MANUAL DE USUARIO SISTEMA PARA EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE CUALIFICACIONES

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO SISTEMA PARA EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE CUALIFICACIONES

2 MANUAL DE USUARIO SISTEMA PARA EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE CUALIFICACIONES Contenido MANUAL DE USUARIO... 2 SISTEMA PARA EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE CUALIFICACIONES Presentación Ingreso al sistema Paso 1. Datos generales Paso 2. Registrar personas Perfil completo Unidad de competencia Paso 3. Generar exámenes Paso 4. Descargar respuestas Paso 5. Registrar resultados Paso 6. Reporte certificaciones Paso 7. Salir Glosario... 22

3 MANUAL DE USUARIO SISTEMA PARA EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE CUALIFICACIONES 1. Presentación El presente manual ha sido elaborado con el objetivo de dar a conocer a los Organismos Evaluadores de la Conformidad - OEC, los lineamientos y el proceso que deben seguir para: registro de personas, generación de exámenes, registro de resultados y reporte de certificaciones de cualificaciones. 2. Ingreso al sistema 2.1 En la página web haga clic en el link SISTEMA PARA EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE CUALIFICACIONES, se mostrará la siguiente pantalla: 2.2 Para usuarios no registrados: haga clic en el link Crear usuario En la siguiente pantalla aceptar los términos y condiciones de uso y hacer clic en el botón Continuar.

4 2.2.2 En la siguiente pantalla ingresar el número de RUC, el sistema se conecta al Servicio de Rentas Internas-SRI y carga automáticamente la información referente a: razón social, dirección de correo electrónico y teléfono registrado en el SRI. El usuario debe ingresar el resto de información solicitada en el formulario de registro y hacer clic en Registrar Notas importantes Todos los campos del formulario son requeridos y no pueden quedar en blanco; Si la dirección de correo electrónico y/o teléfono no se visualiza automáticamente, el usuario debe completar esta información; Si el texto de la imagen es ilegible, el usuario puede cambiar

5 haciendo clic en la opción Cambiar imagen ; La contraseña debe estar formada por: letras mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales (Ejemplo de contraseña Prueba123*) Al hacer clic en el botón Registrar, presenta la siguiente pantalla y el sistema envía automáticamente un correo electrónico a la dirección registrada, informando que el usuario ha sido creado y las credenciales que debe usar para ingresar al portal: Usuario: Contraseña: Prueba123* 2.3 Usuarios registrados. Los usuarios registrados antes de ingresar al sistema deben estar aprobados por la Dirección de Acreditación de la SETEC, como Organismos Evaluadores de la Conformidad - OEC, caso contrario el sistema muestra el siguiente mensaje y el usuario no puede ingresar al sistema. Ingresar usuario y contraseña proporcionados en el registro y hacer clic en Ingresar.

6 Si los datos proporcionados son correctos el sistema presenta la siguiente pantalla, caso contrario el sistema muestra un mensaje de error en los datos proporcionados. 3. Paso 1. Datos generales El usuario puede modificar la información correspondiente a: correo electrónico, teléfono y celular, haciendo clic en el botón Actualizar.

7 4. Paso 2. Registrar personas El usuario puede registrar personas para certificar en el perfil (únicamente reconocido por la SETEC) completo o en una o varias unidades de competencia dependiendo de la estructura del perfil. 4.1 Perfil completo Al seleccionar la opción perfil completo el sistema presenta la siguiente pantalla. Datos del participante Al ingresar el número de cédula de la persona que va a certificar, el sistema se conecta al Registro Civil, Identificación y Cedulación; y carga automáticamente los siguientes campos: nombres y apellidos, género, instrucción y edad, como se puede apreciar en la siguiente pantalla.

8 Posteriormente el usuario debe ingresar toda la información requerida en el formulario, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Notas importantes: Excepto el campo formación, el resto de campos del formulario son obligatorios. Desplazarse hacia abajo del formulario para continuar con el registro de los datos de la certificación. Datos de la certificación En la siguiente pantalla el usuario debe proporcionar la información relacionada al perfil en el que se va a certificar, fecha y hora para rendir el examen, costo de la certificación, datos generales del lugar donde se va a realizar la evaluación, revisar la información ingresada y si todo es correcto hacer clic en la opción Registrar solicitud. Notas importantes: Todos los campos del formulario son requeridos; Para ingresar la fecha para rendir la prueba, el usuario debe hacer clic en la imagen del calendario; El mismo participante no se puede registrar varias veces en el mismo perfil; En caso de registrarse en varios perfiles la fecha y hora para rendir la prueba deben ser diferentes, no se puede ingresar registros del mismo participante para el mismo día.

9 Si el registro fue exitoso el sistema presenta la siguiente pantalla, en la cual se puede visualizar que el registro fue realizado. Si el usuario quiere registrar a la misma persona en otro perfil, solo debe proporcionar los nuevos datos de la certificación y hacer clic en la opción Registrar solicitud. Para el caso de registrar otro participante el usuario debe hacer clic en la opción Nuevo participante y proporcionar los datos del participante y datos de la certificación. Una vez registrada la solicitud de certificación, el usuario debe continuar con el registro haciendo clic en la opción Continuar, como se puede visualizar en la siguiente pantalla. En la siguiente pantalla el usuario debe seguir los tres pasos que se indican. 1. Experiencia laboral : ingresar la experiencia laboral del participante en el perfil solicitado y hacer clic en la opción Registrar experiencia.

10 Si el registro se realizó de forma exitosa, la experiencia registrada debe visualizarse en la parte inferior del formulario, como se puede apreciar en la siguiente imagen. El usuario puede agregar el número de registros de experiencia que a bien tenga el participante. Si ya no tiene más registros de experiencia hacer clic en la opción Continuar registro, el sistema presenta la siguiente pantalla.

11 2. Información detallada : ingresar la información requerida en el formulario y hacer clic en la opción Guardar. Si la información proporcionada por el participante no es correcta, el usuario puede utilizar la opción Atrás y salir del formulario sin guardar los cambios.

12 3. Descargar registro : una vez registrada toda la información el usuario debe proceder a descargar el documento PDF con la información registrada, es responsabilidad del OEC hacer firmar al participante, la declaración y autorización que constan en el documento. 4.2 Unidad de competencia Al seleccionar la opción unidad de competencia el sistema presenta la siguiente pantalla: Datos del participante Al ingresar el número de cédula de la persona que va a certificarse, el sistema se conecta al Registro Civil, Identificación y Cedulación y carga automáticamente los siguientes campos: nombres y apellidos, género, instrucción y edad, como se puede apreciar en la siguiente pantalla.

13 Posteriormente, el usuario debe ingresar toda la información requerida en el formulario, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Notas importantes: Excepto el campo formación, el resto de campos del formulario son obligatorios. Desplazarse hacia abajo del formulario para continuar con el registro de los datos de la certificación. Datos de la certificación En la siguiente pantalla el usuario debe proporcionar la información relacionada al perfil y unidad de competencia en la que se va a certificar, fecha y hora para rendir el examen, costo de la certificación, datos generales del lugar donde se va a realizar la evaluación, revisar la información ingresada y si todo es correcto hacer clic en la opción Registrar solicitud.

14 Notas importantes: Todos los campos del formulario son requeridos; Para ingresar la fecha para rendir la prueba, el usuario debe hacer clic en la imagen del calendario; El mismo participante no se puede registrar varias veces en la misma unidad de un mismo perfil; En caso de registrarse en varias unidades la fecha y hora para rendir la prueba deben ser diferentes, no se puede ingresar registros del mismo participante para el mismo día. Si el registro fue exitoso el sistema presenta la siguiente pantalla, en la cual se puede visualizar que el registro fue realizado. Si el usuario quiere registrar a la misma persona en otra unidad de competencia solo debe proporcionar los nuevos datos de la certificación y hacer clic en la opción Registrar solicitud. Para el caso de registrar otro participante el usuario debe hacer clic en la opción Nuevo participante y proporcionar los datos del participante y datos de la certificación. Una vez registrada la solicitud de certificación el usuario debe continuar con el registro haciendo clic en la opción Continuar, como se puede visualizar en la siguiente pantalla. En la siguiente pantalla el usuario debe seguir los tres pasos que se indican.

15 1. Experiencia laboral : ingresar la experiencia laboral del participante en el perfil solicitado y hacer clic en la opción Registrar experiencia. Si el registro se realizó de forma exitosa, la experiencia registrada debe visualizarse en la parte inferior del formulario, como se puede apreciar en la siguiente imagen. El usuario puede agregar el número de registros de experiencia que tenga el participante. Si ya no tiene más registros de experiencia hacer clic en la opción Continuar registro, el sistema presenta la siguiente pantalla.

16 2. Información detallada : ingresar la información requerida en el formulario y hacer clic en la opción Guardar. Si la información proporcionada por el participante no es correcta, el usuario puede utilizar la opción Atrás y salir del formulario sin guardar los cambios.

17 3. Descargar registro : una vez registrada toda la información el usuario debe proceder a descargar el documento PDF con la información registrada, es responsabilidad del OEC hacer firmar al participante, la declaración y autorización que constan en el documento. 5. Paso 3. Generar exámenes Al seleccionar la opción generación de exámenes, el sistema presenta la siguiente pantalla. Para la generación de exámenes tanto para perfil completo, como para unidades de competencia, el usuario debe ubicarse en el registro del participante y hacer clic en el botón Generar examen y esperar hasta visualizar el siguiente cuadro de diálogo que permite abrir y/o guardar el documento PDF. Notas importantes: el examen solo puede ser generado 12 horas antes de la fecha y horas indicadas en el registro de la solicitud de certificación.

18 Notas importantes: El usuario debe guardar el examen generado para el participante y posterior imprimir el mismo; En la sección de preguntas prácticas, se genera una sección de uso exclusivo del Examinador, en el cual debe indicar si el participante cumple o no cumple con la pregunta práctica y registrar el tiempo en minutos que, le tomo al participante resolver cada una de las preguntas prácticas. 6. Paso 4. Descargar respuestas Al seleccionar la opción Descargar respuestas, el sistema presenta la siguiente pantalla. Para descargar las respuestas de los exámenes generados tanto para perfil completo como para unidades de competencia, el usuario debe ubicarse en

19 el registro del participante y hacer clic en el botón Descargar respuestas y esperar hasta visualizar el siguiente cuadro de diálogo que permite abrir y/o guardar el documento PDF. 7. Paso 5. Registrar resultados Al seleccionar la opción Registrar resultados, el sistema presenta la siguiente pantalla. Para registrar los resultados de la certificación tanto para perfil completo como para unidades de competencia, el usuario debe ubicarse en el registro del participante y hacer clic en el botón Registrar resultados, el sistema presenta la siguiente pantalla.

20 El usuario debe registrar el tiempo que le tomo al participante resolver cada una de las preguntas prácticas, si el tiempo que se visualiza en la pantalla corresponde al mismo tiempo que se demoró el participante no realizar ninguna modificación y proceder a seleccionar el estado de la certificación e ingresar el nombre del evaluador responsable y hacer clic en el botón Guardar. Si el tiempo que se visualiza en pantalla no corresponde al utilizado por el participante el usuario debe modificar el tiempo haciendo clic en el ícono de lápiz, como se puede apreciar en la siguiente figura.

21 El sistema presenta la siguiente pantalla, en la cual se activa la fila que se va a modificar el tiempo, el usuario debe ingresar el mismo que registro en el documento PDF del examen, con el que fue evaluado el o la participante, para el ejemplo se modifica el tiempo a 32 minutos, si la información es correcta hacer clic en el icono de aceptar caso contrario en el ícono de cancelar, este proceso se debe realizar para cada una de las preguntas prácticas. Al hacer clic en el botón aceptar, se visualiza el tiempo ingresado por el usuario. Una vez registrados los tiempos de todas las preguntas prácticas, proceder a seleccionar el estado de la certificación e ingresar el nombre del evaluador responsable y hacer clic en el botón Guardar.

22 Notas importantes: Las opciones para asignar el estado de la certificación son las siguientes. Competente, si el usuario cumple con el puntaje mínimo requerido; No competente, si el usuario no cumple con el puntaje mínimo requerido. Además en este caso el usuario debe seleccionar el casillero que permite identificar si el participante tuvo dificultad en las preguntas de conocimiento, capacidades y /o prácticas; No asiste, si el usuario sólo se registró, pero no rindió el examen. 8. Paso 6. Reporte certificaciones Al seleccionar la opción Reporte certificaciones, el sistema presenta la siguiente pantalla, con el resumen de las personas registradas con los diferentes estado de certificación, el usuario tiene la opción de descargar la información en un archivo PDF. 9. Paso 7. Salir Permite cerrar la sesión del usuario y salir del sistema a la pantalla inicial.

23 10. Glosario 1 a. Candidato a la certificación: Persona solicitante que ha cumplido con los requisitos establecidos en el esquema de certificación, para ingresar al proceso de evaluación de una o varias unidades de competencia; b. Certificado: Documento expedido por un OEC luego de una evaluación al candidato, conforme los lineamientos que para el efecto determine la SETEC. Este documento otorga un reconocimiento formal de que el candidato ha cumplido con los requisitos para la certificación de una o varias unidades de competencia; c. Competencia: Conocimientos, actitudes, habilidades y destrezas que se dominan y se emplean en un contexto específico, sea éste un empleo u ocupación determinada; d. Cualificación Profesional: especificación oficial de competencia profesional (constituida por un conjunto o agregado de Unidades de Competencia con valor y significado en el empleo) que describe los conocimientos, destrezas y actitudes requeridos para el desempeño de puestos de trabajo en un campo ocupacional determinado. e. Criterios de Desempeño: Componentes de un elemento de competencia que expresan en forma medible los resultados esperados en un candidato para demostrar el cumplimiento de una o varias unidades de competencia; f. Elemento de Competencia: Componente de una unidad de competencia que enuncia las funciones, acciones o comportamientos esperados de un candidato respecto de un empleo u ocupación determinada; g. Esquema de certificación de cualificaciones: Registro que comprende los requisitos que deberá cumplir el OEC en relación con las cualificaciones a certificar para garantizar credibilidad en la certificación. El esquema contendrá, al menos: denominación del perfil; cualificaciones requeridas; alcance, criterios y requisitos para la certificación; métodos de evaluación para la certificación y renovación; métodos y criterios de vigilancia; frecuencia de revisión; y, aprobación del Comité de Esquema; h. Evaluación de la Competencia: Proceso que permite verificar el cumplimiento de un candidato, demostrando evidencias o ejecutando simulaciones que son valoradas por un evaluador autorizado por un OEC de conformidad con los requisitos del esquema de certificación. El resultado de la evaluación indicará si el candidato está en 1 Fuente: página web de la Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Cualificaciones y Capacitación Profesional Guía para el levantamiento de perfiles -

24 condiciones de obtener una certificación de una o varias unidades de competencia; i. Instrumentos de Evaluación: Registros que evidencian el proceso de certificación para medir las competencias de un candidato, ya sea por medios: escritos, orales, prácticos y/u observación, de acuerdo al esquema de certificación correspondiente; j. Organismo Evaluador de la Conformidad (OEC): Persona natural o jurídica, pública, priva o mixta, con o sin fines de lucro, que tenga entre sus objetivos la certificación de personas y que se encuentre reconocida por la SETEC para llevar a cabo procesos de certificación de personas, de acuerdo a la(s) unidad(es) de competencia respectiva(s). k. Proceso de certificación de personas: Actividades mediantes las cuales un OEC debidamente reconocido, determina que una persona cumple con los requisitos para obtener la certificación de una o varias unidades de competencia. El proceso de certificación incluirá: solicitud, evaluación y decisión de certificación; Unidad de Competencia: Conjunto de estándares de competencia con valor y significación en el empleo susceptible de certificación dentro de un proceso de evaluación. (Fuente de información términos y conceptos básicos: Norma Técnica de Reconocimiento de Organismos Evaluadores de la Conformidad para la Certificación de Personas - SETEC -Capítulo I OBJETIVOS Y DEFINICIONES- Art. 3. Aprobada por el Comité Interinstitucional del Sistema Nacional de Cualificaciones y Capacitación Profesional mediante Resolución N SE ). RUBRO CARGO FIRMA Aprobado por Mgs. Ana Ruiz (Secretaria Técnica) Revisado por Elaborado por Ab. María Linzan (Asesora) Ing. Ligia Cuadros (Directora Administrativa Financiera) Ing. Manuel Cevallos (Analista Gestión Tecnológica) Ing. Mirian Ichau (Analista Gestión Tecnológica) Ing. Juan Carlos Piedra (Analista Gestión Tecnológica)