Sistema Integrado de Gestión PLAN DE MEJORAMIENTO

Transcripción

1 Sistema Integrado de Gestión Versión 8 Código: GC.3, Proceso: Gestión de la Calidad - GC Junio de 2017

2 Página 2 de OBJETIVO Establecer las directrices a seguir, cuando se identifique una desviación en el Sistema Integrado de Gestión, que afecta su eficacia, eficiencia y efectividad. 2. ALCANCE Éste procedimiento aplica para todas aquellas no conformidades u oportunidades de mejora, resultantes del control, autocontrol, seguimiento y evaluación del Sistema Integrado de Gestión. 3. NORMATIVIDAD La normativa aplicable al procedimiento Plan de Mejoramiento, se encuentra documentada en el Portal Institucional, en la URL: y en la Intranet Institucional en la URL: 4. DEFINICIONES Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. La acción correctiva se toma para prevenir que la no conformidad vuelva a producirse. Acción de Mejora: Acción tomada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño de la organización. No Conformidad: Entendida como el incumplimiento de un requisito especificado dentro del Sistema Integrado de Gestión. Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada, frente a los criterios de Auditoría, los hallazgos de la Auditoría pueden indicar tanto conformidad como no conformidad. Plan de mejoramiento: Es el conjunto de acciones correctivas o de mejora que deben adelantar en un período determinado de tiempo, para dar cumplimiento a la

3 Página 3 de 11 obligación de subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos identificados. Servidor Público 1 : Persona que se encuentra vinculada al estado y ejerce un conjunto de tareas, funciones y responsabilidades, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y fines del estado. CGSC: Contraloría General de Santiago de Cali. Autocontrol: Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos. Autogestión: Capacidad para interpretar, coordinar y aplicar la función administrativa que le ha sido asignada. Autorregulación: Capacidad institucional para aplicar de manera participativa los métodos y establecimientos en la normativa que permitan el desarrollo e implementación del sistema de control interno. Eficacia: Relación entre los resultados alcanzados y los recursos utilizados. Auditor interno líder: Persona que lidera las auditorías internas y de calidad en un proceso, en el cual cae la responsabilidad del informe y seguimiento de los planes de mejoramiento. 1 Servidor Público: Tomado del Régimen del Empleo Oficial

4 Página 4 de CONDICIONES GENERALES a. El plan de mejoramiento a implementar para eliminar las causas de las No Conformidades, debe corresponder a la magnitud de los problemas detectados. b. Se consideran fuentes para la identificación de acciones correctivas o de mejora, entre otras, las siguientes: PQR- S Servicio no conforme Autoevaluación. Autocontrol (Revisión de documental y revisión general del proceso). Indicador de Gestión. Mapa de Riesgos Auditoria Interna y de Calidad Normatividad Auditoría Externa. (Ente certificador y Entes de control) Informes (Revisión por la dirección, de seguimiento y ejecutivos entre otros) c. Los responsables de los procesos y su equipo de trabajo, deben establecer las causas que dan origen a la no conformidad, mediante la metodología que brinde mayor confiabilidad (Diagrama de Causa Efecto, Espina de pescado, Porque porque, etc.), y proponer las actividades que garanticen el cierre exitoso del plan de mejoramiento. d. Para los hallazgos relacionados con las auditorías internas y de calidad, será responsabilidad del auditor líder, diligenciar el formato Plan de Mejoramiento en los puntos 1, 2 y 3, para ser presentados en la reunión de cierre a fin de que el auditado apruebe el hallazgo presentado. Una vez aprobado el hallazgo el responsable del proceso y su equipo de trabajo realizaran el análisis de las causas y actividades a desarrollar para el cierre de la no conformidad identificada. e. Sera responsabilidad del Auditor líder el seguimiento a los planes de mejoramiento producto de los hallazgos de las auditorías internas y de calidad. Cuando las auditorias de calidad sean realizadas por una empresa auditora externa, el seguimiento será responsabilidad del profesional universitario encargado del S.I.G.

5 Página 5 de 11 f. La verificación de la eficacia del plan de mejoramiento estará a cargo de profesional universitario de la vicerrectoría administrativa, en compañía de la jefe de la oficina de control interno. g. El avance de los planes de mejoramiento de los entes de control, deben ser presentados en los formatos PM01 y PM02 respectivamente, según la resolución vigente. h. Todas las acciones identificadas al interior del S.I.G deben ser diligenciadas en el formato plan de mejoramiento y reportarlas al profesional universitario encargado del S.I.G, con el fin de alimentar la matriz de mejora continua. i. Los responsables de los procesos deberán custodiar los planes de mejoramiento, producto de las acciones identificadas, con sus respectivas evidencias. j. El registro de la verificación se realizará en el formato Plan de Mejoramiento o en la Matriz Institucional de Mejora Continua. k. La identificación de los planes de mejoramiento se realizara de conformidad a lo establecido en las tablas de retención documental (TRD) Institucionales. Código establecido de en la tabla de retención documental de la oficina productora. Serie 14 plan Sub-serie 05 Plan de mejoramiento Consecutivo Ejemplo: Codificación plan de mejoramiento. Código oficina según TRD Serie Sub-serie consecutivo Los establecidos XX l. Cuando los planes de acción tengan como origen la Autoevaluación en la descripción del hallazgo se deberá indicar el Programa académico, el Factor y la Característica que conforman el hallazgo.

6 Página 6 de Descripción Detallada N DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Identifique del plan de mejoramiento. Diligencie el Nº 1 del formato Plan de mejoramiento. Consecutivo; Se establece por el profesional universitario de la vicerrectoría administrativa según el literal K) de las condiciones generales Fecha en la cual lo elaboro el plan de mejoramiento. Proceso al cual pertenece el plan. Requisito incumplido: Numeral de la norma que no se está cumpliendo. Tipo de acción; Correctiva o de Mejora. Auditor Interno o externo. Responsable DOCUMENTO SOPORTE FRECUENCIA PUNTO DE CONTROL - REGISTRO Literal 1 del registro completamente diligenciado. 2 Identifique la fuente del plan de mejoramiento. 1 Diligencie el numeral dos identificando cual es la fuente que da origen al plan de mejoramiento, si cuenta con más de una fuentes, señale la que considere que posee más peso. Auditor Interno o externo. Responsable Fuente del plan identificada

7 Página 7 de 11 N DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE 3 Describa el hallazgo Identifique las casas que dan origen al hallazgo 1 Describa la desviación identificada (hallazgo) o mejora, teniendo en cuenta los requisitos normativos, legales o Institucionales que se están incumpliendo o el aspecto a mejorar si es el caso. Tenga en cuenta el numeral L) de las condiciones generales. Establezca la causa raizal que dan origen al hallazgo utilizando las metodologías establecidas en el litera c) de las condiciones generales, para el caso de la mejora se establece el grado o porcentaje de mejoramiento en la eficacia de la actividad que es objeto del mejoramiento. Auditor Interno o externo. Responsable Funcionario Público. Responsable Funcionario Público. DOCUMENTO SOPORTE FRECUENCIA PUNTO DE CONTROL - REGISTRO Descripción del hallazgo, claro y no dar lugar a cuestionamientos Método aplicado para identificar las causas. Defina las actividades a desarrollar Establezca las actividades que sean necesarias para dar cumplimiento al requisito incumplido o mejora propuesta. Responsable Funcionario Público. Actividades a desarrollar. 2

8 Página 8 de 11 N DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE FRECUENCIA PUNTO DE CONTROL - REGISTRO 2 Remita plan de mejoramiento. Remita el plan de mejoramiento al profesional universitario de la oficina del S.I.G. con el fin de que este sea incluido en la matriz de mejora continua. Responsable Correo electrónico Plan de mejoramiento en la matriz de mejora continúa. Actualice la matriz de Mejora continua Actualice la Matriz de mejora continua con el nuevo plan de acción. Profesional Universitario oficina del S.I.G GC.3, Matriz de mejora continua actualizada Realice Seguimiento Realice seguimiento a las actividades establecidas en el plan de mejoramiento, actualizando el porcentaje de avance del plan en la matriz de mejoramiento continuo y sus correspondientes soportes o evidencias de cumplimiento. Jefe de Oficina de Control Interno. Profesional Universitario Vicerrectoría administrativa GC.3, Trimestral. Cumplimiento de Acciones y actividades. Matriz de mejora continúa actualizada. Cierre del plan de mejoramiento. 3 Revise que las actividades del plan de mejoramiento se encuentren cumplidas con el fin de dar cierre. Tenga en cuenta las opciones de cierre registradas el formato plan de mejoramiento numeral 4 Jefe de Oficina de Control Interno. Profesional Universitario Oficina de Calidad GC.3, Cumplimiento de Acciones y actividades. Matriz de mejora continúa actualizada.

9 Página 9 de 11 N DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE FRECUENCIA PUNTO DE CONTROL - REGISTRO 3 Elabore informe Elabore informe de avance del estado de cumplimiento de los planes de mejoramiento por proceso. Profesional Universitario Vicerrectoría Administrativa Informe Semestral. Porcentaje de avance en la implementación de las acciones. Fin

10 Página 10 de REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN Éste procedimiento será revisado y actualizado por el Representante de la dirección cuando se presenten inconsistencias en su uso o se cambios exigidos por la norma. 7. FORMATOS ASOCIADOS NOMBRE DEL FORMATO Plan de Mejoramiento. Matriz de mejora continua por procesos CODIGO GC.3, REFERENCIAS DOCUMENTALES Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000: Vigente. Aprobación del Documento Nombre Responsable Firma Fecha Elaboró Alejandro Ramos Fajardo Profesional Universitario 13/06/2017 Revisó María Isabel Andrade García Vicerrectora de Institución Universitaria Administrativa. 15/06/2017 Aprobó José Fernando Arroyo Valencia Rector de Institución Universitaria. 16/06/2017

11 Código: GC Página 11 de 11 Control de Cambios Versión No. Fecha de Aprobación 1 02/04/ /06/ /11/ /10/ /06/ /09/ /04/2016 Descripción de los Cambios Se modifica la estructura de la codificación, de los procedimientos. Se realizan ajustes al numeral 5.1 Justificación del Cambio Mejor control a los documentos del Sistema Integrado de Gestión, relacionados con los numerales y Se retiran los riesgos del proceso y se establecen en el documento Mapa Gestión de Calidad. Institucional de Riesgos IG Se realizan ajustes a las etapas 3 y 4 del Revisión del documento y numeral 5.1 Descripción Detallada. actualización a la norma NTC Adicionalmente se actualiza el numeral 8 GP 1000:2009 a la Norma NTC GP 1000:2009. Se actualiza el objetivo y el alcance. Se revisan las condiciones generales y se Observación realizada en la ajustan a la modificación realizada al etapa 1 de la auditoria de formato GC Se revisa la certificación. descripción técnica detallada y se han ajustes el punto 8 Se actualiza el slogan de la institución al Nuevo periodo del rector. nuevo periodo del rector Se hace ajuste al slogan del periodo de rectoría Se cambia el nombre del procedimiento, pasa de llamarse Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora a llamarse Plan de mejoramiento. Se hacen ajustes al objetivo, alcance y definiciones actualizándolas. Se revisan y ajustan las condiciones generales. Se ajustan la Descripción Grafica Detallada a los requerimientos del sistema Siscomputo. Se hace ajuste a las condiciones generales y se ajustan las la descripción detallada de conformidad a los cambio realizados al formato plan de mejoramiento Nuevo periodo del rector. Ajuste del formato Plan de mejoramiento