Manual de usuario Correo Institucional 19 de Septiembre de Versión 2.1. Página 1 de 22

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1 Manual de usuario Correo Institucional 19 de Septiembre de 2011 Versión 2.1 Página 1 de 22

2 Índice 1. Introducción a Sistema de Correo Introducción cliente web Gestor de correos...7 LECTURA DE CORREOS...7 CREACIÓN DE NUEVO CORREO... 7 FILTROS DE CORREO... 7 CARPETAS Y ETIQUETAS Libreta de direcciones Agenda Tareas Bloc de notas Maletín Preferencias Búsquedas Mensajería instantánea Zimlets Ayuda de Zimbra...22 Página 2 de 22

3 1. Introducción a Zimbra El departamento de Informática implementa el Sistema de Correo Institucional basado en la Herramienta Zimbra Collaboration Suite (ZCS) la cual es una suite de colaboración que combina herramientas de correo electrónico, calendarios, libreta de direcciones, bloc de notas, etc. Todas estas herramientas se encuentran al utilizar el cliente de web en una misma página WEB, un único registró y desde cualquier lugar en el que se encuentre, con lo que hemos desarrollado este sistema en la institución para colaborarles en sus tareas diarias usando las distintas herramientas de esta solución dado su potencia. Estos son los pilares sobre los que se asienta el sistema de Correo Institucional basados en la Solución Zimbra: Flexibilidad. Personaliza Zimbra fácilmente según sus preferencias. Libertad. El cliente web de Zimbra se puede utilizar junto con otros programas tradicionales, como plataforma mixta. Variabilidad de Servicios. Correo electrónico, calendario extraordinariamente fiable y ampliable, Maletín, Bloc de Notas. Bajo grado de conocimiento y Mantenimiento. Sencilla administración, si necesitas ayuda solo te tienes que comunicar al departamento de informática y te colaboraremos despreocupándose de si se le olvido la contraseña, si quiere hacer respaldos de su información, si quiere que su información solo este solo en su Computadora y no correr riesgos que un tercero acceda mediante el uso de clientes web locales, envío masivos de correo con una sola dirección, utilización de Alias de correo Y estas son algunas de las características especiales del Sistema de correo Institucional Cliente web basado en Ajax: incluye correo electrónico, contactos, calendario compartido, VoIP, aplicaciones, etc. Todo esto incluido en el navegador web. Compatibilidad con aplicaciones de escritorio: sincronización propia entre ZCS y Microsoft Outlook, Entourage, Apple Mail, Libreta de direcciones e ical, etc.; soporte completo de aplicaciones IMAP/POP Zimbra para móviles: sincronización propia a través del aire con dispositivos de Windows Mobile, Symbian y Palm, sin necesidad de un servidor adicional. Servidores ZCS Linux y Mac OS X: con agente de transporte de correo (MTA), antispam, antivirus, directorio, base de datos, herramientas de migración y consola de administración web basada en Ajax La publicación y compartición de contenidos es homogénea en todo el sistema tanto para contactos, como para el calendario o los documentos. Esta compartición puede realizarse con usuarios internos y externos del sistema. El cliente de correo permite la gestión de varias identidades y de varias cuentas de correo, incluyendo la agregación de contactos de cuentas externas e incluso el añadir algunas cuentas externas compatibles para recibir sus correos todos en un solo buzón. Página 3 de 22

4 La gestión unificada de los mensajes permite una fácil integración con sistemas de telefonía de voz sobre IP para llamadas, conferencias y acceso a buzones de voz. Esto se consigue mediante Zimlets, un potente sistema de Zimbra para extender sus capacidades mediante pequeñas aplicaciones agregadas y permitir la integración con otros softwares externos mediante el uso de Sistemas Externos. Zimbra permite personalizar el entorno, incluyendo soporte para temas y una versión sólo HTML (Llamada versión Estándar) para aquellos PCs antiguos o entornos que no puedan hacer uso de JavaScript (programa que logra ejecutar la versión avanzada la cual incluye todas las aplicaciones dentro de Zimbra). Además permite la personalización de logos, textos y mensajes instantáneos (branding). Página 4 de 22

5 2. Introducción cliente web Zimbra incorpora un cliente web que hace un uso extensivo de aplicaciones para una visualización dedicada de alta resolución y que se ejecuta en la mayoría de los navegadores web más habituales, como Firefox, Safari e Internet Explorer. Debido al uso intensivo de JavaScript, las diferencias en la experiencia del usuario son enormes dependiendo del navegador. En cualquier caso, el cliente web de Zimbra permite utilizar una versión sólo con HTML que es muy recomendable para equipos antiguos pero que, asimismo, ofrece una usabilidad muy buena. El cliente web de Zimbra ofrece unas avanzadas funcionalidades, casi al mismo nivel que una aplicación de escritorio, pero con la ventaja de poder utilizarlo desde cualquier lugar y desde casi cualquier navegador. Algunos de los consejos generales para utilizar el cliente de Zimbra dentro de navegador de Internet son: No use el Botón de Volver (Back). El usar este botón lo sacará de la sesión del Cliente de Web de Zimbra Para salir del sistema, utilice la opción Salir, en la esquina superior izquierda. Si usted navega a otra página sin salirse del sistema puede dejar abierta la sesión de Zimbra. No use los botones de Refrescar (Reload) o Recargar (Reload) del navegador de Internet, porque esto reiniciará la sesión de Zimbra. Para loguearse en el cliente web, vaya a la dirección e introduzca el usuario y clave que le ha proporcionado personal del departamento de Informatica. En el momento de acceder, usted puede elegir la versión avanzada (AJAX), la versión HTML si lo prefiere, o la versión Mobile. Si es la primera vez que inicia sesión, cambie su contraseña la cual se le solicitara que la cambie de inmediato. Página 5 de 22

6 Debajo de los campos para buscar información en Zimbra, aparecen los tabs (botones de opciones) con las diferentes aplicaciones que componen Zimbra: Correo, Libreta de direcciones, Agenda, Tareas, Bloc de notas, Maletín y Preferencias. A la izquierda usted verá su nombre y cuanto espacio está ocupando en el servidor. Si el departamento de Informática le ha configurado cuotas de espacio, se mostrará cuánto espacio está utilizando de su cuota. Debajo del nombre se muestran las carpetas y subcarpetas donde usted puede almacenar y clasificar los correos. Luego vienen las Etiquetas y los Zimlets (algo así como extensiones). Abajo se muestra un mini calendario, en el que usted puede hacer clic una fecha para ver la agenda de ese día. A su lado aparece la aplicación de Mensajería Instantánea. Cuando usted escoja una aplicación, aparecerá una Barra de Herramientas con opciones específicas para la aplicación seleccionada. Las opciones de Ayuda y Salir aparecen en la esquina superior derecha. En las siguientes secciones veremos las distintas aplicaciones de Zimbra una a una. Tabs Búsquedas Zimlets Mini calendario Mensajería instantánea Página 6 de 22

7 3. Gestor de correos A continuación se exponen cómo se realizan las diferentes operaciones que puede realizar relacionadas con el correo. Lectura de correos El número de mensajes mostrados en su buzón de entrada es controlado en la opción de Preferencias. Si tiene más mensajes que el total de los desplegados, siga bajando la barra de navegación hasta el final y de forma automática le irán apareciendo los correos restantes en grupos de 50 (opción por defecto, también puede cambiar este valor en Preferencias). Usted puede leer los mensajes en la ventana de lectura de mensajes (si está activada) Haciendo click sobre un mensaje. Las opciones de Responder, Responder a todos y Reenviar en la barra de herramientas realizan esas funciones. La opción de Spam permite clasificar el mensaje como Spam. Puede imprimir el correo que está leyendo pulsando el botón con el mismo nombre. Creación de nuevo correo Toque el botón Nuevo en la barra de herramientas y se mostrará la página para crear un nuevo correo electrónico (con [Mayúsc-c] se le abrirá una nueva ventana automáticamente). Complete los campos con las direcciones de destino (en Para: o CC:), asunto y texto del correo electrónico según sus necesidades. Si desea enviar copia oculta, pulse la opción Mostrar CCO para que aparezca el campo correspondiente. Cuando esté rellenando las direcciones, Zimbra le mostrará las que tiene almacenadas como contactos para que pueda escogerla más rápidamente si es la dirección que busca. Para comprobar la ortografía, pulse el botón del mismo nombre. Para adjuntar un archivo, pulse el botón Añadir archivo adjunto y seleccione el que usted desee adjuntar (puede ir seleccionando varios archivos). Pulse el botón Enviar para enviar el correo electrónico. Pulse Guardar borrador si todavía no quiere enviar el correo (se guardará en la carpeta Borradores). Puede añadir su firma manualmente pulsando el botón Firma (debe tener guardada alguna en Preferencias Firmas; también puede indicar que ponga la firma por defecto que desee en todos los correos en Preferencias Cuentas). Puede elegir entre editar el mensaje en HTML o como texto en el botón de Opciones, donde también puede solicitar una notificación de lectura Filtros de correo Los filtros permiten clasificar correos según las condiciones que se le indiquen. Se pueden crear, modificar o eliminar en la opción Preferencias Filtros de correo. Para crear uno, escoja la opción Nuevo filtro y vaya rellenando las distintas opciones según sus preferencias. Página 7 de 22

8 Carpetas y etiquetas Un correo se puede mover de una carpeta a otra simplemente arrastrándolo a ella. También puede pulsar para este mismo fin el botón Mover elementos seleccionados. Para crear, renombrar, mover o borrar carpetas, toque el botón derecho del ratón sobre la carpeta que quiere modificar en la ventana que muestra las carpetas. Para crear una carpeta debajo de la carpeta principal, toque el botón derecho sobre el título Carpetas. Utilice el etiquetado para clasificar mensajes y contactos. Puede elegir visualizar los correos por conversación (cuando se va respondiendo un correo) o por correo electrónico único. Carpetas Pestaña Correo Lista de correos Panel de lectura Página 8 de 22

9 4. Libreta de direcciones La gestión de contactos de Zimbra es muy completa, ya que soporta múltiples libretas de direcciones (tanto personales como de cuentas del sistema), compartición de contactos, autocompletado y creación de listas de distribución personales. Zimbra la permite agregar contactos personales en la opción de Contactos Nuevo Contacto. Debe incluir todo la información relevante de este contacto. También puede crear una nueva libreta de direcciones para almacenar allí los contactos correspondientes (puede realizar esto al crear un nuevo contacto, donde tienes que elegir la ubicación del mismo). Las libretas de direcciones aparecen en el menú de la izquierda. Puede imprimir todos los contactos de una libreta de direcciones o los que usted elija con un elegante formato. Puede filtrar los contactos de una libreta según la letra de inicio de los contactos (generalmente se almacena como Apellidos, Nombre aunque esto también se puede cambiar al agregar un nuevo contacto. Página 9 de 22

10 5. Agenda El calendario compartido es una de las características más destacadas de Zimbra, con capacidad para detectar, visualizar y corregir solapamientos. Permite gestión de recursos (salas de reuniones, proyectores, etc.), programación de reuniones en grupo con delegación del acceso, compartición y publicación del calendario con otros usuarios y suscripción a calendarios remotos en formato ical. Para agregar una nueva cita, pulse el botón Nuevo (sin desplegarle) y le aparecerá los campos que deberá rellenar. El único campo que no es obligatorio es Asunto, siendo la fecha del día actual la tomada por defecto. También puede añadir una nueva cita haciendo doble click en la franja horaria del día que desee. Esta franja puede extenderla o contraerla a su antojo con el ratón. También puede pasar una cita del calendario de un día a otro arrastrándola mientras pulsa Ctrl. El campo Ubicación es muy interesante porque aquí puede seleccionar las ubicaciones que debe haber introducido con anterioridad; también puede escoger entre los diferentes recursos que tuviera. Si tiene múltiples agenda, deberá seleccionar en cual guardarla. En el campo Asistentes debe agregar las personas que tienen que asistir a la cita. Puede utilizar el botón Buscar asistentes para buscar en las diferentes Libretas de direcciones los compañeros que quiere que asistan, mostrándose la disponibilidad de dichos compañeros, consiguiéndose así que no haya lugar a equívocos por dos citas de una persona en una hora coincidente. Estas opciones también están disponibles para las ubicaciones y para los recursos. Cuando usted guarde una cita, se les enviará una invitación a cita a los asistentes que usted haya seleccionado, reservándose también los recursos y ubicaciones que hubiera elegido (recuerde que esto es opcional). Cuando usted reciba una invitación de cita, ésta se agrega a su calendario y se marca como nueva. Usted puede responder rápidamente a la invitación desde la Bandeja de entrada en el correo o directamente desde el calendario. Las posibles respuestas a las invitaciones son: Aceptar, Tentativa o Rechazar. Puede elegir entre las diversas agendas con el menú de la izquierda. Puede elegir también si visionar el calendario con vista de las citas del día, de la semana laboral, de la semana, del mes, etc. La cita se añade al mini calendario que aparece abajo a la izquierda. Página 10 de 22

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12 6. Tareas Zimbra permite también almacenar tareas que debe realizar o actualizar las que ya está realizando según vaya avanzado en dicho proyecto. Las opciones que puede rellenar al crear una tarea son: asunto (único campo obligatorio, ubicación, prioridad, fecha inicio, fecha entrega, control de avance de la tarea, y el espacio para la descripción de la tarea. En la lista de tareas se mostrarán las tareas, su estado, % de realización y fecha de entrega. Zimbra no muestra las tareas en el calendario, por lo que para consultar las tareas pendientes se debe de ingresar en la pestaña de Tareas. Página 12 de 22

13 7. Bloc de Notas Zimbra permite crear notas en HTML, en las que usted puede guardar además de texto, imágenes, hojas de cálculo sencillas, etc., con la ventaja que estas notas se almacenarán en el servidor de correo, estando disponibles para ser accesadas desde cualquier lugar donde pueda conectarse a Internet. Cuando pulse el botón de Nuevo (bloc de notas), se puede incluso insertar una hoja de cálculos, como se muestra en imagen posterior. Puede compartir un bloc de notas pulsando botón derecho encima de uno de ellos y eligiendo la opción Compartir bloc de notas. El listado de blocs aparece en el menú de la izquierda. Página 13 de 22

14 8. Maletín Zimbra incorpora una gestor documental en línea. Mediante una interfaz cifrada en web es posible crear documentos en un formato de texto a los que adjuntar, por ejemplo, hojas de cálculo o imágenes. Esta gestión documental puede adquirir la forma de un wiki, permitiendo que los documentos sean creados, actualizados y compartidos entre todos los usuarios. Usted puede, por tanto, guardar cualquier archivo en el maletín de Zimbra, permitiéndole acceder a cualquier archivo del maletín desde cualquier lugar en el que usted tenga acceso a Internet. Para añadir un archivo de su disco duro, únicamente tendrá que buscar la ruta del mismo tal como se realiza en adjuntar un archivo a un correo. Sin embargo, es conveniente advertir que, según cuál sea la carga de archivos que va a tener el servidor de Zimbra, a veces esta opción no es suficiente. En este caso se recomendaría utilizar un gestor documental externo como Alfresco, para lo cual Zimbra puede incorporar la integración entre ambas soluciones mediante zimlets (que explicaremos más adelante). Página 14 de 22

15 9. Preferencias Usted puede cambiar completamente la forma de cómo se ve y cómo se comporta Zimbra ajustando las opciones mostradas en la pestaña de Preferencias. En el menú de la izquierda le aparecerán los siguientes submenús, de los cuales, se exponen las más importantes: General: Idioma, zona horaria, inicio sesión avanzado o estándar, tema, nº elementos para recuperar al desplazarse, etc. Correo : Tiempo comprobación correo, vista previas mensajes, búsqueda predeterminada, reenvío de correos, respuesta en caso de ausencia, etc. Redactar : Fuente, tamaña, color, etc. Firmas : Aquí añadimos las firmas que deseemos, eligiendo el lugar del mensaje donde queremos que se muestre. Cuentas : Desde aquí podemos añadir otras cuentas externas para poder recibir los mensajes de las mismas en nuestro Zimbra, teniendo así todas nuestras cuentas centralizadas. En este submenú se encuentra también la opción de incluir una firma por defecto para la cuenta seleccionada. Filtros : Aquí se añaden los diferentes filtros que se aplicarán sobre los correos entrantes. Libreta de direcciones : Varias opciones sobre la libreta. Agenda : Día de comienzo de la semana, muestra de recordatorios, permisos sobre reuniones, etc. Compartir : En este submenú aparecen los diferentes elementos tanto que tenemos compartidos con otros usuarios, como los elementos que tienen compartidos otros usuarios con nosotros. Podemos cambiar los permisos de los usuarios sobre nuestros elementos compartidos. Dispositivos móviles : Desde aquí se realiza la sincronización de Zimbra con dispositivos móviles. Mensajería instantánea : Almacenamiento o no de los mensajes en la carpeta Chat, activación alertas, etc. Importar/Exportar : Esta opción sumamente importante permite hacer una exportación de todos los elementos de nuestra cuenta, o bien de contactos o de la agenda como backup personal. También podemos importar una exportación realizada anteriormente. Accesos directos: Permite configurar numerosos accesos directos. Zimlets: Activar/desactiva los zimlets que tengamos disponibles. No olvide pulsar el botón de Guardar para que se registren los cambios realizados. Página 15 de 22

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17 10. Búsquedas La función para buscar información almacenada en Zimbra, se encuentra a la derecha del logo de Zimbra. Asegúrese que ha seleccionado el tipo de ítem que quiere buscar (Correos, contactos, citas, etc.). Si no selecciona es tipo de ítem, la búsqueda se hará de acuerdo a la aplicación que tenga activa en el momento de la búsqueda. Tiene la opción de guardar las búsquedas que realiza. También existe la opción de realizar la búsqueda avanzada, donde podrá acotar valores para aumentar la productividad de las búsquedas. Búsquedas Página 17 de 22

18 11. Mensajería instantánea Zimbra permite contactar con otros usuarios de la aplicación por medio del chat. Para establecer una conversación con otra persona, pulse en Lista de amigos y elija a la persona con la que quiere hablar. Para ello, usted debe estar como activo en el Chat. Para cambiar este estado, pulse el botón con un círculo. Botón de estado Página 18 de 22

19 Lista de contactos chat Página 19 de 22

20 12. Zimlets Los Zimlets son complementos que hacen posible la personalización y extensibilidad del sistema de correo institucional Zimbra con la adición de nuevas características que se ajusten a los requerimientos particulares del usuario. La mayoría de ellos están diseñados para ofrecer mejoras apreciables en la interfaz web de Zimbra, aunque también existen complementos para escritorio, integración con otros sistemas, extensiones para programas de escritorio o incluso soporte para redes sociales. Vamos a presentar y nombrar los que actualmente están activos en el sistema aunque para ustedes como usuarios finales este proceso es transparente pero damos una pequeña descripción simplemente para que se hagan una idea del potencial de los Zimlets. Por supuesto, también podríamos desarrollar muchos Zimlets mas y personalizarlos e irlos incluyendo en nuestro Zimbra (ésta última será tarea del Departamento de Informática). Date: Destaca las fechas, citas previas asociadas y crea un vínculo con el calendario. DND: Muestra la funcionalidad de arrastrar y soltar. Imágenes y vistas previas de contactos asociados a una dirección de correo electrónico. Phone: Los números de teléfono en correos se mostraran para que se destacan los números de Skype y así llamar y/o agregar la libreta de direcciones. URL: Visualiza y vincula enlaces web (url). Ymemoticons: Muestra Emoticons (pequeñas figuras de emociones) similares a las de Yahoo en los correos electrónicos, estas están disponibles en la mensajería instantánea Página 20 de 22

21 Ejemplo nota StickyNotes Zimlet StickyNotes Zimlet zsugar (integración con SugarCRM) Zona Zimlets Zimlet propio desarrollado Página 21 de 22

22 13. Ayuda de Zimbra Y por último, recordar que puede encontrar toda la información detallada en la propia plataforma Zimbra, desde la utilidad Ayuda, en la parte superior derecha de la pantalla: Página 22 de 22