SOBRE LA RECEPCION E INGRESOS DE BOLETAS DE DEPOSITOS JUDICIALES

Transcripción

1 SOBRE LA RECEPCION E INGRESOS DE BOLETAS DE DEPOSITOS JUDICIALES 1. El Tribunal retirará las boletas de depósito judicial desde la sucursal de origen de su cuenta corriente, con una periodicidad semanal, debiendo ser retiradas una vez identificados los depósitos en las cartolas bancarias. El retiro quedará registrado en el libro dispuesto por el Banco para esta operación. Para ello, el funcionario se presentará con la última cartola bancaria emitida en la página web del Banco y procederá a controlar que las boletas entregadas por el Banco correspondan al total de los depósitos efectuados en la cuenta. En caso de faltar algún certificado, se deberá dejar constancia de ello y solicitar la inmediata emisión del documento en la respectiva sucursal. La entrega de este documento deberá realizarse en el próximo retiro de certificados. Para aceptar la recepción de los certificados de depósito judicial, el documento deberá contar con al menos, la siguiente información: - -Nombre del Tribunal - -Número de la cuenta corriente - -Fecha del depósito - -Monto consignado - -Número de rol de la causa - -Nombre de la parte depositante - -Número correlativo de control del Banco - -Matasello o timbre seco del Banco con la cifra del depósito, en números - -El certificado debe contener, al menos, dos firmas responsables de la sucursal. 2. El Administrador o el funcionario que éste designe (Jefe de servicios, Administrativo Jefe de Servicios, Administrativo contable, entre otros), en adelante EL USUARIO, ingresará las boletas de depósito al Sistema de Cuentas Corrientes Judiciales, en adelante SICCJU, en la ruta (Depositos-Depositos (normales, erróneos o art 469 y 470) registrar TODOS los datos impresos en cada una de las boletas.

2 Una vez terminado el registro de cada una de las boletas de depósito, se debe efectuar el proceso de conciliación masiva, en la ruta (Conciliación-Calce Automático), cotejando que dicho proceso no deje boletas sin conciliar. De producirse esta situación, EL USUARIO deberá consultar en el apartado (Cartola-Consulta Cartola) del SICCJU por aquellas boletas de depósito que no fueron conciliadas y procederá a efectuar las correcciones que el SICCJU acusa. Culminará el proceso de registro de boletas de depósito una vez que se cumpla con la conciliación de todos los documentos ingresados y de confirmar igualdad de el saldo expresado en el apartado CONCILIACION (Calce Automático) y el saldo acumulado de la cartola bancaria.

3 SOBRE EL GIRO DE CHEQUES Y SU REGISTRO 3. Solo se podrán girar cheques contra boletas recibidas y registradas en el Tribunal y conciliadas. No se permite realizar giros de cheques sin boletas emitidas y/o contra transferencias no regularizadas. Todo cheque DEBE GIRARSE contra una boleta de depósito judicial y previamente ordenado por resolución judicial.

4 4. EL USUARIO del SICCJU recibirá el documento que ordena el giro de dinero, firmado por el Juez que dicto dicha resolución, de manos del Ministro de Fe del Tribunal. Una vez cumplido el plazo de ejecutoriabilidad de ésta resolución, se procederá a la emisión del cheque. Dicho documento deberá contener expresamente: a. Orden de giro de cheque (Aplicación de nomenclatura) b. El nombre del beneficiario del giro, si retira un tercero incluir nombre y rut c. El monto del giro, expresado en números y letras d. En el caso de tener más de un beneficiario, se deberá individualizar a cada uno de ellos, con sus respectivos montos. 5. A esta resolución ejecutoriada, se acompañará la boleta de depósito judicial respectiva, la cual deberá ser llenada en el reverso, con los siguientes datos: a. Número de cheque a girar b. Fecha de emisión del cheque c. Monto de giro del cheque d. Saldo por girar, que corresponde al monto total de la boleta menos el monto de giro del cheque e. Se confeccionará un comprobante de emisión y entrega de cheque, cuyo formato se adjunta. 6. El llenado del cheque debe contener, obligatoriamente, los siguientes datos, ya sea este confeccionado manualmente o bien por otro sistema validado (impresión de cheques): a. Monto de giro en números, sin dejar espacio entre el signo $ y el primer número de la cifra. Tras la última cifra del número, se debe marcar un punto y un trazo horizontal. b. Fecha de giro del cheque, el cual debe ser coincidente con la fecha del comprobante de emisión, además de indicar la ciudad en que se emite el cheque. c. Nombre completo del beneficiario del cheque d. Monto del giro del cheque, en letras e. Fecha de la resolución que ordena el giro f. Rol de la causa g. Si el cheque es girado manualmente, en la colilla de detalle del talonario, asociado al cheque, se debe anotar Nombre del beneficiario, monto del giro, fecha del giro y número de boleta asociada al giro. En el caso de los tribunales que giran mediante sistema de impresión de cheques este registro es informático.

5 7. Al momento de la firma del Administrador y el Juez Presidente del Tribunal, ambos deberán revisar que junto al cheque emitido, se tenga a la vista la resolución firmada, la boleta de depósito bancario con la consignación de los datos del cheque girado en el reverso, el comprobante de emisión y entrega de cheques con la firma del USUARIO, como responsable de la confección del cheque. Dicha revisión quedará refrendada con sus respectivas firmas en este último documento y procederán a la firma del cheque. 8. Una vez firmado el cheque por el Administrador y el Juez Presidente, EL USUARIO procederá a ingresar el cheque girado al SICCJU, en la ruta GIROS-GIROS (Erróneos, articulo 515, art 469 y 470) completando todos los campos que el sistema invoca. Esto son: a. Fecha del giro b. Fecha de resolución c. Verificar número de cheque d. Rut e. Nombre f. Dirección g. Región h. Provincia i. Comuna j. Retira Tercero (cuando este sea el caso) En el caso de no tener la dirección del destinatario del cheque, el tribunal podrá ocupar la dirección del juzgado.

6 SOBRE LA ENTREGA DEL CHEQUE Y CUSTODIA DEL RESPALDO 1. Terminado el ingreso del giro al SICCJU, EL OPERADOR guardará la boleta de depósito judicial en el archivo respectivo y entregará al Administrador del Tribunal el set de documentos compuesto por el cheque girado, el comprobante de emisión, comprobante de entrega de cheques y la resolución de giro, para que sean custodiados en la caja fuerte del Tribunal. 2. Ante la presencia del beneficiario del giro, el Administrador o el funcionario destinado por este para tales efectos, solicitará la cédula de identidad de éste para cotejar los datos del giro, fotocopiando éste documento, el cual será anexado al set para que posteriormente el beneficiario firme el comprobante de recepción de cheque agregando, de puño y letra, el nombre completo y el número de cédula de identidad. Luego de hacer entrega del documento valorado, el Administrador o el funcionario destinado por él para tales efectos, procederá a archivar el set que contendrá el comprobante de emisión y recepción de cheque, con la firma del USUARIO, Administrador y Juez Presidente, junto a la resolución que ordena el giro con la respectiva firma del Juez que resolvió y la fotocopia de la cédula de identidad del receptor del cheque. 3. Todos los días lunes de cada semana, se procederá a conciliar los cheques cobrados en el Banco en el SICCJU, a través de la ruta CONCILIACION-CALCE AUTOMATICO. Si quedasen cheques sin conciliar, EL USUARIO debe remitirse al apartado CARTOLA (ruta CARTOLA- CONSULTA CARTOLA ) para conocer del motivo de esta situación. Si el motivo indicado por el sistema es: a. Numero de boleta o de cheque, debe Modificar número de boleta o de cheque b. Monto de boleta o de cheque, debe Verificar monto de Boleta o de cheque c. Fecha, debe Modificar la Fecha de ingreso de la boleta. 4. Una vez terminado el proceso de conciliación de cheques, EL USUARIO deberá revisar el saldo contable del SICCJU, el cual debe coincidir con el saldo bancario, a esa fecha.

7 SOBRE EL PROCESO DE CONCILIACION MENSUAL Y ARCHIVO DE REPORTES 1. Durante los primeros tres días del mes, el Administrador o el funcionario designado por éste, procederá a imprimir el certificado de saldos de la Cuenta Corriente Judicial, desde la página del Banco Estado, dispuesta en Internet o retirar desde la sucursal bancaria respectiva dicho documento físico. Con dicho documento en su poder, y junto a los certificados de depósito judicial, talonarios de cheques y cartolas bancarias del mes se procederá a la conciliación mensual, en los siguientes términos: Siguiendo la ruta (Contabilidad - Saldo periodo Banco- Tribunal), ingresar el monto de saldo que aparece en el certificado del Banco, en el campo SALDO BANCARIO y aceptar. En esta página, éste es el único campo que debe ser llenado. 2. Se cotejará cada certificado de depósito judicial con cada registro de depósito de la cartola bancaria del mes, debiendo coincidir en cantidad de registros y montos de cada depósito. Luego, dicho monto total de depósitos será igual al total consignado en el campo DEPOSITOS DEL MES, de la caratula CONCILIACION MENSUAL del SICCJU (Calce Automático). Si dichos totales no coinciden, se deben revisar cada uno de los registros ingresados en el SICCJU, a través del reporte LIBRO DE DEPOSITOS (RUTA Contabilidad- Informes Mensuales), corrigiendo los datos que presentan diferencias. 3. Se obtendrá desde el SICCJU (Contabilidad-Informe Mensuales-Libro Contable de Giros) la nómina LIBRO DE GIROS DEL MES la cual se comparará con los registros manuales efectuados en las boletas de detalle de giro, de los talonarios del mes, teniendo especial atención de la foliación correlativa de cheques en ambos documentos. Para el caso de aquellos Tribunales que emitan cheques continuos, esta operación la realizarán con el registro computacional habilitado para ello. Revisado la correlación en los números de cheques, sus montos de giro, fecha de giro, la suma de estos montos debe coincidir con el monto del campo GIROS DEL MES, en la caratula CONCILIACION MENSUAL. Para efectos de esta última revisión, solo se deben considerar los giros correctamente emitidos, y NO los cheques anulados. Una vez finalizada esta revisión, la nómina de cheques del LIBRO DE GIROS DEL MES será cotejada contra la cartola bancaria del mes, con el fin de identificar los cheques que, siendo emitidos durante el mes de revisión, fueron cobrados en el Banco. Posteriormente, desde el SICCJU se emitirá la nómina de CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS (Contabilidad-Informes Mensuales-Giros Emitidos y No Cobrado) del mes

8 anterior al de revisión y se cotejarán con la cartola del mes, con el fin de determinar aquellos cheques emitidos en meses anteriores, que se encontraban pendientes de cobro y que se canjearon durante el mes de revisión. Finalmente, la suma de aquellos cheques emitidos en meses anteriores que aún se encuentran en espera de cobro, mas los cheques que se encuentran en custodia por el Tribunal, para ser entregados deben ser igual al monto expresado en el campo CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS, de la carátula del SICCJU denominada CONCILIACION BANCARIA. 4. Para el caso de registrar transferencias electrónicas y que no se encuentran regularizadas a la fecha de la conciliación bancaria, estos registros se verán reflejados solamente en la cartola bancaria, no debiendo ser ingresadas al SICCJU. Al momento de realizar la conciliación, la suma de estas operaciones se reflejará en el campo ABONOS POR REGULARIZAR de la caratula CONCILIACION BANCARIA. 5. Concluida la revisión de los registros, tanto del sistema computacional como el físico, constatando que estos se encuentran calzados, entre sí, se debe revisar la caratula CONCILIACION MENSUAL, la que deberá presentar saldos igualados entre los campos SALDO BANCARIO Y SALDO LIBRO BANCO. Asimismo es imperioso que se verifique la igualdad entre el histórico de depósitos con saldo v/s el saldo contable a un período determinado. Si se cumple con esta igualdad de totales, la cuenta corriente se encuentra conciliada (de lo contrario se debe buscar la diferencia y aclararla) y se procede a imprimir los siguientes reportes: a. Conciliación mensual b. Resumen de conciliación mensual c. Libro de depósitos d. Libro de giros e. Nómina de giros no cobrados f. Nómina de cheques anulados g. Nómina de cheques caducados 5. Abierto un archivo de respaldo para las conciliaciones bancarias, todos los documentos enumerados anteriormente, mas el certificado de saldo bancario y las cartolas bancarias del mes constituirán el registro mensual del SICCJU. 6. El quinto día hábil del mes, el Tribunal deberá remitir copia del reporte del SICCJU con la conciliación mensual, al Analista Zonal. SOBRE EL TRATAMIENTO DE ANULACIONES Y CADUCACIONES DE CHEQUES La anulación de un cheque se puede explicar por los siguientes motivos: 1. Mal transcripción, enmendaduras y/o ilegibilidad de la fecha, monto en números, monto en letras y nombre del beneficiario, 2. No exista concordancia entre el monto en cifras y el monto en palabras,

9 3. Ilegibilidad en el nombre del Banco, número de serie y/o número de cuenta corriente. Un cheque emitido con falta de ortografía no es motivo de rechazo de cobro en el Banco. Para anular un cheque en el SICCJU, se debe ingresar a través de la ruta XXX-XXX-XXX, completando los campos XXXXXXXXXXXXXXXXX. Además, se debe recortar el número de serie del cheque anulado y se pegará en la colilla de detalle del mismo cheque que se encuentra en el talonario, con la finalidad de mantener un control de la correlatividad de la numeración de estos. Una vez aceptada la operación, se debe revisar en el reporte GIROS DEL MES el registro de anulación del respectivo documento, el cual aparecerá con la letra A, al lado izquierdo de la línea de registro, además de comprobar que el monto de giro anulado se encuentre restituido en el saldo contable. El efecto de caducación de un cheque se produce por existir un periodo superior a 60 días entre la fecha suscrita en el documento y la fecha de cobro. Dicha condición se cumple cuando en el cheque se indica la plaza (ciudad) distinta en que se extendió el cheque. Por otra parte, el cheque se entiende como un mandato escrito del cuenta correntista al Banco, en razón de un acuerdo contractual, que deja de tener validez al cumplir con estos plazos legales. Por ello, y por la imposibilidad de recuperación del documento físico, es que la operación de caducación de un cheque se debe realizar, en virtud de los plazos, tengan o no en su poder el cheque. Para caducar un cheque en el SICCJU, se accede al módulo a través de la ruta XXX-XXX-XXX completando los campos. Una vez aceptada la operación, se debe revisar en el reporte LIBRO DE CHEQUES CADUCADOS, el registro de caducación del respectivo documento, además de comprobar que el monto de giro caducado se encuentre restituido en el saldo contable. El usuario es quien debe aplicar el proceso de caducación o de anulación. Este proceso NO es un proceso automático.- Al caducar o anular el cheque en el SICCJU, la boleta asociada RECUPERARA SU SALDO, y quedara en condiciones de realizar un nuevo cheque si es necesario. La fecha de caducación o anulación que se debe ingresar al sistema, es la del día que se realizara la gestión de caducar o anular (RUTA Giro-Consulta-Consulta por n Giro)

10 NORMA DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO, CUSTODIA Y ARCHIVO DE TALONARIOS Y DOCUMENTOS VALORADOS Recibido un talonario de cheques en el Tribunal, se tarjarán las leyendas o al portador y a la orden de de cada uno de los cheques. En relación a los talonarios, estos deben mantener un número de correlatividad asignado, el cual debe corresponder al orden cronológico en que han sido retirados del Banco. REGULARIZACION DE TRANSFERENCIAS BANCARIAS Los Depósitos ordenados judicialmente, podrán realizarse vía transferencia electrónica, a través del Portal Web de Banco Estado, cuando este portal esté habilitado para tales efectos, siendo su finalidad el efectuar movimientos de dineros hacia la cuenta corriente jurisdiccional del tribunal. Cada tribunal debe identificar los abonos recibidos por concepto de transferencias electrónicas, a través de una revisión periódica de las cartolas bancarias, de forma de gestionar oportunamente, aquellos montos no identificados para la obtención de la Boleta de Depósito respectiva. El procedimiento de regularización es el siguiente: -Solicitar a Banco Estado, vía oficio, la regularización correspondiente a las transferencias electrónicas registradas en las cartolas bancarias, entregando identificación del rol de la causa, nombre del depositante y el motivo del depósito. - Con esta información, el Banco Estado procederá a reversar la transferencia, generando un registro de Depósito. En la cartola bancaria se podrá verificar esta operación, encontrando un cargo y un abono simultaneo, ambos por el mismo monto, mas un registro de DEPOSITO JUDICIAL que el Banco respaldará con la emisión de la respectiva boleta. -Solicitar a Banco Estado la entrega de dicha Boleta de Depósito. -Ingresar la Boleta de Deposito al Libro Contable de Depósito Para regularizar los abonos y cargos por concepto de transferencia de debe seguir la siguiente ruta: (Movimientos indebidos-cargos indebidos del banco) buscar por periodo y conciliar.

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