MANUAL DEL PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO PARA EL REGISTRO ÚNICO DE PROVEEDORES (RUP) POR VÍA ELECTRÓNICA, (Versión 1.

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1 MANUAL DEL PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO PARA EL REGISTRO ÚNICO DE PROVEEDORES (RUP) POR VÍA ELECTRÓNICA, (Versión 1.0) SEPTIEMBRE 2013 Quito Matríz: Av. de los Shyris y El Telégrafo, Ed. SERCOP Centro Nacional de Capacitación: Jorge Washington E4-53 y Amazonas, Ed. Rocafuerte / 1800 ECOMPRA /

2 ÍNDICE Sección I: Documentación requerida por el Proveedor Pág. 3 Sección II: Descripción del Procedimiento Simplificado para Registro Único de Proveedores (RUP) por vía digital Pág. 4 Sección III: Tutorial Pág. 9 Quito Matríz: Av. de los Shyris y El Telégrafo, Ed. SERCOP Centro Nacional de Capacitación: Jorge Washington E4-53 y Amazonas, Ed. Rocafuerte / 1800 ECOMPRA /

3 El presente manual es una guía práctica que permitirá al Proveedor, sea este Persona Natural o Persona Jurídica, actualizar su información en el Sistema Nacional de Contratación Pública. Una vez actualizada la información, las Entidades Contratantes podrán visualizar en un reporte electrónico la información habilitante para realizar los procesos de contratación. De esta forma, no se requerirá que los proveedores presenten dicha información cada vez que realizan un nuevo proceso de contratación. Sección I: DOCUMENTACIÓN REQUERIDA POR EL PROVEEDOR Para el proceso de registro y actualización de información en el RUP, el proveedor deberá contar con la siguiente documentación en formato digital en función del tipo de persona. PERSONA NATURAL PERSONA JURÍDICA Sociedades Mercantiles 1. Escritura de Constitución debidamente inscrita en el Registro Mercantil (Obligatorio) 2. Reformas de Estatutos debidamente inscritos en el Registro Mercantil (Obligatorio). ECUATORIANAS Representante Legal PN/PJ (Ecuatoriano) 3. Nombramiento vigente debidamente inscrito en el Registro Mercantil (Obligatorio) Representante Legal PN/PJ (Extranjero) 3. Nombramiento Vigente debidamente inscrito en el Registro Mercantil (Obligatorio). 4. Visa vigente correspondiente (Obligatorio). Sociedades Civiles 1. Escritura de Constitución y Reformas con respectiva autorización judicial (Obligatorio). Representante PN/PJ (Ecuatoriano) 2. Nombramiento vigente. 1. Resolución de domiciliación de la Superintendencia de Compañías inscrita en el Registro Mercantil (Obligatorio). EXTRANJERAS DOMICILIADAS Representante Legal PN/PJ (Ecuatoriano) 2. Nombramiento vigente del Apoderado debidamente inscrito en el Registro Mercantil (Obligatorio). 3. Poder otorgado en favor del Apoderado en el Ecuador para ejercer la representación legal (Obligatorio) Representante Legal (Extranjero) 2. Nombramiento vigente del Apoderado debidamente inscrito en el Registro Mercantil (Obligatorio). 3. Poder otorgado en favor del Apoderado en el Ecuador para ejercer la representación legal (Obligatorio). 4. Visa vigente correspondiente (Obligatorio). 3

4 EXTRANJERAS NO DOMICILIADAS 1. Visa (Opcional). 2. Pasaporte (Obligatorio, excepto procedimiento abreviado). 1. Documentos constitutivos y los estatutos de la compañía (Obligatorio). 2. Un certificado expedido por el Cónsul del Ecuador que acredite estar constituida y autorizada en el país de su domicilio y que tiene facultad para negociar en el exterior. (Obligatorio). 3. Una certificación en la que conste la resolución de la compañía de operar en el Ecuador (Obligatorio). Representante Legal 4. Poder otorgado al representante. CONSORCIO 1. Escritura de conformación (Obligatorio). Sección II: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO A continuación se detalla el Procedimiento Simplificado para el Registro Único de Proveedores (RUP) por Vía Electrónica, en función del tipo de persona: A. Personas Naturales - Domiciliadas. NUEVOS PROVEEDORES REGISTRO EN EL SISTEMA OFICIAL DE CONTRATACIÓN DEL ESTADO Paso 1: Paso 2: Paso 3: Paso 4: Paso 5: Paso 6: Aceptar los términos de Uso y Condiciones de Privacidad en el Portal. Registrar Usuario, contraseña y correo electrónico. Adicionalmente, seleccionar el tipo de persona y origen del proveedor. Ingresar los datos personales del proveedor. Registrar dirección y teléfonos del proveedor. Como opcional, se podrá ingresar la información de contactos. Seleccionar las categorías del Clasificador Central de Productos - CPCsde los productos existentes. Nota: el tipo de archivo que es aceptado por el sistema es:.pdf,.docx,.xls,.xlsx,.odt,.ods,.zip,.rar,.xml,.tif,.tiff,.jpg,.jpeg,.png,.gif,.gz,.tar,.bz2,.dwg. Tamaño del archivo a subir máximo 10MB 4

5 Paso 7: Paso 8: Ingresar los indicadores económicos. Ingresar al Sistema Oficial de Contratación del Estado (SOCE), para continuar con el procedimiento de actualización de información y archivo digital del RUP. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO DIGITAL DEL RUP. Para la actualización de información y documentos del RUP, previamente se deberá haber completado los pasos correspondientes al Registro. Para el efecto de la actualización se deberá ormación de los datos del proveedor, que podrán ser modificables de ser el caso. Paso 3: Paso 4: Paso 5: Paso 6: Validar la información de las actividades económicas Principal y Secundarias registradas en el SRI, además de los CPCs activos asociados al RUP registrados en el SERCOP. Despliega información de la dirección registrada en el SRI y permite el ingreso de números telefónicos. Completar la información en cuanto a los indicadores económicos. Cargar en el Sistema los archivos correspondientes a la actualización. Este procedimiento aplica para los proveedores que ya se encontraban registrados y habilitados en el Registro Único de Proveedores (RUP). B. Personas Naturales - No domiciliadas. NUEVOS PROVEEDORES REGISTRO EN EL SISTEMA OFICIAL DE CONTRATACIÓN DEL ESTADO Paso 1: Paso 2: Paso 3: Paso 4: Paso 5: Paso 6: Paso 7: Paso 8: Aceptar los términos de Uso y Condiciones de Privacidad en el Portal. Registrar Usuario, contraseña y correo electrónico. Adicionalmente, seleccionar el tipo de persona y origen del proveedor. Ingresar los datos personales del proveedor. Registrar dirección y teléfonos del proveedor. Como opcional, se podrá ingresar la información de contactos. Seleccionar las categorías de los CPCs de productos existentes. Ingresar los indicadores económicos. Ingresar al Sistema Oficial de Contratación del Estado (SOCE), para continuar con el procedimiento de actualización de información y archivo digital del RUP. 5

6 PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO DIGITAL DEL RUP. Para la actualización de información y documentos del RUP, previamente se deberá haber completado los pasos correspondientes al Registro. Para el efecto de la actualización se deberá completar los siguientes pasos: Paso 1: Paso 2: Paso 3: Paso 4: Paso 5: Paso 6: Aceptar los términos de Uso y Condiciones de Privacidad del Portal. Se muestra información de los datos del proveedor, que podrán ser modificables de ser el caso. Validar el listado de los CPCs registrados. Despliega información de la dirección ingresada en el procedimiento de Registro y permite el ingreso de números telefónicos. Completar la información en cuanto a indicadores económicos. Cargar en el Sistema los archivos correspondientes a la actualización. Este procedimiento aplica para los proveedores que ya se encontraban registrados y habilitados en el RUP. C. Personas Jurídicas -Domiciliadas. NUEVOS PROVEEDORES REGISTRO EN EL SISTEMA OFICIAL DE CONTRATACIÓN DEL ESTADO Paso 1: Paso 2: Paso 3: Paso 4: Paso 5: Paso 6: Paso 7: Paso 8: Aceptar los términos de Uso y Condiciones de Privacidad en el Portal. Registrar Usuario, contraseña y correo electrónico. Adicionalmente, seleccionar el tipo de persona y origen del proveedor. Ingresar los datos de la empresa así como del Representante Legal. Registrar dirección y teléfonos. Como opcional, se podrá ingresar la información de contactos. Seleccionar las categorías de los CPCs de los productos existentes. Ingresar los indicadores económicos. Ingresar al Sistema Oficial de Contratación del Estado (SOCE), para continuar con el procedimiento de actualización de información y archivo digital del RUP. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO DIGITAL DEL RUP. Para la actualización de información y documentos del RUP, previamente se deberá haber completado los pasos correspondientes al Registro. Para el efecto de la actualización se deberá completar los siguientes pasos: Paso 1: Paso 2: Paso 3: Aceptar los términos de Uso y Condiciones de Privacidad del Portal. Se muestra información de la empresa y del Representante Legal, que podrá ser modificable de ser el caso. Validar la información de las actividades económicas Principal y Secundarias registradas en el SRI, además de los CPCs activos asociados al RUP registrados en el SERCOP. 6

7 Paso 4: Paso 5: Paso 6: Despliega información de la dirección registrada en el SRI y permite el ingreso de números telefónicos. Completar la información en cuanto a indicadores económicos. Cargar en el Sistema los archivos correspondientes a la actualización. Este procedimiento aplica para los proveedores que ya se encontraban registrados y habilitados en el RUP. D. Personas Jurídicas -No Domiciliadas. NUEVOS PROVEEDORES REGISTRO EN EL SISTEMA OFICIAL DE CONTRATACIÓN DEL ESTADO Paso 1: Paso 2: Paso 3: Paso 4: Paso 5: Paso 6: Paso 7: Paso 8: Aceptar los términos de Uso y Condiciones de Privacidad en el Portal. Registrar Usuario, contraseña y correo electrónico. Adicionalmente, seleccionar el tipo de persona y origen del proveedor. Ingresar los datos de la empresa así como del Representante Legal o Apoderado. Registrar dirección y teléfonos. Como opcional, se podrá ingresar la información de contactos. Seleccionar las categorías de los CPCs, de los productos existentes. Ingresar los indicadores económicos. Ingresar al Sistema Oficial de Contratación del Estado (SOCE), para continuar con el procedimiento de actualización de información y archivo digital del RUP. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO DIGITAL DEL RUP. Para la actualización de información y documentos del RUP, previamente se deberá haber completado los pasos correspondientes al Registro. Para el efecto de la actualización se deberá completar los siguientes pasos: Paso 1: Paso 2: Paso 3: Paso 4: Paso 5: Paso 6: Aceptar los términos de Uso y Condiciones de Privacidad del Portal. Se muestra información de la empresa y del Representante Legal, que podrá ser modificable de ser el caso. Validar el listado de los CPCs registrados. Despliega información de la dirección ingresada en el procedimiento de Registro y permite el ingreso de números telefónicos. Completar la información en cuanto a indicadores económicos. Cargar en el Sistema los archivos correspondientes a la actualización. Este procedimiento aplica para los proveedores que ya se encontraban registrados y habilitados en el RUP. 7

8 E. Consorcios NUEVOS PROVEEDORES REGISTRO EN EL SISTEMA OFICIAL DE CONTRATACIÓN DEL ESTADO. Paso 1: Paso 2: Paso 3: Paso 4: Paso 5: Paso 6: Paso 7: Paso 8: Aceptar los términos de Uso y Condiciones de Privacidad en el Portal. Registrar Usuario, contraseña y correo electrónico. Adicionalmente, seleccionar el tipo de persona y origen del proveedor. Ingresar los datos del consorcio, así como del Procurador Común. Registrar dirección y teléfonos. Como opcional, se podrá ingresar la información de contactos. Seleccionar el o los CPCs, de acuerdo al Procedimiento de Contratación Adjudicado. Ingresar los indicadores económicos. Ingresar al Sistema Oficial de Contratación del Estado (SOCE), para continuar con el procedimiento de actualización de información y archivo digital del RUP. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO DIGITAL DEL RUP. Para la actualización de información y documentos del RUP, previamente se deberá haber completado los pasos anteriores correspondientes al Registro. Para el efecto de la actualización se deberá completar los siguientes pasos: Paso 1: Paso 2: Paso 3: Paso 4: Paso 5: Paso 6: Aceptar los términos de Uso y Condiciones de Privacidad del Portal. Se muestra información del consorcio y del Procurador Común, que podrá ser modificable de ser el caso. Validar la información de las actividades económicas Principal y Secundarias registradas en el SRI, además de los CPCs activos asociados al RUP registrados en el SERCOP. Despliega información de la dirección registrada en el SRI y permite el ingreso de números telefónicos. Completar la información en cuanto a indicadores económicos. Cargar en el Sistema los archivos correspondientes a la actualización. Este procedimiento aplica para los proveedores que ya se encontraban registrados y habilitados en el RUP. 8

9 Sección III: TUTORIAL 3.1 NUEVOS PROVEEDORES REGISTRO EN EL SISTEMA OFICIAL DE CONTRATACIÓN DEL ESTADO Para iniciar con el proceso de Registro, ingrese al portal compras públicas utilizando los siguientes navegadores: Mozilla Firefox o Internet Explorer. A continuación haga clic en la sección de Proveedores. En la sección de Proveedores, se le desplegará un menú de opciones, seleccione Herramientas para proveedores y haga clic en Registro de Proveedores. 9

10 Una vez que Usted ingresa en el Registro de Proveedores, se le desplegará la siguiente pantalla: 10

11 Paso 1: Paso 2: Paso 3: Paso 4: Paso 5: Paso 6: Paso 7: Aceptar los términos de Uso y Condiciones de Privacidad en el Portal. Registrar Usuario, contraseña y correo electrónico. Adicionalmente, seleccionar el tipo de persona y origen del proveedor. Ingresar los datos personales del proveedor. Registrar dirección y teléfonos del proveedor. Como opcional, se podrá ingresar la información de contactos. Seleccionar las categorías del Clasificador Central de Productos - CPCs- de los productos existentes. Ingresar los indicadores económicos En el Paso 8: Finalización de Registro, se desplegará la opción para ingresar al Sistema Oficial de Contratación Pública, seleccione Ingresar al Sistema PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO DIGITAL DEL RUP Para iniciar con el proceso de Actualización de la Información, ingrese al portal del Sistema Oficial de Contratación Pública con su RUC, usuario y contraseña. El sistema le mostrará un mensaje informativo referente a la obligatoriedad de actualizar la información y la respectiva documentación de respaldo. 11

12 Una vez que usted presione el botón Continuar el sistema le presentará la opción de actualización de información y le dirigirá al módulo de Actualización donde encontrará la siguiente pantalla: Paso 1: Términos y Condiciones 12

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14 Se desplegará una pantalla que especifica las Condiciones de uso y privacidad de la información que Usted ingresará al sistema. Lea y acepte los términos para poder continuar al siguiente paso. Paso 2: Información del Proveedor Si Usted es PERSONA NATURAL le aparecerá la siguiente pantalla con los campos: Tipo de persona, nacionalidad, origen y RUC. Además, la pantalla despliega la información concerniente a los títulos registrados en el SENESCYT. 14

15 Si Usted es PERSONA JURÍDICA, le aparecerá la siguiente pantalla con la información básica de la empresa. Ingrese la información requerida en los campos: Período de Vigencia Existencia Legal y Objeto Social. Una vez llenos estos campos el sistema le presentará la información del Representante Legal, para que registre la información respectiva. 15

16 Paso 3: Actividades y Productos Concluido el paso anterior, Usted podrá visualizar la actividad económica principal y secundaria con la que se registró en el SRI, así como los CPC activos asociados al RUC registrados en el SERCOP. Una vez verificada la información, haga clic en continuar. 16

17 Paso 4: Dirección Teléfono A continuación, tendrá acceso a la pantalla de Dirección del Proveedor, en la cual Usted podrá visualizar los datos del establecimiento matriz registrado en el SRI. Complete la información del código postal, el número de un contacto; y, de clic en continuar. 17

18 Paso 5: Indicadores El sistema le indicará si Usted está obligado o no a llevar contabilidad, además de su información económica. 1 En esta sección deberá indicar si es actor de la Economía Popular y Solidaria (EPS). En caso de escoger la opción SI, en el último paso deberá subir un documento de respaldo emitido por las entidades públicas responsables de la EPS. 1 Para mayor información revisar el Art. 8 correspondiente a las Formas de Organización en la Ley Orgánica del Economía Popular y Solidaria. 18

19 Paso 6: Finalizar Suba al sistema los archivos digitales que fueron detallados en el inicio de este Manual como constancia de la información que ha sido actualizada. Una vez cargados los archivos, Usted debe indicar su compromiso con la veracidad de la información proporcionada. Si Usted hace clic en NO tendrá dos opciones: Terminar sin actualizar o Regresar a la pantalla anterior. Al hacer clic en SI dicha acción le permitirá terminar la actualización de información guardando las acciones realizadas. 19

20 Una vez finalizado el proceso de Actualización de Información, se mostrará una pantalla que indicará Los datos han sido actualizados exitosamente Además, el sistema desplegará el siguiente mensaje: La información y documentación enviada será analizada por un funcionario del SERCOP. Usted recibirá un correo electrónico indicándole si su habilitación fue aprobada o, en caso contrario, se le indicará los motivos para su respectiva corrección. El SERCOP verificará la información recibida. De cumplir con los requisitos, habilitará al proveedor en el Registro Único de Proveedores (RUP). 20

21 3.2 PROVEEDORES QUE YA SE ENCONTRABAN REGISTRADOS Y HABILITADOS EN EL RUP PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO DIGITAL DEL RUP. Para iniciar con el proceso de Actualización de Información, ingrese al portal del Sistema Oficial de Contratación Pública con su RUC, usuario y clave, en uno de los siguientes navegadores: Mozilla Firefox o Internet Explorer. El sistema le mostrará un mensaje informativo referente a la obligatoriedad de actualizar la información y la respectiva documentación de respaldo. 21

22 A continuación, el sistema le presentará un mensaje de aviso, indicándole el número de intentos disponibles con los que Usted cuenta para realizar el proceso de actualización. En el período durante el cual le corresponda actualizar la información (ver el cronograma publicado en la pagina web Institucional), posterior a la quinta (5ta) omisión, la actualización será obligatoria. Si Usted presiona el botón Aceptar en la pantalla anterior o cuando tenga la obligatoriedad de actualizar la información, una vez vencida la posibilidad de omitir cinco (5) veces la pantalla de aviso inicial, el sistema le presentará la opción de Actualización de Información y le dirigirá al módulo de Actualización donde encontrará la siguiente pantalla: Paso 1: Términos y Condiciones 22

23 Se desplegará una pantalla que especifica las Condiciones de uso y privacidad de la información que Usted ingresará al sistema. Lea y acepte los términos para poder continuar al siguiente paso. 23

24 Paso 2: Información del Proveedor Si Usted es PERSONA NATURAL le aparecerá la siguiente pantalla con los campos: Tipo de persona, nacionalidad, origen y RUC. Además, la pantalla desplegará la información concerniente a los títulos registrados en el SENESCYT. 24

25 Paso 3: Actividades y Productos Concluido el paso anterior, Usted podrá visualizar la actividad económica principal y secundaria con la que se registró en el SRI, así como los CPC activos asociados al RUC registrado en el SERCOP. Una vez verificada la información, haga clic en continuar. 25

26 Paso 4: Dirección Teléfono A continuación, tendrá acceso a la pantalla Dirección del Proveedor, en la cual Usted podrá visualizar los datos del establecimiento matriz registrado en el -SRI-. Complete la información del código postal, el número de un contacto; y, dé clic en continuar. 26

27 Paso 5: Indicadores El sistema le indicará si Usted está obligado o no a llevar contabilidad, además de su información económica. En esta sección, deberá indicar si es actor de la Economía Popular y Solidaria (EPS). En caso de escoger la opción SI, en el último paso deberá subir un documento de respaldo emitido por las entidades públicas responsables de la EPS. 2 2 Para mayor información revisar el Art. 8 correspondiente a las Formas de Organización en la Ley Orgánica del Economía Popular y Solidaria. 27

28 Paso 6: Finalizar Suba al sistema los archivos digitales que fueron detallados en el inicio de este Manual como constancia de la información que ha sido actualizada. Una vez cargados los archivos, Usted debe indicar su compromiso con la veracidad de la información proporcionada. Al hacer clic en SI dicha acción le permitirá terminar la actualización de información guardando las acciones realizadas. Si Usted hace clic en NO tendrá dos opciones: Terminar sin actualizar o Regresar a la pantalla anterior. 28

29 Una vez finalizada la Actualización de Información, el sistema le indicará que los datos han sido actualizados exitosamente. Solo cuando le aparezca esta pantalla Usted habrá concluido el proceso. El SERCOP verificará la información recibida. De cumplir con los requisitos, se aprobará la actualización, caso contrario se notificará las razones del rechazo. 29