ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR LA COMPRA DE POLIZA GLOBAL DE MANEJO PARA LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

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1 ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR LA COMPRA DE POLIZA GLOBAL DE MANEJO PARA LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 se presenta a continuación el Estudio de Conveniencia y Oportunidad para la contratación del Suministro de Toners y Recargas de Tintas para las impresoras y fotocopiadoras existentes en las dependencias de la Contraloría General de Santander. 1. NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACION: a. Definición de la Necesidad: La Contraloría General de Santander es un órgano de control del Departamento, de carácter técnico, con Autonomía Contractual, Administrativa y Presupuestal para administrar sus asuntos, en los términos y en las condiciones establecidas en la Constitución y las Leyes. Para el cumplimiento de su misión este organismo de control en su plan estratégico requiere consolidar los procesos de gestión de talento humano, la asignación de los recursos físicos y financieros, los sistemas de comunicación interna y externa y la modernización de los elementos tecnológicos como la búsqueda de la mejora continua en los procesos de la entidad. De acuerdo a la Resolución No del 1 de septiembre de 2003, que estableció la estructura orgánica de la Contraloría General de Santander, se determinó como objetivo de la Subdirección Financiera el manejo integral del recaudo de los recursos que hacen parte del Presupuesto General de la Entidad y su aplicación en los gastos de funcionamiento y en la inversión según los parámetros del Contralor General de Santander conforme a las disposiciones legales vigentes. La Contraloría General de Santander para el cumplimiento de su misión institucional y con el fin de garantizar el logro de sus obligaciones legales y de control fiscal requiere el aseguramiento de diversas clases de bienes objeto de seguro, como son: edificios, muebles y enseres, inmuebles, equipos eléctricos y electrónicos, vehículos con sus accesorios, elementos de dotación y otros de interés patrimonial por los cuales es legalmente responsable; así mismo la contratación de pólizas que amparen el seguro por manejo y de responsabilidad civil de los servidores públicos y a las personas que les corresponda amparar. La vigencia de las pólizas que amparan los bienes e intereses patrimoniales de la entidad, vencen anualmente, motivo por el cual se requiere adelantar el proceso de contratación de la compañía de seguros que suministre el objeto contractual.

2 La Contraloría General de Santander debe cumplir con los parámetros de la Ley y las funciones encomendadas, para ello cuenta con los recursos económicos dispuestos en el Presupuesto General de la entidad para la vigencia De acuerdo con lo anterior, para la Contraloría General de Santander es necesario iniciar las acciones que le permitan seleccionar legalmente el proveedor de pólizas mediante el proceso contractual pertinente señalado en la Ley 1150 de 2007 y el decreto 2474 de 2008 y Decreto 3576 de b. Definición Técnica de la forma como la Contraloría General de Santander puede satisfacer la necesidad: La Contraloría General de Santander ha determinado la necesidad de contratar con una Agencia de Seguros, que tenga capacidad y estructura organizacional (operativa), con domicilio principal en la ciudad de Bucaramanga y que esté legalmente constituida establecida en Colombia, con cobertura local, regional y nacional especializada en realizar la expedición de las pólizas del programa de seguros para el amparo de los bienes y recursos de la entidad, pólizas de manejo y de responsabilidad civil para funcionarios públicos de la misma. 2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR Y ESPECIFICACIONES ESENCIALES: a. Características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos por la Contraloría General de Santander. La subdirectora financiera de la Contraloría General de Santander, necesita contratar la compra de la póliza global de manejo con una compañía de Seguros legalmente constituida y autorizada en Colombia para celebrar el contrato de las pólizas de seguros que amparen y garanticen la protección de los activos e intereses patrimoniales, bienes muebles e inmuebles y todos aquellos por los que es legalmente responsable la entidad, así mismo la contratación de pólizas que amparen el seguro por manejo y de responsabilidad civil para los servidores públicos y a las personas que les corresponda amparar. El contrato a celebrarse con el contratista tendrá las siguientes características: Amparar a la Contraloría General de Santander contra los riesgos que impliquen menoscabo de sus fondos y bienes, causados por los funcionarios en ejercicio de sus cargos o sus reemplazos, por actos que se tipifiquen como delitos contra la administración pública o fallos con responsabilidad fiscal, atendiendo las especificaciones que se describen a continuación:

3 CANTIDAD DESCRIPCION LIMITE ASEGURABLE 1 POLIZA DE MANEJO GLOBAL QUE AMPARE A LA ENTIDAD DE LOS DELITOS CONTRA LA ADMINISTRACION PUBLICA Y LA RENDICION DE CUENTAS CON DEDUCIBLE QUE NO EXCEDA DEL 10% MINIMO 4 SALARIOS MINIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES VALOR TOTAL INCL IVA 3. IDENTIFICACION DEL TIPO DE CONTRATO. El Seguro es un contrato, en virtud del cual una persona jurídica llamada asegurador, asume, a cambio de una prima, un riesgo que le es trasladado por una persona natural o jurídica llamado tomador y en el cual éste tiene un interés asegurable, con el fin de indemnizarlo, en el evento de que ocurra la realización del riesgo previsible. El contrato de seguro se encuentra regulado en el título V del libro Cuarto del Código de Comercio. a. Condiciones del contrato a celebrar: Por tratarse de un contrato directamente relacionado para el amparo de la entidad, el contrato corresponde a un contrato de seguros de conformidad con la definición consignada en el Código de Comercio, ya que es obligación de las entidades del estado asegurar sus bienes e intereses patrimoniales, buscando proteger su patrimonio contra la mayor cantidad de riesgos a los cuales se encuentra expuestos. b. Plazo del contrato y lugar de ejecución: El contrato de adquisición de pólizas tendrá una duración de Doce (12) meses contados a partir de la fecha de entrada en vigencia de la póliza objeto del contrato. Lugar de ejecución: en las instalaciones de la Contraloría General de Santander ubicada en la Calle 37 No Tercer y Cuarto Piso del Edificio de la Gobernación de Santander. c. Valor del contrato y forma de pago: El valor del contrato de compra de las pólizas será la suma de UN MILLON QUINIENTOS MIL PESOS MCTE. ($ oo)

4 La Contraloría General de Santander pagará al Contratista el valor estipulado en el contrato, inmediatamente contra entrega y recibido a satisfacción por parte de la entidad, Según Acta de entrega y recibido a satisfacción por parte del Supervisor quien verificará que la póliza vendida cumpla con las especificaciones contratadas, procediendo la Subdirección Financiera una vez compruebe la existencia de dicho documento, al pago. d. Obligaciones del contratista: El contratista se compromete a entregar la póliza global de manejo del sector oficial, en el tiempo en que sea requerida. Amparar a la entidad contra los riesgos que impliquen menoscabo de fondos o bienes causados por los empleados en el ejercicio de los cargos amparados, por actos que se tipifiquen como delitos contra la Administración Pública o Fallos con Responsabilidad Fiscal. Presentar la factura de cobro una vez ejecutado el objeto del contrato. Presentar oportunamente los pagos de Salud y Pensión de sus empleados. Las demás que contribuyan a garantizar el cumplimiento del contrato. e. Rubro presupuestal afectado: El pago a que se obliga la Contraloría General de Santander, se ajustará a las apropiaciones presupuestales correspondientes al rubro ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS MATERIALES Y SUMINISTROS, según consta en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 16 de febrero de 2011, código expedido por la Subdirección Financiera de la Contraloría General de Santander. f. Supervisión y Coordinación: La vigilancia del presente contrato será ejercida por la SUBDIRECTORA FINANCIERA de la Contraloría General de Santander. g. Obligaciones a cargo del supervisor: Exigir del contratista la ejecución idónea del objeto contratado. Adelantar revisión periódica del suministro adquirido en el trascurso del mismo, para verificar que cumpla con las condiciones del servicio ofrecidas por el contratista y promover las acciones de responsabilidad contra éste, cuando dichas condiciones no se cumplan. Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufra la Contraloría General de Santander en el desarrollo o con ocasión del contrato celebrado. Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones necesarias para su cumplimiento.

5 Verificar el pago de la seguridad social por parte del contratista. CONTRATACION DIRECTA TIPO DE CONTRATACION SELECCIÓN ABREVIADA Invitación Pública X LICITACION PUBLICA CONCURSO DE MERITOS 4. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. El Artículo 25 de la Ley 80 de 1993 establece en su numeral 7 la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso. El mismo Artículo en su numeral 12 determina que con antelación a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones o términos de referencia. La Ley 1150 de 2007 introdujo unas modificaciones esenciales a la Ley 80 de 1993 también en cuanto se refiere a los procedimientos de contratación del Estado denominados de Contratación Directa, advirtiendo que se crearon otras tres formas generales de ejercicio de contratación con el Estado: Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos. El Decreto 2474 del 07 de Julio de 2008, desarrolló los citados numerales, en el Artículo 3 señalando: los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone. De conformidad con el Artículo 3 del Decreto 2025 de 2009 cuando el valor del contrato por celebrar sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía, la entidad podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. Artículo que igualmente determina que no se dará aplicación a lo señalado en el Título I del Decreto, sin perjuicio que la entidad cuente con los respectivos estudios y documentos previos que lo justifiquen. Igualmente al tenor del Artículo 84 del Decreto 2474 de 2008 y de acuerdo a lo previsto en el Decreto 2150 de 1995 y el Decreto 327 de 2002 sólo requerirán publicación los contratos cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. De acuerdo a lo anterior, se determina que dadas las características del objeto a contratar y las especificaciones de la necesidad del contrato de adquisición de la póliza de seguros, se sugiere que el procedimiento de escogencia del

6 contratista se adelante mediante el trámite previsto en el Decreto 3576 de 2009, en razón a la cuantía. Otros aspectos que la ley Colombiana señala: Es deber de todo servidor público vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados. (Ley 734 de 2002, Art. 34, Num. 21). Es falta gravísima Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales (Ley 734 de 2002, Art. 48, Num. 3). Es falta gravísima igualmente No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuestales pertinentes. (Ley 734 de 2002, Art. 48, Num. 63). Los contralores impondrán multas a los servidores públicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes ( ) teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieren oportunamente o en la cuantía requerida. (Ley 42 de 1993, Art. 101) Los órganos de control fiscal verificarán que los bienes del estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo ameriten. (Ley 42 de 1993, Art. 107) 5. ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. Con base en las necesidades de coberturas para los bienes de la Contraloría General de Santander, se requiere un sondeo de mercado el cual al promediarse arrojó un valor estimado para la contratación de la póliza global de manejo de la entidad. Dado lo anterior y el sondeo de mercado se hizo con base en las cotizaciones presentadas por las diferentes Compañías de Seguros y se realizó el presupuesto oficial máximo para la contratación el cual se estimó en UN MILLÓN QUINIENTOS MIL PESOS ($ oo) M/CTE. Esta contratación se financiará por el rubro de adquisición de bienes y servicios seguros, apropiados en el presupuesto para la vigencia del La Contraloría General de Santander garantiza la disponibilidad de los recursos mediante el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 16 de Febrero de dos mil once (2011), código expedido por la Subdirección Financiera de la Contraloría General de Santander, por valor de UN MILLÓN QUINIENTOS MIL PESOS ($ oo) M/CTE. 6. ESTIMACION, TIPIFICACION Y ASIGNACION DE LOS RIESGOS PREVISIBLES.

7 Tal como lo señaló el Consejo de Estado en concepto del 14 de agosto de 1997, radicación No. 1011, En el caso concreto de un contrato de seguro, es claro que al ser este un contrato aleatorio conforme a su naturaleza y además por su extensa disposición legal, no le es aplicable la teoría de la imprevisión y consiguientemente, no hay lugar a la figura del restablecimiento del equilibrio de la ecuación contractual que se predica de los contratos conmutativos, en los cuales sí se presenta la equivalencia de las prestaciones de los contratantes. De igual manera manifiesta el Consejo de Estado que Al contrato de seguro no le es aplicable el inciso segundo del numeral 1º del artículo 5º de la ley 80 de 1993, en lo que se refiere al reconocimiento del equilibrio de la ecuación económica del contrato por la ocurrencia de situaciones imprevistas no imputables al contratista. Ello por cuanto la teoría de la imprevisión no rige para los contratos aleatorios, como lo es el de seguro, por la naturaleza misma de éste y por expresa disposición del último inciso del artículo 868 del Código de Comercio. 7. ANÁLISIS QUE SUSTENTE LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL CONTRATO. Conforme a lo previsto en la Constitución Política de Colombia, la actividad aseguradora se encuentra regulada y controlada por el Gobierno Nacional. En desarrollo de ello, le corresponde a la Superintendencia Financiera de Colombia, regular, vigilar, inspeccionar y controlar el funcionamiento de las compañías de seguros y de los productos ofrecidos por ellas. La Circular Básica Jurídica, en el Título VI, Capítulo Segundo establece las reglas generales sobre la operación de seguros y las reglas sobre aspectos financieros que son la primera garantía para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato de seguros a celebrar. Aunque conforme a lo previsto en el último inciso del artículo séptimo de la Ley 1150 de 2007, se establece que las garantías no serán obligatorias en los contratos de seguro, la Entidad establece como mecanismo adicional de cobertura la constitución por parte del contratista de la Garantía Única de Cumplimiento en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y con una vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses más. De igual manera el Código de Comercio en su artículo 1053 determina que la póliza prestará merito ejecutivo contra el asegurador, por sí sola, transcurrido un mes contado a partir del día en el cual el asegurado o el beneficiario o quien los represente, entregue al asegurador la reclamación aparejada de los comprobantes que, según las condiciones de la correspondiente póliza, sean indispensables para acreditar los requisitos del Artículo 1077, sin que dicha reclamación sea objetada de manera seria y fundada; situación que también se constituye en un mecanismo de cobertura que garantiza el cumplimiento de las obligaciones surtidas con ocasión del contrato a celebrarse. 8. CERTIFICADO DE REGISTRO DE PRECIOS DE REFERENCIA. De acuerdo con la Ley 598 de 2000 se crea el sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal SICE, el cual mediante Ley 3512 de 2003, establece exigencia del certificado de registro de precio de referencia del SICE; sin embargo, se tiene en cuenta el literal b del artículo 4 del acuerdo No de 2005, el cual exceptúa de las obligaciones frente al SICE, los procesos contractuales de prestación de servicios no codificados en su totalidad hasta el nivel de ítem en el CUBS.

8 Teniendo en cuenta lo anterior y realizada la consulta de precio en el portal del SICE, se verifica que las pólizas de seguros incluidas en el programa de seguros de la Contraloría General de Santander, no se encuentra codificado hasta el nivel de ítem en el CUBS, por lo que para la presente invitación no se exigirá a los proponentes la presentación del certificado de registro de precio de referencia del SICE. VICTOR JULIO TAMI JAIMES Secretario General Proyectó: EA/ VJTJ