Modelo de Gestión de Procesos en Proyectos de Modernización

Transcripción

1 Modelo de Gestión de Procesos en Proyectos de Modernización Preparado por: Eduardo Huerta Mercado Herrera Julio, 2012 V 2.0

2 AGENDA 1. Objetivo 2. Marco Conceptual 3. Alcance 4. Metodología 5. Recomendaciones 1

3 01 OBJETIVOS Desarrollar un Modelo de Gestión de Proyectos de Mejora asegurando el alineamiento de Políticas, Planes, Procesos, Organización e Información, con la finalidad de Institucionalizarlo como una herramienta fundamental en la Modernización del Estado. 2

4 AGENDA 1. Objetivo 2. Marco Conceptual 3. Alcance 4. Metodología 5. Recomendaciones 3

5 02 LA CADENA DE VALOR Insumos Procesos Productos Resultados Impactos VACUNAS, MEDICOS, LOCALES, TRANSPORTE PRESUPUESTO, TESORERIA, COMPRAS GERENCIA DE SERVICIOS DE SALUD EJECUCION DE CAMPAÑAS DE VACUNACION % DE NIÑOS VACUNADOS REDUCCION DE MORTALIDAD Y ENFERMEDADES INFANTILES 4

6 02 QUE ES UN PROCESO?... Secuencia de actividades relacionadas CONCEPTOS Agregan valor Transforman entradas en salidas Tiene objetivos específicos Atienden las necesidades de un cliente externo o interno Iinformación, solicitud de cliente, xxx Políticas, procedimientos Especificaciones Indicadores, ANS Costos, Calidad, Plazos,... CONTROLES ENTRADAS SALIDAS Proveedores Proceso Clientes RECURSOS Personal Materiales, Equipos Infraestructura,... Productos Servicios Información,... 5

7 02 QUE ES UN PROCESO?... Dirección Legal Calificación Mesa de Partes Solicitud Atendida Asistente Asistente Asistente Solicitud Enviada 6

8 02 LA FINALIDAD DE UN PROCESO ES: Crear valor, transformando para ello entradas en salidas. El valor se da porque el proceso satisface una necesidad o expectativa del cliente. Los procesos sólo deben tener actividades que agregan valor. Son factores a considerar en la creación de valor... CALIDAD...percibida por el cliente SERVICIOS...flexibles, para satisfacer la demanda de los clientes CREACIÓN DE VALOR COSTOS... perspectiva de retorno económico PLAZOS... exigidos por el mercado 7

9 02 CRITERIOS DE DISEÑO DE PROCESOS DE SERVICIOS Grado de Contacto con el Cliente Alto Fidelización Bajo Aislado Intermedio Intenso Tecnología Contacto por en línea correo Contacto teléfono CONSULTAS Cara a cara especific rígidas LICENCIAS Cara a cara personalización total Cara a cara especific flexibles EDUCACION SALUD Bajo Eficiencia Alto 8

10 02 JERARQUIA DE PROCESOS Macro Processes Processes N1 N2 Sub Processes N3 Procedures N4 NIVEL Macro Procesos Procesos Sub Procesos Procedimientos OBJETIVOS Alinear Misión y Objetivos Estratégicos Generación de Valor Simplif icar Flujos y Asegurar Compromisos Excelencia Operativa Los Procesos se definen a diferentes niveles de detalle. Es importante iniciar el análisis a nivel macro y luego bajar a los niveles mas detallados

11 02 Existen gran cantidad de filosofías, metodologías y herramientas disponibles para mejorar la gestión, pero cuál es la correcta? Gestión por Procesos Reingeniería Gestión del Conocimiento Decisión ISO 9000 Gestión por Competencias Balanced Scorecard 10

12 02 Niveles de Madurez: Procesos 5 Enfoque en mejora continua Optimo 4 Proceso controlado y predecible Predecible 3 Proceso estable y proactivo Estable 2 Proceso reactivo Realizable 1 Proceso impredecible Inestable 11

13 02 Niveles de Madurez: Procesos Inestable: No se obtienen resultados consistentemente. Incumplimiento y variabilidad. Continuas emergencias. Desintegración. Realizable: Se alcanzan los resultados a costa de alto costo y esfuerzo. Variabilidad. Poca visibilidad. Estable: Se alcanzan resultados consistentemente. Presupuestos y Costos controlados. Se disponen de mecanismos de medición y evaluación. Predecible: Se cumplen planes y pronósticos. Variación controlada. Optimo: Proceso estable, flexible y adaptable. Mejora Continua implementada. Mínima Variación 12

14 02 Niveles de Madurez: Organización 5 Innovación permanente Conocimiento 4 Trabajo en Equipo Colaboración 3 Evaluación de Desempeño Desempeño 2 Reconocimiento y Castigo Cumplimiento 1 Frustración o Complacencia Fragmentada 13

15 02 Niveles de Madurez: Organización Fragmentada: Alta frustración o complacencia. Silos funcionales. Mínima participación y compromiso. Cumplimiento: Roles y responsabilidades claros. Mecanismos de reconocimiento y castigo establecidos y aplicados. Desempeño: Proceso de Evaluación de desempeño efectivo. Competencias acordes con puestos de trabajo. Líneas de Carrera. Colaborativa: Trabajo en Equipo. Calidad Servicio Cliente-Proveedor Interno. Equipos Multifuncionales. Participación y Compromiso extendidos. Conocimiento: Conocimiento acumulado y compartido. Innovación permanente. 14

16 02 Modelo de Excelencia: Herramientas Optimo Conocimiento BPM: Digital Six Sigma Knowledge Mgmt Corporate Performance Mgmt Predecible Colaboración Six Sigma - Lean Coaching, Equipos de Alto Desempeño, Gestión de Contenidos DW, BI, Suites Colaboracion Estable Desempeño ISO 1779 Balanced Scorecard ERP, SCM, CRM Gestión por Competencias SA 8000 Realizable Cumplimiento Gestión de Procesos Gestión Documental Gestión de Proyectos ISO 9000, Liderazgo Gestión del Cambio Evaluación del Desempeño Inestable Fragmentada Planeamiento Estratégico Reingeniería de Procesos y Organización Evaluación de Cultura Organizacional Evaluación del Clima Organizacional 15

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20 BALANCED SCORECARD GESTION DE PROCESOS GESTION POR COMPETENCIAS ITIL 19

21 Actuar Planear Verificar Hacer 20

22 AGENDA 1. Objetivo 2. Marco Conceptual 3. Alcance 4. Metodología 5. Recomendaciones 21

23 03 Elementos de un Modelo de Gestión Gobernabilidad, definición de estructuras, roles y responsabilidades para tomar decisiones sobre la gestión y mejora de los procesos Ingeniería de Procesos, que determina el diseño y optimización de los procesos de una manera estándar, utilizando un lenguaje común Portafolio de Proyectos de Mejora de Procesos de Negocio, para identificar, integrar, priorizar y autorizar iniciativas de mejora de procesos Arquitectura Tecnológica Integral, conjunto de definiciones y estándares de tecnologías de información para la habilitación de los procesos Coordinación, diseño y aplicación de esquemas y mecanismos para la interacción entre procesos y la gestión de los proyectos de mejora Evolución Cultural, que se relaciona con las estrategias para alinear el comportamiento de la cultura organizacional a las prácticas del Modelo de Administración por Procesos 22

24 03 Gobernabilidad del Proyecto: Ejemplo Comité Dirección PCM MEF GOB PMO Facilitador? Grupo 4 Enlaces Técnicos Grupo 1 Grupo 3 Grupo 2 Project Team

25 03 Conformación de Equipos de Mejora: ejemplo Desarrollo del modelo por equipos multidisciplinarios para la gestión y mejora de los procesos de negocio. Miembros áreas involucradas Grupo 2 FIN TI RH Roles de apoyo Enlaces Técnicos Grupo n COM PLA TR líder Facilitador PMO MG EJEMPLO FIN: Finanzas TI: Tecnología de la Información RH: Recursos Humanos PMO: Gestión de Proyectos MG: Modelos de Gestión COM: Compras PLA: Planeamiento TR: Transporte Grupo 1: Sector Transporte 24

26 03 Proceso de Proyectos de Mejora: ejemplo Ciclo de Mejora Gestión del Cambio Estrategia Procesos Organización Tecnología 1. Integración de equipos 2. Análisis de la situación actual 3. Diseño de estado futuro 4. Preparación para la implantación 5. Implantación 6. Evaluación Identificar iniciativas Conformar portafolio Ejecutar Evaluar Como Priorizar? 25

27 03 Priorización de Proyectos - Ejemplo SECTORES - SERVICIOS PROCESOS HORIZONTALES SERVICIO 1 SERVICIO 2 SERVICIO 3 SERVICIO 4 Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Proceso 4 Nivel de Madurez Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

28 03 Gestión de Proyectos: Olas de Cambio Ola 1 PCM + MEF + GOBIERNO Ola 2 Ola 3 Tiempo

29 Ambito de Análisis: Ejemplo PEMEX-Petróleos Mexicanos Modelo de Gestión Procesos Piloto Tesorería Desarrollo Ejecutivo Consolidación Compras Gobernabilidad Contenido Procesos Soporte Tecnológico Normatividad

30 03 Modelo de Gobernabilidad Corporativo - Ejemplo Petrobras ALTA DIRECCION Legal Planeamiento y Control Gestión Auditoria Recursos Humanos Gestión de Talento Compensación Procurement Finanzas Contabilidad Facility Mgmt Admin Personal Centro Servicios Compartidos Procesos de Gestión Gobierno Corporativo Procesos Conocimiento Proyectos TI QEHS Unidad Unidad Unidad Enlaces Corporativos Enlaces Corporativos Enlaces Corporativos Areas Areas Areas 29

31 AGENDA 1. Objetivo 2. Marco Conceptual 3. Alcance 4. Metodología 5. Recomendaciones 30

32 04 Metodología A. Gestión de PMO Oficina de Proyectos B. Definición de Hoja de Ruta / Cartera de Proyectos Modelo de Gestión B. Análisis de Gobernabilidad, Procesos, Roles y Tecnología C. Ejecución / Supervisión de Proyectos 31

33 AGENDA 1. Objetivo 2. Marco Conceptual 3. Alcance 4. Metodología 5. Recomendaciones 32

34 05 Recomendaciones finales Asegure el Respaldo de la Alta Dirección y Gobernabilidad del Modelo Utilice un Facilitador: Gestión del Cambio Utilice Metodología de Calidad Comprobada Gestión de Procesos Gestión de Proyectos Priorice Metas Realistas Asegure victorias tempranas: Si se puede Monitoree y Evalúe periódicamente Recuerde: Lo perfecto es enemigo de lo bueno 33

35 FIN MUCHAS GRACIAS 34