TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE MOSQUERA EAMOS

Transcripción

1 E.S.P. CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO DE GESTION RETENCION ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO ACTAS 2 20 x Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión y en el central se dará conservación total para historia de la Actas Junta Directiva EAMOS entidad, ya que constituyen actos administrativos que dan - Convocatoria cuenta de las decisiones tomadas por la Junta Rectora - Acta de la Empresa ACUERDOS 2 20 x Los acuerdos constituyen actos administrativos de valor Acuerdos EAMOS histórico para la EAMOS por lo que ameritan conservación total en el archivo central de la entidad CONTRATOS 2 30 X

2 E.S.P Contratos de prestación de servicios: - Estudio previo - Certificado de disponibilidad presupuestal - Oferta y/o propuesta de servicios - Formato único de hojas de vida, bienes y renta debidamente diligenciada y firmada - Fotocopia cedula de ciudadanía - Fotocopia de los títulos, especializaciones y las relacionadas como soportes en la hoja de vida - Certificado de antecedentes disciplinarios vigentes (Procuraduría) - Certificado de antecedentes judiciales vigentes DAS - Certificado de antecedentes fiscales vigentes (Contraloría) - Planilla de pago al fondo de pensiones, salud y riesgos profesionales - RUT CAMARA DE COMERCIO - Certificación de idoneidad y experiencia firmada por el funcionario encargado - Certificación de carencia de personal suscrito por el Gerente - Contrato - Registro presupuestal - Póliza y aprobación de póliza - Acta de iniciación - Acta de satisfacción, soportes y comprobantes de pago - Acta de liquidación Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión de la EAMOS, el cual cuenta a partir de la fecha de la liquidación definitiva del contrato, la serie se transfiere al archivo central previa la correspondiente depuración y seleccionar el 1% de los contratos mas importantes.

3 E.S.P Contratos de suministro y/o compraventa: - Estudio previo - Certificado de disponibilidad presupuestal - Oferta y/o propuesta de servicios - Formato único de hojas de vida, bienes y renta debidamente diligenciada y firmada - Fotocopia cedula de ciudadanía - Certificado de antecedentes disciplinarios vigentes (Procuraduría) - Certificado de antecedentes judiciales vigentes DAS - Certificado de antecedentes fiscales vigentes (Contraloría) - Planilla de pago al fondo de pensiones, salud y riesgos profesionales - RUT - Certificación de idoneidad y experiencia firmada por el funcionario encargado - Certificación de carencia de personal suscrito por el Gerente - Contrato - Registro presupuestal - Póliza y aprobación de póliza - Acta de iniciación - Acta de satisfacción, soportes y comprobantes de pago - Acta de liquidación Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión de la EAMOS, el cual cuenta a partir de la fecha de la liquidación definitiva del contrato, la serie se transfiere al archivo central previa la correspondiente depuración y selección COMPROBANTES 2 25 X Una vez cumplido el tiempo de retención se transfiere al Comprobantes de egreso archivo central y se procede a eliminar por perder su Orden de pago valor documental. - Cuenta de cobro o factura DECLARACIONES TRIBUTARIAS 2 25 x Serie sin valores históricos una vez cumplido el tiempo de

4 E.S.P Declaración mensual de retenciones en la fuente - Auxiliar - Formulario declaración retenciones - Comprobante de egreso Declaración RETEICA Auxiliar - Formulario declaración rete ICA - Comprobante de egreso Declaración de Renta 2 25 X retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central y se procede a eliminar. Serie sin valores históricos una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central y se procede a eliminar por perder su valor documental. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de 2 25 x gestión se hace la transferencia al archivo central HISTORIAS LABORALES X Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de

5 E.S.P. Historias laborales: - Acto administrativo de nombramiento - Documentos de identificación - Hoja de vida de la función pública - Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo - Acta de posesión - Pasado judicial - Certificado de antecedentes fiscales - Certificado de antecedentes disciplinarios - Declaración de bienes y rentas DAFP - Afiliaciones a régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación - Actos administrativos que señalan las situaciones administrativas del funcionario (vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, pago de prestaciones entre otros) - Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo INFORMES 2 25 X Informes Contraloría General de Cundinamarca - Estado de ejecución PAC - Operaciones efectivas de tesorería Operación reciprocas - Notas a los estados financieros - Balance general - Oficio remisorio Gestión, el cual cuenta a partir de la fecha de retiro del empleado, las Historias Laborales se transfieren al Archivo Central donde se conservarán durante el tiempo de retención determinado en esta tabla, seleccionar el 1% escogiendo las mas relevantes para la historia del Municipio. La Serie se transfiere al Archivo central una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de gestión, porque muestra las observaciones de los entes a través del tiempo, así como las acciones correctivas que se tomaron para subsanarlas previa la selección del 1% de los informes más importantes.

6 E.S.P Informes Contaduría General de la Nación Informes Contables 2 25 x Serie sin valores históricos una vez cumplido el tiempo de Informes de gestión retención en el Archivo de Gestión se transfiere al archivo Informes de los estados financieros central previa selección del 1% de los informes más Informes presupuestales importantes NOMINA 2 20 X Listados de nómina Serie sin valores históricos una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se transfiere al archivo central, después se procede a eliminar LIBROS 2 18 X Libros auxiliares X Libros mayor y balance X Libros oficiales X La serie se transfiere al archivo central una vez terminado el tiempo de retención en el Archivo de gestión, debido a que cumple el tiempo de retención determinado por Ley para los documentos financieros y no adquiere valores históricos para la entidad Libro radicador de comunicaciones X PLANES 2 20 x Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de Planes de acción gestión se hace transferencia al archivo central y se Planes de mejoramiento procede a seleccionar el 1% PROCESOS Procesos jurídicos 3 20 x Una vez culminado el proceso jurídico y cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se hace transferencia al archivo central previa selección del 1% de los procesos más importantes DERECHOS DE PETICION 2 20 x Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de Solicitud gestión se hace transferencia al archivo central Respuesta RESOLUCIONES 2 20 x La serie está compuesta por actos administrativos en los

7 E.S.P. que se expresan las decisiones y orientaciones de la EAMOS. Son documentos originales que adquieren valores secundarios porque constituyen la memoria de las decisiones tomadas; por estas razones, la serie se transferirá completa para su conservación en el Archivo Central una vez finalice su tiempo de retención en el Archivo de Gestión. CT : CONSERVACIÓN TOTAL E : ELIMINACION M : MICROFILMACION S : SELECCIÓN

8 E.S.P. LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES ESP CÓDIGO DEPENDENCIA: 800 CÓDIGO SERIES CÓDIGO SUBSERIES DOCUMENTALES DOCUMENTALES 01 ACTAS 01 ACTAS JUNTA DIRECTIVA 02 ACUERDOS 03 CONTRATOS 01 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 02 CONTRATOS DE SUMINISTRO Y/O COMPRAVENTA 04 COMPROBANTES 01 COMPROBANTES DE EGRESO 05 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 01 RETEFUENTE 02 RETEICA 03 RENTA 06 HISTORIAS LABORALES 07 INFORMES 01 INFORMES CONTRALORÍA DE CUNDINAMARCA 02 INFORMES CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN 03 INFORMES CONTABLES

9 E.S.P. 04 INFORMES DE GESTIÓN 05 INFORMES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 06 INFORMES PRESUPUESTALES 08 NOMINA 09 LIBROS 01 LIBROS AUXILIARES 02 LIBRO MAYOR Y BALANCE 03 LIBROS OFICIALES 04 LIBRO RADICADOR DE COMUNICACIONES 10 PLANES 01 PLANES DE ACCIÓN 02 PLANES DE MEJORAMIENTO 11 PROCESOS 01 PROCESOS JURÍDICOS 12 DERECHOS DE PETICIÓN 13 RESOLUCIONES L a Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Mosquera solo cuenta con un cargo creado que es el del Gerente.