CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

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1 Códig: PC 991 Índice 1. OBJETO ALCANCE NORMATIVA / DOCUMENTOS BASICOS DE REFERENCIA RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTOS RELACIONADOS SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA... 6 Resumen Revisines Númer revisión: Fecha: Mtiv mdificación: Rev 00 Rev Edición inicial Revisión dcument Elabrad pr: Revisad pr: Aprbad pr: Unidad Organización y Calidad Vicerrectrad de Ecnmía, Planificación y Calidad Vicerrectrad de Ordenación Académica PC 991 Rev pág 1

2 Códig: PC OBJETO Explicar el prcedimient para asegurar el cntrl de la dcumentación generada en el Sistema de Garantía Interna de Calidad de ls Títuls (SGIC) de la UPNA, en l que se refiere a elabración, revisión, aprbación, mantenimient y distribución. También se detalla el sistema de cntrl de cambis y de dcuments bslets, garantizand que la infrmación se muestre actualizada. 2. ALCANCE Tda la dcumentación generada en el SGIC de ls Títuls, implantad en la UPNA (prcess y sus anexs). 3. NORMATIVA / DOCUMENTOS BASICOS DE REFERENCIA Prtcl de Evaluación para la Verificación de Títuls Oficiales (ANECA, versión 01 del 18 de febrer de 2008 y versión 02 de 3 septiembre 2008). Guía de Apy para la elabración de la Memria para la slicitud de Verificación de Títuls Oficiales (ANECA, versión 01 del 18 de febrer de 2008 y versión 02 de 3 septiembre 2008). 4. RESPONSABLES Vicerrectrad de Ecnmía, Planificación y Calidad. Respnsables de la elabración, revisión y aprbación de cada un de ls prcedimients. Unidad de Organización y Calidad (UOC). Cmisión de Garantía de Calidad del Centr (CGCC), cmpuesta entre trs: Decan/a Directr/a del Centr. Crdinadr de Calidad del Centr (CCC). Tds ls Respnsables de Calidad de las Titulacines (RCT) que del Centr dependen. PC 991 Rev pág 2

3 Códig: PC DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Las fases que se llevan a cab para asegurar el cntrl de la dcumentación sn las siguientes: Elabración: Según la materia que se trate, existe un respnsable de elabrar ls prcess (incluye el diagrama de fluj) y anexs relacinads. Revisión: Una vez cnfeccinad un dcument, se remite para ser revisad pr el órgan unidad cmpetente en cada cas, quien identifica la viabilidad y adecuación del mism. Aprbación: Finalmente, el órgan clegiad unipersnal respnsable en primera instancia de las accines implícitas en el dcument frmula la aprbación del mism. Td dcument se cnsidera emitid y en vigencia a partir de la fecha de su aprbación y hasta la emisión de una nueva versión. En la prtada de cada prcedimient (PC991-ANX1), se reflejan ls siguientes recuadrs, el primer de ells sería Resumen de Revisines, en el que al primer dcument elabrad se le asigna la Rev 00 y la leyenda Edición inicial. La fecha se refleja en frmat DD.MM.AAAA. Resumen Revisines Númer revisión: Fecha: Mtiv mdificación: Rev 00 DD.MM.AAAA Edición inicial En el segund de ells, se registra el respnsable de elabrar, revisar y aprbar el dcument. Elabrad pr: Revisad pr: Aprbad pr: El respnsable de revisar el prcedimient, se crrespnde cn el prpietari, que aparece en el encabezad del diagrama de fluj crrespndiente. Mantenimient: La UOC es la respnsable de archivar y salvaguardar la dcumentación del SGIC, tant en papel cóm a nivel electrónic y en la página web institucinal. PC 991 Rev pág 3

4 Códig: PC 991 Cntrl de cambis: La UOC es la respnsable de cntrlar ls cambis en ls dcuments y anexs. Ls cambis pueden ser pr su prpia iniciativa a petición de cualquier miembr de la Cmunidad Universitaria. Ls cambis más significativs se registran en el Históric de hits y mdificacines intrducidas en el SGIC (PC INF 1) para asegurar la trazabilidad de ls misms y dispner de una smera relación de ls principales hits relacinads cn mejras del SGIC. En el recuadr cmentad anterirmente de Resumen de Revisines de la prtada del prcedimient, la UOC registra el históric de ls cambis y la justificación de ls misms. Cada mdificación del cntenid del dcument implica un cambi en el númer de revisión, asignándle de frma cnsecutiva la Rev NN y la expsición del mtiv de la mdificación (en el cas, de que dich mtiv sea extens, se puede remitir a tr dcument, acta, etc. que l explique). Resumen Revisines Númer revisión: Fecha: Mtiv mdificación: Rev 00 Rev NN (cnsecutiv) DD.MM.AAAA DD.MM.AAAA Edición inicial Expsición del mtiv de la mdificación En el pie de página de cada prcedimient, se expne el númer de revisión vigente y la fecha en que se llevó a cab. Aparece en el centr y siempre debe crrespnder cn la última infrmación de la tabla del resumen de revisines. códig del prcedimient Rev 00 / NN DD.MM.AAAA pág n El númer de revisión vigente y la fecha de la misma se crrespnden cn ls dats que se registran en el encabezad del diagrama de fluj crrespndiente y en el pie de página de ls anexs de dich prcedimient. Tds ls cambis que se prducen en ls dcuments sn revisads y aprbads pr ls misms respnsables que aprbarn ls dcuments riginales, pr l que, previ a la mdificación del dcument, la UOC describe el cambi y slicita su revisión y aprbación. Una vez aprbad el cambi, se actualizan las versines que se archivan y distribuyen. PC 991 Rev pág 4

5 Códig: PC 991 Cntrl de versines bsletas: La UOC es la respnsable de mantener actualizadas y dispnibles las versines a nivel electrónic en la página web institucinal. En el cas de que ls dcuments deban ser retenids pr raznes legales u trs mtivs, deberán ser identificads cm tal. Cn bjet de asegurar la trazabilidad de la dcumentación, la UOC es la respnsable de archivar en frmat electrónic la antigua versión del dcument (incluids el diagrama de fluj y anexs), asignándle al ficher la siguiente denminación: códig del prcedimient - Rev NN Ejempl para el PC 991: PC Rev 00, PC Rev 01 y así sucesivamente. Otras cnsideracines del frmat de ls prcedimients, anexs y diagrama de fluj: PROCEDIMIENTOS (PC 991-ANX 1: Prtada de ls prcedimients) Y ANEXOS Encabezad: cntiene el lg de la UPNA, el títul del prcedimient anex y el códig crrespndiente en cada cas. TITULO DEL PROCEDIMIENTO/ANEXO Códig: códig del prcedimient / anex Pie de página: cntiene el códig del prcedimient anex, el númer de revisión cn la fecha de la misma y el númer de página. códig del prcedimient/anex Rev 00 / NN DD.MM.AAAA pág n Pr l que, en el cas de ls anexs se mantiene la misma estructura que en el prcedimient, per indicand el títul del anex y el códig del mism. DIAGRAMA DE FLUJO: En el cas del diagrama de fluj, el encabezad sería: CÓDIGO DE PROCESO: PROPIETARIO DEL PROCESO: FECHA: Nº REVISIÓN: CÓDIGO DE SUBPROCESO: PC 991 Rev pág 5

6 Códig: PC DIAGRAMA DE FLUJO Ver dcument gráfic PC991 en frmat pdf. 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS Anexs: PC 991-ANX 1: Prtada de ls prcedimients. Infrmes: PC 991-INF 1: Históric de hits y mdificacines intrducidas en el SGIC. Plan de mejras. 8. SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA Tal y cóm se ha dispuest en el rest de prcedimients, la CGCC lleva a cab el seguimient y la mejra cntinua de tds ls prcedimients del SGIC. Debid a est, será respnsable, junt cn el apy técnic de la UOC de revisar ls prcedimients y prpner mdificacines cuand fuera necesari. La UOC, junt a la CGCC, analiza el desarrll y resultads de este prcedimient de cntrl de la dcumentación mediante el análisis de la infrmación recgida en el Infrme de Distribución de la Dcumentación y Cntrl de Cambis (PC INF 1). La CGCC incrpra al Plan de mejras las psibles prpuestas de mejra rientadas a incrementar la eficacia en el cntrl de la dcumentación. Dich infrme se eleva a la Junta de Centr y al Vicerrectrad de Asunts Ecnómics, Planificación y Calidad. ORGANO RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO MECANISMO /PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO PERIODICIDAD ESTABLECIDA INDICADOR DE SEGUIMIENTO UOC PC 991 INF 1 Anual - Hits y mdificacines registradas/añ. CGCC Plan de mejras Anual - Nº de prpuestas de mejra planteadas. - Nº de prpuestas realizadas/planteadas. PC 991 Rev pág 6