PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DE CUPOS Y/O PERIODICIDAD DE LA ADMISIÓN

Transcripción

1 Página 1 de 19 Revisó: Profesional Vicerrectoría Académica Profesional Planeación Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Abril 15 de 2011 Resolución. 579 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades que se deben realizar para la modificación de los cupos y/o periodicidad de la admisión de un programa académico y, su correspondiente reporte y autorización, de ser requisito, por el Ministerio de Educación Nacional. Comprende desde la definición de los responsables de la elaboración de la propuesta de modificación de los cupos y/o periodicidad de la admisión, hasta la autorización de la modificación; rige para los programas técnicos, tecnológicos, profesionales universitarios, especializaciones, especializaciones médico-quirúrgicas, maestrías y doctorados. rige para los programas que realicen esta modificación como parte de un proceso de reforma curricular. NORMATIVIDAD rmatividad Externa Ley 1188 de abril 25 de 2008 (Por la cual se regula el Registro Calificado de Programas de Educación Superior y se dictan otras disposiciones). Decreto 1295 de abril 20 de 2010 del MEN (Por el cual se reglamenta el registro calificado de que trata la Ley 1188 de 2008 y la oferta y desarrollo de programas académicos de educación superior). Resoluciones del MEN en las cuales se definen las características especificas de calidad para los programas académicos de educación superior. rmatividad Interna Acuerdo Académico. 225 de 2010 (Por el cuál se establecen los lineamientos para la creación, modificación, reforma y extensión de los programas académicos). DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS MEN: Ministerio de Educación Nacional. SIA: stema de Información Académica. CONACES: Comisión Nacional de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior.

2 Página 2 de 19 CONSIDERACIONES Los programas del área de salud deberán recopilar y elaborar los documentos que permitan verificar la relación docencia servicio, lo cuales deberán estar disponibles al momento de reportar la modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión: Convenios vigentes Concepto favorable de los escenarios de práctica Certificaciones de cupos Solicitud de cambio de cupos, si se requiere. Al ser la UIS una universidad acreditada, el MEN podrá autorizar la modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión de los programas académicos de pregrado, especialización, especialización médico-quirúrgica y maestría sin necesidad de adelantar la evaluación por parte de CONACES (actividades 37 a 44). La Vicerrectoría Académica, CEDEDUIS y Planeación brindan la asesoría y el acompañamiento que las unidades académicas requieran.

3 Página 3 de 19 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO 1. Define responsables, programación de actividades y recursos. 1. Define los responsables de realizar la propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión, los cuales estarán encargados de hacer la programación de las actividades y los recursos necesarios ya sean físicos, humanos o tecnológicos. Consejo de Escuela, de Programas, o de Sede, según sea el caso 2. Elabora la propuesta 2. Elabora la propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión al programa. Acuerdo Académico. 225 de Artículo 24, numeral 1. Propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión. 3. Estudia la propuesta en primera instancia. 3. Estudia la propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión y realiza las observaciones que considere pertinentes. Consejo de Escuela, de Programas o de Sede, según sea el caso Devuelve la propuesta con observaciones? 4. Realiza ajustes a la propuesta 4. Realiza los ajustes correspondientes a partir de las observaciones recibidas. 1

4 1 Página 4 de Emite concepto favorable 5. Emite concepto favorable a la propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión del programa. Consejo de Escuela, de Programas o de Sede, según sea el caso Acta Consejo de Escuela, de Programas, o de Sede, según sea el caso Propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión. 6. Estudia la propuesta en segunda instancia 6. Estudia la propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión del programa. Consejo de Facultad o de Instituto, según sea el caso Devuelve la propuesta con observaciones? 7. Realiza ajustes a la propuesta 7. Realiza los ajustes correspondientes a partir de las observaciones recibidas. 8. Emite concepto favorable 8. Emite concepto favorable a la propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión del programa. Consejo de Facultad o de Instituto, según sea el caso 2

5 Página 5 de 19 2 Acta Consejo de Facultad o de Instituto, según sea el caso Acta Consejo de Escuela, de Programas, o de Sede según sea el caso Propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión. 9. Remite a Planeación copias de la documentación 9. Remite a Planeación dos copias de la propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión así como copia de las actas de los consejos donde se registró el estudio o concepto favorable de la modificación. Planeación se encargará de enviar una copia para concepto del CEDEDUIS. planeación lo considera conveniente puede solicitar concepto sobre algún o algunos elementos de la propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión a otras unidades académicas o administrativas Director de Escuela, Coordinador de Programa o de Sede, según sea el caso 10.Revisa y verifica la propuesta Cumple la propuesta con los requisitos? 10. Revisa y verifica la propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión del programa. Profesional de Planeación Director de CEDEDUIS Acuerdo Académico. 225 de Artículo 25, numeral 5 y Realiza ajustes a la propuesta 11. Realiza los ajustes correspondientes de acuerdo a las observaciones de Planeación y/o CEDEDUIS. 3

6 3 Página 6 de Emite concepto 12. Emite concepto debidamente sustentado sobre la viabilidad de la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión. Director de Planeación B 13. Remite a Secretaría General la documentación 13. Remite a Secretaría General para su discusión por el Consejo Académico: la propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión, los conceptos de Planeación y CEDEDUIS y copia de las actas de los Consejos donde se registró el análisis o concepto favorable de la modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión al programa. Director de Planeación Concepto de Planeación Concepto de CEDEDUIS Acta Consejo de Facultad o de Instituto, según sea el caso Acta Consejo de Escuela, de Programas, o de Sede según sea el caso Propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión. 14. Estudia la propuesta y la documentación La propuesta es aprobada? A Pág Estudia la propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión, del programa. En el acta del Consejo Académico se registra las conclusiones de la discusión y si la propuesta fue: aprobada, aprobada con condiciones, devuelta para modificaciones, o rechazada. Consejo Académico Acuerdo Académico. 225 de Artículo 25, numeral 8. 4

7 4 Página 7 de 19 La propuesta es rechazada? 15. Comunica la decisión 15. Comunica que la propuesta fue rechazada por el Consejo Académico a la Unidad Académica Secretaría General Comunicación FIN 16. Realiza las modificaciones a la propuessta 16. Realiza las modificaciones correspondientes según las observaciones del Consejo Académico. 17. Verifica la realización de modificaciones 17. Verifica la realización de las modificaciones a la propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión. Profesional de Planeación Director de CEDEDUIS Se realizaron todas las modificaciones? B Pág Ajusta la propuesta 18. Ajusta la propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión, de acuerdo con las observaciones de Planeación y/o CEDEDUIS. A Es aprobada con condiciones? C Pág.9 5

8 5 Página 8 de Realiza los ajustes a la propuesta 19. Realiza el ajuste a la propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión de acuerdo a las observaciones del Consejo Académico para que corresponda a lo aprobado. 20. Verifica la realización de los ajustes 20. Verifica la realización de los ajustes solicitados por el Consejo Académico. Profesional de Planeación Se atienden las observaciones del Consejo Académico? 21. Ajusta la propuesta 21. Ajusta la propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión de acuerdo con las observaciones de Planeación. 22. Remite a Secretaría General la documentación 22. Remite a Secretaría General la documentación. Director de Planeación 6

9 Página 9 de 19 6 C 23. Elabora Acuerdo de aprobación 23. Elabora el Acuerdo de aprobación de la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión al programa académico. Secretaría General Acuerdo del Consejo Académico Acta del Consejo Académico Concepto de Planeación Concepto de CEDEDUIS Acta Consejo de Facultad o de Instituto, según sea el caso Acta Consejo de Escuela, de Programas, o de Sede según sea el caso Propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión. 24. Pide el diligenciamiento del formulario y la información necesaria 24. Solicita el diligenciamiento del formulario establecido para reportar la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión. Profesional de la Vicerrectoría Académica Acuerdo Académico. 225 de 2010, artículo 25, numeral Diligencia el formulario y recopila la información. 25. Diligencia el formulario establecido para reportar la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión, con base en la propuesta de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión, y recopila la información. 7

10 7 Página 10 de Revisa la información para reportar la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión 26. Revisa que la información esté completa, así cómo el correcto diligenciamiento del formulario para reportar la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión. Profesional de la Vicerrectoría Académica Es correcto el diligenciamiento del formulario y/o la información está completa? 27. Corrige los formatos y/o completa la información 27. Corrige el formulario de acuerdo con las observaciones de la Vicerrectoría Académica y/o completa la información. 28. Registra la información en el sistema de información del MEN 28. Registra la información en el sistema de información del MEN. Profesional de la Vicerrectoría Académica 29. Reporta la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión. 29. Reporta la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión al MEN. 30. Revisa la información remitida 30. Revisa la información remitida para la modificación de cupos y/o la periodicidad de la admisión. MEN 8

11 8 Página 11 de 19 Devuelve, el MEN, la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión por falta de completitud en la información? D Pág Analiza la solicitud y la remite a la Unidad Académica 31. Analiza las observaciones de la devolución y las remite a la Unidad Académica, junto con las orientaciones y el procedimiento a seguir para atender las observaciones. 32. Elabora el documento de respuesta a la devolución por completitud. 32. Elabora documento dando respuesta a las observaciones del MEN. Documento de respuesta a la devolución por completitud 9

12 9 Página 12 de Revisa y verifica el documento de respuesta a la devolución por completitud 33. Revisa y verifica que el documento de respuesta a la devolución por completitud atienda las observaciones del MEN. Según el procedimiento establecido en la actividad 31 Se da respuesta a las observaciones del MEN? 34. Ajusta el documento de respuesta a la devolución por completitud. 34. Ajusta el documento de respuesta a la devolución por completitud de acuerdo con las observaciones. 35. Envía documento de respuesta a la devolución por completitud. 35. Envía el documento de respuesta a la devolución por completitud al MEN. 36. Estudia si se requiere aprobación 36. Estudia si la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión requiere aprobación. MEN Decreto de 2010, artículo 42 10

13 10 Página 13 de 19 D Requiere autorización del MEN la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión E Pág Estudia la solicitud de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión. 37. Estudia la solicitud de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión y determina si requiere información complementaria para hacer la evaluación. CONACES Requiere información complementaria para hacer la evaluación? F Pág Solicita información complementaria 38. Solicita información complementaria MEN 39. Analiza la solicitud y la remite a la Unidad Académica 40. Elabora el documento de respuesta a solicitud de información complementaria. 39. Analiza la solicitud de información complementaria y la remite a la Unidad Académica, junto con las orientaciones y el procedimiento a seguir. 40. Elabora documento dando respuesta a la solicitud de información complementaria. 11

14 11 Página 14 de 19 Documento de respuesta a solicitud de información complementaria 41. Revisa y verifica el documento de respuesta a la solicitud de información complementaria 41. Revisa y verifica el documento de respuesta a la solicitud de información complementaria. Según el procedimiento establecido en la actividad 39 Se da respuesta a los requerimientos de CONACES? 42. Ajusta el documento de respuesta a solicitud de información complementaria 42. Ajusta el documento de respuesta a solicitud de información complementaria de acuerdo con los requerimientos. 43. Envía documento de respuesta a la solicitud de información complementaria 43. Envía el documento de respuesta a la solicitud de información complementaria al MEN. F 44. Evalúa las condiciones de calidad 44. Evalúa que la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión cumpla con las condiciones de calidad. CONACES 45. Emite resolución 45. Emite resolución que autoriza o no la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión. MEN 12

15 12 Página 15 de 19 Resolución del MEN 46. Remite resolución a la Unidad Académica 46. Remite resolución a la Unidad Académica, Decanatura o Dirección del IPRED, y Planeación. Autorizaron la modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión? E Pág Estudia la resolución 47. Estudia la resolución que no autoriza la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión y se decide el procedimiento a seguir. Decano o subdirector académico del Instituto, según sea el caso Se interpondrá recurso de reposición? G Pág Elabora recurso de reposición 48. Elabora recurso de reposición. Recurso de reposición 13

16 13 Página 16 de Revisa el recurso de reposición 49. Revisa que el recurso de reposición de respuesta a las causas que generaron la emisión de una resolución que no autoriza la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión. Según el procedimiento establecido en la actividad 47 El recurso de reposición da respuesta a la resolución que no autorizó la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión? 50. Ajusta el recurso de reposición 50. Ajusta el recurso de reposición de acuerdo con las observaciones. 51. Remite recurso de reposición 51. Remite recurso de reposición al MEN. 52. Estudia el recurso de reposición y emite concepto 52. Estudia el recurso de reposición y emite concepto. CONACES 14

17 14 Página 17 de 19 Aprueba la modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión? G 53. tifica que la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión no fue autorizada 53. tifica a la Unidad Académica y a la Dirección de admisiones y Registro Académico que la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión no fue autorizada por el MEN. FIN 54. Emite resolución 54. Emite resolución que autoriza la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión. MEN Resolución del MEN 55. Remite resolución a la Unidad Académica 55. Remite resolución a la Unidad Académica, Decanatura o Dirección del IPRED, y Planeación 15

18 15 Página 18 de 19 E 56. Autoriza registrar en el SIA la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión. 56. Autoriza introducir en el SIA la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión, quedando habilitado como insumo para los Procesos de Formación y Admisiones y Registro Académico. 57. Registra la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión aprobada en el sistema 57. Registra la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión que fue aprobado en el sistema. Dirección de Admisiones y Registro Académico FIN

19 Página 19 de 19 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Abril 15 de 2011 Creación del Documento 02 Febrero 06 de 2015 En las consideraciones se corrigió el MEN podrá autorizar la modificación del plan de estudios de los programas académicos de pregrado, especialización, especialización médico-quirúrgica y maestría sin necesidad de adelantar la evaluación por parte de CONACES (actividades 34 a 39) por el MEN podrá autorizar la modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión de los programas académicos de pregrado, especialización, especialización médico-quirúrgica y maestría sin necesidad de adelantar la evaluación por parte de CONACES (actividades 37 a 44). Se corrigió la descripción de la actividad 30, lo cual implicó cambiar Revisa la información remitida para la solicitud de registro calificado por Revisa la información remitida para la modificación de cupos y/o la periodicidad de la admisión. Se corrigió la descripción de la actividad 37, lo cual implicó cambiar Estudia la solicitud de registro calificado y determina si requiere información complementaria para hacer la evaluación por Estudia la solicitud de modificación de cupos y/o periodicidad de la admisión y determina si requiere información complementaria para hacer la evaluación. Se corrigió la descripción de la actividad 39, lo cual implicó cambiar Analiza las observaciones de la devolución y las remite a la Unidad Académica, junto con las orientaciones y el procedimiento a seguir para atender las observaciones por Analiza la solicitud de información complementaria y la remite a la Unidad Académica, junto con las orientaciones y el procedimiento a seguir. Se corrigió la descripción de la actividad 40, lo cual implicó cambiar Elabora documento dando respuesta a las observaciones del MEN por Elabora documento dando respuesta a la solicitud de información complementaria. Se corrigió la descripción de la actividad 57, lo cual implicó cambiar Registra el plan de estudios que fue aprobado en el sistema por Registra la modificación de los cupos y/o la periodicidad de la admisión que fue aprobado en el sistema.