Guía de usuario del complemento Telefonía ShoreTel Connect para Microsoft 30 de agosto de 2016

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1 del complemento 30 de agosto de 2016 Este documento contiene información relativa a la instalación, administración y uso del complemento. Descripción general... 2 Requisitos del sistema... 2 Instalar el complemento... 3 Seleccionar el idioma del complemento. 3 Iniciar sesión en el complemento... 3 Actualizar el complemento... 4 Usar el complemento... 4 Realizar una llamada... 6 Llamar a varios contactos... 7 Contestar una llamada... 7 Poner en espera una llamada y reanudarla después... 8 Usar el teclado de marcación DTMF... 8 Transferir una llamada... 8 Agregar un contacto a una llamada activa... 8 Gestionar el correo de voz... 9 Modos de teléfono Configuración Página 1 de 17

2 Descripción general El complemento presenta una única interfaz para administrar las comunicaciones empresariales con Microsoft Lync y Skype for Business como clientes principales colaboradores. Este complemento integra las funciones de telefonía de ShoreTel con Microsoft Lync y Skype for Business. Consulte la Tabla 1 para conocer las versiones específicas. El complemento ofrece las siguientes características: Disponibilidad. Muestra su estado de disponibilidad y permite definirlo. Gestión de llamadas. Permite llamar a contactos internos y externos. Transferencia de llamada. Permite realizar una transferencia ciega o una transferencia con consulta previa. Multifrecuencia de doble tono (DTMF). Permite recorrer sistemas automatizados como el menú del teléfono y también permite marcación secundaria. Conferencias. Permite agregar personas de la lista de contactos a una conferencia. Historial de llamadas. Permite consultar los registros de llamadas. Correo de voz. Permite gestionar los mensajes del correo de voz. Es posible reproducir, marcar, borrar y descargar un mensaje de correo de voz. Modos de teléfono. Permiten gestionar llamadas y correo de voz en el teléfono principal, en un SoftPhone o en un número externo. Desvío de llamadas. Permite asignar un número externo y desviar automáticamente las llamadas al número externo especificado. Configuración. Permite configurar las funciones del complemento Telefonía ShoreTel Connect para Microsoft. Requisitos del sistema La Tabla 1 muestra los requisitos del sistema. Tabla 1: Requisitos del sistema Sistemas operativos Clientes compatibles Servidores Versiones compatibles compatibles Microsoft Windows 7 Microsoft Lync 2013 Microsoft Lync 2013 ShoreTel Connect Microsoft Windows 8, 8.1 Skype for Business 2015 Microsoft Office 365 Microsoft Windows 10 Skype for Business 2016 Microsoft Lync Online Página 2 de 17

3 Seleccionar el idioma del complemento El complemento selecciona automáticamente el idioma en función de la configuración de Microsoft Windows. Actualmente, el complemento admite los siguientes idiomas: inglés, francés, alemán y español. Para el resto de idiomas, el complemento utiliza el inglés como opción predeterminada. Para cambiar el idioma predeterminado: 1. En el ordenador, haga clic en Inicio> Panel de control > Región e idioma. 2. En la pestaña Formatos, seleccione el idioma que desee en la lista desplegable Formato. 3. Haga clic en Aceptar. Deberá cerrar y reiniciar el complemento para que se apliquen los cambios. Instalar el complemento Telefonía ShoreTel Connect para Microsoft Nota Antes de instalar el complemento, es preciso desinstalar el cliente ShoreTel Connect del sistema. Para instalar el complemento : Haga doble clic en el archivo ejecutable Connect Telephony for Microsoft. El archivo ejecutable detectará la versión del sistema operativo e iniciará el archivo de instalación correspondiente para el sistema operativo Windows. Siga las instrucciones en pantalla para instalar el complemento. Iniciar sesión en el complemento Telefonía ShoreTel Connect para Microsoft Para iniciar sesión en el complemento : 1. Conéctese a los clientes Microsoft Lync o Skype for Business. 2. Haga clic en CONECTARSE en el panel del complemento Telefonía ShoreTel Connect para Microsoft. 3. Introduzca sus credenciales de usuario. Página 3 de 17

4 4. Haga clic en +Mostrar avanzadas y seleccione las siguientes opciones: Usar credenciales de Windows Recordar esta acción y conectarse automáticamente la próxima vez 5. Introduzca el nombre de dominio válido en el campo Dominio. 6. Introduzca el nombre de dominio completo (FQDN) en el campo Servidor. Nota Póngase en contacto con su administrador para obtener los datos del Dominio y del Servidor. 7. Haga clic en Conectarse. Para desconectarse, haga clic en el logotipo de ShoreTel del complemento Telefonía ShoreTel Connect para Microsoft y haga clic en Desconectarse. Actualizar el complemento Telefonía ShoreTel Connect para Microsoft Si hay disponible una nueva actualización del complemento Telefonía ShoreTel Connect para Microsoft, la aplicación mostrará una notificación cuando se conecte. Actualización recomendada: puede elegir instalar u omitir la actualización recomendada. Actualización crítica: debe instalar la actualización o salir de la aplicación. Usar el complemento Telefonía ShoreTel Connect para Microsoft La Tabla 2 describe los iconos del complemento. Tabla 2: Interfaz del complemento Nombre del icono Iconos Descripción Teclado de marcación Permite realizar una llamada. Historial de llamadas Permite consultar los registros de llamadas. Se visualizan los detalles de llamadas recibidas, realizadas y perdidas. Página 4 de 17

5 Tabla 2: Interfaz del complemento Nombre del icono Iconos Descripción Correo de voz Permite gestionar los correos de voz. Teléfono principal No hay teléfono principal SoftPhone Número de asignación externa Configuración Llamada Si tiene un teléfono principal asignado, se visualiza el icono Teléfono principal. Si hace clic en este icono, puede cambiar el modo a SoftPhone o a un número externo. Si no tiene asignado ningún teléfono principal, SoftPhone o número externo, se visualiza el icono No hay teléfono principal. Si hace clic en este icono, puede cambiar el modo a teléfono principal, SoftPhone o a un número externo. Si tiene un SoftPhone asignado, se visualiza el icono SoftPhone. Si hace clic en este icono, puede cambiar el modo a teléfono principal o a un número externo. Permite asignar un número externo y enrutar llamadas al número especificado. Si hace clic en este icono, puede cambiar el modo a teléfono principal o SoftPhone. Permite configurar las funciones del complemento Telefonía ShoreTel Connect para Microsoft. Permite contestar llamadas. Poner llamada en espera Permite poner una llamada en espera. Silenciar Permite silenciar el sonido de una llamada activa. DTMF Permite recorrer un sistema de teléfono automatizado. Página 5 de 17

6 Tabla 2: Interfaz del complemento Nombre del icono Iconos Descripción Transferir llamada Permite realizar una transferencia ciega o una transferencia con consulta previa. Agregar a conferencia Permite agregar participantes a una llamada activa. Finalizar llamada Permite desconectar una llamada activa. Estados de disponibilidad Permite definir el estado de disponibilidad. El complemento Telefonía ShoreTel Connect para Microsoft actualiza automáticamente el estado de disponibilidad en Skype for Business, en Microsoft Lync y en el teléfono principal. Realizar una llamada Puede realizar una llamada del modo siguiente: Desde el teclado de marcación a. Haga clic en el icono Teclado de marcación. b. Introduzca la extensión o el número de móvil y pulse Intro. Desde la barra de búsqueda de marcación rápida Introduzca el nombre, el apellido, la extensión o el número de teléfono en el cuadro de búsqueda y haga clic en el icono verde de llamada. Desde la ventana de conversación a. Haga doble clic en el contacto en la lista de contactos de Microsoft Lync. b. Pulse la flecha hacia arriba situada junto al icono verde de llamada. c. Haga clic en el número para realizar la llamada. Desde la tarjeta del contacto a. Haga clic con el botón derecho en el contacto de la ventana de Microsoft Lync. b. Haga clic en Ver tarjeta del contacto y ancle la tarjeta. Página 6 de 17

7 c. Pulse la flecha hacia arriba situada junto al icono verde de llamada. d. Haga clic en el número para realizar la llamada. Desde el menú de contactos a. Haga clic con el botón derecho en el contacto de la ventana de Microsoft Lync. b. Haga clic en Llamada ShoreTel. Desde el historial de llamadas a. Haga clic en el icono Historial de llamadas. b. Seleccione un contacto y haga clic en el icono verde de llamada. Llamar a varios contactos 1. Marque el número de un contacto. 2. Haga clic en el cuadro de búsqueda y marque el número de otro contacto. La llamada activa se pone automáticamente en espera. Nota Es posible marcar un máximo de tres contactos. Si desea volver a la ventana principal, haga clic en cualquier lugar de la ventana del complemento; si quiere regresar a la llamada, haga clic en la llamada activa. Combinar llamadas Para combinar dos llamadas e iniciar una llamada de conferencia, arrastre una de las llamadas y suéltela en la otra. Contestar una llamada Cuando reciba una llamada, realice una de las acciones siguientes: Contestar llamada: haga clic en el icono verde de llamada para aceptar la llamada. Correo de voz: haga clic en el icono rojo del correo de voz para desviar la llamada al buzón del correo de voz. Transferencia de llamadas: haga clic en el icono verde de llamada para realizar una transferencia ciega. Para silenciar o anular el silencio del sonido, seleccione el icono Silenciar. Página 7 de 17

8 Poner en espera una llamada y reanudarla después Haga clic en el icono Poner llamada en espera para poner la llamada en espera y haga clic en el icono verde de llamada para reanudarla. Nota Si recibe otra llamada, la llamada activa se pondrá automáticamente en espera. Usar el teclado de marcación DTMF El sistema de señalización DTMF se utiliza para enviar información en las líneas de teléfono. El sistema DTMF permite: Acceder a una conferencia de terceros e introducir el pin de la conferencia. Introducir opciones de respuesta de voz interactiva (IVR) durante una llamada. Uso de DTMF en llamadas de voz interactivas 1. Conéctese a la llamada de voz interactiva. 2. Haga clic en el icono DTMF. 3. Introduzca las opciones de IVR. Transferir una llamada Puede realizar una transferencia ciega o una transferencia con consulta previa. 1. Haga clic en el icono de transferencia de llamada. 2. Introduzca el nombre del contacto o el número de teléfono en el campo Buscar y seleccione el contacto. 3. Haga clic en Transferencia ciega o en Transferencia con consulta previa. Durante una transferencia con consulta previa, es posible consultar al contacto que recibe la transferencia y hacer clic en el icono verde de transferencia de llamada para transferir la llamada. Agregar un contacto a una llamada activa 1. Haga clic en el icono Agregar a conferencia. 2. Introduzca el nombre del contacto, el número o la extensión, y pulse Intro. Puede hacer clic en la flecha hacia abajo para ver la lista de participantes. Página 8 de 17

9 Gestionar el correo de voz Cuando recibe un mensaje de correo de voz, el icono del correo de voz se visualiza en rojo y muestra el número de mensajes recibidos. Es posible reproducir, marcar, borrar y descargar un mensaje de correo de voz. Escuchar un nuevo mensaje de correo de voz 1. Haga clic en el icono Correo de voz. 2. Seleccione el mensaje y haga clic en el icono Reproducir. En modo de Teléfono principal, el mensaje de correo de voz se reproduce en el teléfono principal. En modo de SoftPhone, el mensaje de correo de voz se reproduce en el sistema. Marcar un mensaje de correo de voz 1. Haga clic en el icono Correo de voz y seleccione el mensaje. 2. Haga clic en Más y seleccione Marcar correo de voz. Para quitar el marcador, haga clic en Más > Eliminar marcador. Borrar un mensaje de correo de voz 1. Haga clic en el icono Correo de voz y seleccione el mensaje. 2. Haga clic en Borrar. Para recuperar el mensaje, selecciónelo en la pestaña Borrados y haga clic en Restaurar. Descargar un mensaje de correo de voz como archivo WAV 1. Seleccione el mensaje de correo de voz. 2. Haga clic en Más y seleccione Descargar correo de voz como WAV. 3. Seleccione en el sistema la ubicación para guardar le mensaje como archivo WAV. Copiar un identificador de mensaje de correo de voz en el portapapeles 1. Seleccione el mensaje de correo de voz. 2. Haga clic en Más y seleccione Copiar identificador de correo de voz en el portapapeles. Página 9 de 17

10 Modos de teléfono Puede asignar su extensión a un teléfono principal, a un SoftPhone o a un número externo. Teléfono principal Seleccione Teléfono principal para gestionar todas las llamadas y mensajes de correo de voz en su teléfono principal. SoftPhone Seleccione SoftPhone para gestionar todas las llamadas y mensajes de correo de voz en su sistema. Número de asignación externa Puede asignar un número externo y enrutar automáticamente llamadas al número especificado. Para agregar un número externo: 1. Haga clic en el icono Teléfono principal o SoftPhone. 2. Seleccione Número de asignación externa. 3. Introduzca un nombre en el campo Agregar etiqueta. Por ejemplo, Particular o Móvil. 4. Introduzca el número de teléfono en el campo Agregar número. No es posible introducir una extensión guardada en el directorio de la empresa. 5. Ayúdese de las flechas de navegación para seleccionar una de las opciones siguientes: Conectar automáticamente Pulsar 1 para conectar 6. Introduzca un número entre 1 y 20 en el campo Número de timbres. 7. Haga clic en Agregar nuevo número. Si hay más de un número externo, haga clic en el botón Configurar y seleccione uno de los números de la lista. Nota Puede agregar hasta siete números externos. Para borrar un número externo, haga clic en el icono rojo X. Página 10 de 17

11 Configuración Cuenta Puede hacer clic en el icono Configuración para configurar las siguientes características del complemento. Cuenta: permite gestionar la cuenta de usuario. Enrutamiento: permite definir los métodos de enrutamiento de llamadas. Las llamadas se pueden enrutar a los números especificados con ayuda de métodos de enrutamiento de disponibilidad y de enrutamiento avanzado. Correo de voz: permite configurar la contraseña del correo de voz, grabar un mensaje de saludo y sincronizar el correo de voz con Microsoft Outlook. Outlook: integra el calendario de Microsoft Outlook con el complemento Telefonía ShoreTel Connect para Microsoft mediante opciones de conferencias y disponibilidad. Notificaciones: permite gestionar las notificaciones de correo de voz y de sonidos. Teléfono principal: permite definir el fondo y el tono del timbre del teléfono principal. SoftPhone: permite asignar su extensión al SoftPhone y personalizar la configuración. Telefonía: permite gestionar las opciones de llamada. Permite ver el nombre del servidor, el nombre de usuario y restablecer la contraseña. Para restablecer la contraseña: 1. Haga clic en Configuración > Cuenta. 2. Siga las instrucciones para cambiar la contraseña. 3. Haga clic en Definir nueva contraseña. Enrutamiento Puede definir las reglas de enrutamiento de llamadas y enrutar las llamadas entrantes a los números especificados. Para configurar esta opción, seleccione una de estas opciones: Disponibilidad: puede asignar reglas de enrutamiento de llamadas en función del estado de disponibilidad. Avanzado: puede crear y personalizar reglas según sus necesidades. Disponibilidad Para configurar la disponibilidad: 1. Haga clic en Configuración > Enrutamiento > Disponibilidad. Página 11 de 17

12 2. Haga clic en la flecha hacia abajo del campo Cuando y seleccione una de las siguientes opciones: En una reunión Fuera de la oficina Vacaciones Personalizado No molestar 3. Haga clic en Iniciar el asistente para configurar las opciones siguientes: Si lo desea, puede personalizar las opciones de enrutamiento individualmente haciendo clic en el botón Cambiar. Timbre simultáneo Nota La opción mi extensión está seleccionada de forma predeterminada. Para habilitar el timbre simultáneo en dispositivos adicionales: a. Seleccione la casilla de verificación Hacer sonar también al mismo tiempo estos números. b. Haga clic en Seleccionar número. Rellene los campos Etiqueta y Número. Seleccione una de estas opciones: Conectar automáticamente Pulsar 1 para conectar Aumente o reduzca el número del campo Número de timbres. Este número determina las veces que sonará el dispositivo antes de desviar la llamada al correo de voz. Haga clic en Utilizar número seleccionado. c. Haga clic en Siguiente. Desvío de llamadas entrantes Puede enrutar las llamadas entrantes al correo de voz si no está disponible para atenderlas en ninguno de los dispositivos configurados. Página 12 de 17

13 Para configurar el desvío de llamadas: a. Seleccione la opción Seguir haciendo sonar los números anteriores. Las llamadas entrantes no se desviarán y solo podrán sonar al mismo tiempo los dispositivos seleccionados. b. Para desviar llamadas entrantes: Seleccione la opción Desviar la llamada a. Haga clic en la flecha hacia abajo para seleccionar mi correo de voz o introduzca el número al que quiera desviar la llamada. Seleccione el número de veces que debe sonar el teléfono antes de desviar la llamada. El número de timbres se ajusta para la extensión principal antes de desviar la llamada. Haga clic en la flecha hacia abajo para seleccionar mi correo de voz o introduzca el número al que desviar la llamada en el campo si tengo más de 16 llamadas activas, desviar inmediatamente a. c. Para desviar directamente todas las llamadas entrantes: Seleccione la opción Desviar siempre mis llamadas a. Haga clic en la flecha hacia abajo para seleccionar mi correo de voz o introduzca el número al que quiera desviar la llamada. d. Haga clic en Siguiente. Activar FindMe Para activar la función FindMe: a. Seleccione Activado: utilizar mi configuración FindMe para continuar enrutando la llamada. b. Elija las opciones correspondientes y haga clic en Siguiente. Puede configurar los parámetros para que las llamadas suenen en sus números FindMe antes de reproducir el correo de voz o para que suene directamente el correo de voz. También puede pedir a la persona que llama que grabe su nombre antes de dejar el mensaje. Saludo del correo de voz: grabación y reproducción Puede grabar un mensaje de saludo personal para las personas que llamen. a. Grabe el mensaje y guarde la grabación. b. Haga clic en Siguiente. Página 13 de 17

14 Interacción con el saludo Puede permitir que las personas que llaman dejen un mensaje de correo de voz tras escuchar el saludo o que pulsen 0 para enrutar la llamada al número especificado. Elija las opciones correspondientes y haga clic en Guardar. Avanzado El enrutamiento avanzado permite crear y personalizar rutas de enrutamiento basadas en estados de disponibilidad, números específicos, números marcados y horas laborables (día/hora). Nota Las reglas de enrutamiento avanzado anulan las reglas de disponibilidad. Para crear una regla de enrutamiento avanzado: 1. Haga clic en Configuración > Enrutamiento > Avanzado. 2. Haga clic en Crear nueva regla de enrutamiento avanzado. 3. Introduzca un <nombre> en el campo Nombre de regla. 4. Seleccione una de las condiciones siguientes en el campo Cuando: + el número coincide con + número marcado + mi disponibilidad + al teléfono + la hora actual es 5. Para crear una regla para número específico: a. Haga clic en + el número coincide. b. Haga clic en la flecha hacia abajo de El número es y seleccione la opción correspondiente. El sistema comparará los números de llamada entrante y enrutará las llamadas según la regla de enrutamiento. 6. Para crear una regla para número marcado: a. Haga clic en + número marcado. b. Introduzca el número en el campo El número marcado para localizarme es. El sistema comparará el número marcado y enrutará la llamada según la regla de enrutamiento. Página 14 de 17

15 7. Para crear una regla para el estado de disponibilidad, haga clic en + mi disponibilidad y seleccione el estado correspondiente de disponibilidad. El sistema comprobará el estado de disponibilidad y enrutará las llamadas según la regla de enrutamiento. 8. Para crea runa regla para desviar llamadas durante una llamada activa, haga clic en + al teléfono. El sistema enrutará la segunda llamada según la regla de enrutamiento. 9. Para crear una regla basada en la hora o en el día: a. Haga clic en + la hora actual es. b. Seleccione una de estas opciones: Si está seleccionada la opción Hora, introduzca la hora en los campos desde y hasta. Si está seleccionada la opción Día, seleccione los días. 10. En Cambiar, haga clic en Desviar llamada a y seleccione la opción correspondiente. 11. Haga clic en Crear regla. Correo de voz Puede restablecer la contraseña del correo de voz, integrar el correo de voz con Microsoft Outlook y gestionar la función de reproducción. Para gestionar la configuración de reproducción: 1. Haga clic en Configuración > Correo de voz > Reproducción. 2. Seleccione la casilla de verificación Reproducir información descriptiva al escuchar los mensajes para conocer la fecha y hora de recepción del correo de voz. El sistema anunciará la fecha y la hora de recepción del correo de voz en la bandeja de entrada del usuario antes de reproducir el propio contenido del mensaje. Para configurar la contraseña del correo de voz: 1. Haga clic en Configuración > Correo de voz > Configurar. 2. Cambie la contraseña y haga clic en Definir nueva contraseña. 3. Haga clic en Grabar nuevo nombre y guarde la grabación. Para integrar Outlook con el complemento : 1. Haga clic en Configuración > Correo de voz > Outlook. 2. Seleccione la opción Mostrar mis correos de voz integrados en la bandeja de entrada de Outlook. Página 15 de 17

16 Outlook Puede integrar el calendario de Microsoft Outlook con el complemento Telefonía ShoreTel Connect para Microsoft para integrar las conferencias y las funciones de disponibilidad. 1. Haga clic en Configuración > Outlook. 2. Elija la opción correspondiente. Notificaciones Puede enviar notificaciones de correo electrónico y definir alertas de sonido para llamadas y correo de voz. Para configurar las notificaciones de correo electrónico: 1. Haga clic en Configuración > Notificaciones > Correo de voz. 2. Seleccione la opción Enviar notificación de correo electrónico al recibir un mensaje de correo de voz e introduzca la dirección de correo electrónico. 3. Seleccione las opciones correspondientes para personalizar la notificación de correo electrónico. Para definir alertas de sonido: 1. Haga clic en Configuración > Notificaciones > Sonidos. 2. Seleccione SÍ en el campo Alertas de sonido. 3. Haga clic en la flecha hacia abajo del campo Para evento y seleccione la opción correspondiente. 4. Haga clic en la flecha hacia abajo del campo Reproducir alerta y seleccione la opción correspondiente. También puede agregar o eliminar un archivo WAV nuevo haciendo clic en el botón Agregar nuevo sonido. Teléfono principal Puede agregar un fondo personalizado o un tono de timbre que desee. SoftPhone 1. Haga clic en Configuración > Teléfono principal. 2. Haga clic en la flecha hacia abajo del campo Fondo y seleccione el fondo. 3. Haga clic en la flecha hacia abajo del campo Tono de timbre y seleccione el tono. Puede asignar su extensión al SoftPhone y desviar las llamadas entrantes al sistema. El teléfono principal se desactiva hasta que vuelva a asignar el teléfono principal. 1. Haga clic en Configuración > SoftPhone. Si no ve la pestaña SoftPhone, póngase en contacto con el administrador de ShoreTel. Página 16 de 17

17 Telefonía 2. Haga clic en la flecha hacia abajo del campo Capturar sonido con y seleccione el dispositivo de audio que prefiera. 3. Seleccione la opción Al inicio, asignarme a mi SoftPhone para seleccionar el SoftPhone como opción predeterminada. Para configurar las opciones de control de llamadas: Haga clic en Configuración > Telefonía y seleccione la opción correspondiente. Página 17 de 17

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