MANUAL DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES MUEBLES CS-STAB-03-P03

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1 MANUAL DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES CS-STAB-03-P03 Versión /11/2014

2 TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES Página: Página 1 de 10 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ANEXOS

3 TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES Página: Página 2 de INFORMACIÓN BÁSICA Proceso TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES Código del Proceso CS-STAB-03-P03 PROPÓSITO Gestionar la disposición mediante transferencia gratuita de bienes muebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR, a favor de entidades u organismos del Sector Público o una institución de educación, asistencia social o de beneficencia que lo requieran para el cumplimiento de sus fines. DISPARADOR RESOLUCIÓN No. INMOBILIAR-DSI Descripción ENTRADAS Informe Técnico Jurídico del Proceso de Entrega y Recepción Muebles ACTIVIDADES PRINCIPALES Gestionar insumos para elaboración de Resolución y Realizar acercamientos con el beneficiario Elaborar Borrador de Resolución y Entregar bienes muebles al beneficiario y elaborar el Acta Entrega Recepción Registrar el egreso de los bienes entregados en los sistemas pertinentes PROCESO RELACIONADO Entrega y Recepción Muebles Productos/Servicios del Proceso Tipo de Proceso Responsables del Proceso Tipo del cliente Transferencia muebles al beneficiario Sustantivo de Disposición y Enajenación de Cliente externo 2

4 TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES Página: Página 3 de 10 Marco Legal Constitución de la República del Ecuador Ley de Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y del Sector Público, No. 025-CG Codificación del Código Civil Ecuatoriano 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Transferencia Gratuita Muebles requiere considerar los siguientes lineamientos en los procesos: Procede la transferencia gratuita de bienes cuando no fuere posible o conveniente la venta de los bienes muebles. En tal virtud la Máxima Autoridad señalará la entidad u organismo del Sector Público o una institución de educación, asistencia social o de beneficencia, a la que transferirá gratuitamente dichos bienes. Para la toma de decisiones respecto de los bienes a disponer o enajenar, la Máxima Autoridad convocará al Comité Consultivo Institucional, el cual pre validará los informes remitidos por las unidades responsables; y, presentará y recomendará el uso eficaz y eficiente de los bienes. Procede la donación cuando la transferencia de dominio se realice entre INMOBILIAR y una persona jurídica distinta y, en ese evento, se sujetará a las normas especiales de la donación. Las transferencias gratuitas se efectuarán a través de un suscrito entre las máximas autoridades o sus delegados. Son documentos habilitantes para la elaboración de la Resolución y el los informes del guardalmacén de bienes o quien haga sus veces y del Jefe Financiero. 3. ROLES Beneficiario.- Entidad u organismo del Sector Público o una institución de educación, asistencia social o de beneficencia. Analista de Disposición y Enajenación.- Realiza acciones técnicas y legales para gestionar la enajenación, disposición, venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones 3

5 TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES Página: Página 4 de 10 de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR. Coordinador General Administrativo Financiero.- Coordina, supervisa, diseña, planifica y norma los procesos administrativos, financieros, de contratación pública y talento humano a fin de garantizar un aporte efectivo para la ejecución de los procesos gobernantes, sustantivos y desconcentrados. Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas. Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto. Director General de INMOBILIAR.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las disposiciones legales que rigen a la entidad. de Muebles.- Gestiona la recepción y administración de aquellos bienes muebles que son asignados a INMOBILIAR, considerando su estado, uso y valor comercial. de Disposición y Enajenación.- Gestiona la enajenación, disposición, venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR. Subdirector Técnico de.- Formula, ejecuta y emite la Política Pública para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Acta Entrega Recepción.- Documento de constancia de la transferencia física de un bien. DNDEB.- Dirección Nacional de Disposición y Enajenación. Traspaso.- Es el cambio de asignación de un bien mueble o inmueble que se hubiere vuelto innecesario o inútil para una entidad u organismo en favor de otro, dependiente de la misma persona jurídica, que lo requiera para el cumplimiento de sus fines, como el caso de los Ministerios de Estado o sus dependencias. 4

6 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES Página: Página 5 de 10 5

7 TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES Página: Página 6 de PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES 6.1. PROPÓSITO Determinar las actividades que permitan gestionar eficientemente la disposición mediante transferencia gratuita de bienes muebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR, a favor de entidades u organismos del Sector Público o una institución de educación, asistencia social o de beneficencia que lo requieran para el cumplimiento de sus fines ALCANCE Este proceso abarca desde la recepción del Informe Técnico Jurídico del Proceso de Recepción y Entrega Muebles hasta la entrega de los bienes transferidos al beneficiario mediante la elaboración del Acta Entrega Recepción y su posterior registro de egreso en los sistemas Institucionales DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN Disponer gestión Gestionar insumos, para elaborar Resolución y Subdirector Técnico de de Disposición y Enajenación de Una vez recibido el Informe Técnico Jurídico del Proceso de Entrega y Recepción Muebles, el Subdirector Técnico revisa las directrices para la disposición del bien mueble y de no tener observaciones dispone la gestión a la Dirección Nacional de Disposición y Enajenación. El Director procesa lo estipulado en el e Informe Técnico Jurídico, y gestionar los insumos necesarios para viabilizar la transferencia gratuita de los bienes muebles de acuerdo a lo estipulado en el artículo 53 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y del Sector Público. DOCUMENTO Y/O REGISTRO Informe Técnico Jurídico 6

8 TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES Página: Página 7 de 10 Disponer elaboración de informes para disposición de bienes Coordinador Administrativo Financiero De acuerdo al requerimiento recibido, el Coordinador solicita a sus áreas Financiera y Administrativa que emitan los informes necesarios con el fin de viabilizar la transferencia gratuita de los bienes muebles; en ellos deberá constar que no es posible o conveniente la venta de los bienes muebles en mención. Informe de Guardalmacén /Informe Financiero Gestionar acercamientos con el beneficiario Analista de Disposición y Enajenación El Analista gestionará la reunión con el beneficiario con el fin de validar la aceptación en la recepción de los bienes y coordinar la elaboración del. Acta de reunión Elaborar borrador de Resolución y Analista de Disposición y Enajenación Con los informes completos, el Analista elabora el borrador de Resolución y lo remite al de Disposición y Enajenación para su revisión y gestión. Borrador de Resolución y Revisar y remitir borrador de Resolución y de Disposición y Enajenación de El Director revisa los borradores y de no encontrar observaciones, adjunta la documentación habilitante y la remite a la Subdirección Técnica para su revisión y gestión. Borrador de Resolución y Solicitar aprobación para disposición de bienes Subdirector Técnico de Una vez revisado el borrador de Resolución y y de no encontrar observaciones al mismo, remite mediante memorando a la Máxima Autoridad solicitando se resuelva la transferencia gratuita de los bienes muebles y posteriormente la suscripción del con el beneficiario. Borrador de Resolución y Autorizar disposición de bienes Director General de INMOBILIAR El Director General convoca al Comité Consultivo Institucional para la revisión y análisis de la disposición de los bienes, de considerarlo acoge las recomendaciones y autoriza la transferencia gratuita de los bienes Resolución y 7

9 TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES Página: Página 8 de 10 muebles mediante la suscripción de la Resolución y el. Disponer gestión para suscripción de Subdirector Técnico de Una vez resuelto por la Máxima Autoridad, el Subdirector Técnico dispone la gestión para la suscripción del por parte del beneficiario. Disponer Gestión de Disposición y Enajenación de El Director dispone al Analista gestione la suscripción del con el beneficiario para dar paso a la entrega de los bienes muebles. Suscrito Remitir suscrito de Disposición y Enajenación de El Director remite el al Subdirector para su gestión. Suscrito Remitir suscrito para entrega de bienes Dar seguimiento a la gestión de entrega de bienes al beneficiario Subdirector Técnico de Analista de Disposición y Enajenación Una vez suscrito el por las máximas autoridades de las entidades intervinientes, el Subdirector Técnico de remite copia del mismo a la Dirección Nacional de Muebles y a la Coordinación Administrativa Financiera con el fin de gestionar la entrega de los bienes muebles al beneficiario. Una vez remitida la copia del suscrito por parte de la DNDEB, el Analista dará seguimiento a las actividades consecuentes hasta la entrega de los bienes muebles al beneficiario y suscripción del Acta de Entrega Recepción. Suscrito 8

10 TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES Página: Página 9 de 10 Entregar bienes al beneficiario de Muebles El Director gestiona la entrega de los bienes muebles al beneficiario dejando constancia de ello en el Acta de Entrega Recepción que suscribirá en conjunto con la Dirección Administrativa y la Dirección Financiera. Una vez suscrita remite copia del Acta a la Dirección Nacional de Disposición y Enajenación. Acta de Entrega Recepción suscrita Remitir copia de Acta Entrega Recepción de Disposición y Enajenación de Con la copia del acta de entrega recepción, el Director remite la misma mediante al Subdirector Técnico para su conocimiento y gestión. Conocer entrega y solicitar el registro de egreso de bienes entregados en sistemas institucionales Subdirector Técnico de Con la copia del Acta de Entrega Recepción el Subdirector dispone a la Dirección Nacional de Muebles el egreso de los bienes entregados en la base de datos y solicita a la Coordinación Administrativa Financiera registrar el egreso de los mismos en los sistemas institucionales. 7. ANEXOS o Manual del Proceso de Entrega y Recepción Muebles 9

11 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES Página: Página 10 de 10 Acciones Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado Por: Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos Directora Nacional de Aprobado Ab. Verónica Jama Disposición y Enajenación Por:, (E) Validado por: Ing. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 28/11/