SECRETARIA CONCURSO INTERNO-EXTERNO DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES Y DIRECCIÓN DE ADMISIÓN

Transcripción

1 SECRETARIA CONCURSO INTERNO-EXTERNO DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES Y DIRECCIÓN DE ADMISIÓN I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del Cargo : Secretaria Vacantes : 1 Grado : 8 Estamento : Secretarias y Administrativos Dirección / Gestión : Dirección de Comunicaciones y Dirección de Admisión Lugar de Desempeño : General Jofré N 462, Santiago Centro Horario : Lunes a jueves de 9:00 a 18:00 horas y Viernes de 9:00 a 17:00 horas II. MISIÓN DEL CARGO Coordinar la labor administrativa de la Dirección de Comunicaciones y de la Dirección de Admisión, para contribuir a su correcto funcionamiento e interacción con la comunidad interna y externa. III. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL CARGO Realizar el ingreso y seguimiento de todas las solicitudes de pago a través del Sistema Control Presupuestario, para lograr que las cuentas del presupuesto se encuentren actualizadas mensualmente y se cumpla con las fechas de pago pactadas con los proveedores. Coordinar la agenda de las Direcciones y reuniones de las áreas para contribuir al desarrollo de actividades diarias de la Dirección y al cumplimiento de los estándares de planificación para el desarrollo de actividades. Ejecutar el registro y despacho de la correspondencia (memos, cartas, otros), para contribuir al control interno de la documentación despachada y recibida. Realizar la redacción, fotocopiado, escaneo y archivo de documentación, para contribuir a la gestión administrativa y al ordenamiento de los respectivos archivos. Realizar atención telefónica y presencial, tanto de usuarios internos como externos, para lograr que los mensajes tanto externos como internos lleguen oportunamente al destinatario. Administración y control de las Cajas Chicas, para optimizar su uso para abastecer a las unidades de insumos de cafetería para reuniones y otros emergentes de la labor diaria.

2 Gestionar revisión y posterior firma de los contratos con los medios publicitarios y de comunicación con los cuales se vinculan las Direcciones, para lograr que cada contrato se encuentre firmado para el ingreso posterior de su respectiva orden de compra. IV. REQUISITOS 1. Requisitos Generales: Título de Secretaria Ejecutiva o Administrativa (Técnico de Nivel Medio o Enseñanza Media). A lo menos 2 años de experiencia en áreas administrativas en Instituciones de Educación Superior. Manejo de archivos y control presupuestario. Manejo de Word, Excel y Power Point, a nivel básico Dominio en la redacción de documentos y buena ortografía. V. Competencias Requeridas: 1. Competencias Conductuales de Gestión: Orientación al usuario. Trabajo en equipo. Comunicación efectiva. Adaptabilidad/Flexibilidad. Orden y Método. 2. Competencias Identitarias: Disponibilidad para con otros. Colaboración. Amabilidad Salesiana.

3 VI. DETALLES DEL PROCESO 1. Recepción de antecedentes: a) Los interesados pueden postular enviando sus antecedentes digitalizados al correo: haciendo mención al nombre del cargo. b) El Formulario de Postulación que se adjunta como anexo 1, debe ser completado y posterior a ello, enviarlo a la Unidad de Desarrollo y Formación. (Solo postulantes Internos) c) Se considerarán como postulantes oficiales solamente aquéllos que hayan enviado la documentación completa. 2. Antecedentes requeridos: Los interesados en postular al cargo, deberán presentar los siguientes antecedentes: 1.1 Postulantes Internos: a) Currículum Vitae. Debe incluir referencias comprobables (Teléfonos e s corporativos). b) Elaborar la carta de aceptación de las bases del concurso. Cargo al que postula. Las razones que motivan la postulación. Adhesión o respeto a los principios de la Universidad ( Aceptación de los términos del concurso. c) Completar el Formulario de Postulación que se adjunta como anexo Postulantes Externos: a) Currículum Vitae. Debe incluir referencias comprobables (Teléfonos e s corporativos). b) Elaborar la carta de aceptación de las bases del concurso. Cargo al que postula. Las razones que motivan la postulación. Adhesión o respeto a los principios de la Universidad ( Aceptación de los términos del concurso. 3. Plazos del proceso: Publicación Fecha límite de recepción de antecedentes Proceso de Evaluación a Fecha de Incorporación * Se aceptarán sólo las postulaciones recibidas hasta la fecha indicada.

4 VI. CONDICIONES DE POSTULACIÓN a) Participar, en caso que se lo requiera, de una evaluación psicolaboral, de acuerdo a las condiciones preestablecidas por la institución. b) Concertada la citación, y en caso de no presentarse y/o desistir de participar en la entrevista, él (la) postulante quedará fuera de concurso. c) Los postulantes que aprueben la evaluación psicolaboral, serán citados a una entrevista final. d) Los resultados de la evaluación son de uso interno y de carácter confidencial. e) No se devolverán documentos requeridos para el concurso. f) La Universidad no entregará resultados parciales del concurso mientras aún esté en desarrollo. No obstante, una vez finalizado el mismo y sancionados sus resultados, se notificará el cierre del proceso sólo a los postulantes entrevistados. NOTA: Información adicional Para consultas dirigirse a: Sharon Adasme, Psicóloga de Reclutamiento y Selección, Unidad de Desarrollo y Formación. General Jofré Nº 462 Fono: (2) , Anexo: 421. Mail: sadasme@ucsh.cl

5 Identificación del (la) Solicitante ANEXO 1 Formulario de Postulación a Concurso (Uso exclusivo de postulantes internos) FECHA APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO NOMBRES RUT CARGO CENTRO DE COSTOS Cargo al que Postula NOMBRE CARGO CENTRO DE COSTOS Motivos de Postulación Uso Exclusivo Jefatura Directa Firma Postulante NOMBRE JEFATURA : CARGO : ÁREA : Tomo conocimiento de postulación a concurso interno Firma