Sistema de Compras. Manual del Proveedor. Sistema de Compras. Manual de Usuario

Transcripción

1 Manual del Proveedor Sistema de Compras

2 Objetivo. Administrar un proceso de abasto centralizado para las compañías de Grupo Rivero partiendo desde el Requerimiento donde el Proveedor participe activamente en: 1. Como Ingresar en el Portal de Compras de Grupo Rivero 2. Dar de alta su Propuesta de Compra (Cotización) cuando ha sido invitado 3. Identificar la Orden de Compra liberada por entrega de Material 4. Dar de alta la Factura correspondiente al producto o servicio liberado. 5. Como reportar incidentes de la Plataforma. Para ingresar al PORTAL DE COMPRAS DE GRUPO RIVERO, Presionar lo siguiente o escribirlo en cualquier navegador de Internet:

3 Navegación General Menús: Pantalla: Para presentar/ocultar los menús del sistema, se debe presionar con el puntero del mouse el icono de barras horizontales que se encuentra debajo del logo. Icono y Nombre de Pantalla, donde se encuentra localizado. Campo seleccionable de cuantas líneas se quiere visualizar en pantalla, 10, 25, 50 o 100. Filtro que presenta todas las líneas de información que cumplen con el texto dado Al presionarlo, regresa a la pantalla de Login o Acceso Permite hacer el cambio de la clave. Al presionar las flechas ordena ascendente o descendentemente la información Maneja el número de páginas de acuerdo a la cantidad de información en pantalla. Menú Search: Menú Cascada: Filtro que permite teclear un texto libre y obtener todos los menús y submenús que cumplan con esa palabra. Presentará todas las opciones principales que tiene el sistema con un icono representativo. Si este menú tiene otros submenús (lo indica en numero), se presiona esta línea y se muestra el submenú y así sucesivamente. Al presionar el panel derecho, regresa a pantalla de registro. Al presionar este icono, le permitirá crear un registro nuevo y sin información, de acuerdo sección donde se encuentre. Muestra la información previamente registra en Nuevo de dicho elemento, se presenta como solo lectura para consulta. Utilizar este icono para enviar a guardar y registrar la información seleccionada Le permitirá salir de la pantalla actual SIN salvar información y regresa a la pantalla anterior Permite adicionar una línea o registro de la funcionalidad que se esté trabajando. Pestaña o Folder, que permite cambiarse a una agrupación previamente definida. Campo booleano o de SI/NO que permite selecciona solo una de dos posibles respuestas. Campo que presenta una lista de opciones válidas para este campo.

4 1. Como ingresar al Portal de Compras de Grupo Rivero Usuario: Contraseña: Es el identificador único, para el Proveedor será su RFC (9 o 10 caracteres), que le será ratificado por el Administrador, vía mail, del Sistema para acceso al sistema. Es la palabra clave proporcionada por el Administrador del Sistema. Esta debe ser resguardada y no proporcionada a ningún otro usuario del sistema. Mantener sesión iniciada: Le permite regresar el sistema sin necesidad de proporciona Usuario / Contraseña cada ocasión. Presionar la parte superior izquierda para abrir los Menus y seleccionar la opción deseada.

5 2. Cotización del Proveedor. El Portal del Proveedor está diseñado para que el proveedor de GRUPO RIVERO ingrese a las Propuestas que fue invitado (recibiendo notificación por mail), proporcione su información de Precios (con IVA) así como su mejor cumplimiento de entrega en días hábiles. Es importante registrar la Cotización por el proveedor antes de la fecha de Expiración, ya que pasada esta, no podrá tener acceso a dicha Propuesta en el Portal. Al guardar la Cotización el Proveedor, la cotización ya no puede ser cambiada. Al guardar la Cotización del Proveedor, se notifica por al Departamento de Compras y al Proveedor del Registro de la Cotización. Una vez emitida su Propuesta de Compra debe esperar a ser notificado si su Propuesta (completa o parcial) fue seleccionada y por lo tanto, recibirá una notificación para ver la Orden de Compra. La Pantalla que muestra las Propuesta/Cotización a las que tiene acceso el Usuario. Se muestran los campos principales para la correcta búsqueda, filtrado e identificación, así como el Estatus en que se encuentran y ver el detalle de las mismas. Menu Pantalla: Cotización del Proveedor Folio Nombre Número único de Propuesta. Etiqueta o texto que el usuario definió para llamar así a dicha Propuesta Fecha Expiración Fecha máxima permitida para que los Proveedores invitados registren su Cotización. Estatus Por Cotizar Es una Propuesta que está pendiente registro de la cotización por el Proveedor. Muestra la cotización previamente registra por el Proveedor, se presenta como solo lectura para consulta. Presenta la siguiente pantalla donde se registra la información de Cotización del Proveedor; Precio (con IVA) y Días hábiles para la entrega.

6 Proveedor, Fecha de Creación (con la Hora) y Moneda son campos fijos. Leyenda Roja. Leyenda Naranja LOS PRECIOS DEBEN INCLUIR IVA. La disponibilidad es el número de días Hábiles Leyenda Azul. En caso de no cotizar un artículo, DEBE ingresar Precio 0 y disponibilidad 0 Términos de Pago Se selecciona una de las opciones, y se complementa en el campo Comentarios por algún Plan de Pago o condición especial Articulo Cantidad Precio Disponibilidad Artículo a cotizar (informativo) Cantidad requerida por Compras para surtir completa y en una exhibición (informativo) Valor monetario, con IVA, por cada unidad, en la Moneda de la parte superior. Días hábiles en los que será entregado los artículos o servicios en la Localización señalada, días que se cuenta a partir de la fecha de emisión de la Orden de Compra. Permite adjuntar (attachment) de uno o más documentos de soporte a su Cotización, como puede ser su cotización en PDF o algún soporte técnico necesario para complementar su propuesta. Utilizar este icono para guardar y registrar la información de una Cotización. Regresa a pantalla de Cotizaciones. Se cambia a Estatus a COTIZADO y envía Notificación vía a Compras y al Proveedores (como confirmación de Registro). Sale de la pantalla SIN guardar información y regresa a la pantalla Cotizaciones.

7 3. Orden de Compra Proveedor Esta pantalla muestra la Orden de Compra del Material recibido y que ya se encuentra disponible para poder dar de alta la Factura en el Portal de Compras. La orden de Compra se mostrará una vez que se tenga el Material o Servicio entregado en forma completa para Ordenes de Compra Cerradas o se mostrara la parte parcial para Ordenes de Compras Abiertas (con múltiples entregas). Menu Pantalla: Orden de Compra del Proveedor El PDF es la representación Gráfica de la Orden de Compra. Esta puede ser obtenida por el personal una vez que se tienen todas las Autorizaciones de dicha Orden de Compra.

8 4. Portal Validador (Portal Validador de Factura XML y PDF) Aquí podrá ingresar su Factura, una a una, con su correspondiente Orden de Compra, misma que estará disponible una vez que se ha cumplido con la entrega de la mercancía o del servicio. Esta será la única forma de hacer llegar una Factura hacia Grupo Rivero. Menu Pantalla: Portal Validador La pantalla del Portal Validador le mostrar quien está registrado y las opciones que tiene el Proveedor para trabajar. Ingresar por cada Factura lo correspondiente: Orden de Compra: Se debe de teclear la Factura con el nombre completo, ejemplo RLV Ante cualquier duda del nombre de la Orden de Compra, se debe ingresar a la Opción anterior Ingresar XML Presionar para seleccionar el navegador para seleccionar el archivo XML Ingresar Factura: Presionar para seleccionar el navegador para seleccionar el archivo PDF Una vez que se proporciona la información, presionar VERIFICAR. El sistema ira a validar que la Factura cumpla con todos los aspectos fiscales del SAT y una vez que revisa todos cumplan, notifica de Aceptada o en su defecto notifica que se ha Rechazado.

9 Si por algún motivo existe un error será mostrado lo siguiente: Cómo ver las facturas validas por el sistema? Presionar por favor el botón de Facturar, Usted podrá ver los datos de las facturas ingresadas. Proveedor Deberá aparecer el nombre de su razón social. Factura No. De Factura ingresada al portal. Fecha Factura La fecha de la factura ingresada. Estatus- Pendiente. RFC Emisor El RFC de su empresa. UUID Folio Fiscal de la Factura. Acciones Visualizar la factura o modificarla si es que está en estatus Pendiente.

10 5. Como reportar incidentes de la Plataforma Se pone a disposición del Proveedor un sistema de Ticket, donde debe de ingresar su Nombre, correo, teléfono y describir el incidente que se presenta. Para reportar incidentes del Portal Validador, es decir levantar un Ticket, será en los siguientes casos: Al ingresar al Portal este no se despliega correctamente Le marca un error de operación del portal (Factura No Valida no es un error, significa que no cumple algún aspecto técnico ante el SAT). En los casos en que debe de buscar al Administrador de Compras de Grupo Rivero, son los siguientes: No cuenta con Usuario para acceso al Portal No cuenta con el Password para acceso al portal No se muestra la Orden de Compra, cuando ya se entregó el material o servicio en la cantidad requerida