Sistema de Gestión de Punto de Venta Documento Visión Versión 1.4

Transcripción

1 Sistema de Gestión de Punto de Venta Documento Visión Versión 1.4 Lunes 12 de Marzo de 2012

2 HISTÓRICO DE REVICIONES Versió Fecha n Descripción de los cambios Autor Redacción inicial del documento Blas Isaías Fernández Redacción del alcance del proyecto, Descripción del problema, ambiente del sistema. Blas Isaías Fernández Redacción de la visión general del producto Blas Isaías Fernández Redacción de requerimientos funcionales Blas Isaías Fernández Revision final Blas Isaias Fernández

3 SUMARIO Portada...1 Histórico de revisiones...2 Sumario Introducción Posicionamiento...4 Estructura de la empresa...4 Historial...4 Organigrama...5 Misión...5 Visión Alcance del proyecto Descripción de problema Objetivos del negocio Usuarios Resumen Ambiente Visión del Producto Requisitos Funcionales Usuarios Datos de referenciales Datos de proveedores Datos de artículos Datos de clientes Datos de ventas No Funcionales Interfaces Desempeño y seguridad No Técnico Requisitos de homologación/ambiente Documentación Conclusión del producto Productos a ser entregados...16

4 1 INTRODUCCIÓN En la actualidad es imprescindible tener un buen manejo de la información dentro de una empresa, porque está sirve de ayuda a los directivos a la hora de tomar decisiones importantes. La informática es una herramienta poderosa en cuanto al manejo de datos ya que agiliza enormemente el procesamiento de la misma, gracias a esto el analista puede diseñar sistemas que puedan agilizar las gestiones del usuario para lograr un buen manejo de la información, cumplir con sus objetivos y lograr una solución a sus problemas. Los supermercados son empresas que se dedican a la compra y la venta de mercaderías, siendo esta la fuente mas importante para sus ingresos. En el presente proyecto se utilizan métodos de análisis que llegaran al diseño de un sistema informático que cumplirán con los requerimientos más importantes de la empresa. 2 POSICIONAMIENTO 2.1 ESTRUCTURA DE LA EMPRESA SuperManá S.R.L es un supermercado ubicado en la ciudad de Dr. Juan Manuel Frutos, se dedica a la compra y venta de Productos alimenticios en General. HISTORIAL La empresa fue fundada por el señor Nery Ramón Godoy en el año 2004, en la ciudad de Dr. Juan Manuel Frutos. Desde sus comienzos la empresa se ha caracterizado en la comunidad por la excelente atención que brinda a sus clientes. Con el paso de los años la empresa fue creciendo, la

5 estructura del local se amplió para conseguir más espacio y para la mejor comodidad de sus clientes. Actualmente la empresa tiene acuerdos comerciales con diferentes proveedores para conseguir un mejor precio que beneficiará a los clientes que acuden al local comercial. ORGANIGRAMA MISIÓN Proveer un excelente servicio ofreciendo productos de excelencia en la atención. primera calidad y VISIÓN Llegar a ser una empresa reconocida a nivel nacional habilitando sucursales en las principales ciudades del país.

6 2.2 ALCANCE DEL PROYECTO El sistema será capaz de gestionar los movimientos de compra y venta dentro de la empresa, así también como el cobro de facturas a créditos, el pago a proveedores, la emisión de facturas, nota de crédito, nota de débito y recibos. El sistema contará con un apartado especial que será para el punto de venta, en esa sección se registraran todos los movimientos de ventas en el día. También el sistema será capaz de almacenar los documentos de compras. El sistema podrá elaborar reportes de los movimientos de la empresa. La existencia de mercaderías también será gestionada por el sistema. 2.3 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA El problema Afecta Cuyo impacto es Una buena solución seria La empresa cuenta con un sistema informático de gestión compra-venta que no sastiface las necesidades de los propietarios. Al movimiento de la empresa haciendo lento algunos procesos dentro la misma. Ya que hace lento algunos movimientos y no se obtiene información que pueda ser relevante para la toma de decisiones, podría ocasionar perdidas para la empresa. Diseñar un sistema informático basándose en los requerimientos de la empresa para llegar a la solución de gran parte de sus problemas.

7 2.4 OBJETIVOS DEL NEGOCIO La implementación de un sistema cliente servidor para la gestión de punto de venta posibilitará la obtención de información en forma instantánea, Facilitando el proceso de toma de decisiones. Con la ayuda del sistema el proceso de ventas será más ágil, los cajeros llegaran a atender a más clientes en un periodo de tiempo mas corto. 3 USUARIOS 3.1 RESUMEN Perfil Descripción Responsabilidad Gerente Es el que precisa de Solicitar informes al sistema informaciones referentes indicando los parámetros al movimiento de la para la obtención de la empresa. misma. Administrador Mantenedor del sistema Realizar la administración y también se le puede manutención de usuarios, llamar súper usuario, es Atribuyendo perfiles y el que cuenta con todos privilegios, así también el los privilegios de acceso mantenimiento de las al sistema. configuraciones globales del sistema. Departamento Compras Encargado de recibir los Registrar comprobantes de comprobantes de compra de los proveedores. Cajero Encargado de atender al cliente en el momento del pago. Marketing Encargado de la preparación de promociones y la compras, controlando la variación de precios para su posterior actualización, Registrar nuevas mercaderías, registrar el pago a los proveedores Registrar las ventas de forma ágil, Registrar cobros de créditos, Registrar nuevos clientes. Actualizar el precio de venta de mercaderías para las promociones.

8 elección de los precios de ventas. 3.2 AMBIENTE Para la automatización de los procesos será necesario el ambiente descrito en la tabla de abajo: Sistemas Operativos Ambiente Propuesto Servidor Ubuntu Server Terminales Ubuntu Desktop 11,10 Motor de Bases de datos PostgreSQL 9,1 Diseñador de interfaz Glade/GTK Lenguajes de Programación Python 2,7 Generador de Interfaz de informe Servidor de Aplicación PyWebKit, HTML, CSS ZOPE

9 4 VISIÓN GENERAL DEL PRODUCTO Este proyecto consiste en el desarrollo de un sistema de gestión para puntos de ventas. El sistema será multiusuario, cada usuario tendrá un alias y clave para acceder. La interfaz de ventas será muy amigable, fácil de usar y estará preparada para que una venta se concrete en unos pocos pasos. El cajero podrá elegir antes de cobrar si la venta será a crédito o al contado, así también el nombre del cliente o agregar uno nuevo. El sistema ofrecerá reportes para que el usuario este al tanto de los movimientos de la empresa. La figura de abajo ejemplifica la utilización y organización del sistema.

10 5 REQUISITOS 5.1 FUNCIONALES USUARIOS El sistema deberá permitir la inclusión, consulta y alteración de datos de los usuarios. En el sistema existirá varios tipos de usuarios: Administrador, gerente, vendedor, departamento de compras y marketing. Solamente el usuario administrador podrá tener los privilegios de agregar un nuevo usuario, también modificar algunos datos a excepción de la contraseña, este último solo puede ser modificado por el usuario en particular. Será necesario almacenar los siguientes datos: Nombre, Apellido, nombre de usuario, número de teléfono, Dirección, Clave. El nombre, apellido, nombre de usuario y la clave no pueden quedar nulos. El nombre de usuario debe ser un valor único, no podrá repetirse dentro del sistema. El clave elegido debe ser algo fácil de recordar para el usuario, y a la vez difícil para que no pueda ser descubierta por otros individuos. El usuario de tipo administrador tendrá todos los privilegios dentro del sistema a excepción de lo mencionado anteriormente. Podrá realizar mantenimientos en las tablas referenciales, como así también activar o desactivar a un usuario. Siempre debe quedar un usuario activo, no será posible desactivar a todos los usuarios. El usuario de tipo gerente estará autorizado para consultar las ventas del día, ver reportes de pagos reporte cobros, reporte de compras, reporte de ventas y todos los reportes referenciales.

11 Los usuarios de tipo vendedor estarán habilitados para realizar las siguientes funciones: podrán realizar ventas, cobros de créditos, agregar a un nuevo cliente. Solamente el usuario de tipo administrador o el usuario de tipo gerente podrá habilitar a un cliente para compras a crédito, el cajero solo podrá agregar a un cliente para la expedición de facturas DATOS DE REFERENCIALES Para que el sistema pueda empezar a utilizarse necesita algunos datos iniciales, estos datos serán almacenadas por el usuario administrador quien es el que cuenta con los privilegios para hacerlo DATOS DE PROVEEDORES El sistema deberá permitir el registro de datos de los proveedores. Los datos que se precisan son: El nombre o razón social, RUC o número de la cédula de identidad, número de teléfono, dirección, ciudad y número de fax. no se puede repetir en el sistema la razón social con el número de documento, ya que no puede existir dos proveedores con el mismo RUC y razón social. La razón social y el número de RUC no pueden quedar vacíos ya que son datos necesarios DATOS DE ARTICULOS El sistema deberá poder incluir las informaciones necesarias para cada uno de los distintos artículos: Código de barras, descripción, descripción larga, la marca del artículo, la sección a la que se destinará, la categoría a la que pertenece, si es producto nacional o importado, el precio de costo, el precio de venta, si el sistema manejará la existencia del artículo y si el articulo esta activo.

12 El código de barras deberá ser único, no pudiendo repetirse, pero puede quedar vació por que existen mercaderías sin código de barras. Mediante el código de barras se podrá determinar los datos restantes del artículo. La descripción del producto también debe ser único, sin poder repetirse y no pudiendo quedar nulo. Se podrá determinar los datos restantes utilizando la descripción del artículo. La descripción larga es para describir con más detalle los atributos del artículo, este dato no es único y también puede quedar nulo. La marca del producto puede quedar nulo ya que por ejemplo existen mercaderías de origen agrícola que no poseen marca. La sección es el lugar dentro del salón de ventas donde se exhibirá el producto, este dato no puede quedar nulo pero si puede repetirse ya que en una sección se exhiben varios tipos de artículos. La categoría establecerá el porcentaje de IVA que tendrá cada articulo, un articulo puede tener solo una categoría. El precio de costo y el precio de venta serán números positivos mayores a 0 con la condición de que el precio de venta debe ser mayor que el precio de costo, una vez introducido el precio de costo y el precio de venta el sistema calculará el margen de utilidad. Se debe indicar si el artículo es producto nacional o es importado, esta opción no puede quedar nulo. También se debe indicar si el sistema manejara la existencia de mercaderías, esta opción tampoco puede quedar nula. El artículo siempre será activo al momento del registro, este valor podrá ser modificado cuando el usuario acceda mediante la opción editar del formulario. Una vez que el artículo haya sido vendido ya no se podrá eliminar.

13 5.1.5 DATOS DE CLIENTES Los datos que se precisan para el registro son: Nombre o razón social, dirección, ciudad, RUC o el número de la cedula de identidad, número de teléfono, número del teléfono celular, fecha de nacimiento limite de crédito, plazo para el pago y la nacionalidad. Los datos razón social, dirección, ciudad, RUC, fecha de nacimiento y nacionalidad son datos necesarios, no pueden quedar nulos. No pueden repetirse los siguientes valores, razón social, RUC, cedula de identidad y número de teléfono. El formulario de clientes tendrá un campo que será compras a crédito, esta opción solo puede ser activado por el administrador o por el usuario gerente, el valor por defecto es falso. El límite de crédito es el monto que el cliente no puede superar en sus compras. Si no se habilita la opción compras a crédito el valor por defecto será False. El plazo es el la cantidad de días que se le puede esperar al cliente para el pago de su compra a crédito, en el caso de que supere la cantidad de días se le catalogara al cliente como moroso. Si no se habilita la opción compras a crédito el valor por defecto será Falso DATOS DE VENTAS Si el artículo posee código de barras se pasa por el lector y el sistema al instante filtra la información y devuelve el artículo con el código ingresado. La pantalla de ventas mostrará el monto que se esta acumulando y las liquidación de IVA correspondiente. El cajero no podrá eliminar directamente un registro de la pantalla de ventas, solamente podrá seleccionar e indicar que quiere descontar ese articulo, posteriormente el sistema lanzará un mensaje pidiendo la clave del fiscal, una vez que se haya ingresado la clave se podrá descontar.

14 Para el cobro el cajero elegirá el tipo de venta si es a crédito o al contado. El cajero escribiendo el valor del dinero del cliente el sistema podrá calcular el monto del vuelto. Si el cliente no se encuentra registrado, el cajero podrá abrir el formulario de registro desde la pantalla de ventas. Si no se elige a ningún cliente el sistema imprimirá la factura sin nombre. Una venta no se podrá eliminar, solamente anular. El cajero no tendrá posibilidad de anular directamente solo será posible con la clave del fiscal. 5.2 NO FUNCIONALES INTERFASES Hardware: Toda la aplicación debe ser implementada y probada en todos los ordenadores de la empresa para evitar inconvenientes, Requerimientos del Hardware: Servidor Procesador Intel core2 duo 3GHZ. Memoria RAM 4GB. Disco Duro 500Gb. Cliente Procesador Intel core duo 3GHZ Memoria RAM 3GB Disco Duro 160Gb Software: El software a utilizar tanto en el servidor como en el cliente será libre.

15 Sistema Operativo: El sistema operativo a utilizar será una distribución GNU/Linux. Interfaz Gráfica: La interfaz gráfica a utilizar en el sistema será lo mas simple posible para que el usuario pueda aprender a usarla sin muchas complicaciones DESEMPEÑO Y SEGURIDAD Rendimiento: La respuesta del sistema para las distintas peticiones realizadas por el usuario no debe tardar mucho tiempo, puesto que el sistema es para un punto de venta y en este caso el tiempo que se tarda en atender a un cliente vale oro. Seguridad: Solamente usuarios que cuenten con los privilegios suficientes pueden acceder a los módulos del sistema. El sistema tendrá un acceso por contraseña esto protegerá para que no accedan individuos sin autorización. Fiabilidad: El sistema debe ser confiable, puesto que un mínimo error puede costar perdidas significativas a la empresa. 5.3 NO TÉCNICO El tiempo medio de entrenamiento será de una semana para cada entrega parcial del sistema REQUISITOS DE HOMOLOGACIÓN/AMBIENTE TIPO DE SERVICIO A SER REALIZADO Los servicios a ser ejecutados serán: el desarrollo del sistema Punto de Ventas y la documentación de la misma. Punto de Ventas deberá ser testado e instalado. En este momento deberán ser entrenados los futuros usuarios del sistema.

16 5.4 DOCUMENTACIÓN Manual de usuario digital e impreso. Manual de análisis y diseño de sistema 6 CONCLUSIÓN DEL PRODUCTO El producto estará hecho y cerrado cuando todos los requisitos establecidos en el documento visión, en las especificaciones de casos de uso y en el modelo de casos de usos fueran atendidos. 7 PRODUCTOS A SER ENTREGADOS Motor de bases de datos PostgreSQL. Manual de usuario digital e impreso. Sistema desarrollado, Instalado, testado y aprobado por el usuario. Servidor de aplicación ZOPE. Capacitación de Administradores y usuarios para el uso del sistema.