Abasto. Se entiende por Tarjeta Corporativa, la Tarjeta Corporativa de Gastos de Viajes así como la P- Card (Purchasing Card).

Transcripción

1 Autorizado por: Vicepresidencia de Administración y Finanzas Título: Código: EGR 1.3 Área de Aplicación: Tecnológico de Monterrey Responsable de contenido Fecha de Emisión I.- Objetivo Asegurar el adecuado manejo de los recursos utilizados a través de las tarjetas corporativas administrándose responsablemente en beneficio del Tecnológico de Monterrey. II.- Alcance Personal que labora en el Tecnológico de Monterrey y requiere el uso de tarjeta corporativa. Comprende desde el trámite de la misma hasta la comprobación de los gastos efectuados con dicha tarjeta. Se entiende por Tarjeta Corporativa, la Tarjeta Corporativa de Gastos de Viajes así como la P- Card (Purchasing Card). III.- Responsables de operación Fecha Rev. Dirección de Abasto Usuario: Colaborador que tiene asignada una Tarjeta Corporativa Responsable del Centro de Costos Director Administrativo de la Institución/Campus del Tecnológico de Monterrey Centro de Servicios de Apoyo Pagos: control de egresos efectuados con tarjetas corporativas. IV.- Políticas Trámite 1. Los colaboradores que por su actividad lo justifiquen y que cuenten con un buen historial crediticio pueden solicitar a su Jefe Inmediato que evalúe y valide la solicitud de una tarjeta corporativa, posteriormente el Director Administrativo de la Institución/Campus debe revisar las necesidades del servicio y es quien decide autorizar la emisión de la Tarjeta Corporativa. 2. Centro de Servicios de Apoyo Pagos es responsable de revisar las cuentas por pagar críticas y los antecedentes de uso de tarjetas del colaborador 3. La tarjeta corporativa asignada al Usuario debe contratarse en plan clásico y no se pueden solicitar tarjetas adicionales. Uso 4. Es responsabilidad y obligación del Usuario hacer buen uso de la tarjeta corporativa Page 1

2 que le fue asignada. Se entiende por buen uso realizar adquisiciones/pagos relacionados con la operación en beneficio de la Institución/Entidad y no de gastos personales. 5. La Dirección de Abasto, administrador de tarjetas corporativas debe revisar regularmente el uso de la tarjeta. 6. El Usuario debe de enviar al Centro de Servicios de Apoyo su comprobación de gastos completa con el comprobante que cumpla con los requisitos fiscales, dentro de los 15 días calendario posterior al día en que se realizó el cargo. 7. La falta de comprobación se considera mal uso y por lo tanto se procederá de acuerdo a lo descrito en la carta responsiva 8. En caso de pérdida de la Tarjeta Corporativa, el Usuario debe de notificar a la Institución Financiera para que proceda a bloquearla e informar a su Jefe Inmediato. Administración 9. La Dirección de Abasto y Cuentas por pagar del CSA deben revisar las transacciones mensualmente para analizar el comportamiento de las compras con los proveedores autorizados y de esta manera identificar las oportunidades de negociación. 10. Al retirarse de la empresa el Usuario responsable deberá entregar la Tarjeta Corporativa a su Jefe Inmediato mostrando saldo en cero, o haber realizado la comprobación de los cargos, de lo contrario el saldo se descontará del finiquito del Colaborador. 11. El incumplimiento por parte del Usuario del buen uso de su tarjeta corporativa puede ocasionar la cancelación de la tarjeta, además de una sanción que puede ir desde un acta administrativa hasta la baja de la Institución. La gravedad de la sanción se determina por las instancias administrativas correspondientes. VI.- Procedimiento R: RESPONSABLE Persona que realiza la actividad I: INVOLUCRADO Apoyan para que la actividad se lleve a cabo 1. Trámite de la Tarjeta Corporativa ACTIVIDAD 1.1. Requiere de una tarjeta corporativa y solicita autorización a su Jefe Inmediato con la debida justificación de su requerimiento Después de autorizada por el Jefe inmediato, envía la solicitud al Director Administrativo de la Institución / Campus. R: RESPONSABLE I: INVOLUCRADO R: Colaborador 1.3. Envía al Colaborador el formato- solicitud de la Tarjeta Corporativa El Colaborador llena y firma el formato-solicitud Evalúa la razonabilidad de la solicitud y el historial crediticio del colaborador Page 2

3 El formato para solicitar trámite de tarjeta corporativa debe contener al menos la siguiente información: Nombre y firma del colaborador que hará uso de la tarjeta (Usuario) Actividad del Usuario Número de nómina del Usuario Departamento al que pertenece el Usuario Motivo del requerimiento de la tarjeta corporativa y plazo por el cual la requiere Centro de Costos (al que se afectarán los cargos) Nombre y firma del Jefe Inmediato 1.6. Analiza si es viable y/o recomendable otorgar una tarjeta corporativa al Colaborador solicitante Firma de conformidad el formato en caso de considerar conveniente la autorización Envía el formato para su autorización. En caso contrario, notifica el rechazo al Jefe Inmediato R: Director Administrativo Institución/ Campus Colaborador 2. Llenado del formato 2.1. Envía al Usuario, el formato de trámite de tarjeta corporativa provisto por la Institución Financiera Llena el formato e incluye la totalidad de la información solicitada. Requisitos y Criterios: La dirección especificada en la solicitud debe ser la dirección oficial del Colaborador Devuelve a Dirección de Abasto R: Director Administrativo Institución / Entidad I: Colaborador R: Colaborador I: Dirección de Abasto 2.4. Revisa que esté completo el formato En caso de que el Colaborador no haya llenado completamente o el formato tiene algún error en el mismo, notifica al Colaborador para que lo llene correctamente o corrija el error Solicita la firma del Representante Legal del Institución en el formato 2.6. Envía formato a la Institución Financiera Recibe de parte de la Institución Financiera la tarjeta y la envía al Director Administrativo de la Institución/Campus correspondiente. R: Dirección de Abasto I:Colaborador/ Representante Legal de la Institución 2.8. Activa su tarjeta una vez recibida para iniciar con su uso. R:Usuario Page 3

4 Antes de iniciar con el uso de la tarjeta corporativa, consulta el uso y criterios autorizados que se establecen en la presente política, además de las políticas Gastos de Viaje (Ver EGR-5, 5.1 y 5.2) y Criterios generales autorizados para la realización de un Egreso. (Ver EGR-1.2.1) El Jefe Inmediato del Usuario autoriza los gastos antes de realizar la comprobación 3. Pago y registro contable 3.1. Recibe de la Institución Financiera un estado de cuenta consolidado de tarjetas corporativas donde se muestre el total de los gastos realizados por cada uno de los Usuarios, éste puede ser de manera física o bien electrónica Realiza el pago a la Institución Financiera del total de los gastos realizados por los Usuarios Registra un saldo por comprobar al Usuario de acuerdo al monto en el estado de cuenta 3.4. Carga los gastos descritos en el estado de cuenta consolidado de tarjetas corporativas a las cuentas correspondientes según el concepto contable aplicable R: CSA - Pagos I: Institución Financiera, Usuario En las comprobaciones mediante ZTRIP de SAP, el concepto contable es el utilizado en dicha liquidación. 4. Comprobación de gastos y estados de cuenta 4.1. Envía mensualmente al CSA - Pagos su estado de cuenta personal de tarjeta corporativa y todos los comprobantes realizados con la tarjeta corporativa por los gastos del periodo Los comprobantes deben pertenecer al período correspondiente en el Estado de Cuenta del Usuario o a la liquidación de gastos que se presente La comprobación de gastos debe ser entregada dentro de los 15 días calendario posteriores de realizado el cargo Una vez concluido el plazo mencionado en el párrafo anterior, el CSA - Pagos enviará una última notificación vía correo electrónico al Usuario responsable. De no realizarse la comprobación dentro de los siguientes 5 días hábiles será suspendido el uso de la tarjeta El envío del estado de cuenta es de manera electrónica Los comprobantes deben de cumplir con los requisitos fiscales. R: Usuario I: CSA - Pagos Se recomienda que el Usuario guarde copia de los comprobantes entregados para futuras aclaraciones Cuando se hayan realizado gastos en moneda extranjera, los comprobantes deben venir en la misma moneda en que se efectuó Page 4

5 dicho gasto En caso de haber efectuado un gasto personal con la tarjeta corporativa, el Usuario debe entregar el dinero gastado a la Institución de inmediato. Esta práctica se considera Mal Uso de la tarjeta corporativa y en caso de reincidencia, el Usuario podría hacerse acreedor a alguna sanción de las mencionadas en la presente política La comprobación de gastos se considera completa únicamente si se presenta la totalidad de los comprobantes de los egresos listados en el estado de cuenta personal de tarjeta corporativa del Usuario Los gastos deben comprobarse y ser capturados en el Sistema Informático Oficial Suspende la tarjeta corporativa según lo señalado en el punto Para reactivar la tarjeta el Usuario debe presentar la comprobación de gastos. De encontrarse alguna reincidencia se cancelará la tarjeta y se descontará el saldo pendiente vía nómina en una sola exhibición Verifica los comprobantes y revisa que éstos correspondan al estado de cuenta del periodo. Al revisar la comprobación de gastos proceder según lo siguiente: Revisa y autoriza los gastos que hayan cumplido con lo estipulado en estas políticas y en las políticas de Gastos de Viaje (Ver EGR-5, 5.1 y 5.2) y Criterios generales autorizados para la realización de un Egreso. (Ver EGR-1.2.1) según el caso Si el gasto es correcto pero falta el comprobante, se solicita al Usuario que envíe el comprobante y en caso de que no lo tenga se solicitará al mismo que realice el depósito correspondiente y el comprobante de pago de la tarjeta corporativa al CSA - Pagos Si el gasto no está permitido y se tiene (o no) el comprobante, se solicita al Usuario que realice el depósito correspondiente y que envíe el comprobante de pago al CSA - Pagos Sólo se debe cancelar si se presenta la totalidad de los comprobantes de los egresos listados en el estado de cuenta de la tarjeta corporativa del Usuario Se permite la liquidación y cancelación parcial del saldo sujeto a liquidación únicamente cuando a criterio del CSA - Pagos esta situación se encuentre justificada y el retraso en la obtención del comprobante sea atribuible a un tercero y no propiamente al Usuario. I: CSA - Pagos R: Usuario Page 5

6 5. Suspensión o Cancelación de la tarjeta corporativa 5.1. En caso de detectar mal uso de la Tarjeta Corporativa, informar al Jefe inmediato para que se tomen medidas correctivas que pueden ir desde la suspensión temporal de su tarjeta hasta la baja de la Institución Solicita a Dirección de Abasto la cancelación de la tarjeta corporativa, en caso de que el Usuario reciba una sanción temporal por mal uso de la misma, cambio de actividad o en caso de que el Usuario haya dejado de laborar para la Institución. R: CSA - Pagos R: Jefe Inmediato Notas aclaratorias a la política: El desconocimiento de las políticas y procedimientos aquí mencionados no exime a nadie de su cumplimiento. La fuente oficial de consulta de las políticas y procedimientos se localiza en la intranet para empleados. VI.- Referencias Formato solicitud a Representante Legal del Campus solicitando autorice tarjeta corporativa (Anexo 9.17) Formato para Solicitud de Tarjeta Corporativa. (Anexo 9.18) Reporte de Empleados con Saldos Sujetos a Liquidación. (Anexo 9.19) VIII.-Control de cambios Rev. Fecha Ubicación Cambio IX.-Contacto(s) para dudas Dirección de Abasto (contacto.abasto@servicios.itesm.mx) Page 6