Código: P-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 09 Página: 1 de 11 Fecha de emisión: 27 de mayo de 2007 Fecha de modificación: 15 de marzo de 2016

Transcripción

1 Código: P-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 09 Página: 1 de OBJETIVO Implementar la metodología para identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener y disponer los registros que forman parte del Sistema de Gestión (SG) de la Universidad Autónoma de Yucatán (UADY). 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el control de los registros electrónicos y/o físicos, derivados de las actividades y/o procesos que integran el SG de la UADY. 3. POLÍTICAS 3.1 El presente procedimiento está conforme a lo establecido en la normas ISO 9001:2008 en la cláusula e ISO 14001:2004 en la cláusula Control de registros. 3.2 Durante la generación de los registros, no deben hacerse modificaciones a la estructura de los formatos. 3.3 Todos los campos de los formatos deberán contener la información requerida, evitando dejar espacios en blanco. Nota: En caso de dejar espacios vacíos se escribirá las siglas qué significa No Aplica o en su caso se cancelará con una línea diagonal. 3.4 Requisitar en el formato únicamente la información solicitada en los espacios disponibles. 3.5 Para el SGC el Documentos es el responsable de vigilar que la Lista Maestra de Formatos F-DGPLANEI-CC-04 se mantenga actualizada y para el SGA el Documentos es responsable de mantener actualizada la Lista Maestra de Formatos F-DGPLANEI- GA Todos los registros serán almacenados en forma impresa o electrónica, de manera que se preserven y se asegure la legibilidad de los mismos, según lo establecido en el control de registros del procedimiento. 3.7 Todos los formatos deben identificarse mediante un código y nivel de revisión, ejemplo: F-DGPLANEI-CC-47/REV:00. Nota: Los registros que por su naturaleza no contengan código, deberán identificarse haciendo referencia únicamente con su nombre, por ejemplo aquellos generados mediante un sistema informático o los externos. 3.8 El Documentos es el responsable de la publicación de los formatos en el sitio web del SGC y SGA. 3.9 Para asegurar la recuperación de los registros electrónicos se realizará un respaldo de la información conforme a las necesidades de cada dependencia El llenado de los formatos deberá ser en el momento de llevar a cabo la actividad en cuestión Para el uso eficiente del papel y ahorro de tinta, los registros que se requieran imprimir, podrán realizarse en papel reciclado, por ambas caras de la hoja o utilizar hojas de reuso cuando sea posible.

2 Código: P-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 09 Página: 2 de 11 Nota 1: En caso de que sea en hoja de reuso, cuidar que esta no tenga información confidencial del área y firmas. Por ejemplo: datos de usuarios, información contable, información legal. Nota 2: Cuando el formato lo permita, usar interlineado sencillo y letra pequeña pero legible. Nota 3: Si es posible, programar la impresora a modo de borrador. Nota 4: Todo papel impreso que haya terminado su tiempo de vida útil, podrá disponerse para ser reciclado.

3 Código: P-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 09 Página: 3 de DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Elaborador del formato documentos Administrador del sitio web Usuario del formato INICIO T1 Diseñar/modificar formato Establecer el control del registro T2 T3 Registrar formato en plataforma de seguimiento T4 T5 Archivar y proteger registros T6 Publicar formato Generar registro T7 Disponer registros FIN

4 Código: P-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 09 Página: 4 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Tarea Nombre de la tarea Responsable Descripción detallada de la actividad Registro T1 T2 T3 T4 Diseñar/modificar formato Establecer el control del registro Registrar formato en plataforma de seguimiento Publicar formato Elaborador del formato Elaborador del formato Elaborador del formato o Documentos Documentos/ Administrador del Sitio Web. 1.1 Diseña o modifica los formatos físicos y/o electrónicos que se emplearán para registrar las actividades que resulten de la operación de los procesos. Nota: En el caso de que no aplique un formato preestablecido físico y/o electrónico, definir otra manera de registrar la información. 1.2 Asigna código al formato a partir del número consecutivo siguiente en la Lista Maestra de Formatos de la plataforma de seguimiento. 2.1 Define al responsable de su protección, el lugar de almacenamiento, el tiempo de retención y la disposición del registro, dejándolo establecido en la sección Control de Registros del Formato para elaborar procedimientos y/o del Formato para instructivos.. Nota: En caso de registros de carácter legal o normativo, considerar el tiempo de retención indicado en los documentos externos correspondientes. 3.1 Registra la información correspondiente al formato y adjunta el archivo electrónico en la Lista Maestra de Formatos. Nota: En caso de que el registro lo realice el elaborador, el coordinador de documentos verificará en la plataforma de seguimiento el llenado correcto de los campos de la Lista Maestra de Formatos. Si detecta algún error le notificará al elaborador del formato para su corrección. 4.1 El documentos solicita al administrador del sitio web su actualización conforme a lo registrado en la plataforma de seguimiento. 4.2 El administrador del sitio web publica la actualización del formato interno. F-DGPLANEI-CC- 04 F-DGPLANEI-GA- 02 F-DGPLANEI- CC/GA-01 F-DGPLANEI- CC/GA-39 F-DGPLANEI-CC- 04 F-DGPLANEI-GA- 02

5 Código: P-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 09 Página: 5 de 11 T5 T6 T7 Generar registro Archivar y proteger registros Disponer registros Usuario del documento Elaborador del formato Elaborador del formato 4.3 El documentos informa al elaborador del formato que ya se realizó la actualización del sitio web, para que éste verifique que el cambio o alta se haya realizado satisfactoriamente. 4.4 El elaborador del formato verifica la correcta publicación, e informa al coordinador de documentos la conformidad o en su caso la existencia de algún error para su corrección. Nota: En caso de no existir retroalimentación por parte del elaborador, la publicación será considerada como oficial. 5.1 Genera el registro mediante el llenado del formato físico y/o electrónico, cuidando que la información esté completa y legible. 6.1 Archiva los registros físicos, de tal forma que se pueda tener acceso a ellos. 6.2 Asegura la protección de los registros considerando lo siguiente: Archiva los registros físicos en un lugar que tenga condiciones ambientales adecuadas, para protegerlos contra daño o deterioro y eviten su perdida Respalda la información contenida en los registros electrónicos conforme a las necesidades del área. 6.3 Mantiene disponibles los registros durante el tiempo establecido en cada procedimiento o instructivo del SG. 7.1 Finalizado el tiempo de retención de los registros procede a disponer de ellos según lo establecido en el control de registros.

6 Código: P-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 09 Página: 6 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Nombre del documento Lugar de almacenamiento MGA-DGPLANEI-GA-01 MGC-DGPLANEI-CC-01 L-DGPLANEI-CC/GA-02 Manual de Gestión Ambiental Manual de Gestión de Calidad Lineamientos para elaborar y modificar documentos del Sistema de Gestión Norma ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de calidad - Requisitos Norma ISO-14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental Requisitos con guía para su uso. Sitio web y plataforma de seguimiento. Sitio web y plataforma de seguimiento. Sitio web y plataforma de seguimiento. Plataforma de seguimiento. Plataforma de seguimiento. 7. CONTROL DE REGISTROS Código Nombre del registro Lugar de almacenamiento Responsable de su protección Tiempo de retención Disposición de los registros F-DGPLANEI- CC/GA-01 F-DGPLANEI-CC- 04 F-DGPLANEI-GA- 02 Formato para elaborar procedimientos Lista Maestra de Formatos Lista Maestra de Formatos Plataforma de seguimiento Plataforma de seguimiento Plataforma de seguimiento Documentos documentos documentos Permanente hasta su próxima revisión Permanente la versión vigente del registro Permanente la versión vigente del registro Se mantiene la versión obsoleta anterior Permanente la versión vigente del registro Permanente la versión vigente del registro

7 Código: P-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 09 Página: 7 de ENFOQUE A PROCESOS Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas Información para registrar las actividades que resulten de la operación de los procesos. Formatos Elaborador de formatos documentos Usuarios Registros internos y externos del SG Usuarios de los SG. Asegurar la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros. 9. GLOSARIO SIGLAS DGPLANEI: Dirección General de Planeación y Efectividad Institucional. MGA: Manual de Gestión Ambiental. MGC: Manual de Gestión de Calidad. : No aplica. SG: Sistema de Gestión. SGA: Sistemas de Gestión Ambiental. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. UADY: Universidad Autónoma de Yucatán DEFINICIONES Dependencia: Conjunto de áreas dentro del alcance del SG. Disposición de los registros: Destino final del registro una vez concluido el tiempo de retención, este puede ser archivo muerto, conservación del registro en archivo electrónico, destrucción u otro. Formato: Documento que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con información variable, puede ser en físico o electrónico (generado por un sistema informático).

8 Código: P-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 09 Página: 8 de 11 Plataforma de seguimiento: Para el SGC es la plataforma colaborativa (SharePoint) para administrar, controlar y dar seguimiento a la documentación, acciones correctivas, preventivas, de mejora y servicios no conformes. Para el SGA es la plataforma de seguimiento será definida por cada dependencia dentro del alcance. Procedimiento: Documento que establece la forma especificada para hacer una actividad o proceso. Registro: Evidencia documental del cumplimiento con lo establecido para la planificación, operación y control de los procesos y del SG. Responsable de área: Persona de mayor rango de un área determinada. Sistema de Gestión: Incluye el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Gestión Ambiental. Tiempo de retención: Tiempo en que el registro deberá permanecer disponible en el lugar de almacenamiento, para la realización de las actividades, prestación del servicio o para efectos de consulta, análisis de información, cumplimiento con normatividad aplicable, entre otros.

9 Código: P-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 09 Página: 9 de CONTROL DE REVISIONES Nivel de revisión Sección y/o página Todas las secciones Descripción de la modificación y mejora Se eliminó la tarea correspondiente a la marca horizontal en los registros. Se cambió el formato de numeración en todo el documento. En la política 3.10 se agregó el siguiente párrafo: ya sea en forma impresa o electrónica según lo definido en cada procedimiento. Se agregó plataforma de seguimiento. Se agregó la definición de plataforma de seguimiento. Fecha de modificación 8 de enero de 2008 Sección 5 Sección de enero de Sección 5 Se modificó la tarea de agosto de Sección 3 Sección 5 Sección 3 Sección 4 Sección 5 Sección 6 Sección 7 Sección 9 Todo el documento. Sección 1 y 2 Sección 3 Se modificó redacción de las políticas y se eliminó la política: Los espacios de los registros que no se utilicen deberán ser cancelados con una línea horizontal. Se agregó la tarea 1.4, se complementó la tarea 2.1, se eliminó la tarea 3.2 referente a la cancelación de espacios no utilizados en los formatos por medio de una línea horizontal y se modificaron las tareas 3.4 y 3.5. Se reestructuraron las políticas. Se modificó la estructura del diagrama Se modificó la tarea 1.2 a nota se agregó una nueva tarea 1.2; se agregó otro responsable a la tarea 2 y se eliminó la nota de la tarea 2.2; se agregó nueva tarea 3; se modificó la tarea 4; se cambió el responsable de la tarea 5 y 6; se modificó la tarea 5.2 a nota y se agregó el código de formato de procedimiento; se modificó la tarea 6.2 y 6.3 a nota; se fusionaron la tarea 6 y 7 Se actualizo el código del Manual de Gestión de la Calidad y se actualizo el lugar de almacenamiento, se agregó las ligas del sitio y se agregó la guía técnica. Se actualizo el código de la lista maestra y se agregó el formato para elaborar procedimientos. Se agregaron siglas y se agregaron definición de registro, guía técnica y procedimiento. Se modificó la redacción del procedimiento para integrar al Sistema de Gestión Ambiental. Se modificó la redacción del objetivo y del alcance. Se modificaron las políticas. 14 de abril de de julio de mayo de 2013

10 Código: P-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 09 Página: 10 de 11 Sección 4 Sección 5 Sección 6 Sección 7 Sección 8 Sección 9 Se modificaron los nombres de responsables y el nombre de las tareas. Se modificaron los nombres de las tareas. Se cambió la tarea 5 a tarea 2. Se cambió el nombre del responsable en las tareas 1, 2, 4, 6 y 7. Se eliminó la tarea 1.2 y se modificó la tarea 1.3. Se agregó una nota a la tarea 3.1. Se agregó la tarea 4.1 con una nota y se modificaron las tareas 4.2 y 4.3 Se modificó la tarea 6 y 7 Se modificó la GT-CIPLADE-CC-01 a L-CIPLADE-CC-01 Lineamientos para elaborar y modificar documentos del Sistema de Gestión. Se corrigió el código de identificación del formato para elaborar procedimientos, se agregó la Lista Maestra de Registros. Se modificó el insumo, proveedor, producto y/o salida y necesidades o expectativas. Se eliminaron las siglas ATI, CC, F, IMNC, MNX, P.A. y P.O. y se agregaron las siglas MGA, SG y SGA Se eliminó la definición de Guía Técnica, se modificó la definición de plataforma de seguimiento, se agregó la definición de tiempo de retención. 07 Sección 10 Se cambió el nombre de la persona responsable de la revisión del procedimiento. 26 de Agosto de 2013 Todo el documento 08 Sección 1 Sección 2 Sección 3 Sección 4 Sección 5 Sección 6 Sección 7 Sección 8 Se cambió las siglas de la coordinación de la Coordinación Institucional de Planeación y Desarrollo CIPLADE a las de la Dirección General de Planeación y Efectividad Institucional DGPLANEI, en los códigos de la documentación. Se modificó el objetivo. Se modificó el alcance. Se modificó la redacción de las políticas. Se eliminó la política 3.7. Se agregó la política Se agregó T a la numeración de las tareas en el diagrama. Se modificaron las tareas1.2, 3 y 4.1. Se modificó el lugar de almacenamiento de la Norma ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos y de la Norma ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental Requisitos con guía para su uso. Se modificó el código de los Lineamientos para elaborar y modificar documentos del Sistema de Gestión. Se cambió el nombre de Lista Maestra de Registros por Lista Maestra de Formatos. Se modificó el tiempo de retención del F-DGPLANEI-GA-16. Se modificó la disposición de los F- DGPLANEI-CC/GA-01, F-DGPLANEI-CC-04, F-DGPLANEI-GA-16. Se agregó elaborador de formatos como proveedor. 19 de marzo de 2015

11 Código: P-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 09 Página: 11 de 11 Sección 9 Se agregaron y modificaron siglas y definiciones. Se actualiza el cargo de la autoridad responsable de la aprobación del documento. Sección 5 En la tarea 1 y 3 se sustituyó el código F-DGPLANEI-GA-16 por F-DGPLANEI-GA-02 Sección 7 Se sustituyó el código F-DGPLANEI-GA-16 por F-DGPLANEI-GA de marzo de Sección 9 Se modificó la definición de Plataforma de Seguimiento Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó Lic. Cecilia Cárdenas Encalada Responsable de Seguimiento del Sistema de Gestión de la Calidad Lic. en Der. Paulina Martínez Navarrete Responsable del Área de Gestión de la Calidad DH. Mariana Karen Guillermo Palmero Responsable de Control de Documentos del Sistema de Gestión Ambiental MAO Adriana Ancona Calero Responsable del Área de Gestión Ambiental MDO. Juan de Dios Pérez Alayón Director General de Planeación y Efectividad Institucional Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán.