PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS PRO-REC-CAL-002
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- Rosa Bustamante Santos
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1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE RECTORADO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS DICIEMBRE 2015
2 Pág.: 1/7 1. PROPÓSITO: Establecer pautas para definir los controles necesarios para la identificación, almacenamiento (protección y lugar), recuperación, retención (archivo activo/ archivo inactivo) y disposición de los registros que han sido determinados por la UMC como evidencia de su gestión. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todas las dependencias de la UMC. 3. RESPONSABLE: El líder de cada dependencia en conjunto con su equipo de trabajo, son responsables de la identificación, almacenamiento (protección y lugar), recuperación, retención (archivo o archivo inactivo) y disposición; generados como soporte de su gestión. 4. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 4.1 Los registros que se generan por la ejecución de cada uno de los procedimientos que se realizan en las distintas dependencias, se identificarán a través del nombre y número de formulario. La identificación estará compuesta por el código del registro, el código del formulario, la fecha y el número de cambio correspondiente. Ejemplo: Lista Maestra de Control de Registros REG-REC-CAL-016 Formulario: CAL-016 Fecha: 02/06/2014 Cambio: El personal que participa en los procedimientos debe cumplir con los lineamientos establecidos en el presente documento para la generación, manejo o custodia de los registros que se generen en el desempeño de sus actividades.
3 Pág.: 2/7 4.3 La identificación de los registros se realiza de acuerdo al Procedimiento Control de Documentos, considerando que un formulario se convierte en un registro cuando contiene datos que evidencian el trabajo realizado. 4.4 Cada dependencia será responsable de mantener actualizada la Lista Maestra de Control de Registros (CAL-016), para lo cual deberá definir el código y la descripción del documento de origen, el código y la descripción del registro, el responsable, la protección del registro, el lugar de almacenamiento, la recuperación, la retención tanto en archivo activo como la retención en archivo inactivo y la disposición de los mismos. 4.5 Los registros proporcionan evidencia objetiva sobre el funcionamiento del SGC, por lo tanto el responsable de dependencia debe asegurar el buen estado de los mismos, evitando el deterioro o daño por condiciones del medio ambiente en el sitio de archivo. 4.6 Para asegurar la permanente legibilidad de los registros, se debe evitar realizar cualquier tipo de enmendaduras, tachaduras, anotaciones, realces, dobleces, maltratos, entre otros, que pudieran dificultar su lectura. 4.7 El responsable de cada dependencia que requiera efectuar modificaciones necesarias a sus formularios, notifica a la Coordinación de Gestión de la Calidad a través de un memorando interno, los cambios para su actualización y divulgación, según directrices establecidas en el Procedimiento Control de Documentos (PRO- REC-CAL-001). 4.8 Los registros, ya sean físicos o digitales, deben ser completados de manera correcta y explícita por quien lo genera, de acuerdo al instructivo de llenado, y para el caso de los campos no utilizados, se deberá colocar no aplica.
4 Pág.: 3/7 4.9 El registro debe generarse en el momento que sucede la acción, dejando evidencia de su cumplimiento Los responsables de los registros digitales de cada subsistema deberán efectuar periódicamente respaldo de los mismos El responsable de la dependencia deberá describir en la Lista Maestra de Registros (CAL-016), la recuperación de los registros tanto físicos como digitales, de acuerdo a los campos de búsqueda más efectivos para su gestión, por ejemplo, estos pueden ser por código, nombre, orden cronológico, por fecha, por cliente, por correlativo, por orden alfabético, por proveedor, por número de cédula del usuario, por número de carnet, entre otros Las carpetas físicas o digitales donde se disponen los registros, deben estar debidamente identificadas y ordenadas con la finalidad de evitar errores y confusiones Los registros podrán ser eliminados del sistema de acuerdo a la disposición que haya establecido el responsable de la dependencia en la Lista Maestra de Control de Registros (CAL-016). En este sentido, se debe tener en cuenta los requerimientos legales para determinar el tiempo de retención de algunos registros Cuando se requiera la incorporación o modificación de un registro (formulario, folio, expediente, entre otros) a un procedimiento o instrucción de trabajo, el Responsable de la Dependencia deberá llenar en el registro de cambio del documento la incorporación o modificación, actualizar la lista maestra de control de registro y posteriormente notificar a través de memorando interno a la Coordinación de Gestión de la Calidad la adecuación del documento según lo dispuesto en el procedimiento Control de Documentos (PRO-REC-CAL-001).
5 Pág.: 4/ La Coordinación de Gestión de la Calidad podrá incluir dentro del programa de auditoría interna la revisión de los registros a fin de verificar lo descrito en este procedimiento. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA 5.1. Determina la necesidad de mantener evidencia del cumplimiento de una actividad Verifica la existencia del Registro No existe: Elabora la propuesta del formulario (Ir al paso 5.7) Existe: Llena o consolidada, según sea el caso, el registro, a fin de mantener evidencia de la ejecución de las actividades descritas en los procedimientos o instrucciones de trabajo Archiva el registro conforme a lo establecido en la lista maestra de control de registros (CAL-016) y garantiza su adecuada conservación Extrae el registro del archivo interno, en caso de ser necesario, de acuerdo al lugar de almacenamiento establecido en lista maestra de control de registros (CAL-016) Mantiene el registro en el lugar de almacenamiento por el tiempo establecido en la lista maestra de control de registros (CAL-016) Dispone de los registros conforme a lo establecido en la lista maestra de control de registros (CAL-016) (Fin del procedimiento) (Viene del paso 5.2.1) Asigna codificación al formulario, conforme al último número descrito en la lista maestra de control de registros (CAL-016) Incluye en el registro de cambio del documento la incorporación del formulario Incorpora en la lista maestra de control de registros (CAL-016), el código y la descripción del documento de origen, el código y la descripción de la identificación del registro, el responsable, la protección y el lugar correspondiente al almacenamiento del registro, la recuperación del registro, el tiempo de retención del
6 Pág.: 5/7 registro tanto en archivo activo como en el inactivo y la disposición final que tendrá el registro Elabora memorando interno dirigido a la Coordinación de Gestión de la Calidad, para notificar los cambios realizados Envía a la Coordinación de Gestión de la Calidad, memorando interno en conjunto el formulario, la lista maestra de control de registros (CAL-016) y, de ser el caso el manual, en digital. COORDINACIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Recibe por parte del Responsable de la Dependencia, memorando interno en conjunto con el formulario, la lista maestra de control de registros (CAL-016) y, de ser el caso el manual, en digital Verifica que el formulario, la lista maestra de control de registros (CAL-016) y, de ser el caso el manual, cumplan con los lineamientos establecidos por el Sistema de Gestión de la Calidad No Cumple: Realiza las observaciones que hubiere a lugar y posteriormente elabora memorando interno para informar al Responsable de la Dependencia la inconsistencia detectada a los fines que se adecue el formulario Cumple: Elabora memorando interno con la finalidad de entregar el ejemplar del formulario (en digital) controlado al Responsable de la Dependencia Registra la información correspondiente en la lista de distribución de documentos controlados (CAL-004) Entrega memorando interno en conjunto con la copia controlada del formulario en formato digital, al Responsable de la Dependencia Solicita al Responsable de la Dependencia que coloque su firma autógrafa y fecha de recepción del documento, en la lista de distribución de documentos controlados (CAL-004), con la finalidad de llevar un adecuado control de la distribución de los mismos.
7 Pág.: 6/ Archiva la lista de distribución de documentos controlados (CAL-004) para su control interno (Fin del procedimiento). 6. DEFINICIONES: 6.1 Archivos activos: Corresponde al archivo que se mantiene a disposición y resguardo de la unidad que lo genera. 6.2 Archivos inactivos: Comprende aquel que ha superado el tiempo de vigencia como archivo activo. 6.3 Documento: Información y su medio de soporte. 6.4 Formulario: Es un documento preestablecido impreso o digital, donde se registra información relacionada con una actividad o procedimiento y que facilita la recolección de información clave. Una vez diligenciado se convierte en un registro. 6.5 Información: Datos que poseen significado. 6.6 Registro: Documento que proporciona resultados encontrados, o evidencia de actividades efectuadas. 6.7 Respaldo informático: Corresponde al resguardo de todos los archivos digitales, base de datos y/o programas. 6.8 SGC: 7. REFERENCIAS: 7.1 Manual de Gestión de la Calidad. 7.2 Normas ISO PRO-REC-CAL-001: Procedimiento Control de los Documentos. 8. REGISTROS: 8.1 REG-REC-CAL-016: Lista Maestra de Control de Registros.
8 Pág.: 7/7 9. REGISTRO DEL CAMBIOS: Ubicación del cambio Secc./Pág. Naturaleza del Cambio Fecha del Cambio Nº de cambio. N/A Nuevo Documento Secc.3 Secc. 8 Secc. 1, 2, 3, 4, 6 y 7 completa pág. todas Secc , 4 y 5 Pág.1 Secc Pág. 2 Todo el documento Sección 4 y 5 Sección 4 y 5. Formulario Lista Maestra de Control de Registros Identificación, clasificación, protección, recuperación y numeral (f) Inclusión de Registro de Cambios Cambio del Anexo A de los registros que han sido determinados por la UMC, necesarios para asegurar la planificación eficaz, Procedimiento, Definiciones y referencias. Anexo A y Lista Maestra de Control de Registros Formulario 016 CAL. Eliminación de la Nota al pie de página. Eliminación de oración, inclusión de Es documento controlado Cambio de nombre de Manual de Sistema Operativo para Manual de Normas y Procedimientos. Inclusión de del mismo modo deberá notificar dichos cambios a la Coordinación del para su actualización y divulgación. Cambio de la codificación del Formulario 016 CAL a Formulario: CAL-016 Se modificó el procedimiento, se agregó las normas y se actualizó el formulario lista maestra de registros. Se modificó las normas y la descripción del procedimiento Se modificaron el propósito, el alcance, el responsable, las normas, la descripción del procedimiento y el formulario CAL-016, a fin de establecer parámetros claros y precisos para la recuperación de los registros tanto físicos como digitales /06/ /12/ /12/
9 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE RECTORADO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD LISTA MAESTRA DE CONTROL DE REGISTROS REG-REC-CAL-016 Formulario: CAL-016 Fecha: 01/12//2015 Cambio: 07 (1) Pág:1/n (2) DEPENDENCIA: (3)ACTUALIZADO POR: (4) FECHA DE ACTUALIZACIÓN: DOCUMENTO DE ORIGEN (5) CÓDIGO (6) DESCRIPCIÓN IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO (7) CÓDIGO (8) DESCRIPCIÓN (9) RESPONSABLE ALMACENAMIENTO (10) PROTECCIÓN (11) LUGAR (12) RECUPERACIÓN (13) ARCHIVO ACTIVO RETENCIÓN (14) ARCHIVO INACTIVO (15) DISPOSICIÓN
10 INSTRUCTIVO DE LLENADO LISTA MAESTRA DE CONTROL DE REGISTROS FORMULARIO: CAL-016 A. Objetivo: Proporcionar evidencia del control de los registros, como resultado de la gestión de cada dependencia que conforma el sistema de gestión de la calidad de la UMC. B. Instrucciones para el registro de la información: 1. Pág. N : Coloque el número de página que se genera de la lista maestra de control de registros. Ejemplo: 1/3 2. Dependencia: Coloque la denominación de la dependencia que corresponda. 3. Actualizado por: Coloque nombre y apellido de la persona que actualiza la lista maestra de control de registros. 4. Fecha de actualización: Coloque día, mes y año en que actualiza la lista maestra de control de registros. Documento de origen 5. Código: Coloque el código del procedimiento, instrucción de trabajo, o de ser el caso la clausula de la norma ISO 9001: la versión que corresponda, que justifica el registro (Ej. ). 6. Descripción: Escriba la denominación del procedimiento, instrucción de trabajo, o de ser el caso la norma ISO 9001: la versión que corresponda (Ej. Procedimiento de Control de Registros). Identificación del registro 7. Código: Coloque el código que identifica al registro (Ej. REG-REC-CAL-016). 8. Descripción: Coloque la denominación del registro (Ej. Lista Maestra de Control de Registros). 9. Responsable: Coloque el cargo del responsable de la dependencia / Equipo de trabajo de la dependencia (Ej. Coordinador de Gestión de la Calidad / Equipo de la Coordinación de Gestión de la Calidad). Almacenamiento 10. Protección: Coloque el tipo de protección que tendrá el registro (Ej. Carpeta física Lista de Asistencia). 11. Lugar: Coloque la ubicación que tendrá el registro (Ej. Biblioteca de la Coordinación de Gestión de la Calidad). 12. Recuperación: Coloque el tipo de recuperación de acuerdo a los campos de búsqueda más efectivos para su gestión (Ej. por fecha, por orden cronológico, por cliente, por correlativo, por orden alfabético, por proveedor, por número de cédula del usuario, por número de carnet, entre otros). Retención 13. Archivo activo: Coloque el lapso establecido para la retención del registro en archivo activo (Ej. 1 año). 14. Archivo inactivo: Coloque el lapso establecido para la retención del registro en archivo inactivo (Ej. 2 años). 15. Disposición: Coloque la disposición final que tendrá el registro al momento de cumplir el lapso establecido para su almacenamiento en el archivo activo o en el archivo inactivo (Ej. Permanente o Destrucción).
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