PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE FONDOS MEDIANTE PLANES DE TRABAJO PRE AWARD FY

Transcripción

1 GOBIERNO DE PUERTO RICO DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE FONDOS MEDIANTE PLANES DE TRABAJO PRE AWARD FY Bernice M. Echevarría Rojas, MS Coordinadora Unidad de Adjudicación de Fondos

2 PROPÓSITO El Departamento de Educación (DEPR) administra, a través de la (SAAF), fondos del gobierno federal dirigidos a suplementar actividades que ayuden a aumentar el aprovechamiento académico de los estudiantes La SAAF tiene la responsabilidad de establecer los procedimientos requeridos por las leyes federales y estatales para otorgar fondos mediante: o Formula, o Planes de Trabajo, o o Propuestas Competitivas

3 PRINCIPIOS QUE GUÍAN LOS PROCESOS DE ADJUDICACIÓN DE FONDOS FEDERALES Pertinencia y calidad Los planes de trabajo y las propuestas competitivas contribuirán a los objetivos de aprovechamiento académico y organizacionales establecidos por el DEPR y estarán enmarcados en las leyes aplicables Transparencia- El proceso para la adjudicación de fondos a través de planes de trabajo y propuestas competitivas, será descrito y divulgado para conocimiento de las personas interesadas Igualdad- Todos los planes de trabajo y propuestas competitivas serán evaluados bajo los mismos criterios o procedimientos, independientemente del origen del mismo o la identidad de los proponentes

4 PRINCIPIOS QUE GUÍAN LOS PROCESOS DE ADJUDICACIÓN DE FONDOS FEDERALES (CONT.) Imparcialidad- Los planes de trabajo y las propuestas competitivas elegibles serán evaluados en sus méritos, de forma objetiva e imparcial Eficiencia y rapidez- Los procedimiento de evaluación se desarrollaran siguiendo un calendario establecido, para asegurar la notificación de los resultados de la evaluación en el menor tiempo posible y dentro del marco legal aplicable Efectividad- El procedimiento de distribución de fondos promoverá la continuidad de los proyectos y de los servicios, a estudiantes, maestros, escuelas y todas las unidades del sistema de educación pública

5 PROCEDIMIENTO PARA LA ADJUDICACIÓN DE FONDOS FEDERALES MEDIANTE PLANES DE TRABAJO

6 QUÉ ES UN PLAN DE TRABAJO? La presentación de una iniciativa estructurada en una forma concisa mediante la cual se solicitan fondos bajo una ley que no requiere competencia

7 ADJUDICACIÓN DE FONDOS FEDERALES MEDIANTE PLANES DE TRABAJO Evaluación académica del (los) plan(es) de trabajo en la Subsecretaría para Asuntos Académicos Cernimiento del plan de trabajo por la UAF y evaluación del (los) plan(es) coordinador(es) programa(s) federal(es) Determinación final de la SAAF Aprobación o Aprobación Condicionada Denegación del (los) plan(es) de trabajo Proponente re-somete plan de trabajo corregido (10 días) Revisión del plan de trabajo por el (los) coordinadores(es) Aprobación del (los) plan(es) de trabajo. Implantación del (los) Plan(es) de Trabajo

8 ENTIDADES ELEGIBLES Oficina de la Secretaria Programas de Nivel Central, Subsecretarias, Secretarías Auxiliares Regiones Distritos Escolares Instrumentalidades Públicas, con el endoso de un Programa Académico del DEPR Municipios, con el endoso de un Programa Académico del DEPR Nota: Las escuelas Schoolwide consolidan fondos mediante el Plan Comprensivo Escolar, por lo cual no pueden presentar planes de trabajo individuales. En el caso de las Escuelas identificadas como Asistencia Directa (TAS) para el se ha determinado que los fondos que podían solicitar mediante planes de trabajo se harán accesible a las escuelas por medio de su Plan Comprensivo Escolar.

9 PROYECCIÓN DE FONDOS DISPONIBLES PARA PLANES DE TRABAJO FY Título I, Parte A - $44,713,263 Título II, Parte A- $13,973,905 La distribución de fondos está sujeta a la disponibilidad de fondos, por lo que, el Departamento de Educación se reserva el derecho de cancelar cualquier convocatoria por falta de fondos federales o cambiar el enfoque de la misma de acuerdo al cambio de las necesidades identificadas.

10 DOCUMENTOS DE REFERENCIA PARA DESARROLLAR PLANES DE TRABAJO Manual de procedimientos para proyectos a ser sufragados con fondos federales por medio de planes de trabajo (septiembre 2012) Formulario de Plan de Trabajo (Plantilla guía para cumplimentar el Plan de Trabajo Manual para el Solicitante

11 PRESENTACIÓN DE PLANES DE TRABAJO EN LÍNEA 11

12 INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR EL PLAN DE TRABAJO EN LÍNEA Requerimientos mínimos para acceder la aplicación: o Computadora Personal (PC o Laptop) o Navegador ( Browser ) - tiene que ser Internet Explorer, con versión ocho (8) o superior o Aplicación para el manejo de documentos (Word, Excel, etc.) MS Office 2007 o superior y con apoyo a documentos en formato PDF o Conexión a la Internet, preferiblemente rápida, estable y confiable

13 PROCEDIMIENTO PARA PREPARAR Y PRESENTAR EL PLAN DE TRABAJO Ir la página de acceso de la plataforma y descargar en su computadora los siguientes formularios y/o guías: oformulario de Plan de Trabajo (Plantilla guía para cumplimentar el Plan de Trabajo) omanual para el Solicitante registro y acceso a la aplicación Completar el Plan de Trabajo electrónicamente en todas sus partes. Acceder la plataforma, registrarse, si es la primera vez que la accede y seguir las instrucciones, en la sección C del manual, para presentar el Plan de Trabajo.

14 CÓMO ENTRAR AL SISTEMA

15 CÓMO REGISTRARSE

16 CÓMO REGISTRARSE

17 CÓMO REGISTRARSE

18 CÓMO REGISTRARSE

19 CÓMO REGISTRARSE

20 CÓMO REGISTRARSE

21 CREACIÓN DE PLAN DE TRABAJO EN LA PLATAFORMA

22 MENÚ PRINCIPAL En el menú principal, puede presionar Crear Plan, bajo el área de Solicitudes, para crear una solicitud para un Planes de Trabajo, ingresar y guardar datos y anexar formularios requeridos para la solicitud. Si desea buscar y saber los detalles y el estatus de su solicitud, puede acceder la pestaña de su preferencia, sea un Plan Sin presentar, Modificaciones, Planes En Proceso o Planes Históricos. Para ver o modificar los datos que tiene en su perfil, acceda Perfil del Usuario.

23 MENÚ PRINCIPAL

24 CREAR PLAN DE TRABAJO Al acceder esta opción llega al área para cumplimentar toda la información de la solicitud para un Plan de Trabajo. Cualquier dato que falte por entrar y sea requerido, le será notificado al intentar continuar a la próxima pantalla. Si se requiere incorporar un documento como anejo, también le será informado y no permitirá continuar hasta que se incorpore el mismo. Cuando entre todos los datos y/o documentos, presione Presentar Solicitud. A continuación un ejemplo de esta pantalla.

25 CREAR PLAN DE TRABAJO: INSTRUCCIONES

26 CREAR PLAN DE TRABAJO: PORTADA

27 CREAR PLAN DE TRABAJO: INFORME DE LOGROS DE PLANES DE CONTINUACIÓN

28 CREAR PLAN DE TRABAJO: INFORME DE LOGROS DE PLANES DE CONTINUACIÓN

29 CREAR PLAN DE TRABAJO: RESUMEN

30 CREAR PLAN DE TRABAJO: ESTUDIO DE NECESIDADES

31 CREAR PLAN DE TRABAJO: ESTUDIO DE NECESIDADES

32 CREAR PLAN DE TRABAJO: COMPONENTE PROGRÁMATICO

33 CREAR PLAN DE TRABAJO: COMPONENTE PROGRÁMATICO

34 CREAR PLAN DE TRABAJO: COMPONENTE ADMINISTRATIVO

35 CREAR PLAN DE TRABAJO: RECURSOS HUMANOS

36 CREAR PLAN DE TRABAJO: RECURSOS HUMANOS

37 CREAR PLAN DE TRABAJO: PRESUPUESTO

38 PRESENTACIÓN EL PLAN DE TRABAJO

39 ANEJOS Requeridos Portada firmada Tabulación de estudio de necesidades Carta de Iniciativa de la Secretaria del DEPR (si aplica) Carta de endoso del Director de Programa (si aplica) Certificación de Planes de Trabajo por Recursos Humanos de la Unidad de Contratos de Recursos Humanos, si el plan contiene Jornadas Parciales Identificación de prioridades Resumen describiendo detalladamente cómo la propuesta está alineada con las metas del DEPR y con las necesidades y prioridades del programa académico que la endosa (Solo aplica a instrumentalidades públias y municipios) Certificación de Endoso del Programa Académico para Planes Interagenciales) (Solo aplica a instrumentalidades públias y municipios) Opcionales Cualquier documento que entienda sirva de apoyo a su iniciativa

40 ANEJOS

41 PRESENTACIÓN EL PLAN DE TRABAJO: VALIDACIONES

42 CONFIRMACIÓN DE ENVIÓ DEL PLAN DE TRABAJO

43 BÚSQUEDAS DE SOLICITUDES/PLANES DE TRABAJO

44 MODIFICACIONES Cuando se le requiera hacer correcciones y/o modificaciones a la Solicitud de Plan de Trabajo, las mismas serán asociadas a la parte específica donde debe realizar las mismas. Sólo podrá modificar las áreas donde se le requieran cambios/mejoras/modificaciones, las demás áreas no estarán disponibles para ser alteradas.

45 ASISTENCIA TÉCNICA Situaciones con Internet y/o el Portal del DEPR Comunicarse al Help Desk de OSIATD Preguntas sobre el proceso de planes de trabajo Enviar correo electrónico a ayuda_planesdetrabajo@de.pr.gov Situaciones con la Aplicación de UPT Enviar correo electrónico a UPT@INSOLPR.COM

46 INFORMACIÓN CONTACTO Bernice M. Echevarría, Coordinadora María J. Roldán, Oficial de Procesos Claribel Millán, Secretaria UAF