MANUAL DE USUARIO ADDIN TRANSFERENCIAS BANCARIAS

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO ADDIN TRANSFERENCIAS BANCARIAS GENERACIÓN DE ARCHIVO PLANO Página 1 de 20

2 Contenido INTRODUCCIÓN... 3 ASIGNACIÓN ADDIN TRANSFERENCIAS BANCARIAS Asignación del Addin Transferencias Bancarias Crear estructura Modificar Códigos ACH Bancos Archivo Transferencias Botón Consultar Botón Vista Preliminar Botón calcular Botón Generar Archivo Página 2 de 20

3 INTRODUCCIÓN El siguiente manual le guiará en el proceso de generación del archivo plano para el addin Transferencias Bancarias. Puede ver los registros de los pagos que se realizaron por transferencia bancaria desde el banco previamente configurado. Podrá generar el archivo en una ruta específica, enviar correos a los destinatarios y modificar la estructura de estos correos. ASIGNACIÓN ADDIN TRANSFERENCIAS BANCARIAS. Asignación del Addin Transferencias Bancarias. Previa a la asignación del addin debe solicitar una licencia para Transferencias Bancarias. Esta actualización de la funcionalidad Transferencias Bancarias aplica para la versión del addon en adelante. Ruta: Gestión add-ons Gestión Best Practices 1. Para asignar el addin Transferencias bancarias en la pestaña Utilidades seleccione el addin TrBank y asígnelo a la sección Add-Ins asignados a la compañía. Página 3 de 20

4 2. Seleccione la opción Importar fichero de licencias, cuando finalice la importación de clic en el botón Revisar Estructura Página 4 de 20

5 3. En la ventana emergente seleccione la opción Desactualizado 4. Espere que cargue nuevamente el addon y seleccione SI en el mensaje que indica que la estructura se ha actualizado. 5. Salga de SAP Business One, ingrese nuevamente a SAP Business One y cargue el addon. En la ventana Best Practices se mostrará de la siguiente forma el addin después de haber cargado correctamente. Página 5 de 20

6 Crear estructura. Desde esta opción el usuario puede crear la estructura del Banco que maneje la compañía. Esta estructura corresponde a la creación de los campos de usuarios que se deben parametrizar según el Banco que se seleccione. Ruta: Gestión de Bancos Pagos efectuados Transferencias Bancarias Crear estructura En la ventana Estructura banco seleccione el Banco al que le creara la estructura y de clic en el botón Crear. Página 6 de 20

7 Después de dar clic en el botón Crear se mostrará el siguiente mensaje en el Log de mensajes del sistema, dependiendo del banco que se haya seleccionado para crear la estructura. En la ventana que indica que se ha modificado la estructura de la base de datos de clic en SI. Modificar En la siguiente ventana de usuario debe parametrizar los datos del correo saliente y la ruta en la que se guardará el log de Transferencias Bancarias. Con la definición del correo saliente y el correo parametrizado en los datos maestros del socio de negocios puede enviar correos electrónicos desde transferencias bancarias. Ruta: Herramientas Ventanas definidas por usuario OK1_TRF_CONFIG Configuración Transferencias. Página 7 de 20

8 Nombre campo Ruta Destino Log: Puerto salida: Descripción Diligencie la ruta de Windows en la que el addin Transferencias bancarias guardará el log de errores. Valide que la ruta existe en el sistema después de diligenciarla. Según el proveedor de correo electrónico que maneje, defina el puerto de salida que éste usa Página 8 de 20

9 salida: Contraseña SMTP Según el proveedor de correo electrónico que maneje, defina la dirección de correo electrónico desde la cual se enviará la información de la transacción Diligencie la clave del correo saliente. Defina el servidor SMTP de su proveedor de correo electrónico. Con la siguiente información puede actualizar la información del contenido y firma del correo electrónico que se enviará a los proveedores. Ruta: Gestión de Bancos Pagos efectuados Transferencias Bancarias Modificar En la ventana Correo el usuario puede modificar la firma y parte del cuerpo del que envía automáticamente Transferencias Bancarias después de haber generado el archivo plano. En la sección Contenido puede modificar los campos que se encuentran habilitados. Para la sección Firma puede actualizar toda la información del campo. Página 9 de 20

10 Nombre Botón Descripción Seleccione una imagen que se visualizará en la firma del correo. En la firma se agrega la siguiente línea donde se indica la ruta de la imagen (No debe modificarla) Cargar imagen: Página 10 de 20

11 De clic en este botón para ver en una pantalla emergente el formato de la firma configurada. Vista Previa: Guardar: De clic en este botón para guardar la configuración del correo electrónico. Nota: Debe dar permisos a la carpeta BPACRemoto donde están los recursos del addin Transferencias, esto para evitar inconvenientes al momento de guardar la configuración del . Códigos ACH Bancos Desde esta ventana puede ver una propuesta de los códigos ACH configurados para cada banco, si alguno de los códigos no concuerda puede actualizarlo. Estos códigos deben corresponder con los configurados para cada banco en la ventana de definición de los Bancos (Gestión Definiciones Gestión de bancos Bancos). Página 11 de 20

12 Archivo Transferencias Desde la ventana Transferencias Bancarias el usuario puede consultar y generar el archivo plano de los pagos generados desde los diferentes bancos que tiene configurados para transferencias bancarias. Ruta: Gestión de Bancos Pagos efectuados Transferencias Bancarias Archivo Transferencias Página 12 de 20

13 Nombre Campo Código Transferencia: Fecha Transferencia Descripción Código del documento generado automáticamente por el addin. Seleccione la fecha de transferencia que configuró en los medios de pago para cada uno de ellos. Seleccione el banco desde el cual generó los pagos. Banco: Cuenta: Incluir Detalle: Después de haber elegido el banco seleccione una de las cuentas bancarias configuradas para éste. Seleccione esta opción para llevar la configuración correspondiente al archivo plano que se genera, esta configuración no aplica para todos los bancos y depende de la estructura solicitada por cada banco. Página 13 de 20

14 Botón Consultar Al seleccionar el botón Consultar, puede ver los pagos existentes en SAP que se han generado por transferencia bancaria para el banco, la cuenta y la fecha seleccionados. Al dar clic en Consultar se muestra la ventana Grupo Proveedores, seleccione un grupo de proveedores en particular o seleccione la opción Todos para que incluya todos los grupos existentes. Después de seleccionar el grupo de clic en el botón Continuar. Seleccione la opción SI para continuar con el proceso y se listen los pagos. Página 14 de 20

15 Los campos que se muestran en el resultado de la consulta varían según el banco que se haya seleccionado. Botón Vista Preliminar. Al dar clic en el botón Vista Preliminar el sistema muestra una ventana emergente con un resumen de la información consultada. Página 15 de 20

16 Los datos de la ventana toman unos segundos para ser visualizados. Botón calcular. Al dar clic en este botón el sistema muestra el resultado de la sumatoria de los pagos listados en el campo Total Pagado. Para que el cálculo se visualice debe haber seleccionado las filas que se sumarán. Página 16 de 20

17 Botón Generar Archivo. Al dar clic en este botón el sistema iniciará el proceso de creación del archivo plano. Para que el proceso inicie debe haber seleccionado las líneas que se incluirán en el archivo plano. Seleccione la ruta en la cual guardará el archivo. Antes de seleccionar la ruta pueden mostrarse otras ventanas emergentes, esto depende del banco con el que esté trabajando. Página 17 de 20

18 Al confirmar la ruta del archivo se mostrará el siguiente mensaje en el log de mensajes del sistema indicando igualmente la ruta seleccionada. Debe seleccionar también la opción SI para enviar correo electrónico a los proveedores que seleccionó para generar el archivo. Al seleccionar la opción SI, el sistema se toma unos segundos de más mientras realiza la conexión y envía los correos electrónicos. Página 18 de 20

19 El correo que ven los destinatarios tiene el siguiente formato, del cual varía el contenido según lo parametrizado en la sección Modificar (Sección de este manual) Página 19 de 20

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