LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL.

Transcripción

1 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL. NOVIEMBRE, 2011

2 EN BASE A LAS OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL Y EN ESPECÍFICO AL APARTADO SÉPTIMO TRANSITORIO DE LOS MISMOS; PRESENTAMOS LA INFORMACIÓN ACTUALIZADA QUE DA CUMPLIMIENTO A ESTE PUNTO: A) INFORME SITUACIONAL B) CALENDARIO INSTITUCIONAL DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

3 JUSTIFICACIÓN CONFORME A LA REVISIÓN DE LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS EN EL INFORME Y CALENDARIO INSTITUCIONAL INICIAL DE OBLIGACIONES, Y CON BASE EN EL ARTÍCULO SÉPTIMO TRANSITORIO DE LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL; SE REALIZA UNA ACTUALIZACIÓN DE LOS MISMOS CONSIDERANDO EL MODELO ESTABLECIDO E IMPLEMENTADO DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS; ADICIONAL A CONTAR CON LOS CAMBIOS EN LA ESTRUCTURA QUE IMPACTAN EN LAS ÁREAS RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES.

4 A) INFORME SITUACIONAL INFORME DE LA SITUACIÓN QUE GUARDA EL CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL, EN NACIONAL FINANCIERA S.N.C.

5 Cumplimiento Obligaciones Coordinación General de Archivos Obligaciones y Cumplimiento 2004 Nombramientos y Designaciones Creación de : Cuadro General de Clasificación Catálogo de Disposición Documental Calendario Institucional e Informe Situacional Guia Simple de Archivos Inventario General Designaciones Director General Coordinador de Archivos Responsables de Archivos de Trámite Responsable de Archivo de Concentración Presentación de Lineamientos Presentación de Estrategias Levantamiento de información Verificación de Acervos Análisis de información Creación de Productos Designación de Enlaces por Dirección General Adjunta y de Responsables de Archivos de Trámite por Unidad Administrativa (Dirección de Área) Responsable de Archivo Histórico

6 Obligaciones / Instrumentos Coordinación General de Archivos Obligaciones y Cumplimiento 2004 Cumplimiento 29 oct. 31 dic. 30 nov. Octubre Cuadro General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental El Fondo Nacional Financiera, S.N.C., creó estos instrumentos de Consulta y Control Archivístico, basado en las atribuciones y funciones de la Institución, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Noviembre Calendario Institucional Informe de Cumplimiento Se cumplió lo establecido en el artículo séptimo transitorio de los Lineamientos, calendarizando las actividades realizadas y los compromisos a llevar a cabo dentro de los siguientes ejercicios. Diciembre Inventario General de Series Documentales anteriores al 12 de junio de 2003 Se elaboró el Inventario General por Series Documentales, en base a las series reportadas por cada Unidad Administrativa en base a sus funciones y atribuciones, describiendo el contenido documental de las mismas. NOTA: LA ACTUALIZACIÓN DE DICHOS INSTRUMENTOS SE LLEVA A CABO EN FORMA PERMANENTE Y CONFORME A LAS FECHAS ESTABLECIDAS EN LOS LINEAMIENTOS.

7 Obligaciones / Instrumentos Coordinación General de Archivos Obligaciones y Cumplimiento 2005 Cumplimiento 31 dic. Enero Guía Simple de Archivo La Guía Simple es el instrumento de Nafin que describe los acervos documentales de las Unidades Administrativas y los datos generales de los Reponsables de Archivo de Trámite designados; dicha guía se publicó en el portal Institucional el 31 de diciembre de 2004, en cumplimiento con el Lineamiento cuarto transitorio. Febrero Enero Catálogo de Disposición Documental Actualizado en soporte electrónico Inventario General de Expedientes a partir del 12 de junio de 2003 a la fecha En proceso 28 feb. Se entregó al Archivo General de la Nación (AGN) el Catálogo de Disposición Documental de la Institución conforme lo establecido en los Lineamientos y Guía publicada por el AGN. Actualmente se encuentra en proceso de elaboración el Inventario General por Expedientes de la Institución, conforme a las estrategias y plan de trabajo establecido en la Institución. NOTA: LA ACTUALIZACIÓN DE DICHOS INSTRUMENTOS SE LLEVA A CABO EN FORMA PERMANENTE Y CONFORME A LAS FECHAS ESTABLECIDAS EN LOS LINEAMIENTOS.

8 Conformación del Sistema Integral de Archivos Diseño y conformación del Sistema Integral de Archivos que controlara todo el ciclo vital del documento

9 Informe 2011 Cumplimiento de la LFTAIPG La Institución cumplió con las obligaciones que imponen la LFTAIPG y su Reglamento, así como los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal y su Calendario de Organización de Archivos. Destacan por el valor que añaden a la organización y conservación de la documentación institucional, los siguientes logros: Actualización del Inventario General por Expedientes. Rediseño de flujos documentales. Programa de Transferencias. Rediseño de Depuración de Archivos Programa de Digitalización. Conformación del Archivo Central. Atención y Capacitación a Unidades Administrativas. Programa de valoración y dictaminación de bajas de archivo. Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG) En continuidad con el esquema de operación con la CONALITEG, se ha donado durante el año papel archivo por 47.7 toneladas.

10 B) CALENDARIO DE ORGANIZACIÓN CALENDARIO DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES B1) Elaboración de Criterios, Políticas y Manual de Procedimientos Archivísticos B2) Organización de Archivos de Trámite B3) Organización del Archivo de Concentración B4) Organización del Archivo Histórico

11 Calendario de Organización B1) Elaboración de Criterios, Políticas y Manual de Procedimientos Archivísticos ACTIVIDAD ÁREA RESPONSABLE PRODUCTO TOTAL PROGRAMADO PROGRAMA OBSERVACIONES 1 Elaboración de Criterios Específicos para la Organización de Archivos Criterios Específicos 1 X X X X X X X X 2 Elaboración del Manual de Procedimientos Archivísticos Institucional (Archivo de Trámite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico) Coordinación General de Archivos Manual Operativo de Calidad 1 X X X X X X X Manual de Archivo Histórico, Una vez Implementado

12 Calendario de Organización B2) Organización de Archivos de Trámite ACTIVIDAD PROGRAMA ÁREA RESPONSABLE PRODUCTO TOTAL PROGRAMADO OBSERVACIONES Impartir cursos de Organización y Conservación de Archivos a los Enlaces, Responsables de Archivos de Trámite y personal en general Coordinación General de Archivos Cursos D/N X X X X X X X 2 3 Organización física de los Archivos de Trámite, integrando expedientes conforme a series documentales Elaboración de portadas y cejas de expedientes conforme a serie y clave de clasificación documental Unidades Administrativas y Responsables de Archivos de Trámite designados Inventario General por Expedientes actualizado Expedientes identificados e integrados Acervos documentales de las Unidades Administrativas en su totalidad X X X X X X X X X X X X X X Actividad Permanente Actividad evaluada Cada Año 4 Elaboración del Inventario General por Expedientes de cada Archivo de Trámite Inventario General por Expedientes X X X X X X X D/N = DE ACUERDO A NECESIDADES

13 Calendario de Organización B3) Organización del Archivo de Concentración ACTIVIDAD ÁREA RESPONSABLE PRODUCTO TOTAL PROGRAMADO PROGRAMA OBSERVACIONES 1 Rediseño del espacio físico, colocación de estantería y adaptación de sistemas de seguridad Dirección de Adquisiciones y Servicios Espacio Físico 1 X X X X X X X Inicio en Elaboración del Inventario General del Archivo de Concentración Coordinación General de Archivos y Archivo de Concentración Inventario General 1 X X X X X X X Se evaluará cada año 3 Transferencias Primarias al Archivo de Concentración Responsables de Archivos de Trámite designados Transferencias Documentales Archivos que cumplen su periodo de guarda X X X X X X X Inicio en 2006

14 Calendario de Organización B4) Organización del Archivo Histórico ACTIVIDAD ÁREA RESPONSABLE PRODUCTO TOTAL PROGRAMADO PROGRAMA OBSERVACIONES 1 Rediseño específico del espacio físico, colocación de estantería y adaptación de sistemas de seguridad Dirección de Adquisiciones y Servicios Espacio Físico Específico 1 X X X X X X X Inicio en Elaboración del Inventario General del Archivo Histórico Coordinación General de Archivos y Archivo Histórico Inventario General por Expedientes 1 X X X Cuando se generen Transferencias Secundarias