MANUAL DE SOUCING. (Licitaciones y Cotizaciones) PORTAL DE COMPRAS ESSBIO S.A. NUEVOSUR S.A.

Transcripción

1 MANUAL DE SOUCING (Licitaciones y Cotizaciones) PORTAL DE COMPRAS ESSBIO S.A. NUEVOSUR S.A.

2 Inscripción 1. Auto-registro: a través de un link que se habilitará en nuestro portal o

3 2. A través de una invitación directa desde el administrador del sistema para lo cual le llegará una invitación a su correo electrónico. Para ingresar a la plataforma ariba, dependiendo de cuál sea el canal de incorporación al maestro de proveedores (Inscripción Proveedor, comprador de bases en una Licitación pública, Invitado a participar de una licitación Pública o Privada), le llegará a su casilla de correo electrónico registrada para su compañía un mail de las siguientes características e instrucciones para el inicio de su sesión: Una vez ingresado se habilitará una página de bienvenida y temporal de registro que consultará si desea crear perfil o actualizar alguno ya existente, considerando que Ud. pueda estar registrado en la misma plataforma para otra empresa. Es importante que si Ud ya esta registrado se dirija al link habilitado. Haga Click aquí.

4 Posteriormente se habilitará el perfil de su empresa, en donde deberá completar los campos obligatorios (*) y opcionales que allí se despliegan. Es muy importante que se registre de la manera más completa posible para poder acceder a toda la funcionalidad que el sistema le pueda proveer:

5 Para confirmar su inscripción le llegará un correo electrónico indicando su nombre de usuario y el registro de su empresa.

6 Área de Trabajo e Interacción El área de trabajo el proveedor esta compuesta por las siguientes pestañas las cuales se explica a continuación: B A C F D E A. Corresponde a todos los módulos y áreas de trabajos que interactúan la empresa mandante y el proveedor. Actualmente se está utilizando solo el modulo de Sourcing, pero se está trabajando en habilitar el resto de los módulos contratados. B. En esta área esta disponible ayuda al proveedor, la sesión activa, si es que el proveedor tiene más de un usuario asociado, comentarios y la posibilidad de generar el cierre de sesión. C. Corresponde al perfil de la empresa y su nivel % respecto del perfil completado al inicio. El proveedor tiene acceso en todo el proceso a completar o modificar su perfil. Además en la opción de notificaciones, puede habilitar o deshabilitar las notificaciones automáticas que llegarán cuando este participando en los eventos. La recomendación es que pueda mantener las notificaciones.

7 D. Eventos, corresponde al área que se dispondrá para recibir y enviar información referente a los eventos de Acreditación, Oferta técnica y/o Económica, Antecedentes de la Licitación o cotización (Bases, antecedentes adicionales, planos, etc.) E. Tareas, corresponden a las tareas que se puedan asignar al proveedor en un proyecto de Licitación o cotización, por ejemplo, se pueden asignar tareas de revisión de documentos. F. Perfil solicitado por Essbio, se habilitará este espacio donde se mostrarán las instrucciones y el % avance en la configuración del perfil del proveedor. Eventos: Cuando Ud. como proveedor este participando en las Licitaciones o Cotizaciones de alguna de las mandantes, en su listado de eventos aparecerán de la siguiente manera: Estado: identifica en que estado se encuentra el evento. Si esta abierto significa que el proveedor puede enviar y modificar antecedentes, si se encuentra en pausa, selección pendiente significa que aun no se ha tomado alguna determinación al respecto, si se encuentra finalizado solo podrá acceder a revisar la información enviada como consulta. Título: Identifica el código de la Licitación y el nombre del evento solicitado Hora de finalización: Muy importante dado que indica la fecha y hora cuando finaliza el evento, posterior a ello el proveedor no podrá ingresar al información requerida por el mandante y quedará fuera de proceso.

8 Tipo de Evento: si es RFI corresponde a requerimiento de información, si es RFP corresponde a requerimiento de oferta. Los tipos de eventos que se pueden llegar a publicar en cada tipo de proceso son los siguientes, siendo los marcados en negrita los obligatorios:

9 Evento RFI: Antecedentes de la Licitación. Este evento se ha creado para subir los antecedentes de la licitación (Bases, Planos, reglamentos, etc.) y para mantener informado al proveedor durante toda la licitación, intercambiar documentos, subir documentos complementarios, preguntas y respuestas, etc. Si el oferente quiere puede descargar toda la documentación adjunta, pero para acceder a contestar las preguntas o documentos que se requieran debe indicar su Intención de participar Una vez que ha decidido participar se habilitan, para aquellas preguntas que requieren respuesta, la opción de responder de acuerdo a lo configurado.

10 Evento RFI: Acreditación de requisitos Este evento se ha creado para que el proveedor pueda subir todos los antecedentes asociados a comprobar su cumplimiento de los requisitos solicitados en una Licitación Pública. El oferente puede participar del evento pero para acceder a ello debe indicar su Intención de participar Una vez indicado su intención de participar, se habilitarán los link de acceso de información que los proveedores tienen para subir la información requerida al sistema.

11 Evento RFI: Precalificación Técnica Este evento se ha creado para que el proveedor antes de presentar su oferta técnica definitiva, pueda presentar una oferta inicial la cual será calificada de acuerdo a lo requerido por la mandante, y donde se podrán posteriormente hacer los ajustes necesarios para presentar una oferta competitiva definitiva. El oferente puede participar del evento pero para acceder a ello debe indicar su Intención de participar Una vez indicado su intención de participar, se habilitarán los link de acceso de información que los proveedores tienen para subir la información requerida al sistema.

12 Evento RFP: Oferta Técnica y Económica: En este evento el proveedor una vez pasados todos los filtros que la Licitación o Cotización conlleven podrá ingresar su oferta definitiva al sistema. El oferente puede participar del evento pero para acceder a ello debe indicar su Intención de participar Una vez indicado su intención de participar, se habilitarán los link de acceso de información que los proveedores tienen para subir sus ofertas, las cuales están separados en sobres que pueden ser abiertos en distintos tiempos. Mientras no se abran los sobres el mandante no tiene acceso a revisar la información ni conocer la oferta del proveedor. Observación: el Evento Oferta mejorada (RFP), funciona de la misma manera que este evento, solo que se solicita reconsiderar la oferta al proveedor.

13 Cómo responder los eventos? Cuando Ud tiene intención de participar y quiere enviar la información solicitada en cada uno de los eventos, debe ir a las preguntas que aparecen en cada evento y contestar de acuerdo a lo solicitado, en estos casos se solicita ingresar un monto de oferta y adjuntar un archivo. Si quiere agregar un archivo como respuesta debe hacer click en el vínculo luego buscar en su equipo el archivo que desea cargar y luego y Aparecerá en la pantalla el archivo cargado el cual se puede actualizar, eliminar y volver a cargar. Una vez que se ha decidido a enviar la información, lo cual debe ser antes de la fecha y hora límite indicada en el evento, debe aparecerá como no participando en el evento., sin este paso el mandante no verá su oferta y Una vez enviada las respuestas solo aparecerán disponibles a modo de consultas, si se quiere rectificar la oferta deberá seleccionar oferta distinta a la anterior. y el sistema exigirá enviar una

14