Exportación de cuentas contables del programa Aspel Coi

Transcripción

1 Exportación de cuentas contables del programa Aspel Coi Exportación del catalogo de cuentas contables del programa Aspel coi 5.00 VSCTotal es un sistema que se relacionan con otros sistemas del mercado, en este caso nos referimos al programa Aspel coi El enlace con el programa Aspel coi 5.0 se hace para obtener / exportar el catálogo de cuentas contables, para posteriormente importar dicho catálogo al sistema VSControlTotal. Este proceso evita tener que definir manualmente las cuentas contables en el sistema. Es importante saber que para poder hacer la exportación del catálogo de cuentas contables desde Aspel coi 5.0 se necesita de un archivo de nombre Bgralw2.fto Sin este archivo no podrá exportar el catálogo de cuentas contables. Habiendo considerado el comentario anterior, a continuación se describen los pasos a seguir para el proceso de exportación del catálogo de cuentas contables. 1.- Debe solicitar el archivo Bgralw2.fto a su distribuidor de sistemas Vision Systems, Posteriormente debe indicar el directorio donde desea guardar dicho archivo, este archivo debe estar en el mismo directorio donde se encuentra la base de datos de Aspel coi 5.0, por lo que el archivo Bgralw2.fto se debe guardar en el siguiente directorio: C:\Archivos de programas\archivos comunes\aspel\sistemas Aspel\COI5.00\ejemplos (Anteponiendo que esta sea la dirección de la empresa creada por Aspel Coi) 2.- Debe descomprimir el archivo que se le envió en la ubicación de la empresa creada por el programa contable.

2 3.- Inicie sección en su programa Aspel coi 5.0, y diríjase al menú Reportes -> Balance general -> Moneda contable, para empezar el proceso de exportación del catálogo de cuentas contables. Fig. 1 Menú Reportes. 4.- Seleccionando la opción Moneda contable visualizará la pantalla que se representa en la Fig. 1, en ella podrá renombrar el archivo con el nombre de Bgralw2.fto. Fig.2 Opción balance general. 5.- Como resultado visualizará la pantalla que se representa en la Fig. 2, en ella podrá especificar el directorio donde se guardará el archivo que se generará con las cuentas contables. También desde esta misma pantalla especifica el nombre del archivo que contendrá las cuentas contables a exportar.

3 Fig. 2 Exportar catalogo de cuentas contables. 6.- Al finalizar el proceso de exportación obtendrá un archivo en formato TXT el cual tendrá las cuentas contables exportadas desde el programa Aspel coi 5.0 Este archivo se podrá utilizar para importarlo a VSCTotal, VSMantenimiento, y VSConcretos. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA CONEXIÓN CON ASPEL COI 5.0 El programa contable Aspel Coi 5.0 ha determinado quitar opciones que permitían importar como exportar información del programa contable. Actualmente para poder interactuar con la información que genera los sistemas de Vision Systems se utilizan procedimientos para exportar el catalogo de cuentas así como para importar las pólizas al programa contable. Esta guía detalla claramente como se debe configurar el enlace entre los sistemas de Vision Systems y el sistema contable Aspel Coi 5.0. Es de importancia que sea configurada toda aquella computadora que tenga instalado el programa contable que interactúe con Aspel Coi 5.0 Qué debe hacer para iniciar? Configuración de cada computadora que tenga instalado el programa contable así como las estaciones de trabajo que interactúen con él. Haciendo una conexión de base de datos en cada una de las maquinas, para esto se debe desplazarse al Panel de control y elegir Herramientas administrativas (ver Fig. 1)

4 Fig. 1 Panel de control (Selección de herramientas administrativas) Le mostrara la siguiente pantalla (ver Fig. 2) de donde seleccionara la opción orígenes de datos(odbc) presione doble clic sobre la opción seleccionada para que le permita continuar con la configuración. Fig. 2 Creando un enlace a base de datos.

5 Seleccionando la opción correcta visualizara la siguiente pantalla (ver Fig. 3) de donde debe seleccionar la pestaña DSN de sistema para después presionar el botón agregar para poder insertar de un listado de controladores el que lleve por nombre Microsoft Paradox Driver (*.db). Fig. 3 Insertar el controlador indicado. En el momento que seleccione el controlador y presione el botón Finalizar le mostrara la siguiente pantalla (ver Fig. 4). De donde debe hacer los siguientes puntos: Fig. 4 Directorio origen de la base de datos de Aspel Coi. 5.0

6 1.- Escribe el nombre del origen de datos, debe ser exactamente el siguiente nombre ODBCPxCOI. 2.- Seleccione el directorio en donde se encuentre la base de datos del sistema contable Aspel Coi En el momento que seleccione el directorio correcto de la base d e datos presione el botón aceptar para finalizar la ubicación del directorio origen. 4.- Si se encuentra en una estación de trabajo lo correcto es que tenga que acceder por la red local de la empresa para encontrar el directorio origen. 5.- Finalice la configuración del controlador que selecciono, para regresar a la primera pantalla de configuración en donde podrá visualizar el nuevo controlador agregado, presione el botón Aceptar para Terminar con toda la configuración. Fig. 5 Termino del enlace de base de datos.

7 EXPORTACIÓN DE PÓLIZAS DESDE EL SISTEMA VSCTOTAL. En el sistema VSCTotal se hace el procedimiento de exportación de asientos contables desde él modulo de pólizas contables, para accedes a este modulo debe dirigirse a Módulos > Administración > Pólizas contables, lo que se necesita previó a enviar todos los asientos contables al sistema de contabilidad es la revisión de pólizas. Fig.1 Modulo contable

8 Fig.2 Filtro de búsqueda de pólizas. 1.- Seleccione el periodo para localizar las pólizas a exportar. 2.- Seleccione el tipo de póliza. 3.- Seleccione el estado de la póliza. 4.- Presione el botón Actualizar para enlistar todas las pólizas del periodo y estado seleccionados. 5.- Listado de pólizas.

9 En el momento que se pueda ver el listado de pólizas de la búsqueda, puede seleccionar una por una o seleccionar todas las pólizas enlistadas, esto lo puede hacer seleccionando las pólizas y manteniendo presionado el botón CTRL. Una vez seleccionadas las pólizas deberá localizar el botón ( ) exportar pólizas, para que le permita visualizar una pantalla que le permita exportar las pólizas. Figura 3.- Exportar Pólizas 6.- Seleccione el sistema contable. 7.- Escriba el inicio del periodo contable. 8.- En esta opción puede indicar al sistema que debe hacer con las pólizas repetidas, Saltar o Sobrescribir la póliza repetida. 9.- Es la ruta de un archivo TXT donde podremos revisar el seguimiento que se le da a la exportación de la póliza 10.- Presione el botón Exportar para iniciar el proceso de exportación.

10 CONFIGURACIÓN PARA LA IMPORTACIÓN DE PÓLIZAS EN ASPEL COI 5.0 Los sistemas de Vision Systems necesitan interactuar con programas como Aspel Coi 5.0 y en específico con esta versión, se tiene que llevar acabo una previa configuración que permite la importación de pólizas. El procedimiento inicia en el menú configuración en donde tendrá que ajustar los parámetros para la opción de pólizas. Fig. 1 Parámetros del sistema. Este opción le mostrara la siguiente pantalla (Ver Fig. 2) Los parámetros de configuración le permitirá manipular el numero consecutivo que se desea importar desde cualquier sistema de Vision Systems. Fig. 2 Parámetros de configuración para las pólizas

11 1.- Seleccione la opción de pólizas. 2.- Quite la selección de la opción Numero secuencial Presione el botón Aceptar para guardar los cambios. Qué función tiene los parámetros del sistema para las pólizas? Los parámetros mostrados en la figura 2 permiten importar el número de póliza siguiente a la última captura por su sistema Aspel Coi. 5.0 ejemplo: Se mostrara un ejemplo de los últimos consecutivos capturados para las pólizas creadas en Aspel Coi. 5.0 Póliza Egresos No. Póliza Ingresos No. Póliza Diario No Con la configuración previamente asignada cualquier sistema de Vision Systems puede importar siguiendo los siguientes consecutivos. Importante: Es necesario modificar el folio de las pólizas en el sistema VS antes de importar Póliza Egresos No. VS Póliza Ingresos No. VS Póliza Diario No. VS Una vez que se llevo a cabo la importación usted puede volver a dejar los parámetros para su sistema Aspel Coi 5.0 de forma consecutiva, solo recuerde que cada que desee importar del sistema VS deberá volver a cambiar estos parámetros. Cuando interactúan en la importación de pólizas los sistemas Aspel Coi. 5.0 y Vision Systems no se calcula de inmediato los saldos de las cuentas contables, para realizar el cálculo debe desplazarse al menú utilerías.

12 Fig.3 Opción para calcular los saldos en las cuentas Al selecciona la opción Control de archivos le mostrara la siguiente figura no. 4 en donde podrá recalcular os saldos de las cuentas. Fig.4 Recalcular los saldos. 1.- Seleccioné la opción Pólizas 2.- Manteniendo seleccionada la opción presioné el botón Recupera Para finalizar el proceso presioné el botón Salir