MAUAL DE USO DE CAMPAÑAS. Guía de uso de Campañas en Salesforce

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1 MAUAL DE USO DE CAMPAÑAS Guía de uso de Campañas en Salesforce Última modificación: marzo 2015

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN... 2 Acerca de las CAMPAÑAS CÓMO LEER ESTA GUÍA? CONTENIDOS... 4 Cómo crear una CAMPAÑA... 4 Cómo configurar los estados de una CAMPAÑA... 5 Cómo agregar miembros a una CAMPAÑA... 7 Desde la CAMPAÑA... 7 Desde un INFOME... 8 Desde una VISTA... 9 Desde un CONTACTO o CANDIDATO Cómo modificar el Estado de un MIEMBRO DE CAMPAÑA Desde la CAMPAÑA Desde cada CONTACTO o CANDIDATO Cómo eliminar el Estado de un MIEMBRO DE CAMPAÑA Desde la CAMPAÑA Desde cada CONTACTO o CANDIDATO ERRORES COMUNES GLOSARIO CONTACTO Manual de uso de Campañas Última versión: marzo 2015 Página 1 de 17

3 1. INTRODUCCIÓN Acerca de las CAMPAÑAS Las CAMPAÑAS en Salesforce (SF) se utilizan para armar grupos de CONTACTOS o CANDIDATOS. Estos grupos pueden cumplir diferentes funciones: Segmentación de la Base de datos Envío de mails masivos Campaña de llamados telefónicos Campañas para envíos postales Y cualquier otra situación en que se necesite segmentar los datos y agrupar. Los CONTACTOS y CANDIDATOS que pertenecen a una campaña son denominados MIEMBROS DE CAMPAÑA. Cada miembro va a tener un Estado dentro de la campaña que permitirá conocer cuáles son los resultados posibles de la interacción con esas personas. Por ejemplo, en una CAMPAÑA de llamados telefónicos para confirmar la asistencia a un evento los estados que se configuren tendrán relación a los resultados que se quieran medir de las mismas: Falta llamar, Confirmo Asistencia, No viene, Número equivocado. De esta forma se va a trabajar en grupos y medir el resultado de ese trabajo. Las CAMPAÑAS también pueden utilizarse para agrupar OPORTUNIDADES. Esto se hace a través de la utilización del campo Origen de la Campaña principal, en las OPORTUNIDADES. De esta forma se estará relacionando las CAMPAÑAS a las OPORTUNIDADES y se podrá medir el éxito de las mismas. Para que un Usuario tenga acceso a las CAMPAÑAS y pueda trabajar con ellas, es importante que en su ficha de usuario tenga tildada la casilla Usuario de marketing. Manual de uso de Campañas Última versión: marzo 2015 Página 2 de 17

4 2. CÓMO LEER ESTA GUÍA? En esta Guía se incorporaron algunos íconos que llaman la atención sobre ciertos temas que resultarán de importancia para comprender el uso de Salesforce y sus aplicaciones. Este ícono señala información útil a tener en cuenta para optimizar los usos Este ícono señala los Ejercicios para poner en práctica lo explicado Este ícono señala indica la inclusión de Consejos de experto Manual de uso de Campañas Última versión: marzo 2015 Página 3 de 17

5 3. CONTENIDOS Cómo crear una CAMPAÑA Para crear una CAMPAÑA, seguir los siguientes pasos: 1. Hacer click en la Ficha CAMPAÑAS 2. Hacer click en el botón NUEVA 3. Si la organización configuró Tipos de Registro para este objeto, seleccionar el correspondiente. 4. En la pantalla siguiente, completar los datos requeridos TILDAR LA CASILLA Activo PARA PODER TRABAJAR CON LA CAMPAÑA Y ENCONTRARLA AL REALIZAR UNA BÚSQUEDA EN SF. 5. GUARDAR para finalizar la creación de la CAMPAÑA. Manual de uso de Campañas Última versión: marzo 2015 Página 4 de 17

6 Cómo configurar los estados de una CAMPAÑA Cada MIEMBRO DE LA CAMPAÑA tendrá un estado que exprese su situación con respecto a esa CAMPAÑA. Es importante configurar estos Estados antes de asignar los MIEMBRO DE LA CAMPAÑA a las mismas, en caso contrario, SF no permitirá modificar algún Estado que ya esté utilizado por los MIEMBRO DE LA CAMPAÑA existentes. Para configurar los Estados de los MIEMBROS DE LA CAMPAÑA: 1. Ingresar a la CAMPAÑA que corresponde y hacer click en el botón CONFIGURACIÓN AVANZADA. 2. Hacer click en MODIFICAR 3. En la pantalla siguiente ingresar los Estados necesarios. Con la opción Agregar más se podrán sumar más Estados Manual de uso de Campañas Última versión: marzo 2015 Página 5 de 17

7 TILDAR COMO RESPONDIDA A TODOS LOS ESTADOS CONSIDERADOS COMO RESPUESTAS POSITIVAS. ESOS ESTADOS SE SUMARÁN LUEGO EN EL CAMPO DE RESUMEN DE LA CAMPAÑA CONTABILIZANDO COMO RESPUESTAS POSITIVAS. TILDAR COMO PREDETERMINADO AL ESTADO QUE SE ASIGNARÁ POR DEFECTO A LOS MIEMBROS DE LA CAMPAÑA AL AGREGARLOS SI NO SE INDICA LO CONTRARIO. 4. Hacer clik en GUARDAR para finalizar Al configurar los Estados de una CAMPAÑA para enviar mails masivos desde la aplicación de Vertical Response los Estados que deben configurarse son: Sent Opened Clicked Bounced Unsiscribed Manual de uso de Campañas Última versión: marzo 2015 Página 6 de 17

8 Cómo agregar miembros a una CAMPAÑA Los miembros de campaña pueden agregarse desde diferentes lugares de SF. Desde la CAMPAÑA 1. En la CAMPAÑA, hacer click en el botón GESTIONAR MIEMBROS DE CAMPAÑA y seleccionar la opción deseada Agregar miembros Buscar: Buscará en la base de datos de SF los CONTACTOS y CANDIDATOS para agregar a la CAMPAÑA (ver los pasos siguientes) Agregar miembros Importar archivo: Agrega MIEMBROS DE CAMPAÑA desde un archivo externo. Modificar miembros Bucar: Modifica los MIEMBROS DE CAMPAÑA que ya se encuentran agregados a la CAMPAÑA Actualizar y agregar miembros Importar archivo: Modifica MIEMBROS DE CAMPAÑA desde un archivo externo. 2. Hacer click en la opción Agregar miembros Buscar. En la Pantalla siguiente y se podrán seleccionar los CONTACTOS y CANDIDATOS que se desee agregar en la CAMPAÑA mediante una serie de filtros. EN UNA MISMA CAMPAÑA PUEDEN CONVIVIR CONTACTOS Y CANDIDATOS, PERO SE AGREGAN DE FORMA SEPARADA. Manual de uso de Campañas Última versión: marzo 2015 Página 7 de 17

9 3. Seleccione una Vista existente o complete los Filtros correspondientes 4. Hacer click en el botón IR Como indica la figura, se desplegarán todos los registros del Objeto seleccionado que cumplan con las reglas establecidas en la Vista o los Filtros. 5. Seleccionar los registros que quieran agregarse a la CAMPAÑA. 6. Hacer click en el botón AGREGAR CON ESTADO y seleccionar el que corresponda. Desde un INFOME En los informes que incluyen CONTACTOS o CANDIDATOS existe un botón que permite agregar esos registros a una CAMPAÑA. ASIGNAR A CAMPAÑA. 1. Ingresar al INFORME deseado. 2. Hacer click en el botón AGREGAR A CAMPAÑA Manual de uso de Campañas Última versión: marzo 2015 Página 8 de 17

10 3. En la pantalla siguiente, seleccionar la CAMPAÑA deseada y el Estado con que se quieran agregar los CONTACTOS y CANDIDATOS. 4. Hacer click en el botón AGREGAR A CAMPAÑA. 5. En la Pantalla siguiente se indicarán la cantidad de MIEMBROS DE CAMPAÑA que se agregarán y el Estado indicado. Hacer click en LISTO para fianlizar.. Agregar MIEMBROS DE CAMPAÑA desde un INFORMES permite segmentar mejor los CANDIDATOS o CONTACTOS. Por ejemplo si se quiere enviar un mail a todos los donantes con más de 10 años de antigüedad, o aquellos que no realizaron un upgrade de su colaboración en los últimos 2 años. En cualquiera de estos casos, es posible armar un INFORME y en muy pocos pasos agregarlos a una campaña. Además, la ventaja de los INFORMES es que se mantienen actualizados permanentemente a medida que se va modificando la Base de datos. Desde una VISTA En VISTAS dentro de las fichas de CONTACTOS o CANDIDATOS existe un botón que permite agregar esos registros a una CAMPAÑA. AGREGAR A CAMPAÑA. 1. Hacer click en IR en una VISTA de la ficha de CONTACTOS o CANDIDATOS. 2. Seleccionar los CONTACTOS o CANDIDATOS marcando las casillas en la columna de la izquierda. Manual de uso de Campañas Última versión: marzo 2015 Página 9 de 17

11 3. Hacer click en AGREGAR A CAMPAÑA. 4. En la pantalla siguiente, seleccionar la CAMPAÑA deseada y el Estado con que se quieran agregar los CONTACTOS y CANDIDATOS. 5. Hacer click en el botón AGREGAR A CAMPAÑA. 6. En la Pantalla siguiente se indicarán la cantidad de MIEMBROS DE CAMPAÑA que se agregarán y el Estado inidcado. Hacer click en LISTO para fianlizar. Desde un CONTACTO o CANDIDATO 1. Seleccionar el CONTACTO o CANDIDATO deseado. 2. En la lista relacionada Historial de Campaña, hacer click en AGREGAR A CAMPAÑA. Manual de uso de Campañas Última versión: marzo 2015 Página 10 de 17

12 3. En la Pantalla emergente que aparecerá luego, seleccionar la CAMPAÑA deseada. 4. En la Pantalla siguiente, seleccionar el Estado a asignar al nuevo MIEMBRO DE CAMPAÑA y hacer click en GUARDAR Cómo modificar el Estado de un MIEMBRO DE CAMPAÑA Desde la CAMPAÑA 1. Ingresar a la CAMPAÑA deseada 2. Hacer click en el botón GESTIONAR MIEMBROS e ingresar en la opción Editar miembros- Buscar. 3. Si es necesario, se pueden utilizar filtros que se aplicarán a los MIEMBROS DE CAMPAÑA existentes. 4. Seleccionar los MIEMBROS DE CAMPAÑA a los que se le modificará el Estado. 5. Hacer click en el botón ACTUALIZAR ESTADO y seleccionar el Estado deseado. Manual de uso de Campañas Última versión: marzo 2015 Página 11 de 17

13 Desde cada CONTACTO o CANDIDATO 1. Ingresar a la CONTACTO o CANDIDATO deseado 2. En la lista relacionada Historial de Campaña, hacer click en Modificar 3. En la Pantalla siguiente, seleccionar el nuevo Estado del MIEMBRO DE CAMPAÑA y hacer click en GUARDAR. Manual de uso de Campañas Última versión: marzo 2015 Página 12 de 17

14 Cómo eliminar el Estado de un MIEMBRO DE CAMPAÑA Desde la CAMPAÑA 1. Ingresar a la CAMPAÑA deseada 2. Hacer click en el botón GESTIONAR MIEMBROS e Ingresar en la opción Editar miembros- Buscar. 3. Si es necesario, se pueden utilizar filtros que se aplicarán a los MIEMBROS DE CAMPAÑA existentes. 4. Seleccionar los MIEMBROS DE CAMPAÑA a los que se le modificará el Estado. 5. Hacer click en el botón ELIMINAR. Desde cada CONTACTO o CANDIDATO 1. Ingresar a la CONTACTO o CANDIDATO deseado 2. En la lista relacionada Historial de Campaña, hacer click en Eliminar Manual de uso de Campañas Última versión: marzo 2015 Página 13 de 17

15 4. ERRORES COMUNES Los errores más comunes a la hora utilizar las Campañas en SF son: 1. Omitir el click en la celda ACTIVO de la Campaña. Esto impedirá poder sumarle los Contactos y Candidatos 2. No realizar la Configuración Avanzada de los Estado previo a la asignación de los Miembros de Campaña. En este caso, si los estados quieren modificarse y ya están utilizados, no permitirá hacerlo. Manual de uso de Campañas Última versión: marzo 2015 Página 14 de 17

16 5. GLOSARIO Campaña: es una forma de agrupar Contactos y Candidatos para generar acciones como podrá ser utilizada para manejar campañas de diferente tipo, entre ellas, campañas de envío de s masivos, campañas para aumentar los aportes, para sumar nuevos adherentes, etc. Candidato: Son pre-contactos y pre-cuentas. Permite tener una base sucia de s o datos no confiables para enviar mails masivos o hacer seguimiento telefónico. Contacto: Las empresas y otras organizaciones están representadas por el objeto Cuentas. Miembro de la campaña: Cualquier candidato o contacto asociado a una campaña. Registro: Una instancia simple de un objeto de Salesforce. Por ejemplo, Sara Jerez puede ser el nombre de un registro de contacto. Informe: Un informe devuelve un conjunto de registros que cumple determinados criterios y lo muestra en filas y columnas organizadas. Los datos de los informes se pueden filtrar, agrupar y mostrar como un gráfico. Los informes se guardan en carpetas, que controlan el acceso de los usuarios. Consulte Informe tabular, Informe de resumen e Informe matricial. Jerarquía de campañas: Conjunto de hasta cinco campañas organizada en una jerarquía. Una campaña principal puede tener varias campañas secundarias, pero una campaña secundaria sólo puede tener una principal. Lista relacionada: Una sección de un registro u otra página de detalles que enumera los elementos relacionados con ese registro. Por ejemplo, la lista relacionada Historial de la etapa de una oportunidad o la lista relacionada Actividades abiertas de un caso. Ver más Manual de uso de Campañas Última versión: marzo 2015 Página 15 de 17

17 6. CONTACTO Todas las consultas sobre esta guía, podrán realizarse en la Comunidad Power of Us de la Fundación Salesforce. Allí los esperamos en el grupo En español. Es muy fácil unirse a esta Comunidad. De hecho, ustedes como usuarios de Salesforce ya son miembros! Sólo tienen que ingresar a powerofus.salesforcefoundation.org con el mismo nombre de usuario y contraseña de Salesforce. Aquí podrán obtener más información para saber cómo empezar a formar parte de la Comunidad. No contestaremos preguntas por (a no ser que estemos trabajando actualmente en un proyecto), ya que pensamos que de esta manera generamos comunidad compartiendo el conocimiento y todos aprendamos en conjunto. Las experiencias de todos los usuarios son bienvenidas, los invitamos a contestar dudas y compartir experiencias. Manual de uso de Campañas Última versión: marzo 2015 Página 16 de 17

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