INGRESAR INFORMACIÓN DE CONTRATACIÓN

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1 Página: 1 de 21 INSTRUCTIVO: INGRESAR INFORMACIÓN DE CONTRATACIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO

2 Página: 2 de INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Dar cumplimiento al Decreto 2842 de 2010, por el cual se dictan las disposiciones relacionadas con la operación del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP), por medio del cual, entre otras obligaciones, se debe registrar y almacenar la información de los contratistas al servicio del estado. ALCANCE: Inicia con el ingreso Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) como servidor público (Funcionarios y Contratistas) o como Administrador y finaliza con el registro de las condiciones del contrato suscrito entre la Universidad y el contratista. Aplica para las áreas de Contratación en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales. DEFINICIONES: 1. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. CONDICIONES GENERALES: 1. Cada una de las oficinas de Contratación o quienes hagan sus veces, informaran a la División Nacional de Servicios Administrativos el nombre de las personas, sin importar su vinculación (funcionarios o contratistas), que se encargaran de ejercer el Rol de Operador de contratos, para su respectiva activación o desactivación en el sistema. 2. En el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) se deben reportar todas las órdenes contractuales de prestación de servicios suscritas con personas naturales correspondientes a recursos de Funcionamiento e Inversión, excluyendo los documentos contractuales cuyo objeto esté directamente relacionado con actividades de mantenimiento, fotocopias, vigilancia, aseo, atención logística de eventos, transporte y publicación, además, de aquellas órdenes contractuales que se suscriban en el marco de los proyectos de Extensión que se ejecuten al interior de la Universidad. La responsabilidad de presentar este reporte corresponde a las áreas de Contratación, del Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales. 3. El plazo estipulado para realizar el reporte de las órdenes contractuales es de máximo 20 días calendario a partir de la suscripción de la orden contractual. 4. Previo a la suscripción de la orden contractual, el área de Contratación o quien haga sus veces, debe informar a cada contratista que es su responsabilidad diligenciar y mantener actualizados sus datos en el módulo de Hoja de Vida del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP). REQUERIMIENTOS TÉCNICOS E INSTALACIÓN DEL APLICATIVO PARA EL INGRESO DE INFORMACIÓN AL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO. 1. La instalación del aplicativo se debe realizar en los computadores de los servidores públicos de las áreas de Contratación, responsables de adelantar las actividades relacionadas con el reporte de contratistas y contratos en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP). 2. Para la instalación del aplicativo cada usuario debe ingresar a la página web y seguir las instrucciones de descarga e instalación que aparecen en el siguiente enlace

3 Página: 3 de Para instalar el aplicativo se sugiere que el computador cuente como mínimo con las siguientes especificaciones técnicas: Sistema Operativo: Windows XP SP3 o Windows Vista SP2 o superior. Procesador: Pentium IV y 1024 MB RAM o superior. Navegador web: Internet Explorer 7.0 o superior. Para un óptimo funcionamiento del aplicativo se sugiere ingresar desde el navegador web Internet Explorer, con otros navegadores presenta incompatibilidad y por consiguiente se generan errores de sistema. Es conveniente que el equipo trabaje con conexión local a la red de la Universidad, al emplear la red inalámbrica el aplicativo presenta fallas. 4. El área de informática en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales, según sea el caso, es la encargada del soporte técnico para el funcionamiento del aplicativo.. ROLES DEL APLICATIVO SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO 1. Los servidores públicos que a continuación se definen deben ejercer roles en el aplicativo: 1.1 Rol Administrador: A cargo del Jefe de la División Nacional de Servicios Administrativos. Su función es activar y desactivar los roles en el aplicativo de acuerdo con los requerimientos de las áreas de Contratación de la Universidad Nacional de Colombia. 1.2 Rol Jefe de Contratación: A cargo de los Jefes de Contratación o servidores públicos responsables de las áreas de Contratación. Tiene la función de verificar que la información ingresada en el aplicativo esté correctamente diligenciada y que cuente con los respectivos soportes documentales, además de indicar el estado de la hoja de vida del contratista (aprobada, rechazada o pendiente). Los siguientes son los campos sobres los cuales se debe realizar la verificación: a) Identidad b) Educación básica y media c) Formación Superior (pregrado y postgrado) d) Experiencia Docente (si aplica) e) Experiencia Laboral f) Aprobación Hoja de Vida. 1.3 Rol de Operador de contratos: A cargo del servidor público del área de Contratación que haya sido designado por el Jefe de Contratación para: a) Verificar que el contratista se encuentre registrado en el aplicativo. b) Crear los contratistas que no estén registrados en el aplicativo. c) Dar de alta los registros creados con el fin de generar usuarios y contraseñas. d) Solicitar a los contratistas la actualización de su hoja de vida, cuando así se requiera. e) Registrar la información de los contratos suscritos en cada una de las áreas de Contratación en el aplicativo, teniendo en cuenta que el reporte se debe realizar máximo 20 días después del inicio del contrato.

4 Página: 4 de INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO En este instructivo se relaciona cada una de las tareas que se deben seguir para ingresar información de contratación en el aplicativo SIGEP (Para ir a revisar cada unas de las tareas a efectuar según el módulo, se debe poner el cursor del mouse sobre el tipo de la opción y oprimir la tecla control (Ctrl + clic). Ingreso al SIGEP A. Ingreso al SIGEP como Servidor Público (Funcionarios y Contratistas) B. Ingreso al SIGEP como Administrador Módulo Persona Hoja de Vida A. Alta de personal B. Aprobación Hoja de Vida 1. Ingreso al SIGEP Para ingresar al aplicativo se requiere de un usuario y contraseña de acceso personal, de uso personal e intransferible para cada rol en cada una de las áreas de Contratación. a) Usuario: en todos los casos es el número de documento de identidad del servidor público, no se puede modificar. b) Contraseña: se emite por primera vez desde el sistema, siempre y cuando el servidor público haya sido dado de alta previamente en el SIGEP. Tenga en cuenta que si usted es funcionario de planta, este trámite lo realizará la Dirección Nacional de Personal, y si es contratista, el mismo será realizado por el área de Contratación. En caso de no recordar la contraseña, ingrese a en la opción RECUPERAR CONTRASEÑA, digite los datos requeridos y la nueva contraseña será enviada el correo electrónico registrado previamente en el sistema. Nota: Para ingresar al Portal de Servidores Públicos (Funcionarios y Contratistas) y al Portal de Administración, se utilizan los mismos datos de usuario y contraseña ya asignados. A. Ingreso al SIGEP como Servidor Público (Funcionarios y Contratistas)

5 Página: 5 de 21 Esta opción permite a cada servidor, sea funcionario o contratista, acceder y actualizar los datos de su hoja de vida y subir los soportes documentales de la misma. Además, permite cambiar periódicamente la contraseña o recuperarla en caso de haberla olvidado. Tenga en cuenta que digitando y haciendo click en este ícono, desde cualquier computador con conexión a internet, puede acceder a los servicios mencionados anteriormente Puede acceder a la capacitación virtual del módulo de Hoja de Vida en el siguiente enlace B. Ingreso al SIGEP como Administrador Esta opción permite ingresar a los módulos Persona hoja de vida y Vinculación y desvinculación. El Operador de Contratos debe ingresar a la página web del SIGEP y dar click en el icono de portal de administración, el cual se encuentra ubicado la columna derecha del pantallazo. Aparecerá un pantallazo para ingresar al SIGEP, debe acceder por la opción Para entrar haz clic Aquí. 1. Validaciones de ingreso Por defecto el sistema emite el dato del Usuario, el cual es en todos los casos el número de documento de identidad del Operador de Contratos. Tenga en cuenta que para ingresar al SIGEP, debe desactivar las opciones Rol de aplicación por defecto y Opciones de sesión por defecto. Digite su contraseña y haga click en Aceptar.

6 Página: 6 de Validaciones de ingreso Por defecto el sistema emite el dato del Usuario, el cual es en todos los casos el número de documento de identidad del Operador de Contratos. Tenga en cuenta que para ingresar al SIGEP, debe desactivar las opciones Rol de aplicación por defecto y Opciones de sesión por defecto. Digite su contraseña y haga click en Aceptar. Nota: Para administrar al aplicativo, únicamente se encuentra activo el Rol OPERADOR DE CONTRATOS, tanto para Jefes de Contratación, como para los servidores públicos que realicen las labores operativas en el SIGEP. Señale la opción ROL_OPERADOR_CONTRATOS Habilite la opción Establecer rol de aplicación por defecto Haga click en Aceptar. Señale la opción Instituciones Verifique que el nombre de la Institución sea Universidad Nacional de Colombia. Haga click en Finalizar.

7 Página: 7 de 21 Verifique la información y de Click en la opción Cerrar. Fin del instructivo 2. Módulo Persona Hoja de Vida Para acceder a la información del módulo usted debe: Seleccionar y hacer click en la opción Persona Hoja de Vida

8 Página: 8 de 21 A. Alta de personal Haga click en la opción Alta de Persona 1. Verificar la existencia del Contratista en el aplicativo Digite el Número de Identificación del Contratista y haga click en la opción Siguiente 2. Verificar si el Contratista existe en el aplicativo Si el contratistas ya está creado en el sistema, aparece un pantallazo con los datos de su hoja de vida. Verifique que haya sido dado de alta previamente, dando Click en la opción Alta Portal.

9 Página: 9 de 21 Aparecerá la opción Código tipo de alta seleccione Contratista y de click en Alta Portal Si el contratista fue dado de alta del portal previamente, aparecerá el siguiente aviso, haga click en Aceptar Por último salga del sistema, seleccionado el ícono de salida que se encuentra en la parte superior derecha del pantallazo.

10 Página: 10 de Crear al Contratista que no existe en el aplicativo Luego de digitar el Número de Identificación del contratista y dar click en la opción Siguiente (Ver Numeral Verificar la existencia del Contratista en el Sistema), si el contratista no se encuentra registrado en el sistema, aparecerá el siguiente pantallazo: Haga click en la opción Nuevo En la opción Persona, digite los siguientes datos básicos: Primer nombre, Primer apellido, Tipo de documento de identificación, Número de identificación, Género, Fecha de nacimiento, Correo electrónico.

11 Página: 11 de 21 Haga Click en la opción Correo electrónico, seleccione la fecha del día de registro en el campo Fecha inicio y digite el correo electrónico reportado por el contratista. Seleccione la opción Guardar y haga Click en el campo Aceptar.

12 Página: 12 de 21 Seleccione la opción Persona, haga Click en el campo Alta portal. Aparecerá un pantallazo con el campo Código tipo de alta seleccione la opción Contratista y de click en Alta Portal. Aparecerá un pantallazo, confirmando el envío de la información del SIGEP al contratista, de click en Aceptar. Aparecerá un pantallazo, confirmando el envío de la información del SIGEP al contratista, de click en Aceptar.

13 Página: 13 de 21 B. Aprobación Hoja de Vida Una vez el contratista haya actualizado su hoja de vida, el Jefe de, deberá verificar que la información consignada en el SIGEP se encuentra correctamente diligenciada y con los respectivos soportes documentales, que acreditan la identidad, formación y experiencia del contratista, determinando el estado de la hoja de vida del mismo en el sistema con una de las siguientes opciones: aprobada, rechazada o pendiente. En la opción Persona hoja de vida, seleccione la opción Alta de persona. Digite el número de documento de identidad, de la persona a quien se le aprobará la hoja de vida y de click en la opción Siguiente.

14 Página: 14 de Identidad Verifique la información consignada en la opción Persona y compárela con la imagen del documento adjunto, dando click en el ícono que contiene la lupa. Valide los datos del documento de identidad escaneado.

15 Página: 15 de Educación Básica y Media Verifique la información consignada en la opción Educación básica y media y compárela con la imagen del documento adjunto, dando click en el ícono que contiene la lupa. Una vez realice la comparación del documento con los datos consignados, haga click en la opción Validación jefe.

16 Página: 16 de Educación Superior (Pregrado y Postgrado) Revise la información consignada en la opción Educación Superior (Pregrado y Postgrado) compárela con la imagen del documento adjunto, dando click en el ícono que contiene la lupa. y Tenga en cuenta que si existen varios registros de educación, el sistema lo indicará por medio de la opción x/x Una vez realice la comparación del documento con los datos consignados, haga click en la opción Validación jefe.

17 Página: 17 de Experiencia Docente Si aplica, valide la información consignada en la opción Experiencia Docente y compárela con la imagen del documento adjunto, dando click en el ícono que contiene la lupa. Tenga en cuenta que si existen varios registros de experiencia docente, el sistema lo indicará por medio de la opción x/x Una vez realice la comparación del documento con los datos consignados, haga click en la opción Validación jefe.

18 Página: 18 de Experiencia Laboral Verifique la información consignada en la opción Experiencia Laboral y compárela con la imagen del documento adjunto, dando click en el ícono que contiene la lupa. Tenga en cuenta que si existen varios registros de experiencia laboral, el sistema lo indicará por medio de la opción x/x Una vez realice la comparación del documento con los datos consignados, haga click en la opción Validación jefe.

19 Página: 19 de Estado Hoja de Vida Una vez se valide la anterior información de la hoja de vida y los soportes respectivos, escoja la opción Persona, haga click en el ícono Estado hoja de vida. En caso de requerirse, puede incluir comentarios acerca de la hoja de vida.

20 Página: 20 de 21 Aparecerá el siguiente pantallazo: Haga click en opción que considere de los tres posibles estados en que puede quedar la hoja de vida: Aprobado, Rechazado o pendiente. Tenga en cuenta que si escoge el estado Rechazado, la persona NO podrá ser contratada. De presentarse falencias en la información o en los anexos, la hoja de vida se deja en estado Pendiente hasta que se solucionen las inconsistencias. Para finalizar de click en Aceptar Fin del instructivo

21 Página: 21 de 21 ELABORÓ CARGO Julio Cesar Morales, Giovanna Moreno y Sonia Sanabria Munévar Jefe de Contratación Nivel Nacional, asistente administrativo y contratista de la División Nacional de Servicios Administrativos REVISÓ CARGO Pilar Céspedes Bahamón, Liliana Díaz Poveda y María Fernanda Forero Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, Asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa APROBÓ CARGO Gerardo Mejía Alfaro Gerente Nacional Financiero y Administrativo FECHA 26 de junio 2012 FECHA 28 de junio 2012 FECHA 28 de junio 2012