MANUAL CAMBIO DE RUBRO

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1 MANUAL CAMBIO DE RUBRO

2 1 CARACTERÍSTICAS DEL INSTRUCTIVO REQUISITOS USUARIOS QUE INTERVIENEN PROCESO DE REGISTRO DEL PROYECTO Ingresar a la aplicación SIIU REALIZAR SOLICITUD, USUARIO: Investigador Principal Consulta de disponibilidad de recursos: Selección del rubro de origen: Selección del rubro destino: AVALAR SOLICITUD, USUARIO: Jefe de centro APLICAR CAMBIO DE RUBRO, USUARIO: Jefe de centro

3 CAMBIO DE RUBRO 1 CARACTERÍSTICAS DEL INSTRUCTIVO Éste manual se ha elaborado con el fin de ayudar y capacitar a las personas que desde los grupos y centros de investigación ADMINISTRAN y gestionan los proyectos de investigación, los cuales deben estar registrados en el Sistema de Información para la Investigación Universitaria SIIU. Dado lo anterior se aclara que éste manual no hace parte de la normativa universitaria y solamente se debe utilizar como una herramienta que indica paso a paso el procedimiento que se debe seguir en el SIIU para realizar las solicitudes de cambio de rubro de los proyectos. 2 REQUISITOS Antes de solicitar un cambio de rubro, se debe verificar que la convocatoria en la que resultó financiado el proyecto, tenga contemplada esta alternativa; así como la opción de ejecutar recursos en el rubro que se desee crear, cuando éste sea el caso. El proyecto al que se vaya a realizar solicitud de cambio de rubro, debe encontrarse en estado En ejecución ya que solo en este estado es permitido afectar los recursos. 3 USUARIOS QUE INTERVIENEN a) Usuario Investigador: Investigador Principal ó Responsable del Proyecto, quien realiza la solicitud. b) Usuario Administrador Centro: Jefe Centro de Investigación, quien revisa y avala la solicitud, según las recomendaciones del Comité Técnico del Centro. Del mismo modo, despues de que la solicitud sea aprobada por la Vicerrectoría, el Centro es el encargado de aplicar los cambios en el SIIU para que se vean reflejados en los proyectos. c) Usuario Vicerrectoría: Administrador SIIU quien se encarga de revisar y aprobar las solicitudes y definir su trayectoria. (Si son aprobadas de acuerdo a los términos de referencia de la convocatoria o si requieren ir al CODI).

4 4 PROCESO DE REGISTRO DEL PROYECTO 4.1 Ingresar a la aplicación SIIU El usuario debe autenticarse en el portal de la Universidad de Antioquia, buscar la opción aplicaciones y entre ellas elegir el SIIU, así: Ingresa al portal de la Universidad: en el encabezado seleccione Ingresar >> Iniciar sesión (ver Figura 1). Figura 1 Ingreso al portal de la Universidad de Antioquia Saldrá la pantalla para iniciar sesión como usuario del portal (ver Figura 2), ingrese su usuario y contraseña y presione clic en el botón CONECTAR!

5 Se abrirá una ventana con su nombre en la parte izquierda de la página, seleccione Enlaces de interés Mis aplicaciones (ver Error! No se encuentra el origen d e la referencia. ). Figura 3 Información de usuario registrado en el portal Se abrirá una ventana con las aplicaciones de la Universidad seleccione SIIU (ver Figura 4)

6 Figura 4 Pantalla de aplicaciones disponibles para usuario Se debe abrir una nueva ventana con la aplicación SIIU en la que podrá iniciar el registro del proyecto. Si la ventana no abre inmediatamente, es necesaria la configuración de ventanas emergentes en el navegador y seleccionar la opción que autorice el SIIU. (Ver instrucciones) 4.2 REALIZAR SOLICITUD, USUARIO: Investigador Principal Para realizar la solicitud de cambio de rubro el Investigador Principal o Responsable del Proyecto, deberá ingresar por el menú: Trámites Administrativos Nueva solicitud (ver Figura 5). Figura 5 Acceso a solicitudes SIIU Para realizar la búsqueda del proyecto al que desea solicitar el cambio de rubro, debe seleccionar el centro de investigación que gestiona el proyecto utilizar los

7 diferentes filtros que le proporciona el SIIU (ver Figura 6). Finalice presionando el botón Consultar. Figura 6 Ventana de búsqueda de proyectos El SIIU arrojará el listado de proyectos que cumplan con los críterios de búsqueda utilizados (ver Figura 7). Figura 7 Resultado de búsqueda SIIU Para seleccionar el proyecto, debe hacer clic sobre el nombre del mismo y en la parte superior aparecerán las opciones de solicitud que se pueden realizar sobre ese proyecto (ver Figura 8).

8 Figura 8 Solicitudes disponibles para el proyecto Presione el botón Cambio de rubro, que es el segundo que aparece de izquierda a derecha y el SIIU le abrirá una ventana (ver Figura 9) en la que automáticamente, se asignará el consecutivo correspondiente a la solicitud y se registrará la fecha y hora en que se realiza para facilitar su seguimiento. Para iniciar la solicitud, deberá seleccionar la entidad (financiador o cofinanciador) que asignó los recursos frescos que se quieren mover y al hacerlo, se abrirá una nueva ventana (ver Figura 10) con las diferentes opciones que cuenta para realizar el cambio requerido. La solicitud consta de tres etapas: - Consulta de disponibilidad de recursos. - Selección del rubro de origen. - Selección del rubro destino. Figura 9 Ventana Cambio de rubro

9 Figura 10 Ventana de Rubros disponibles Consulta de disponibilidad de recursos: Antes de formalizar la solicitud, se recomienda consultar el estado actual de los recursos aportados por la entidad seleccionada. Para hacerlo presione el botón que encontrará al lado derecho de las opciones en pantalla (ver Figura 11). Los valores disponibles en cada rubro, contemplan los valores trasladados en la misma solicitud o en solicitudes de cambio de rubro que estén en trámite (Estado pendiente de Aval, Avalada, Aprobada). Para consultar los recursos disponibles, seleccione el período que desea consultar y el sistema mostrará el listado de rubros con su respectiva disponibilidad.

10 Figura 11 Ventana de consulta de disponibilidad de recursos Selección del rubro de origen: El rubro de origen es el rubro desde donde se van a trasladar los recursos. Para seleccionar el rubro, se debe ubicar en el lado izquierdo de la pantalla el listado de rubros y presionar el nombre del rubro o desplegar el rubro para escoger el subrubro correspondiente que se desea afectar (ver Figura 12). Una vez seleccionado, debe presionar el botón. Figura 12 Selección del rubro origen

11 El sistema habilitará en la pantalla el botón y le pedirá seleccionar el período del rubro origen seleccionado (ver Figura 13). Una vez seleccionado el período, debe aparecer en color rojo el valor disponible en el rubro origen. Figura 13 Disponibilidad en rubro origen Ahora deberá proceder a elegir o crear el rubro destino al que serán trasladados los recursos Selección del rubro destino: Ubique en el listado de rubros que se encuentra al lado izquierdo de la pantalla, el rubro y/o el subrubro al que desea trasladar los recursos y presione el botón. Deberá crear un nuevo rubro y/o subrubro si no encuentra en el listado los que requiere para poder continuar con la solicitud. Una vez seleccionado el rubro destino, se habilitarán los campos Período del Rubro Destino y Valor a trasladar (ver Figura 14). Finalice presionando el botón.

12 Figura 14 Información rubro destino El sistema le mostrará el resumen de la solicitud en la parte inferior (ver Figura 15) y podrá repetir el proceso para solicitar los cambios de rubro que necesite en para el proyecto en una única solicitud. Figura 15 Resumen solicitudes Podrá realizar ajustes a cada cambio solicitado señalándolo en el listado hasta que aparezcan al final de la fila los siguientes botones. Al presionar el lápiz se habilitará de nuevo la información del cambio de rubro (ver Figura 16) y al presionar la equis se eliminará la solicitud de traslado señalada. Una vez finalice el registro de la solicitud, escriba la justificación respectiva para el cambio y presione Guardar

13 Figura 16 Listado de cambios de rubro solicitados El sistema habilitará las pestañas Condiciones formales y Adjuntar documento (ver Figura 17).

14 Figura 17 Pestañas de formalización habilitadas Cuando la solicitud realizada cuente con un documento soporte, por ejemplo un aval de comité técnico o un acta de aprobación, éste documento se debe adjuntar a la solicitud en formato PDF en la pestaña Adjuntar documento (ver Figura 18). Para esto, presione el botón Agregar en la parte superior derecha de la pantalla. Figura 18 Adjuntar documento soporte El sistema abrirá una ventana (ver Figura 19) en la que podrá ingresar los detalles de fecha de creación del documento, emisor y finalmente podrá cargar el archivo desde su ordenador. Agregue alguna descripción si requiere y finalice presionando

15 Figura 19 Formulario para cargar documento Podrá validar que el documento se adjuntó a la solicitud si este aparece en el listado de documentos en la pestaña Adjuntar Documento (ver Figura 20). Figura 20 Confirmación de documento guardado Regrese a la pestaña Condiciones Formales (ver Figura 21), valide que se cumplan las condiciones requeridas, si existen, y finalice presionando Enviar Figura 21 Pestaña Condiciones Formales

16 El SIIU regresará al listado de proyectos filtrados y en la parte superior habrá una confirmación de envío exitoso de la solicitud (ver Figura 22). Figura 22 Confirmación de solicitud enviada al centro OPCIÓN AGREGAR RUBRO: permite agregar un rubro padre. El nuevo rubro es un rubro que se encuentra definido en el marco de la convocatoria a la cual pertenece el proyecto o un rubro financiable definido para el caso de proyectos inscritos. El rubro padre se crea con disponibilidad cero ($0) y para poder crear hijos es necesario que primero se le transfieran recursos de otro rubro con disponibilidad. Al presionar el botón, el sistema desplegará el listado de rubros de la convocatoria que no se encuentran en el listado de presupuesto (ver Figura 23).

17 Figura 23 Listado de rubros disponibles para crear en el presupuesto Seleccione el rubro que desea agregar y escriba la justificación del rubro. Finalice presionando el botón Crear Rubro (ver Figura 24). Figura 24 Creación de nuevo rubro El sistema cargará nuevamente el listado de rubros, incluyendo la actualización realizada (ver Figura 25).

18 Figura 25 Listado actualizado de rubros Volver a la selección del Rubro destino. OPCIÓN AGREGAR SUB-RUBRO: Permite crear rubros hijos, siempre que en el rubro padre exista disponibilidad presupuestal. Para crear el subrubro, primero debe seleccionar el rubro padre y presionar el botón. El sistema abrirá una nueva ventana (ver Figura 26) en la que deberá asignar un nombre y una justificación para el nuevo subrubro. Figura 26 Ventana de creación de subrubro

19 Una vez creado el nuevo subrubro, éste va a figurar dentro del rubro seleccionado (ver Figura 27) en el listado de rubros del presupuesto y podrá ser seleccionado como rubro destino. Figura 27 Subrubro creado Volver a la selección del Rubro destino. 4.3 AVALAR SOLICITUD, USUARIO: Jefe de centro El jefe de centro debe ingresar al menú Trámites Administrativos Seguimiento Solicitudes (ver Figura 28). Figura 28 Ventana SIIU Jefe de centro El sistema abrirá una nueva ventana (ver Figura 29) en la que deberá seleccionar el centro de investigación que corresponde, en la casilla de Tipo solicitud buscar la

20 opción Cambio de rubro y en Estado seleccionar la opción Pendiente por aval. Presione el botón Consultar y el sistema le mostrará el listado de solicitudes de cambio de rubro pendientes por aval del centro (ver Figura 30). Figura 29 Ventana de búsqueda de seguimiento a solicitudes Figura 30 Listado de solicitudes de cambio de rubro pendientes por aval Junto a cada proyecto con solicitud de cambio de rubro pendiente, aparecerán 4 botones de acción que se ubican en la primera columna al lado derecho de la pantalla (ver Figura 30 ). Para avalar una solicitud, debe presionar el segundo ícono de la fila : Avalar solicitud y el sistema le abrirá una nueva ventana (ver Figura 31) en la que se podrá revisar la solicitud realizada para el proyecto. Al lado izquierdo de la pestaña de Aval de la solicitud, el usuario podrá visualizar el árbol de rubros, aunque deberá consultar la disponibilidad de ellos en el sistema que tenga destinado el centro para este fin. Al lado de los rubros, se encuentra la solicitud que hizo el Investigador con la justificación que haya incluido para este trámite y para proceder con el aval, debe presionar el botón ubicado debajo de la justificación del cambio de rubro.

21 Figura 31 Pestaña principal aval cambio de rubro El sistema extenderá los campos de recomendación (ver Figura 32) que se activan para el centro de investigación, en los que podrá Avalar o Rechazar la solicitud, ingresando el número de acta y fecha en que se decidió avalar o no la solicitud y si lo prefiere, puede complementar la recomendación con algún comentario. Una vez esté completa la recomendación, debe presionar el botón y esperar que el sistema muestre la confirmación de guardado exitoso en la parte superior de la solicitud (ver Figura 33).

22 Figura 32 Campo de recomendaciones para solicitud recibida Figura 33 Confirmación de guardado exitoso Una vez guardada la información, presione el botón y el sistema lo llevará a la pestaña Historial (ver Figura 34), donde podrá revisar los cambios de rubro que se han realizado previamente en el proyecto. Nuevamente presione el botón para dirigirse a la siguiente pestaña. Figura 34 Pestaña Historial

23 El SIIU abrirá la pestaña de Condiciones Formales Cambio de Rubro (ver Figura 35), en la que deberá validar el cumplimiento de las mismas, cuando sea el caso. Si requiere anexar a la recomendación algún documento soporte, vaya a la pestaña Adjuntar Documento y suba el documento correspondiente. Una vez, esté completa la información de la recomendación, presione el botón y asegúrese que aparezca en la pantalla la notificación de envío exitoso y cambio de estado de la solicitud (ver Figura 36) y presione el botón. Figura 35 Pestaña Condiciones Formales Cambio de Rubro U Figura 36 Confirmación de solicitud avalada Una vez avale la solicitud, ésta será remitida a la vicerrectoría de investigación y mientras es tramitada, aparecerá en los reportes del centro en estado Avalada y cuando sea aprobada por la vicerrectoría de cambiará a estado Aprobada.

24 ADJUNTAR DOCUMENTO SOPORTE: Para anexar un documento soporte, por ejemplo un aval de comité técnico o un acta de aprobación, éste documento se debe adjuntar a la solicitud en formato PDF en la pestaña Adjuntar documento (ver Figura 37). Para esto, presione el botón Agregar en la parte superior derecha de la pantalla. Figura 37 Adjuntar documento soporte El sistema abrirá una ventana (ver Figura 38) en la que podrá ingresar los detalles de fecha de creación del documento, emisor y finalmente podrá cargar el archivo desde su ordenador. Agregue alguna descripción si requiere y finalice presionando Figura 38 Formulario para cargar documento Podrá validar que el documento se adjuntó correctamente si este aparece en el listado de documentos en la pestaña Adjuntar Documento (ver Figura 39).

25 Figura 39 Confirmación de documento guardado Volver a envío de recomendación 4.4 APLICAR CAMBIO DE RUBRO, USUARIO: Jefe de centro. El jefe de centro debe ingresar al menú Trámites Administrativos Seguimiento Solicitudes (ver Figura 40). Figura 40 Ventana SIIU Jefe de centro El sistema abrirá una nueva ventana (ver Figura 41) en la que deberá seleccionar el centro de investigación que corresponde, en la casilla de Tipo solicitud buscar la opción Cambio de rubro y en Estado seleccionar la opción Aprobada. Presione el botón Consultar y el sistema le mostrará el listado de solicitudes de cambio de rubro pendientes por aval del centro (ver Figura 42).

26 Figura 41 Ventana de búsqueda de seguimiento a solicitudes Figura 42 Listado de solicitudes de cambio de rubro aprobadas Junto a cada proyecto con solicitud de cambio de rubro aprobada, aparecerán 4 botones de acción que se ubican en la primera columna al lado derecho de la pantalla (ver Figura 42). Para aplicar una solicitud, debe presionar el segundo ícono de la fila : Aplicar solicitud y el sistema le abrirá una ventana emergente (ver Figura 43) en la que encontrará la solicitud aprobada para el proyecto. Al lado izquierdo de la ventana de Aplicación del cambio de rubro, el usuario debe seleccionar la casilla de la primera columna y una vez seleccionada ( ) presione el botón, para aplicar la(s) solicitud(es) que corresponda. El sistema abrirá una solicitud de confirmación (ver Figura 44) en la que debe presionar el botón Aceptar si tiene certeza de aplicar el(los) cambio(s) de rubro señalado(s) o Cancelar si es conveniente.

27 Figura 43 Ventana Aplicar cambio de rubro Figura 44 Confirmación de aplicación cambio de rubro