Proceso Administrativo

Transcripción

1 Proceso Administrativo

2 1 Sesión No. 10 Nombre: Dirección Objetivo El estudiante identificará la importancia de la fase de la dirección dentro del proceso administrativo, así como los problemas a los que se enfrenta un director dentro de la organización. Contextualización Te has preguntado: Cuál es la función de la dirección dentro de una organización? Parecería obvia la respuesta. No lo crees así? Es una función del proceso administrativo con su propio nivel de complejidad. Tiene que ver en gran parte con el comportamiento organizacional, tanto a nivel individual como de grupo. Los responsables, llámense líderes, administradores o directivos, deben saber la importancia de relacionarse con los empleados. Es básico para nuestra asignatura comprender este hecho. Por ser las relaciones humanas un asunto complejo, la administración se relaciona con otras áreas del conocimiento para tratar de entenderlo. Es el caso de la psicología que estudia la conducta de los individuos, su actitud, personalidad y motivación; son aspectos importantes en la dirección de la organización. Por ejemplo, la motivación se relaciona con la forma de ejercer y

3 2 delegar la autoridad, la forma de asumir la responsabilidad; la influencia del líder y los resultados de una supervisión, entre otros. Con base en lo anterior, al finalizar la sesión el alumno explicará los factores que conforman la dirección. Introducción al Tema Hoy en día existen factores que influyen en las organizaciones a buscar el cambio, es el caso de la tecnología, las reglamentaciones, competencia, clientes más exigentes, calidad de los productos, servicios más eficientes, entre otros. Esto obliga a los responsables a realizar sus actividades de manera distinta, y en algunos casos a realizar cambios hacia el interior de la organización, que deriva en resultados positivos o negativos. La necesidad de transformarla se refleja en las soluciones administrativas tomadas. Es aquí donde los administradores, líderes o directivos, entran en acción; son sujetos que contribuyen a solucionar el problema dentro de las organizaciones, mediante la toma de decisiones, al elegir alternativas óptimas para alcanzar los objetivos y, delegando autoridad y responsabilidades a sus subordinados. Es a través de la comunicación que se transmite la información al personal para poner en

4 3 acción las decisiones tomadas, basadas en los planes establecidos. Esto influye en el comportamiento, actitudes y conductas que el personal toma para trabajar eficientemente. Su estudio es el objetivo de esta sesión. Explicación Definición y principios de dirección La función de dirigir implica influir en el comportamiento de los subordinados para que, con su labor, contribuyan en alcanzar las metas de la organización; esta etapa del proceso administrativo centrará su atención en la motivación para lograr un mejor desempeño en el trabajo. Se dice que la motivación es un estado psicológico que existe siempre que fuerzas internas, externas o ambas desencadenan, dirigen o mantienen comportamientos orientados a los objetivos (Hellriegel, 2002, p. 376). Motivar tiene distintas caras para su comprensión; pueden ser las necesidades, deseos o aspiraciones de alguien, sea de manera individual o grupal. Dentro de las organizaciones, los tomadores de decisiones, consideran esos aspectos subjetivos para influir en sus subordinados a realizar mejor las actividades en cualquier área de la organización, y de esa manera alcanzar las metas establecidas. El término dirección lo entendemos en una acepción amplia, englobando al conjunto de lo que suele denominarse dirección y mandos [ ] Este concepto suele aplicarse específicamente a los grupos organizados formalmente, de tal modo que las estructuras, subgrupos, comunicaciones, etc., se consideran formales en la medida en que tienen su origen y apoyo en la dirección. (Uriz, 1994, p. 173).

5 4 Autoridad y responsabilidad El mando está investido de autoridad, representando el poder institucional, un inconveniente es quién lo legitima. Se considera que un individuo tiene autoridad porque es reconocido y apoyado por el superior jerárquico, este enfoque es conocido como teoría de la autoridad formal; por otro lado, existen las teorías de la aceptación, reconoce la autoridad desde abajo, desde los subordinados. La autoridad en una organización es el derecho propio de un puesto (y por lo tanto de la persona que lo ocupa) a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas. Se trata, por supuesto, de un tipo de poder, pero el poder en el marco de una organización (Koontz, 1998, p. 302). Te has preguntado: El poder es compartido? Para responder analicemos un concepto que está muy de moda. El concepto empowerment ha cobrado importancia en la literatura de negocios en los últimos años. En su sentido más amplio empowerment significa compartir el poder con los demás, donde quienes tienen mucho poder incrementan el poder de quienes tienen menos poder. En términos organizacionales, ello significa que los que se encuentran en la parte alta de la estructura formal delegan más poder, en especial para tomar decisiones, a los que se encuentran más abajo en la estructura (Hitt, 2006, p. 360). Ahora veamos la relación entre autoridad y responsabilidad, que va muy de la mano con lo anterior. Muchas veces delegar autoridad a un subordinado con responsabilidad o sin ella trae consecuencias. El superior jerárquico no deja de

6 5 ser responsable, pero a quien se delega autoridad debe estar consciente que comparte esa responsabilidad. Toma de decisiones Un concepto que mantiene una relación estrecha con el de autoridad es la toma de decisiones. Todo tipo de organización funciona con personas que son dirigidas por un responsable de alcanzar las metas, llámese administrador, líder, directivo o dueño de la empresa. Cuando el responsable decide sobre alguna situación, dentro de la organización, debe delegar parte de la autoridad a sus subordinados para que se lleve a cabo. Para comprender el concepto es conveniente hacer la siguiente aclaración. La siguiente definición, en su primer parte, sólo refiere el significado en forma general. En cambio la toma de decisiones individuales nos da una definición más precisa y pragmática. La toma de decisiones organizacionales se define formalmente como el proceso de identificar y resolver problemas. El proceso contiene dos etapas principales. En la fase de identificación del problema se vigila la información sobre las condiciones ambientales y organizacionales, para determinar si el desempeño es satisfactorio y para diagnosticar la causa de las insuficiencias. La solución del problema tiene lugar cuando se consideran cursos alternativos de acción y se selecciona e implanta una opción. [ ] La toma de decisiones individuales puede describirse en dos formas. En primer lugar se halla el enfoque racional, que sugiere como los ejecutivos deben tratar de decidir. En el

7 6 segundo es la perspectiva de racionalidad limitada, que describe la forma en que las decisiones tienen que tomarse realmente, de acuerdo con severas restricciones de tiempo y recursos. El enfoque racional es un ideal que deben perseguir los ejecutivos (Daft, 2005, pp ). Comunicación y delegación Para la identificación del problema es necesario obtener la información del entorno, tanto interno como externo. Se debe responder a las condiciones imperantes en el mercado nacional e internacional, además tomar en cuenta aspectos tan importantes como las transformaciones económicas, políticas, sociales y tecnológicas. Los directivos, administradores o líderes que colaboren con sus colegas, subordinados y clientes, para interpretar los datos, tendrán información veraz para desarrollar estrategias que aseguren el éxito de la organización (Font, 1999, p. 73). La información es fundamental para establecer canales de comunicación. Al respecto, Robbins (2004, p. 285) establece que el proceso de comunicación está compuesto por siete partes: la fuente de la comunicación, codificación, mensaje, canal, 5) decodificación, 6) receptor y 7) retroalimentación.

8 7 Puede haber retroalimentación (cerrando el ciclo), o en su caso finaliza en quien recibe el mensaje. Comunicar es tarea del responsable quien trasmite información a los subordinados, estos la reciben y procesan a través de un ejercicio reflexivo, la comprenden y ponen en práctica. En alguna medida, todos los administradores reúnen información de otras organizaciones e instituciones. Por lo regular, se informan leyendo revistas y hablando con otras personas para enterarse de cambios en el gusto del público, planes de la competencia, etc. Mintzberg lo llamó papel de monitoreo. Los administradores también fungen como conductos para trasmitir información a los integrantes de la organización en su papel de difundidores. (Robbins, 2004, p. 5) Supervisión y liderazgo Un último aspecto que se debe analizar es la supervisión. Los partidarios de la administración científica destacan la especialización; sostienen que la experiencia es la única fuente de autoridad y que ningún supervisor puede ser experto en todas las tareas bajo su mando. Por tanto, el campo particular de especialización de cada supervisor debería convertirse en un área de autoridad. Esta solución se conoce como supervisión funcional, división del trabajo en que se asignan ocho supervisores a cada área laboral (Hellriegel, 2002, p. 50).

9 8 Es importante comprender lo anterior. La supervisión se relaciona con los conceptos líder, delegación, autoridad y responsabilidad. Supervisión significa vigilar las actividades de los subordinados, corregir y dar instrucciones para un mejor desempeño. El asunto es identificar qué ha cambiado la forma de hacerlo. Hoy en día, una buena selección del capital humano, su capacitación y la comunicación dan un sentido distinto a la supervisión. Hay un límite en el número de personas que los administradores pueden supervisar eficazmente y respecto de los cuales puede tomar decisiones. En cuanto rebasa este límite, la autoridad debe delegarse a los subordinados, quienes en consecuencia habrán de tomar decisiones en la tarea de los deberes que se les han asignado (Koontz, 1998, p. 341).

10 9 Conclusión Siguiendo el orden del programa, la función de dirección es la tercera etapa del proceso administrativo. Hoy en día ese orden ha sido ampliado por otras actividades, aunque se sigue respetando la propuesta original hecha por Fayol. Como se pudo apreciar, el estudio del comportamiento organizacional, como área de estudio especializada, es fundamental en esta etapa del proceso. La actitud de los individuos, su motivación, comportamiento, responsabilidad, autoridad del líder y comunicación con los demás, entre otros, son aspectos que se abordan desde distintos ángulos. Lo anterior, es de mucha ayuda para los responsables dentro de las organizaciones. Conocer qué motiva a los individuos a actuar de cierta manera, permitirá adecuar los procesos y la toma de decisiones. Para cerrar el estudio de las etapas del proceso administrativo, en la siguiente sesión daremos inicio al análisis del control como última etapa del proceso.

11 10 Para aprender más Qué papel juega el directivo, líder o administrador en la Dirección Estratégica frente a un mundo globalizado? Porras, S. y Morales, J. (2007) Colaboración en la Dirección Estratégica Cómo la gerencia moderna logra el éxito organizacional? Consultado el 27 de abril de 2013: Analiza el empowerment como nueva práctica organizacional Gallardo, A. y Zarur, A. (2010). Los nuevos usos de Taylor en el comportamiento humano. Consultado el 27 de abril de 2013:

12 11 Actividad de Aprendizaje Con base en lo aprendido en esta sesión y considerando la lectura del artículo Perspectivas para el desarrollo de la administración y retos para la dirección de las organizaciones, realiza lo que se te pide a continuación: En el blog que creaste en la sesión 4, abre una nueva entrada relacionada en la cual: a. Expliques las tres grandes variables de la función de dirección. b. Explica con tus propias palabras la siguiente cita: no es el entorno per se lo que cuenta, sino la capacidad de organización para hacer frente al mismo (para predecirlo, comprenderlo, enfrentarse con su diversidad y reaccionar rápidamente ante él) p. 150 c. Indica si estás de acuerdo o no con el contenido. Justifica tu respuesta. d. Explica qué importancia da el autor al concepto estrategia dentro de la organización. e. Finalmente, indica cuáles son los problemas que Scott indica, considerando la siguiente cita: en la organización existen diferentes problemas que afecta tanto a los actores que las conforman como a las organizaciones en sí y a los intereses que ella representa, precisa que para los actores individuales hay tres problemas comunes y recurrentes. Sube la liga de la entrada de tu blog dentro de un documento en PDF, con las indicaciones que establece la actividad. Esta actividad representa el 5% de tu calificación. Artículo a consultar: Castro, G. (2011). Perspectivas para el desarrollo de la administración y retos para la dirección de las organizaciones. Consultado el 27 de abril de 2013:

13 12 Bibliografía Hitt, M. (2004). Administración Estratégica: competitividad y conceptos de globalización. México: Thompson Learning. Daft, R. (2005).Teoría y diseño organizacional. México: Thomson. Hellriegel, D. (2002). Administración un enfoque basado en competencias. México: Thomson Learning. Koontz, H. y Weihrich, H. (1998). Administración una perspectiva global. México: McGraw Hill. Robbins, S. (2004). Comportamiento organizacional. México: Pearson Prentice Hall. Uriz, J. (1994). La subjetividad de la organización. España: Editorial Siglo XXI. Hemerografía Castro, G. (2011). Perspectivas para el desarrollo de la administración y retos para la dirección de las organizaciones. Universidad & Empresa, núm. 20, enero junio. Colombia: Universidad del Rosario. Gallardo, An. y Zarur, A. (2010). Los nuevos usos de Taylor en el comportamiento humano. Revista Gestión y Estrategia. México:

14 13 Universidad Autónoma Metropolitana Azcapotzalco, Núm. 38, julio diciembre. Porras, S. y Morales, J. (2007). Colaboración en la Dirección Estratégica Cómo la gerencia moderna logra el éxito organizacional? Revista Gestión y Estrategia. México: Universidad Autónoma Metropolitana Azcapotzalco, Núm. 32, julio diciembre.