinero no reportado por los puntos, es decir aquellos que aparecen en rojo. Click Registro Manual de Dinero en Efectivo, aparece la siguiente ventana. Seleccione el Punto/Ctr Srv al cual le va a registrar el dinero. 67

68 Luego diligencie los datos solicitados Bolsa de Seguridad (Número), Total Reportado (dinero recibido en la agencia), Nombre del Mensajero (Mensajero que realizo la recogida), Suministro Planilla Despacho Manual (número de planilla ó cierre de caja enviado por el punto), Tipo de Observación (Sin Novedad ó Siniestro), Observaciones: (Novedad presentada al momento de recolectar el dinero). Por ultimo Click en Registrar. Y el sistema mostrara la ventana con los puntos que aun estén pendientes por recolectar. 68

69 PASO 6 Administrar Cuenta de Mensajero Genera esta ventana donde usted encontrara los mensajeros asignados a su Agencia. Identificación: Filtro para buscar por medio del número de identificación del mensajero su estado de cuenta. Nombre Mensajero: Filtro para buscar por medio del Nombre del Mensajero su estado de cuenta. Reportar Dinero: Ventana para recibir el dinero entregado por parte del mensajero a la Agencia. Estado de Cuenta: Ventana donde se encuentran la información detalla del mensajero respecto a sus ingresos y egresos. Seleccione el mensajero y de click en Reportar Dinero para recibir el dinero de los envios al cobro asignados y las ventas del mensajero, usted primero debe realizar: - Descargar Pruebas de Entrega y Dev. Mensajero (Modulo de Logistica Inversa Pruebas de Entrega), esto con el fín que el reporte de dinero no contenga envios devueltos con forma de pago al cobro. - Editar las ventas del Mensajero(son aquellos envios que recoje el mensajero utilizando las facturas de venta asignadas a este para la recolección de envios clientes individuales). La agencia debe realizar la edicion de las ventas (Modulo Admision - Mensajería - Admitir Factura/Guia Manual). 69

70 Valor Reportado por Ventas: Valor correpondiente a las ventas (recogidas a clientes ), realizadas por el mensajero. No. Palnilla Ventas: Número de planilla donde el mensajero relaciona sus ventas. Valor Autorización: diferencia negativa (faltante) entre el valor de las ventas del mensajero y el valor reportado. Si al mensajero le hace falta dinero se generara una autorización de descuento al el monto pendiente, de tal quede al dia. Ejemplo: El mensajero realiza una venta por valor de $35.000, pero al momento de hacer el reporte en la Agencia reporta $35.000, de tal manera no existiria Valor Autorización $0,00. Al Cobros Pendientes por Reportar: listado de todos los envios al cobro asignados al mensajero, este listado cuenta con el Numero de Guia, Valor del al cobro y el número de la planilla donde se asignaron los envios. 70

71 Para el ejemplo, la suma del valor de los al cobros es de $ (Total a Reportar), este valor debe ser entregado por el mensajero, se debe registrar en la casilla Total Reportado. El mensajero entrega en la agencia $ (Total Reportado), y aparece automaticamente el valor Pendiente por Reportar $0.00. Es decir, que se debe registrar en el campo Valor Autorización, el monto de $0.000, luego de colocar el Valor Autorización el sistema actualiza el valor Pendiente por Reportar $0.00. Finalmente en la ventana se muestra la informacion de la Autorización de Descuento. Número Autorización: Número que genera el sistema al momento de realizar la operación. Total Valor Autorización: Valor total por el cual se generará la Autorzación de Descuento al mensajero. Según el ejemplo se efectua la Autorzación de Descuento al mensajero por un valor de $0,00. Finalmente click en Guardar. El sistema genera la siguiente pantalla, donde usted deben imprimir los registros COMPROBANTE DE INGRESO GEF-R-55 y el COMPROBANTE DE EGRESO GEF-R-60, los cuales salen en una sola hoja. Este registro mostrará los valores reportados por el mensajero 71

72 PASO 7 Reportes de Caja Aquí encontrará los reportes donde se encuentran consolidadas las diferentes operaciones de la caja. Ejemplo: Allí se puede realizar la consulta por medio de un reporte, del detalle de las ventas realizadas por un cajero. Se seleccionan los datos de consulta y luego se da clic en 72

73 PASO 8- Cerrar Caja Principal Corresponde a la ventana que muestra el total de los ingresos y egresos, efectuados en una caja principal. CONCEPTOS DE INGRESO A LA CAJA PRINCIPAL A LA CAJA PRINCIPAL CONCEPTOS DE EGRESO Admision de Venta de Giros Admision de Mensajeria Expresa Admision de Carga Express Venta de Pin Prepago Reporte Dinero Puntos de Servicio Cierres de Caja (Auxiliar) Recaudo dinero de Al cobros Pago de Giro Traslado de Caja Ppal a Caja Auxiliar Gastos Autorizados En la parte del, se resumen todos y cada uno de los conceptos generados a esa caja. Se da clic en el informe de las transacciones realizadas por el concepto seleccionado. y allí sale 73

74 En la parte de, se selecciona dónde sale el listado de transacciones realizadas por cada forma de pago Cuando se valla a cerrar la caja principal del punto o agencia, se debe seleccionar 74

75 Sale el reporte de las transacciones realizadas en la caja principal Nota Importante!! Este reporte se debe imprimir y se deben adjuntar los soportes contables (Copias de Contabilidad-Comprobantes de Pago-Soportes de Gastos, etc.) de las ventas o gastos realizados en esa caja. Para ver un cierre de caja anterior se debe ingresar al CIERRE DE CAJA PRINCIPAL y dar clic en se debe dar clic en de esa fecha. Sale la ventana que muestra las fechas de cierres generados y del cierre que se quiere ver y sale el listado de transacciones Se da clic en. PASO 9 - Registrar Dinero a Enviar desde Punto a Agencia 75

76 Sale la siguiente ventana donde sale el saldo de la caja del cajero principal. Alli se debe colocar el numero de la bolsa de seguridad y el nombre del conductor que esta realizando la recogida a fin de identificarlo en la caja del Col. Se da clic en, el sistema genera el siguiente mensaje Este ingreso queda pendiente por confirmación en la caja principal del Col a la cual pertenece la agencia. El cajero principal de Agencia, debe realizar la validación de que el dinero registrado a enviar al Col, se haya recibido en el Col respectivo, revisando dentro de su cierre de caja principal, el concepto Traslado de Punto a Agencia, el cual queda como un egreso. Nota Importante!! Para poder realizar el registro del dinero a enviar desde el punto a la agencia, se debe tener en cuenta que el punto debe tener provisionadas bolsas de seguridad, ya que el dinero y los reportes contables se deben enviar debidamente empacados y sellados dentro de este suministro. Usted debe conservar el N de la bolsa de seguridad enviada para que en caso de presentarse algún tipo de novedad se verifique la enviada por el punto. 76

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