INSTRUCTIVO PRESENTACIÓN DE IMPUESTO CON FIRMA DIGITAL

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PRESENTACIÓN DE IMPUESTO CON FIRMA DIGITAL Prerrequisitos

2 1. Que el navegador de su preferencia se encuentre actualizado con las últimas versiones disponibles. 2. Habilitar y/o permitir las ventanas emergentes para las páginas de la Secretaría de Hacienda. 3. Adquirir los Certificados de firma digital e instalarlos en el equipo de cómputo (Verificar con su empresa certificadora). Debe tener instalado en su equipo el Acrobat Reader DC, como visor de PDFs y como herramienta para realizar el proceso de firma digital. Se puede descargar gratuitamente de la siguiente ruta Acrobat Reader DC Descargar el software Acrobat Reader de la página oficial: Después de descargado el software se debe instalar en el computador en donde se va firmar el formulario. Instalación de las firmas La instalación de la firma depende del tipo de certificado y el medio en el que se haya solicitado; para mayor información de debe contactar con la entidad proveedora del certificado.

3 A continuación se describe el proceso de instalación del certificado digital, suponiendo que el mismo se tiene almacenado en un archivo. P12 en el sistema operativo Windows. Abra el explorador de Windows, y ubíquese en la carpeta donde se encuentra el archivo que contiene el certificado digital. Haga clic con el botón derecho del mouse, sobre el archivo que contiene el certificado digital, en el menú emergente que aparece, seleccione la opción instalar PFX Aparece la ventana del asistente de importación de certificados, haga clic en el botón siguiente.

4 Confirme la ruta del archivo que contiene el certificado, si es correcta haga clic en el botón siguiente. El sistema le solicitará que digite la clave asignada al archivo que contiene el certificado, ésta se la debió entregar la entidad en la cual adquirió el certificado. Por favor verifique que la casilla de verificación incluir todas las propiedades extendidas esté activa las otras dos opciones son opcionales, pueden dejarse sin marcar. De clic en el botón siguiente. El sistema le pedirá que seleccione el almacén (carpeta) donde se guardará el certificado, se recomienda permitir que el sistema lo seleccione de forma automática que es la opción predeterminada. De clic en el botón siguiente.

5 Aparecerá la ventana de confirmación, haga clic en el botón finalizar. Recibirá un mensaje de confirmación indicándole que el proceso de importación del certificado terminó exitosamente. A continuación se describe el proceso para instalar el certificado desde Internet Explorer, para los usuarios que prefieran hacerlo por este medio, aunque se recomienda hacerlo de la forma descrita anteriormente, debido a que Internet Explorer no viene por defecto en las últimas versiones del sistema operativo Windows: Ingresar a las opciones de internet.

6 En las pestaña de Contenido se debe seleccionar el botón de Certificados. Clic en el botón Importar en la pantalla de certificados. Seleccione la opción Todos los archivos y buscar el certificado.

7 Digite la contraseña del certificado. Seleccione la primera opción.

8 Haga clic en Finalizar. Firma del formulario El formulario del impuesto se debe descargar a través de los liquidadores dispuestos para ello ingresando al portal antes de firmar se debe verificar que la información del formulario del impuesto se encuentra correctamente diligenciada.

9 Abra el formulario de liquidación desde el Acrobat Reader DC y dar clic en la opción Herramientas ubicado en el menú en la parte superior izquierda del Acrobat.

10 Seleccione el icono Certificados. Cuando se da clic sobre la opción Certificados aparece una nueva barra de herramientas en donde se debe seleccionar Firmar digitalmente.

11 A continuación aparece un mensaje en donde se indica que se debe seleccionar el área en donde se desea que aparezca la firma. Aunque la firma se puede ubicar en cualquier parte del formulario es recomendable colocarla en la parte inferior del documento en la sección de firmas del Declarante y del Contador o Revisor Fiscal como se muestra en la siguiente figura.

12 En el siguiente pantallazo se debe marcar o delinear el área en donde se desea colocar la firma (1), seleccionar la firma correspondiente (2) y por último clic en el botón firmar. El documento firmado se debe guardar, se recomienda no sobre escribir el documento original colocándole un nombre diferente.

13 Por último el formulario se visualiza con la firma. Este procedimiento se deber realizar también para el revisor o contador (Esto sólo en los casos que la empresa esté obligada por ley a que sus declaraciones estén firmadas por el revisor fiscal y/o contador, en caso contrario sólo se requiere de la firma del representante legal): No importa el orden de quienes deben firmar, lo importante es que las firmas sean de las personas que están obligadas a hacerlo y que los números de cedula que se encuentran registrados en el formulario de la liquidación sean iguales a los que se encuentran almacenados en los certificados digitales con los cuales se va a realizar la firma.

14 Presentación electrónica del Impuesto La presentación electrónica de debe realizar desde la página: Antes de adjuntar el formulario se debe verificar que se encuentre debidamente diligenciado y firmado, y que cumpla con todas las condiciones anteriormente descritas Validaciones que realiza el sistema Que el formulario se encuentre firmado digitalmente por las personas que deben hacerlo. Que el archivo PDF del impuesto corresponda a un formulario generado por la SDH. Que los certificados digitales con los cuales se firma el formulario correspondan a un certificado emitido por una entidad certificadora abierta y legalmente constituida en Colombia (a la fecha solo existen Certicámara, Andes SCD y GSE), no se admiten certificados de la DIAN por ser esta una entidad certificadora cerrada. Que los certificados sean válidos (vigentes al momento de la firma y que no hayan sido revocados). Que la declaración no haya sido presentada a la SDH y que se encuentre vigente en el momento de la presentación y/o pago.

15 Una vez en la página, seleccione el archivo PDF, que contiene la declaración firmada digitalmente teniendo en cuenta las recomendaciones indicadas anteriormente. Para seleccionarlo haga clic en el botón examinar y ubique el archivo. Haga clic en el botón enviar, deberá aparecer una pantalla con un resumen de la información de la declaración que se dispone a presentar.

16 Verifique que los datos de la declaración, correspondan a la que está presentando, el sistema también le mostrará la información de las personas que firmaron la declaración y el rol de las mismas. Para algunos impuestos aparecen dos fechas límites de pago, la fecha límite de pago corresponde a la fecha normal de vencimiento y pago, y la fecha límite de pago por PSE, corresponde a la fecha límite de pago a través de este medio, En ICA y ReteICA, hay beneficio que permite el pago de la declaración oportuna hasta el último día hábil del mes de vencimiento si el pago se realiza a través de PSE. Haga clic en el botón Presentar.

17 En el caso de ICA y Predial Unificado, con la validación del formulario firmado digitalmente, la declaración se da por presentada haciendo clic en el botón Certificación. Puede obtener el recibo de pago si desea realizar el pago en las oficinas de las entidades financieras autorizadas por la SDH para el recaudo haciendo clic en el botón Recibo para pago. Si desea pagar electrónicamente haga clic en el botón Pagar, si desea pagar electrónicamente pero en un momento posterior, por favor conserve el número de referencia de recaudo para que posteriormente pague ingresando a la página Haga clic en el botón Pague aquí. Verifique los datos y el valor a pagar, si todo está correcto, haga clic en el botón Pague aquí y siga los pasos para realizar su pago a través de PSE.